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1、山东省档案工作科学化管理规范解读滨州市档案局业务指导科科长 刘军为推动全省档案事业科学发展，充分发挥档案工作在对于推动经济社会科学发展、维护国家安全和社会稳定、维护人民群众合法权益，加强和改进机关、团体、企事业单位档案工作，根据国家有关规定，省档案局于2014年6月16日颁布此规范，并于8月1日起正式施行。一、科学化管理规范共有范围、总则、组织领导和制度建设、档案资源建设、档案信息化建设、档案安全保障、档案服务利用、档案工作创新8个大方面的内容，规定了档案工作的原则、组织管理和制度要求，提出了档案业务、信息化建设、档案安全保障和服务利用等方面的方法和指南；是根据中华人民共和国档案法、中华人民共
2、和国档案法实施办法和山东省档案条例的规定，制定本管理规范。档案工作定义：从新中国成立以来到现在，我国的档案工作已经由单纯的机关内部工作的组成部分发展成为一项依法统一管理的专门事业。从广义上说，档案工作是指整个档案事业，包括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科研、宣传出版工作和档案外事交往工作等各方面。狭义的档案工作，指的是档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，即用科学的原则和方法管理档案、开发利用档案信息资源、为社会各项事业发展服务等工作，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用服务等各方面。就其性质来说，档案工作就是一项管理性的工作、服务
3、性的工作、政治性的工作。档案工作的原则：档案法第五条从法律的高度对我国档案工作的基本原则作了规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。这句话的基本含义有三个方面的意思，1.档案工作实行统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则；2.维护档案的齐全完整是档案管理的基本要求；3.为社会各方面提供利用是档案工作的根本目的。所谓的统一，就是在全国范围内实行统一的业务指导、监督和指导。所谓的分级管理，就是地方各级档案行政管理部门根据全国统一的规定和要求，在本地区党委政府的领导监督下，根据本地区的实际具体指导、监督和检查本地区的档案工作。在档案完整齐全和安全保管
4、下，一切档案机构的设置，一切档案工作制度的建立，一切档案业务工作的开展的总目标就是向社会各方面提供利用，这也是检验我们档案工作的主要标准。所以根据档案工作的原则、基本要求和档案工作的根本目的，山东省档案工作科学化管理规范在总则中提出了这四项要求：1.归档文件材料方面的要求，全面、真实；2.档案实行集中统一管理；3.维护档案的齐全、完整、准确、系统和安全；4.档案工作以有效利用为目标。二、规范中组织领导和制度建设（一）档案管理组织遵照国家档案法规要求设立档案工作管理机构，负责对本单位、本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与检查。建立健全档案监督管理网络和科学有效的监督运行机制。根据档案法、实
5、施办法和山东省档案条例的规定，机关、团体、企事业单位和其他组织，应当加强对本单位档案工作的领导，设立相应的档案工作机构，配备档案工作人员，管理本单位的档案，保障档案工作依法开展。1、明确档案工作的领导。一个单位建立档案工作，首要任务是依法明确档案工作的领导及领导职责，这是实现本单位档案工作统一领导、统筹规划、科学管理、协调发展的基本保证。主管档案工作的领导是由单位领导中的正职或副职担任。其主要职责有：一是组织学习、宣传、贯彻档案法以及国家和本地区有关档案工作的法规、规章、和行政规范性文件，领导本单位档案工作的开展。二是依法解决档案工作的机构设置、人员配备以及档案用房、经费等问题，为本单位档案工
6、作的开展提供必要的条件。三是将档案工作列入本单位工作规划、计划，列入议事日程，定期听取档案工作情况汇报，部署工作，提出要求，协调各有关部门，及时解决档案工作中的实际问题，推动本单位档案工作协调发展。四是保持档案工作人员相对稳定，关心档案人员的政治思想、业务学习，为档案人员提供必要地业务学习和培训的机会，解决工作、生活中的实际困难。五是参加本地区档案工作会议，组织会议精神的贯彻落实工作。六是负责档案工作制度的审核，以及档案鉴定、销毁的审批等工作。七是监督、检查本单位按期、保质保量地向国家综合档案馆移交档案的工作。2、设置档案工作机构山东省档案条例第十二条规定：单位应当设置档案机构或者配备专兼职档
7、案人员负责统一管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作进行监督和指导。档案机构履行管理和监督检查两种门类和载体形式的档案及有关资料实行集中统一管理；监督检查职责就是对本单位、下属单位及系统内各单位各种文件材料的形成归档工作进行检查、监督指导。任何单位，都应根据自己的实际情况建立档案工作机构，并且与单位档案工作规模相适应。档案工作机构是一个单位档案工作的执行部门，一个设置合理的档案机构可以保证并且促进档案工作的顺利开展。机关档案工作机构的设置，要根据本机关所承担档案工作任务的轻重来确定。业务指导任务重的应设立档案处或档案科，一般应设档案室。机关档案室，是各级机关（包括机关、团体、企事业单位等）统
8、一保存和管理本机关档案的内部组织机构。各种门类、各种载体档案都集中统一管理，所以应该设立综合档案室，档案工作任务特别重的，可已设立档案馆。具体要求是：单位规模较大、内部机构和直属单位较多的，或专业档案性质较特殊需承担对本系统专业档案工作进行指导、监督任务的，应根据单位的不同层次和大小，分别设置档案处或档案科，使机构的规格与其承担的任务以及应履行的职责相适应；单位内部机构和直属单位不多，基本没有对本系统专业档案的指导任务，但本单位的档案工作任务较重的，可以设置档案科或档案室，使所设置的档案工作机均能承担起应履行的职责和任务；单位组织规模较小，内部机构很少，基本无下属或所属单位，本单位档案数量也不
9、多的，一般可配备专职档案员或兼职档案员。设置档案工作机构，必须有明文规定，明确机构的名称、职责、任务、职权、隶属关系、人员配备等。3、档案工作纳人单位发展规划和年度工作计划。档案工作是一个单位工作的组成部分，是一项重要的基础性工作，是开展其他工作的必要条件，必须与单位其他工作的发展水平相适应。各单位在制定年度计划或五年、十年发展规划时，都要将档案工作作为一项重要内容列入其中，或单独制定计划、规划。4、将档案工作单位领导和工作人员岗位职责，纳入年度目标考核，与其他业务工作同部署、同检查、同奖惩。岗位责任制的内容包括职责、权限、任务、考核和奖惩措施。要建立与本单位档案工作相适应的岗位责任制，确保本
10、单位档案工作的顺利开展。一是档案工作要列入分管领导的岗位职责，列入文书处理人员、会计、科室负责人等相关人员岗位职责，确保工作有领导分工，确保文件材料的形成、积累、整理和归档工作的顺利完成；二是档案人员要结合工作需要，建立明确具体的岗位责任制，切实负起责任。要把档案工作列入年终考核内容，作为评先选优的条件之一。要严格奖惩，对完成工作好的，要予以奖励；对完不成任务的，根据实际情况进行惩罚或批评教育。（1）专职档案人员岗位职责认真学习、宣传、贯彻执行档案法以及国家和本地区有关档案工作的法规、规章和行政规范性文件。制定、完善本单位各项档案工作制度并严格执行。举报、制止档案违法行为。监督和指导本单位 各
11、部门文件的形成、积累、整理和归档工作。集中统一管理本单位全部档案，即负责本单位档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等工作。负责编制本单位档案归档文件目录等检索工具，开发档案信息资源，做好档案利用服务工作。依法、按期、保质保量地完成向国家综合档案馆移交档案的工作。监督和指导本单位所属机构做好档案工作。定期参加有关档案专业知识及相关管理知识的培训，组织或承担本单位档案业务培训工作。接受档案行政管理部门监督、指导与检查，积极组织参加档案行政管理部门布置的各项活动。（2）兼职档案人员的岗位职责认真学习、宣传、贯彻档案法律法规，严格执行本单位的各项档案管理制度。指导本部门工作人员做好办理完毕的文件材料的积
12、累和管理工作。负责本部门应归档文件材料的收集、整理、归档工作。积极参加档案业务培训，熟悉档案工作的基本方法和工作要求，掌握档案管理知识。接受档案部门的业务监督和指导，积极参加档案部门组织的活动。5、将档案工作纳入各项工作流程。档案的前身就是文件材料，产生于单位的各项工作之中，文件材料的多少决定了档案工作的规模，文件材料的质量决定档案的质量。文件材料是否齐全关系到能否准确完整地反映本单位各项工作活动的面貌。为了提高档案的质量和档案工作水平，必须加强文件材料形成的前期控制，将文件材料的形成、积累、整理、归档等有关工作环节，列入各项工作程序，如文书处理流程、会计工作流程等，这些工作流程需要相关的制度
13、加以固定下来，如文书处理制度、档案管理制度、保密制度等。（二）档案工作人员1、配备与单位档案工作科学化管理相适应的专兼职档案人员，档案工作人员应具备相应的档案专业知识，管理属于国家所有的档案工作人员应当持证上岗，档案工作人员保持相对稳定。1、配备”相应”的档案工作人员，是指档案人员的配备要根据本机关档案工作的”量”来确定。一个机关的档案工作包括对本机关档案的集中统一管理，对机关内部各科室、下属单位和系统内各单位档案工作的指导、监督和检查。一般情况下，室藏档案势量大，且每年产生档案数量多，业务科室、下属单位、系统内单位比较多、指导任务重的应配备23人；机关室藏量不足且每年产生档案增量不算太多，监
14、督指导任务又不太重的可配备l名专职或兼职人员，以能满足工作需要为准；同时各科室、部门也要配备一名专(兼)职档案人员，从而形成一个：由“单位分管领导一内设档案部门一各部门、科室分管负责人和专(兼)职档案人员”组成的管理网络。档案管理网络是一个单位规范开展档案工作的重要保证。各单位在明确档案工作的主管领导、各部门负责人、专兼职档案工作人员之后，要以层级管理的形式，形成本单位档案工作管理网络，并已上墙等形式予以公布，起到明示、宣传和督促执行的作用档案工作网络要有单位正式行文公布，人员若有变动要及时更改。如：单位档案管理网络1 分管局长：1 科室主任： 档案员：X X Xll1 政1 工 科l 纪 检
15、 科 法 制 科 信 访 科 办 公 室 老 干 科 X X 2人员素质满足工作需要。档案工作是一项管理性、服务性、政治性很强的工作要求档案人员必须具备相应的素质，具体讲主要有以下几个方面：政治素质：要有正确的政治立场、政治观点、政治态度、政治敏锐性和政治鉴别力，要有较高的职业道德水平，要忠于职守，遵纪守法。专业素质。要有胜任本职工作的档案专业知识水平和工作能力。文化素质。要有适应档案专业需要的文化知识水平。身体素质。要有健康的体魄和充沛的精力，具备做好本职工作的身体条件。具体要求档案人员要有大专以上学历，经过档案专业系统培训，身体健康。档案工作人员应相对稳定。工作调动时应办理档案移交手续。经同级档案行政管理部门审核后，才能离开岗位。档案人员一般要连续从事档案工作不少于三年为相对稳定。档案人员调动或调整工作岗位时，与新任档案员履行交接手续，对所有门类的档案、检索工具、档案设备等进行交接，双方清点无误后，互相签名，履行手续，并经同级档案行政管理部门审核后才能离开
