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1、斯坦纳定理：在哪里说得愈少，在哪里听到的就愈多。 当缺一不可时，一就是一切 - 1 -Excel 工作簿连接（导入）外部数据的方法Microsoft Office Excel 连接外部数据的主要好处是可以在 Excel 中定期分析此数据，而不用重复复制数据，复制操作不仅耗时而且容易出错。连接到外部数据之后，还可以自动刷新（或更新）来自原始数据源的 Excel 工作簿，而不论该数据源是否用新信息进行了更新。安全性 您的计算机可能禁用与外部数据的连接。若要在打开工作簿时连接到数据，必须通过使用“信任中心”栏或者将工作簿放在受信任位置来启用数据连接。1. 在“数据”选项卡上的“获取外部数据”组中，单
2、击“现有连接”。 将显示“现有连接”对话框。2. 在该对话框顶部的“显示”下拉列表中，执行下列操作之一： 若要显示所有连接，请单击“所有连接”。这是默认选项。 若要只显示最近使用的连接的列表，请单击“此工作簿中的连接”。 此列表是从以下连接创建的：已经定义的连接、使用数据连接向导的“选择数据源”对话框创建的连接或者以前在该对话框中选择的连接。若要只显示计算机上可用的连接，请单击“此计算机的连接文件”。 此列表是从通常存储在“我的文档”中的“我的数据源”文件夹创建的。若要只显示网络上可访问连接文件的可用连接，请单击“网络的连接文件”。 此列表是从 Microsoft Office SharePo
3、int Server 2007 网站上的 ExcelServices 数据连接库 (DCL) 创建的。DCL 是 Microsoft Office SharePoint Services 2007 网站上的一个文档库，其中包含一个 Office 数据连接 (ODC) 文件 (.odc) 的集合。DCL 通常由网站管理员设置，网站管理员还可以将 SharePoint 网站配置为在“外部连接”对话框中显示此 DCL 中的 ODC 文件。有关详细信息，请参阅 Office SharePoint Server 2007 管理中心帮助。如果没有看到所需的连接，则可以单击“浏览更多”以显示“选取数据源”对
4、话框，然后单击“新建源”启动数据连接向导，从而创建连接。3. 注释 如果从“网络的连接文件”或“此计算机上的连接文件”类别中选择连接，则连接文件将作为新工作簿连接复制到工作簿中，然后将用作新连接信息。4. 选择所需的连接，然后单击“打开”。 将显示“导入数据”对话框。5. 在“请选择该数据在工作簿中的显示方式”下，执行下列操作之一： o 若要创建表以进行简单排序和筛选，请单击“表”。 o 若要创建数据透视表以通过聚合及合计数据来汇总大量数据，请单击“数据透视表”。 o 若要创建数据透视表和数据透视图以可视地汇总数据，请单击“数据透视图和数据透视表”。 o 若要将所选连接存储在工作簿中以便今后使
5、用，请单击“仅创建连接”。 斯坦纳定理：在哪里说得愈少，在哪里听到的就愈多。 当缺一不可时，一就是一切 - 2 -使用此选项将选定的连接存储到工作簿中以备后用。例如，如果要连接到联机分析处理 (OLAP) 多维数据集数据源，而且打算通过使用“转换为公式”命令（在“选项”选项卡上的“工具”组中，单击“OLAP 工具”）将数据透视表单元格转换为工作表公式，则可以使用此选项，因为不必保存数据透视表。6. 注释 这些选项并非对于所有类型的数据连接（包括文本、Web 查询和 XML）都可用。7. 在“数据的放置位置”下，执行下列操作之一： o 若要将数据透视表或数据透视图放在现有的工作表中，请选择“现有
6、工作表”，然后键入要放置数据透视表的单元格区域的第一个单元格。 也可以单击“压缩对话框” 以临时隐藏对话框，在工作表上选择单元格以后，再按“展开对话框” 。8. 若要将数据透视表放在新工作表中，并以单元格 A1 为起始位置，请单击“新建工作表”。 9. 或者，可以通过以下方法来更改连接属性：单击“属性”、在“连接属性”、 “外部数据区域”或“XML 映射属性”对话框中进行更改，然后单击“确定”。 Excel 和 Access 间复制、导入和导出数据在 Microsoft OfficeAccess 和 Microsoft OfficeExcel 之间存在多种交换数据的方法。若要将 Access
7、中的数据装入 Excel，可以从 Access 数据表中复制数据并粘贴到 Excel 工作表中，从 Excel 工作表连接到 Access 数据库，或者将 Access 数据导出到 Excel 工作表中。 若要将 Excel 中的数据装入 Access，可以从 Excel 工作表复制数据并粘贴到 Access 数据表中，将Excel 工作表导入 Access 表中，或者从 Access 表链接到 Excel 工作表。 注释 “导入”一词在 Excel 和 Access 中的意义各不相同。在 Excel 中，导入指的是建立一个可刷新的永久数据连接。在 Access 中，导入则指将数据装入 Acc
8、ess 中一次，但不建立数据连接。 您不能将 Excel 工作簿保存为 Access 数据库。Excel 和 Access 都不提供利用 Excel 数据创建Access 数据库的功能。在 Excel 中使用 Access 数据斯坦纳定理：在哪里说得愈少，在哪里听到的就愈多。 当缺一不可时，一就是一切 - 3 -如果数据在 Access 中，但您希望在 Excel 中使用这些数据：操作： 交换的性质：将 Access 数据复制到 Excel 中 临时将 Access 数据导出到 Excel 定期从 Excel 连接到 Access 数据 永久在 Access 中使用 Excel 数据如果数据在
9、 Excel 中，但您希望在 Access 中使用这些数据： 操作： 交换的性质：将 Excel 数据复制到 Access 中 临时将 Excel 数据导入到 Access 定期从 Access 链接到 Excel 数据 永久Excel 中使用 Access 数据您可能想在 Excel 工作簿中使用 Access 数据，以便利用数据分析和绘制图表功能、数据排列和布局的灵活性或其他一些 Access 中不可用的功能。将 Access 数据复制到 Excel 中您可以从 Access 的数据表视图复制数据，然后将数据粘贴到 Excel 工作表中。1. 启动 Access，然后打开包含要复制的记录的
10、表、查询或窗体。 2. 在“起始页”选项卡上单击“视图”，然后单击“数据表视图”。 3. 选择要复制的记录。 如果要选择特定列，请在相邻的列标题之间拖动。4. 在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“复制” 。 5. 启动 Excel，然后打开要在其中粘贴数据的工作表。 6. 单击要显示第一个字段名称的工作表区域的左上角。 若要确保复制的记录不替换现有记录，请确保工作表中您单击的单元格的下方和右方不存在数据。7. 在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“粘贴” 。 将 Access 数据导出到 Excel通过使用 Access 中的“ 导出向导”，可以将一个 Access 数据库对象（如表
11、、查询或窗体）或视图中选择的记录导出到 Excel 工作表中。您在执行导出操作时，可以保存详细信息以备将来使用，甚至还可以制定计划，让导出操作按指定时间间隔自动运行。下面是需要将数据从 Access 导出到 Excel 的常见情形： 您的部门或工作组在处理数据时既使用 Access 也使用 Excel。您在 Access 数据库中存储数据，但使用 Excel 来分析数据和分发分析结果。您的小组目前在需要时将数据导出到 Excel，但您想让这个过程更加高效一些。 您多数时间都在使用 Access，但您的经理更愿意在 Excel 中查看报表。您要按固定时间间隔将数据复制到 Excel 中，但您想自
12、动完成这个过程以便节省您自己的时间。 有关将数据从 Access 导出到 Excel 的详细信息，请参阅 Access“帮助”系统。从 Excel 连接到 Access 数据斯坦纳定理：在哪里说得愈少，在哪里听到的就愈多。 当缺一不可时，一就是一切 - 4 -若要将可刷新的 Access 数据装入 Excel 中，您可以创建一个到 Access 数据库的连接，这个连接通常存储在 Office 数据连接文件 (.odc) 中，并检索表或查询中的所有数据。连接到 Access 数据的主要好处是：您可以在 Excel 中定期分析这些数据，而不需要从 Access 反复复制或导出数据。连接到 Acce
13、ss数据后，当原始 Access 数据库使用新信息更新时，您还可以自动刷新（或更新）包含该数据库中的数据的 Excel 工作簿。例如，您可能想更新每月分发的 Excel 预算摘要报表以使其包含当月数据。1. 单击要存放 Access 数据库中的数据的单元格。 2. 在“数据”选项卡上的“获取外部数据”组中，单击“自 Access”。 3. 在“查找范围”列表中，找到并双击要导入的 Access 数据库。 在“选取数据源”对话框中，单击要导入的表或查询，然后单击“确定”。 4. 在“导入数据”对话框中，执行以下操作： 在“选择数据显示方式”下，执行下列操作之一： 5. 若要以表 （表：关于特定主
14、题的一组数据的集合，以记录（行）和字段（列）的形式存储。）的形式查看数据，请选择“表”。 6. 若要以数据透视表 （数据透视表：一种交互的、交叉制表的 Excel 报表，用于对多种来源（包括 Excel 的外部数据）的数据（如数据库记录）进行汇总和分析。）的形式查看数据，请选择“数据透视表”。 7. 若要以数据透视图 （数据透视图报表：提供交互式数据分析的图表，与数据透视表类似。可以更改数据的视图，查看不同级别的明细数据，或通过拖动字段和显示或隐藏字段中的项来重新组织图表的布局。）和数据透视表的形式查看数据，请选择“数据透视图和数据透视表”。 8. 或者单击“属性”为导入的数据设置刷新、格式和
15、布局选项，然后单击“确定”。 9. 在“数据的放置位置:”下，执行下列操作之一： 10. 若要将数据返回到选择的位置，请单击“现有工作表”。 11. 若要将数据返回到新工作表的左上角，请单击“新建工作表”。 12. 单击“确定”。 Excel 将外部数据区域放在您指定的位置。在 Access 中使用 Excel 数据您可能想在 Access 数据库中使用 Excel 数据，以便利用 Access 的数据管理、安全或多用户功能。Access 中有许多有用的功能，对于使用 Excel 数据的用户来说其中有两个功能尤为有用： 报表 如果您熟悉 Access 报表的设计，并且想以此类报表的形式汇总和组
16、织 Excel 数据，则可创建Access 报表。例如，您可以创建更灵活的报表，例如分组和摘要报表、打印的标签和图形报表。 窗体 如果您想使用窗体查找或显示 Excel 中的数据，则可创建 Access 窗体。例如，您可以创建一个 Access 窗体以与工作表中的列顺序不同的顺序显示字段，或者以更方便的方式在一屏中查看较长的行数据。 有关使用 Access 窗体和报表的详细信息，请参阅 Access“帮助”系统。将 Excel 数据复制到 Access 中您可以在 Excel 的工作表视图中复制数据，然后将数据粘贴到 Access 数据表中。注释 如果您将工作表中多个字段的数据粘贴到一个数据表中，请确
