《《精编》酒店管理系统-帐务审核系统》由会员分享，可在线阅读，更多相关《《精编》酒店管理系统-帐务审核系统（39页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、帐务审核帐务审核 2 第一节第一节消费帐管理消费帐管理 2 1 1 消费帐查询 2 1 2 消费帐主单 3 1 2 1 消费帐主单窗口 3 1 2 2 新建消费帐 4 1 2 3 帐务处理 4 第二节第二节 应收帐管理应收帐管理 5 2 1 应收帐户查询 5 2 2 新建应收帐 7 2 3 应收帐户主单 7 2 3 1 应收帐户主单窗口 7 2 3 2 应收帐与档案 8 2 3 3 帐务处理 9 2 3 3 1 应收帐务主单 9 2 3 3 2 定金输入及定金单打印 9 2 3 3 3 信用卡操作 10 2 3 3 4 入帐 12 2 3 3 5 调整 12 2 3 3 6 转帐 13 2 3
2、 3 7 压缩 14 2 3 3 8 争议 15 2 3 3 9 选帐 15 2 3 3 10 帐单 16 2 3 3 11 清户 18 2 3 3 12 核销 19 2 3 3 13 核销历史 23 2 3 4 帐务处理实例 24 2 4 审核应收帐 28 2 5 信用卡 29 2 6 应收帐务查询 30 第三节第三节 夜间稽核夜间稽核 31 3 1 夜审系统操作步骤 31 3 2 房租审核及入帐 36 3 3 费用审核 36 第四节第四节 报表报表 37 4 1 催帐报表 37 4 2 帐龄报表 37 4 3 稽核报表 39 4 4 报表专家 39 第四节第四节 预算预测预算预测 41 4
3、 1 编辑预算预测 41 帐务审核帐务审核 第一节第一节 消费帐管理消费帐管理 消费帐即宾馆工作帐 可用于输入没有使用电脑的收银点的现金收入 收银点每天营 业结束后 可把现金收入在总台输入该账号 再用部分结账结掉该费用 本日的该收银点 的营业收入就可反映在总报表上了 这样的收银点如 美容室 洗衣房 楼面电话等 消费帐也可以用于记录酒店内部的各种费用开支 如内部长话费 在电话计费模块定 义自动转账 会议室 宴请客人费等 每一个部门均可有一个固定帐号 1 11 1 消费帐查询消费帐查询 执行审核审核 消费帐管理消费帐管理 打开如下窗口 该窗口默认显示所有消费帐列表 包括有效 的 结帐的 挂帐的等
4、系统用一个字母表示消费帐的状态 同宾客帐务 状状 态态含含 义义 I有效 O本日结帐 S临时挂帐 D昨日结帐 表 图 功能按钮介绍功能按钮介绍 窗口右边是常用功能快捷按钮 大多是跟帐务相关的 只需单击这些按钮或使用按钮 前的快捷键 如 1 2 等 就可使用相关功能 介绍如下 新 建 新建一消费帐主单 联 房 打开 联房设置 窗口 增删联房 主 单 打开消费帐主单 可修改主单信息 入 帐 打开 入帐 窗口 可快速入帐 固定支出 打开 固定支出 窗口 可增删固定支出 帐务处理 打开帐务主单 可进行帐务处理 允许记帐 打开 定义允许记帐费用 窗口 可选择设置允许记帐费用 定义帐户 打开 定义帐户 窗
5、口 可增删子帐户 打印帐单 打开 单据打印 窗口 可打印各类已经设置好的单据 查询查询 右上角 按 Alt A 快速查询 输入查询条件 回车 显示查询结果 右下角 组合查询 快捷键是 CTRL SHIFT Z 系统弹出 宾客查询组合条件 窗口 可以进行相关查询 1 21 2 消费帐主单消费帐主单 1 2 11 2 1 消费帐主单窗口消费帐主单窗口 消费帐管理 窗口 双击某记录 打开如下窗口 图 1 2 21 2 2 新建消费帐新建消费帐 操作步骤操作步骤 1 消费帐管理 窗口 单击 新建 打开新建消费帐主单 整个窗口类似与后 面讲到的 AR 帐主单 2 输入 名称 选择 类别 来源 市场 输入
6、 担保人 担保单位 等信息 3 单击 存盘 或按 CTRL S 系统自动生成消费帐号 1 2 31 2 3 帐务处理帐务处理 需要处理消费帐帐务时 消费帐主单下 单击 帐务处理 打开帐务主单 消费帐 处理同前台帐务处理 请参见 前台收银 说明 图 第二节第二节 应收帐管理应收帐管理 2 12 1 应收帐户查询应收帐户查询 执行审核审核 应收帐户管理应收帐户管理 打开 AR 应收帐户管理 窗口 系统默认显示所有 AR 帐 户 图 功能按钮介绍功能按钮介绍 窗口右边是常用功能快捷按钮 大多是跟帐务相关的 只需单击这些按 钮或使用按钮前的快捷键 如 1 2 等 就可使用相关功能 介绍如下 新 建 新
7、建 AR 帐主单 帐务处理 打开帐务主单 可进行帐务处理 入 帐 打开 入帐 窗口 可快速入帐 主 单 打开应收帐主单 可修改主单信息 档 案 打开 档案 窗口 可查阅相关信息 允许记帐 打开 定义允许记帐费用 窗口 可选择设置允许记帐费用 定义帐户 打开 定义帐户 窗口 可增删子帐户 联 房 打开 联房设置 窗口 增删联房 催 帐 信 打开 催帐信 窗口 可打印已经设置好的催帐信 对 帐 单 打开 对帐单 窗口 可打印已经设置好的对帐单 查询查询 右上角 快速查询 快捷键是 ALT A 输入查询条件 回车 显示查询结 果 可以输入的常用条件 帐户名 帐户名中的一部分 帐号等 右下角 组合查询
8、 快捷键是 CTRL SHIFT Z 系统弹出 应收账户查询组合 条件 窗口 可以进行相关查询 2 22 2 新建应收帐新建应收帐 操作步骤操作步骤 1 AR 应收帐户管理 窗口 单击右 新建 按钮 打开新建 AR 帐主单 2 输入 名称 选择 类别 等级 输入其他相关信息 3 单击 存盘 或按 CTRL S 系统自动生成 AR 帐号 注意注意 等级 若是有限额 可设置限额 执行帐务帐务 信用信用 可录入限额 2 32 3 应收帐户主单应收帐户主单 2 3 12 3 1 应收帐户主单窗口应收帐户主单窗口 AR 应收帐户管理 窗口 单击右 主单 按钮 打开 AR 帐主单 如下图所示 图 类别 应
9、收帐户类别 是酒店对应收帐的一种分类 一般分两大类 应收帐和信 用卡 应收帐包括公司 旅行社以及员工帐等 信用卡包括国内卡和国外卡 应收帐是一 般意义上的挂帐 即单位与酒店签订挂帐协议 可以先消费后结帐 一般月结 这些费用 由各个营业点在结帐时通过 转 AR 的结帐方式到相关的 AR 帐户下 而信用卡的产生是 各个营业点一旦用信用卡结帐 该笔费用就自动生成到相关的信用卡 AR 帐户下 每种信用 卡对应一个 AR 帐户 酒店可凭借信用卡 AR 帐户与银行对帐 注意注意 如建立信用卡 AR 帐 除在前台系统中新建帐户之外 必须在维护系统中相应 位置与信用卡 AR 帐进行关联 此时方可用相关的信用卡
10、结帐 等级 一般分两等 有消费限额和无消费限额 若选择有消费限额 前台转帐至 该应收帐时 系统将根据 信用限额 中的金额 判断是否能继续转帐 若判断结果 目标转帐费用 已有帐务 信用限额 则系统将提示 ARxxxxx 超过消费限额 请与财务联系 图 2 3 22 3 2 应收帐与档案应收帐与档案 不管是公司 旅行社还是订房中心 档案的附加信息中都包含一个信息 就是应收帐 号 系统中一个单位可对应两个应收帐号 如下图所示 财务部门建立应收帐后 相关授 权部门可在档案主单下 执行 AR 帐号帐号 调整调整 选择对应的 AR 帐号或新建 AR 帐号 使 其显示如下 图 2 3 32 3 3 帐务处理
11、帐务处理 2 3 3 12 3 3 1 应收帐务主单应收帐务主单 AR 应收帐户管理 窗口 双击打开应收帐务主单 如下图所示 图 帐务主单可分成四个部分加以说明 左上 右上 中间 底行 左上 显示帐户 右上 显示 AR 帐户基本信息 中间 默认显示有效帐务明细 要求明确每条帐务所包含的信息 其中帐务前带有标记的 为未经审核的 AR 帐 未经审核的 AR 帐无法对其进行帐务处理 底行 重要信息区 灰色显示表示未定义 亮色显示需引起重视 表示有定义信息 2 3 3 22 3 3 2 定金输入及定金单打印定金输入及定金单打印 操作步骤操作步骤 1 帐务主单下 单击工具栏上 入帐 按钮 弹出 入帐 窗
12、口 图 2 姓名 处输入姓名 代码 处输入人民币现金在系统中的代码 金额 处输 入数量 3 输入 单号 等信息 单击 入帐 系统默认打印定金单 操作员可根据实际情况选择 有些酒店的定金单由收银员手工 填写 2 3 3 32 3 3 3 信用卡操作信用卡操作 信用卡操作包括设置消费信用额度 取消信用额度 押卡 操作步骤操作步骤 1 帐务主单下 执行其他其他 信用信用 打开 信用授权明细 窗口 2 选择 项目 即信用卡类型 录入 授权额 卡号 授权号 水单号 等 3 单击 确定 信用授权明细窗口显示有效压卡记录 图 4 主单 付款方式 信用限额 显示相应信息 图 注意注意 系统有信用卡号校验功能
13、一旦输入错误 系统将提示操作员 图 取消押卡 操作步骤操作步骤 1 帐务主单下 按 F3 打开 信用授权明细 窗口 系统默认显示有效的押卡记 录 2 双击目标押卡记录 弹出确认窗口 是否确信将当前记录作废 单击 是 Y 取消成功 图 注意注意 单击信用授权明细窗口左下角多选框 即可显示所有信用卡记录 包括已经 取消的记录 2 3 3 42 3 3 4 入帐入帐 应收帐户的费用一般由其他营业点转移过来 但也会存在直接在应收帐户下录入费用 的情况 录入费用的方式与录入定金相同 只是 代码 处输入的是酒店营业项目的代码 AR 帐中由入帐产生的帐目在 Tag 处显示为 A 2 3 3 52 3 3 5
14、 调整调整 调整功能一般用于修改帐务 输入折扣 或调整错误的入帐 操作步骤 操作步骤 1 帐务主单下 选中要调整的项目 单击 调整 打开调整窗口 2 代码 处输入费用代码 若是 Rebate 请输入 Rebate 代码 并输入 Rebate 的 原因 3 金额 处输入金额 单击 入帐 即可 4 如原先入帐人民币现金 1000 元 调整时输入 1000 则该项目在有效帐目中 消失 如输入 300 则有效帐目中该项目金额修改为 1300 其他营业项目操作也是如此 注意注意 对相关帐目所做的调整在双击打开该帐目查看 Activity 时可以找到 2 3 3 62 3 3 6 转帐转帐 用于把应收帐务
15、从一个帐户转到另外一个帐户 操作步骤 操作步骤 1 帐务主单下 选择目标帐目 注意注意 选择记录的方式 连选 单击选择第一条目标记录 按住 SHIFT 键 单 击最后一条目标记录 间隔多选 单击选择第一条目标记录 按住 CTRL 键 单击其 他目标记录 2 单击 转帐 弹出转帐窗口 3 若是所有选择费用都转到对方帐户 则直接进行 4 的操作 若只是转所选帐 目中的部分 可在 转帐 中输入要转的金额 4 帐号处输入目标帐号 回车 系统自动与当前宾客匹配 弹出查询结果窗口 或按 F1 打开帐号查询帮助 输入条件选择相应的帐户 5 单击选择目标帐户 单击 确定 帐户 处显示目标帐户名 6 单击 确定
16、 所选帐务自动转至目标帐户 注意注意 若部分转帐时 系统将自动将某笔费用拆分成两笔 如为其他帐户转来的帐 在 Tag 中显示为 T 摘要 中显示从何处转来的说明 2 3 3 72 3 3 7 压缩压缩 用于将几笔帐压缩成一笔 同时可以选定压缩后的营业代码 操作步骤操作步骤 1 选中要压缩的记录 单击 压缩 弹出压缩窗口 2 选择压缩后的营业代码 点击 压缩 后帐目显示为一条 3 如压缩后要求恢复 双击打开压缩的记录 点击 解压 即可 注意注意 压缩时必须在 备注 处输入原因 被压缩的帐目在 Tag 处显示为 Z 2 3 3 82 3 3 8 争议争议 运用在对某项记录有争议时 其作用相当于备注 操作步骤操作步骤 1 选中要填写争议的帐目 执行明细帐目明细帐目 争议争议 打开 修改应收帐目 窗口 图 2 此时可修改该记录的姓名 在 争议金额 处输入争议金额 注意注意 输入争议金额后 在明细帐目记录中 争议 一栏会有金额显示 但对后期核销并不产生任何影响 2 3 3 92 3 3 9 选帐选帐 方法一 连选 单击选择第一条目标记录 按住 SHIFT 键 单击最后一条目标记录 间隔多选 单击
