《精编》物品采购课件

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1、物品采购 一 采购计划制定 二 招投标采购业务组织实施 三 采购合同管理 物品采购 四 采购绩效评估 五 采购战略与决策 一 采购计划制定 采购认证计划 采购订单计划 采购计划包括两部分 一 采购认证计划 1 准备认证计划 1 接受开发批量需求 有两种情况 一种是在现有的采购环境中可以选择的物品供应 另一种是现有采购环境无法提供的新物品 需要寻找新的物品供应商 或者需要与供应商共同开发的新物品 2 接收余量需求 采购认证指企业采购人员对采购环境进行考察并建立采购环境的过程 采购认证计划的步骤是准备认证计划 评估认证需求 计算认证容量 制定认证计划 随着市场需求的增加 采购环境容量不足以支持货源

2、需求 或者随着采购环境呈下降趋势 该货源的采购环境容量在缩小 满足不了需求 以上两种情况产生余量需求从而要求对采购环境进行扩容 一 采购认证计划 1 准备认证计划 3 准备认证环境资料 认证环境是对认证过程的保证 认证过程是供应商样件 小批件和批量试制过程 需要有供应商的可靠技术支持 4 制定计划说明书 认证计划说明书包括物品项目名细 需求数量 认证周期 同时应附有开发需求计划 余量需求计划和认证环境等资料 一 采购认证计划 2 评估认证需求 1 分析开发批量需求 对开发批量需求进行详细的分析 明确开发物品的技术特征 可以判断目前的采购环境是否能满足企业的需求 如果不能满足就需要另外寻找新的供

3、应商或者与供应商一起研究开发新的物料 2 分析余量需求 要对余量需求进行分类 对于市场需求原因造成的余量需求可以通过市场及生产需求计划得到各种物品的需求量和需求时间 对于因供应商减少供应造成的余量需求 可通过分析现采购环境的总体订单容量与原订单容量的差别确定 这两种余量相加形成总的需求余量 由分析开发批量需求 分析余量需求和确定认证需求三部分内容组成 一 采购认证计划 2 评估认证需求 3 确定认证需求 根据开发批量需求及余量需求的分析结果确定认证需求 认证需求是需要通过认证程序和方法 确定具有一定订单容量的采购环境的要求 由分析开发批量需求 分析余量需求和确定认证需求三部分内容组成 一 采购

4、认证计划 3 计算认证容量 1 分析项目认证资料 计划人员除了应具有较好的财务与市场分析能力外 同时还应具备对采购物品的技术分析能力 特别是物品的技术适应性和物品的规模生产能力 2 计算总体认证容量 把采购环境中所有供应商的认证容量加总 即可得到采购环境中大概的总体认证总量 3 计算承接认证量 将当前某一段时间内供应商正在履行认证的合同量进行汇总即得到供应商的承接认证量 一 采购认证计划 3 计算认证容量 4 确定剩余容量 将某一物料所有供应商群体的剩余认证容量进行汇总即得到该物料的认证容量 物料认证容量 物料供应商群体总体认证容量 承接认证量 一 采购认证计划 4 制定认证计划 1 对比认证

5、需求与认证容量 认证需求与供应商对应的认证容量之间一般存在差异 如果认证需求量小于认证容量 可直接按认证需求制定认证计划 如果供应商容量远不能满足认证需求量 对于剩余的认证需求要制定采购环境之外的认证计划 2 综合平衡 综合考虑市场 生产 认证容量 物料生命周期等要素 从整体出发 判断所确定的认证需求是否能得到满足 通过调节认证计划来尽可能地使其满足 当现有采购环境通过调节还是不能满足剩余认证需求时 这时就需要开发并选择新的供应群体 认证计划包括 对比认证需求与认证容量 综合平衡 确定余量认证计划和制定认证计划四项内容 一 采购认证计划 4 制定认证计划 3 确定余量认证计划 对于采购环境不能

6、满足的剩余认证需求 应与采购环境以外的供应商制定认证计划 确保余量认证计划的执行 4 综合平衡 制定认证计划需要确定认证物品的数量和开始认证的时间 以公式表示为 认证商品数量 开发样品需求数量 检验测试要求数量 样品数量 机动数量 开始认证时间 要求认证结束的时间一认证周期一缓冲时间 一 采购认证计划 制定认证计划的步骤主要有 1 分析认证需求 2 计算认证容量 3 制定认证计划 例 某手机制造厂根据去年的销售量统计 其所生产的某款手机销售量达到了20万部 并根据市场反应状况 今年的销售量会比上一年增长30 为生产20万部手机 公司需要采购某种零件60万件才能保证生产 但是由于该种新型销售量的

7、扩大 原有零部件供应商难以达到要求的供应量 根据此情况 公司做采购前分析 制定认证计划 一 采购认证计划 根据市场调研 公司某款手机比去年增长30 即需生产20 1 30 26万件 才能满足销售需求 这时 该种零件的需求量为 26 60 20 96万件 比去年增长96 60 36万件 第一步 分析认证需求 第二步 计算认证容量 公司供应此种零件的供应商主要有两家 供应比例分别为 A供应商 70 B供应商 30 根据需要 A供应商需要供应96 70 67 2万件 B供应商需要供应96 30 28 8万件才能满足需求 但是A供应商的年生产能力是100万件 已经有40万件的订单 B供应商的年生产能力

8、是50万件 也已经有了24万件的订单 所以A供应商 B供应商的供应量可以达到 100 40 50 24 86万件 一 采购认证计划 经过比较 96 86 10万件 公司还需要再进行采购10万件才能满足需求 由于此种零件是根据公司要求进行定做的 所以公司需对其能满足公司要求的新供应商产品进行认证 根据经验 测试的数量为此批样件数量的0 1 样品数量和动机数量分别为0 05 为了赶上五一节的销售 要求在4月1号之前 3月31号 完成认证 认证周期为半个月 15天 缓冲时间15天 所以 认证物料数量 开发样件需求数量 检验测试需求数量 样品数量 动机数量 100000 100000 0 1 1000

9、00 0 05 100000 0 05 100200开始认证时间 要求认证结束时间 认证周期 缓冲时间 31 15 15 1即要求从3月1号开始认证 认证的物料数量为100200件 第三步 制定认证计划 二 采购订单计划 1 准备订单计划 1 接收市场需求 市场需求决定企业的销售计划 进而确定生产需求计划和物料或商品采购计划 进而决定订单计划 2 接收生产需求 采购订单计划内容包括 准备订单计划 评估订单需求 计算订单容量和制定订单计划 生产需求对采购环节而言就是物品需求 物品需求计划是主生产计划的细化 它来源于主生产计划 独立需求的预测 物品清单与库存文件等 编制物品需求计划的主要步骤为 1

10、 确定毛需求量 2 确定净需求量 3 对订单下达日期及订单数量等进行计划 二 采购订单计划 1 准备订单计划 3 准备订单环境资料 在订单商品的认证计划执行完毕之后 便形成该项商品的采购环境 也可称之为订单环境 订单环境资料包括 1 订单商品的供应商信息 2 每个供应商分摊的订单比例信息 3 从下单到交货的订单周期 4 制定订单计划说明书 准备好订单计划所需要的资料 其主要内容是商品名称 需求数量 到货日期 并附有市场需求计划 生产需求计划 订单环境资料等 二 采购订单计划 2 评估订单需求 1 分析市场需求 要分析企业市场战略及潜在的需求 分析市场合同签订数量 尚未签订合同的数量及其变化的趋

11、势 要对市场需求有一个全面的了解 远期发展与近期切实需求相结合 2 分析生产需求 对生产产品的品种 数量 规格 时间 消耗定额 库存数量进行核算 3 确定订单需求 根据市场需求和生产需求的分析结果确定订单需求 其内容是 通过订单操作程序 在未来指定的时间内 将指定数量的合格物品采购入库 二 采购订单计划 3 计算订单容量 1 分析物品供应资料 对采购环境中的供应商及所能供应物品资料的分析 2 计算总体订单容量 总体订单容量包括可供应的物品数量和可供应物品的交货时间 将不同的供应商在同一交货时间的供应量加总形成总体的订单容量 二 采购订单计划 3 计算订单容量 3 计算承接订单容量 承接订单容量

12、是指某供应商在指定时间内已经签下的订单量 4 确定剩余订单容量 是指某物品所有供应商群体的剩余订单容量的总和 它是物品供应商群体总体订单容量减去已承接订单容量之差 二 采购订单计划 4 制定订单计划 1 对比需求与容量 在需求小于容量的情况下 依据物品的需求制定订单计划 在供应商容量小于物品需求量的情况下 要求平衡环节对于剩余物品的需求制定认证计划 2 综合平衡 要综合考虑市场 生产 订单容量等要素 分析物品订单需求的可行性和必要性 调整订单计划 计算容量不能满足的剩余订单需求 二 采购订单计划 4 制定订单计划 3 确定余量认证计划 对于剩余需求 要确认能否按物品需求规定的时间及数量交货 为

13、了保证物品的及时供给 可以简化程序 由具有丰富经验的认证人员操作 4 制定订单计划 在采购订单计划中 有两个关键指标 以公式将它们表示为 1 下单数量 下单数量 生产需求量一计划入库量一现有库存量 安全库存 2 下单时间 下单时间 要求交货时间一认证周期一订单周期一缓冲时间 二 招投标采购业务组织实施 招投标工作策划 招投标采购工作流程 招标 投标 开标 评标 授标 签订合同 一 招投标工作策划 1 研究招标采购的必要性和可行性 明确招标的目标和内容 2 研究确定招标的方法 标底 时间安排 操作步骤等具体内容 例如 选择公开招标还是邀请招标 是自行组织招标还是请人代理招标 每一环节如何进行等

14、3 研究确定评标指标体系 评标方法和评标小组 4 编写招投标策划方案 上报领导审批通过 二 招投标采购工作流程 招投标是企业采购工作的一个标准化流程 其具体运作流程如图所示 三 招标 1 编制招标文件 1 投标人须知 招标文件是供应商准备投标的依据 也是采购方实行评标的重要依据 其准备直接影响到采购的质量和进度 主要内容有 主要内容包括 投标保证金的要求 评标的标准和程序 投标的程序 资金来源 货物原产地要求 招标文件和投标文件的澄清程序 投标文件的内容要求及投标语言要求 投标价格和货币规定 修改和撤销投标的规定 标书格式 投标有效期和截止日期 开标时间和地点等 2 合同条款 包括一般合同条款

15、和特殊合同条款 三 招标 1 编制招标文件 招标文件是供应商准备投标的依据 也是采购方实行评标的重要依据 其准备直接影响到采购的质量和进度 主要内容有 1 一般合同条款 包括买卖双方的权利和义务 运输 保险 验收程序 价格调整程序 付款条件 程序以及支付货币的规定 履约保证金数量 货币及支付方式 不可抗力因素 延误赔偿和处罚程序 合同终止程序 解决争端的程序和方法 合同适用法律 税收的规定等 2 特殊合同条款 包括 一般合同条款的增减 保险的要求和交货条件 履约保证金的具体金额和提交方式 付款方式和货币要求 解决争端的具体规定 零配件和售后服务的具体要求等 3 技术规格 它规定了所购货物 设备

16、的性能和标准 一般采用国际或国内公认的标准 三 招标 1 编制招标文件 招标文件是供应商准备投标的依据 也是采购方实行评标的重要依据 其准备直接影响到采购的质量和进度 主要内容有 4 投标书的编制要求 是招标单位对投标供应商投标内容的书面声明的一种规定 其内容主要包括 投标文件的构成 投标保证金的数量 总投标价 应分别以数字和文字形式表示 投标书的有效期等 5 供货一览表 报价表和工程量清单 供货一览表应包括采购商品品名 数量 交货时间和地点等 三 招标 2 发布招标通告 标书编制完成后 就要选择一定的媒体进行招标通告的发布 招标通告的一般包括 采购实体的名称和地址 资金来源 采购内容简介 获取招标文件办法和地点 希望或要求供应货物的时间或工程竣工的时间或提供服务的时间表 采购实体对招标文件收取的费用及支付方式 提交投标书的截止日期 投标保证金的金额要求和支付方式 开标日期 时间等 3 进行资格预审 对供应商资格预审通常包括两个部分 一是对供应商的合法地位和信誉等进行的基本资格预审 二是对已具备基本资格的供应商履行拟定采购项目能力审查的专业资格预审 采购单位在规定的时间内 按照资格预审