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1、铁路客运专线有限责任公司公文处理实施细则 第一章总 则 第一条为使公司公文处理工作科学化 制度化 规范化 根据 铁道部 公文处理办法 结合 xx铁路客运专线有限责任公司 以下简称 公司 工 作实际 制定本办法 第二条公文 包括电报 下同 是公司在行政管理过程中形成的具有规范 体式的文书 是依法规范建设管理行为的重要工具 第三条 公文处理指公文拟制 办理 管理等一系列相互关 联 衔接有序的工作 第四条公文处理应当坚持依法合规 实事求是 准确规范 精简高效 安全保密的原则 第五条公司领导和部门负责人应当高度重视公文处理工作 加强对公文 处理工作的领导和检查 公司综合部是公文处理工作的管理机构 指定
2、专人负 责公文处理工作 第六条公司每一名工作人员都应当认真学习掌握公文处理有关规定 对 公文办理做到应知应会 第二章公文种类 第七条公司使用的公文种类主要有 一 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项 二 决定 适用于对重要事项作出的决策和部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级机构不适当的决定事项 三 命令 令 适用于公布行政规章 宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位和人员 四 公报 适用于公布重要决定或者重大事项 五 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 六 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 七 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 八 通知 适用于发布
3、传达要求下级单位周知或执行的事项 批转 转 发公文 任免和聘用人员 九 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或告知重要情况 十 报告 适用于向上级单位汇报工作 反映情况 回复上级单位的询 问 十一 请示 适用于向上级单位请求指示 批准 十二 批复 适用于答复下级单位的请示事项 十三 函 适用于不相隶属的单位或部门之间商洽工作 询问和答复问 题 请求批准和答复审批事项 十四 纪要 适用于记载 传达会议情况和议定事项 第三章公文格式 第八条公文格式可分为通用格式和特定格式 公文的通用格式一般指在 发文单位标志中带有 文件 二字的公文格式 公文的特定格式是相对于公文 的通用格式而言的 是公文
4、通用格式的补充 通常包括信函格式 命令 令 格式以及纪要格式等 特定格式公文的作用和效力与通用格式公文相同 第九条公文一般由份号 密级和保密期限 紧急程度 发文单位标志 发文字号 签发人 标题 主送单位 正文 附件说明 发文单位署名 成文 日期 印章 附注 附件 抄送单位 印发单位和印发日期 页码等要素组成 一 份号 公文印制份数的顺序号 涉密公文应当标注份号 二 秘级和保密期限 公文的秘密等级和保密的期限 涉密公文应当根 据涉密程度分别标注 绝密 机密 秘密 和保密期限 三 紧急程度 公文送达和办理的时限要求 根据紧急程度 紧急公文 应当分别标注 特急 加急 电报应当分别标注 特提 特急 加
5、急 平急 四 发文单位标志 通用格式公文由发文单位全称或者规范化简称加 文件 二字组成 联合行文时 发文单位标志中一般并用联合发文单位名称 主办单位排列在前 如发文单位较多时 也可以单独用主办单位名称 信函格 式公文发文单位标志不加 文件 二字 联合行文时 使用主办单位标志 五 发文字号 由发文单位代字 年份 发文顺序号组成 联合行文时 使用只主办单位的发文字号 六 签发人 上行公文应在首页注明签发人姓名 上行公文需由公司主 要负责人签发 七 标题 由发文单位名称 事由和文种组成 八 主送单位 公文的主要受理单位 应使用全称 规范化简称或者同 类型单位统称 九 正文 公文的主体 用来表述公文的
6、内容 十 附件说明 公文附件的顺序号和名称 十一 发文单位署名 署发文单位全称或者规范化简称 十二 成文日期 署会议通过或者公司负责人签发的日期 为准 联合行文时 署最后签发的主办机构负责人签发的日期 十三 印章 公文中有发文单位署名的 应当加盖发文单位印章 并与 署名单位相符 十四 附注 印发传达范围或公文办理联系人 联系电话等需要说明的 事项 十五 附件 公文正文的说明 补充或者参考资料 十六 抄送机关 除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位 应当使用全称 规范化简称或者同类型单位统称 十七 印发单位和印发日期 公文的送印单位和送印日期 十八 页码 公文页数顺序号 第十条公文中各要
7、素的编排规则和公文排版 印制 装订等要求 按照 铁道部办公厅发布的 铁道部机关公文格式 铁办办 2012 68 号 执行 公 文使用的汉字和词语 数字 外文字符 计量单位和标点符号 按照国家有关 标准和规定执行 公文用纸幅面采用国际标准A4 型 特殊形式的公文用纸幅面 根据实际需要确定 第四章行文规则 第十一条行文应当确有必要 讲求实效 注重针对性和可操作性 行文 关系应根据各自的隶属关系和职权范围确定 一般不得越级行文 特殊情况需 要越级行文的 应当同时抄送被越过的单位 第十二条公司内设部门不得正式行文 正式行文 是指以 公司文件 形式向其他单位制发公文 以函的形式 行文是指以信函式公文的格
8、式行文 信函式公文除以 函 的文种外 还可以选择与行文方向一致 与公文内容相 符的其他文种 第十三条公司制发的公文一般发给相关省 市 县 区有关部门以及与 工程建设相关的设计 施工 监理 物资供应等单位 除重大事项需向中国铁 路总公司行文外 凡属中国铁路总公司部门职权范围内的事务 应以函的形式 向中国铁路总公司部门行文 涉及几个部门的可以抄送 亦不必抄送中国铁路 总公司 第十四条 请示 应一文一事 一般只写一个主送单位 需要同时送其 他单位的可用抄送 但不得抄送下级单位 意见 用于上行文时 应按请示性公文的程序和要求办理 用于下行文 时 一样体现出强制性和约束力 下级单位应遵照执行 用于平行文
9、时 所提 意见供对方参考 除上级单位负责人直接交办的事项外 不得以公司名义向上级单位负责人 报送 请示 意见 报告 报告 不得夹带请示事项 第十五条收到参建单位的 请示 或 意见 公司必须做出处理或答 复 请示 或 意见 实行 催办查办通知书 制度 领导阅示后 综合部 送承办部门 承办部门限期反馈 综合部并负责答复来文单位 无承办部门的 由综合部负责答复 第十六条公文要精简 注重效用 一 凡可一次行文的 不分别行文 可不行文的 不行文 会议已印发 的材料和领导讲话材料不再发文 通过当面协商 电话联系等方式能解决的事 务性问题不再发文 二 转发的公文法规性 指令性较强的 可原文照转 需部分贯彻执
10、行 的 可摘要转发有关部分 需结合实际细化贯彻的 应根据原文精神另行拟文 原文不再转发 被转发的公文不要抄送原发文单位 三 压缩文件篇幅和印数 公文内容要简明扼要 一般不超过3000 字 控制发文范围和印数 除发给直接办理公文及其他有关单位外 无关单位一律 不抄送 第五章发文办理 第十七条公司发文办理指以公司名义制发公文的过程 一般包括 拟稿 审稿 会签 核稿 签发 登记 复核 缮印 校对 用印 装订 封发等程 序 第十八条以公司名义行文的种类及内容划分如下 一 xx铁路客运专线有限责任公司文件 1 向上级单位或部门请示 报告重要工作 2 转发上级单位或部门文件 3 部署全局性的重要工作 4
11、发布公司管理办法 5 发布重要奖惩事项 6 其它需发 公司文件 的事项 二 xx铁路客运专线有限责任公司函 1 公司与上级部门商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 2 公司与路局 省 市政府各部门 包括地方铁路 以及有工作关联的区 县 包括县级市 镇 乡政府及其部门 其他人民团体 企事业单位 商洽工 作 询问和答复问题 审批事项 三 xx铁路客运专线有限责任公司会议纪要 用于记载公司领导主 持或委托召开的会议情况和议定事项 第十九条拟稿草拟公文要按规定的发文稿纸格式逐项标明 草拟公文要做 到 一 符合国家的法律 法规及其它有关规定 二 事由清楚 观点明确 表述准确 结构严谨 字词规
12、范 标点正确 书写整齐 简洁明了 三 公文的文种应根据行文目的 发文单位的职权和与主送单位的行文 关系确定 四 拟制紧急公文 应体现紧急原因 并根据实际需要确定紧急程度 五 人名 地名 数字 引文准确 引用公文应先引发文单位名称 标 题 后引发文字号 使用非规范简称时 应先用全称并注明简称 引用外文或 国际组织缩写形式时 应在第一次出现时注明准确的中文含义或规范的中文全 称 日期应写明具体的年 月 日 六 公文出现结构为两个层次时 序数顺序为 一 1 结构为 多层次时 序数顺序为 一 一 1 1 七 使用国家法定计量单位 八 根据来文拟办的文稿 来文应附在文稿后 以便审核 归档 九 公文中的数
13、字 除规章条目 成文日期 部分结构层次序数和在词 词组 惯用词 缩略词 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字书 写外 应使用阿拉伯数字 十 受文单位要写全称或规范的统称 简称 单位名称不能表明所在地 时 要在拟稿纸上注明地址以便及时投送 十一 拟写 修改 签发 批示公文 应使用碳素墨水 蓝黑墨水 禁 用纯蓝墨水和圆珠笔 铅笔 可使用计算机打印设备拟写文稿 十二 文件标题字号应使用二号宋体 正文标题应使用三号黑体 正文 应使用三号仿宋体 字间距应用 标准 行间距应用 单倍行距 同时根 据需要可用 固定值 调整行间距 第二十条会签 会签公文 主办部门应先签署意见 然后交协办部门依 次签署意
14、见 凡涉及其他部门职权范围的事项 主办部门必须与之协商 会签 取得一 致意见后方可行文 如有分歧 主办部门负责人应当出面协调 协办部门负责 人应参加协调 经协调仍不能取得一致 主办部门应列明各方理据并附协办 主办部门的书面意见 报主管领导审定 第二十一条审稿 核稿 对文稿质量要层层负责把关 公司发文必须先 由拟稿部门负责人认真审稿 把关 然后送综合部核稿后 由综合部送公司领 导审核签发 涉及有关法律事务的公文 必要时经法律顾问核稿 上行公文和 重要公文 须经综合部部长复核后送公司领导审核签发 文稿改动较大 由拟 稿部门清稿 审核 核稿人确认公文无误后 应签名并注明日期 审稿 核稿的重点是 是否
15、需要行文 行文方式是否妥当 是否符合行文 规则和拟制公文要求 公文格式是否规范 文稿内容是否符合有关政策规定 处理意见是否明确具体 切实可行 与其他有关文件精神有无矛盾 重复 涉 及其他部门的问题是否已经协商一致 发送范围是否恰当 主题词标引是否准 确 第二十二条校对 校对工作是保证公文质量的重要环节 应认真 细致 准确 及时 公司发公文由拟稿部门校对 每件公文至少全面校对两遍 改正 较多时 应按程序复校 在确认无误后方可付印 校对人应在文稿上签名 综 合部在付印前 对文件及格式要全面检查 如对文稿内容有疑问 应与核稿人 联系 不得随意处理 第二十三条签发 以公司名义制发的公文 由公司主要负责
16、人签发或主 管负责人签发 签发人要署明姓名和日期 并对公文全面负责 经负责人签发 的文稿不得擅自改动 如必须改动 应由核稿人报经签发人同意 第二十四条缮印 公司发文由综合部统一编号 缮印要符合公文规定格 式 字迹清楚 整洁美观 印数准确 发文中如有非打印设备能绘制的图表线 条等 由拟稿部门自行绘制 第二十五条翻印 上级单位公文除绝密或注明不准翻印的以外 经公司 领导或综合部部长批准可以翻印 翻印时 应注明翻印的单位 日期 份数和 印发范围 复制件作为正式公文使用时 应当加盖复制单位证明章或公章 视 同正式公文妥善保管 第二十六条用印 盖章时 应检查原稿是否经过公司领导签发 打印是 否清晰 印数是否准确 对不符合规定的公文不予盖章 第二十七条装订 装订前由拟稿部门对缮印的公文进行检查 检查的重 点是 密级 发文单位标识 发文标题 主送抄送单位 附件 印制版记是否 正确 装订时要毛天齐地 毛左齐右 切忌多页 少页 倒页 订钉位置要按 规定办理 做到整齐美观 公司发公文由拟稿部门负责装订 会议材料由主办 部门和拟稿部门负责装订 其他简报 材料由拟稿部门装订 第二十八条封发 综合部应建立发文登
