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1、第三章文书处理 第一节文书处理的基本知识 一 文书处理部门的基本职能 任务和具体工作内容 一 文书处理部门的基本职能 二 文书处理部门的基本任务 三 文书处理部门的具体工作内容 第一 根据有关文书处理的法规 制度 和规范 制定本单位文书处理工作的具体规定和制度 并对本单位的文书处理工作进行监督 指导 第二 文书形成过程的管理 包括文书的拟写 审核 签发 印制过程的管理和对各种会议 汇报 电话 本单位重大活动的记录及整理 第三 文书处理的具体业务工作 包括文书的收发 登记 分发 你办 批办 承办 传阅 催办等 第四 文书的管理和立卷归档工作 包括文书的保管 调阅及文件材料的整理 立卷 编目 归档
2、等 二 行文制度 行文关系 行文方式和行文规则统称为行文制度 一 行文关系 单位之间文件往来而形成的关系 叫行文关系 1 上行关系是指下级向上级的行文关系 一般讲 具有直接的隶属或业务管理关系的下级机关单位和上级机关单位之间才能形成文件的上行关系 2 下行关系是指上级向下级的行文关系 一般讲 具有直接的隶属或业务管理关系的上级机关单位和下级机关单位之间才能形成文件的上行关系 3 平行关系是指平行机关之间或不相隶属机关之间的行文关系 平行机关是指互不隶属但隶属于一个共同上级机关或在业务上互不管理但受一个共同上级主管机关管理的机关单位的总称 二 行文方式 就是根据文件的行文关系和行文方向确定的行文
3、种类 1 上行文 1 逐级上行文 即下级向直属的上一级的行文 它是上行文最基本 最常用的方式 2 多级上行文 即下级在必要时同时向自己的直属上级行文 一般只能在问题比较重大 而又时间紧迫 需及时报请直属上级和更高级机关单位了解或批示 批复时才可使用 3 越级下行文 就是下级越过自己的直属上级向更高的上级行文 只能在特殊情况下使用 2 下行文 1 逐级下行文 2 多级下行文3 平行文 通常使用公函联系 商洽工作 注意平行机关和不相隶属机关之间不能发指导性文件或指令性文件 三 行文准则 就是机关单位之间行文缩影遵循原则的总称 1 行文应当确有需要 注重实效 坚持少而精 2 机关单位的行文关系 根据
4、各自的隶属关系和职权范围确定 3 向上级机关行文 应当主送一个机关 如需其他机关的上级机关阅知 可以抄送 4 向上级机关请示问题 应当一文一事 按规定程序处理 不应直接送领导者个人 5 对不合行文规则的公文 上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关 6 上级机关单位各部门在各自职权范围内可以像下级机关单位的相关部门行文 7 同级或平行机关单位之间必要时可以联合行文 但应当确有必要 单位不宜过多 8 不相隶属机关之间一般用函 9 报告 中不得夹带请示事项 10 经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章 应当市委正式文件依照执行 可不再行文 任务一收文处理工作 收文处理工作流程图 邮局 专人投送 签收
5、拆封 登记 分送 批办 承办 归卷 催办 传阅 注办 收文处理工作流程 一 签收是指收文机关收到文件 在发文通知或登记簿上签字 签章的过程 一般由文秘人员办理 签收步骤 1 清点 文件与发文通知内容 数量是否相符 2 检查 收文单位与本单位是否相符 包装是否完整 3 签字 在发文通知或登记簿上签字或签章 急件注明时 分 二 拆封及登记 拆封 即文稿启封 要求 1 拆封不能损坏封内文件 最好用剪刀裁开封口 2 对注明 亲启 的文件应交收件人自行开启 3 启封后应将文件与目录核对 如有错误应及时与对方查询 确定无误后 在发文通知上签字并将发文通知寄回原发文单位 发文回执样本 二 拆封及登记 一 收
6、文登记的内容和形式各机关现在一般采用的登记形式主要有簿式登记和卡式登记两种 簿式登记就是使用装订成册的专用登记簿 在同一页纸上可以登记若干文件 卡片是登记就是使用为装订成册的单页卡片登记表 收文登记簿 联单式收文登记簿收文日期 年月日 登记时 有三种方式 簿册式 联单式 卡片式 常用的是卡片式 常用的是簿册式 三种方式比较 需要登记的文件有 1 上级单位的指导性的 参阅性的或需要办理的文件 2 下级单位的请示性 报告性的文件 3 带有密级的重要资料 4 单位内部使用的文件 会议文件和音像文件 不需要登记的文件有 1 公开的和内部不保密的出版物 2 一般性的简报 3 事务性的通知 便函等 二 收
7、文登记的两种主要方法 1 流水式登记法 这种登记方法 就是将受到的文件按照时间顺序不分种类一次登记 同事将文件办理过程和转送手续都记载在同一登记簿上 2 分类是登记法 就是按文件的来源分门别类 三 等级的作用 三 审核 重点包括 是否应有本机关办理 内容是否符合国家规律 法规及其他有关规定 涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商 会签 文中使用 公文格式是否规范 四 分送和传阅 分送 按公文的内容要求 由文书处理部门快速送达有关部门或人员传阅或承办 传阅 指两个以上人员或部门轮流看一份文件 能使一份文件在短时间内满足各方阅读需要 发挥文件效用 已成为领导处理事务 互通信息的一种有效方式 文件传
8、阅单样本 拟办 批办拟办与批办的区别和联系 需要办理的公文 文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示 或者交有关部门办理 国家行政机关公文处理办法 拟办 就是秘书部门或秘书人员对需要办理的来文提出办理的意见和建议 供领导批办时参考 批办 则是指机关负责人根据文件内容和拟办意见 对文件的办理作出批示 它是承办的主要依据 批办属于文书处理中的决策活动 一般由机关领导人负责 有些文件的批办也可由秘书长或办公厅 室 主任负责 讨论 拟办也是文书处理中的决策活动吗 为什么 拟办对批办起什么作用 拟办件的种类 拟办件 本机关所属部门或下级机关主送本机关的请示性文件 上级机关主送本机关并需要落实的文件 平级
9、机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件 拟办意见签署形式 待拟办文件 阅知件 阅示件 阅办件 建议件 分3种情况领导阅批后传达办理 部分领导研究处理 领导集体研究 分3种情况不需办理 内容重要 领导阅知后交有关部门办理即可 分3种情况提出办理意见 转部门办理 事情重要待汇报 分2种情况下级报告未要求批转但似应批转 下级报告要求批转但似不必批转 拟办意见范例 例1 请 阅示 拟请 部门会同 部门办理 年 月 日 例3 请 阅示 拟请 部门主办 部门协办 年 月 日 例2 呈 领导 阅示 年 月 日 批办意见的内容 该文由何单位 部门 何人负责办理 如何办理 办到何程度 对下级请示予以答复的原
10、则性意见 重要文件和急件的办理时限 需两个以上单位 部门 或人员办理时 应批明主办单位或主办人 承办承办 有关部门或人员 根据领导人对某一文件的批办意见 对文件反映的情况或请示的工作等进行具体处理 这是办文过程中最重要的环节之一 是落实领导批示的关键一环 秘书承办公文的范围主要有5类 1 对上级机关来文的承办 3种方法 传达 转发 翻印 2 对上级领导人批件的承办 收到批件后 立即呈送本级领导人阅示 并按照本级领导人的批示意见 迅速转交有关部门 单位或人员办理 大事 急事应提出办理时限 并将办理结果报上级机关 3 对本级领导人批件的承办 秘书应严格按照领导人批示的意见办理 或将批件转交 传达给
11、有关单位 批示的办理落实情况 要及时报领导 做到件件有着落 有回音 4 对下级机关请示件的承办 根据领导的批示 或拟文批复请示单位和部门 转入公文制发程序 或电话回复请示单位和部门 准确传达和解释领导的批示意见并做好电话记录 或口头答复请示单位和部门 在请示件或呈批签中将口头答复情况详加注明 对下级的请示 上级机关的秘书部门和秘书人员务必快办 快复 不得延误 5 对其他需要回复的来文的承办 包括 上级机关布置 询问和要求办理的事项 平行或不相隶属机关之间需作出答复的公文等等 秘书部门应交由业务部门研究提出意见 经领导审阅批准后作出安排和回复 承办单位应抓紧办理 不得延误 若发现该件不属于本单位
12、职权范围或不宜由本单位办理的 应迅速退回交办的文秘部门并说明理由 文件处理单样式 外来文 文件呈批单样式 本单位来文 四 催办和注办催办 秘书对有关单位和部门公文承办情况进行检查和督促 使公文及时得到办理的活动 催办是避免办事拖拉 防止公文积压和 公文旅行 提高办文效率的重要措施和有力保障 送领导人批示或交有关部门办理的公文 文秘部门要负责催办 查办 做到紧急公文跟踪催办 查办 重要公文重点催办 查办 一般公文定期催办 查办 对下发的公文 应及时了解和反馈执行情况 国家行政机关公文处理办法 对内催办与对外催办秘书部门应重点抓好对内催办 对外催办一般由机关主管业务部门负责 有3类文件需要进行催办
13、机关领导人指定必须催办的文件 有明确的时限要求 需按期办复的文件 长时间无意见反馈或处理结果回报的文件催办四法电话催办 发函催办 登门催办 会议催办 催办工作注意事项 机关应建立必要的定期催办制度 明确工作职责 使催办工作走向制度化 经常化 规范化 秘书人员在催办过程中要讲究说话的态度和方法 切忌 居高临下 话大气粗 态度生硬 加强情感交流和思想沟通 注意发现承办单位遇到的困难并帮助排除 及时向主管领导汇报催办情况 催办文件通知单样式 注办 即办结 是指对文件审办情况和结果 由经办人在文件处理单上扼要注明结果 作为办理完毕的标志 归档 文书处理部门将办理完毕的 具有保存价值的文件立卷 想单位档
14、案室移交 将无保存价值的文件按规定销毁 五 立卷 归档立卷 是指将办理完毕的文书按照一定的方式分类组合 进行保管的过程 公文办完后 应当根据 中华人民共和国档案法 和有关规定 及时将公文定稿 正本和有关材料整理立卷 电报随同文件一起立卷 国家行政机关公文处理办法 基本要求 立卷要按照机关活动的规律 保持文件之间的历史联系 立卷要以本机关工作中形成的文件为主 立卷的文书要齐全 完整 能够真实地反映机关活动的历史面貌 立卷要便于保管 查找和利用 公文立卷方法按什么来立卷 特征 联系 保存价值 按作者特征立卷 按问题特征立卷 按时间特征立卷 按文种特征立卷 按通讯者特征立卷 按地区特征立卷 实际工作
15、中常采用几个特征结合运用的立卷方法 收文程序训练 一 训练目标通过训练 使学生熟悉和掌握文书处理和收文基本程序 二 收文程序训练1 角色 收发员一人 秘书一人 办公室领导一人 学院领导一人 2 道具 2011年4月20日收文一份 由海南省教育厅发来的题为 关于开展第三届海南省高等学校优秀科研成果评审奖励的通知 各种收文登记表 3 说明 1 由收到文件开始进行 2 按照收文程序进行 3 在模拟办公室进行 4 备注 发文单位 海南省教育厅收文单位 海南政法职业学院 任务二发文处理工作 发文处理工作流程图 拟稿 核稿 签发 编号 缮印 校对 用印 分发 邮局 专人投递 归档 发文处理工作流程 一 拟
16、稿文秘人员或有关人员将单位发文意图草拟成文书初稿的过程 1 拟稿人必须明确4方面内容 即拟文的背景 依据 意图 要求 拟稿稿纸样式密级 发文编号 二 核稿 秘书部门的负责人或有关领导人对草拟的文稿进行审查 修改工作 审核要求 1 审查行文的必要性 2 审查文稿内容是否符合有关法律 法规 政策以及和已有文件是否矛盾 文件的措施 要求是否明确和具有可行性和可操作性 3 审查是否涉及其他职能部门以及是否经过协商一致和会签 4 审查拟办的公文用语是否符合相关要求 三 签发 签发 是指单位领导人对发出的文稿经最后审阅后认为准确无误已 即批明发文意见并签字 它是文稿形成定稿的最后环节 也是保证公文质量的最后关口 因此也是制发公文的决定性环节 1 关于公文签发的权限 2 签发文书3项要求 认真 明确 规范 五 编号 缮印 编号 送印前要编好发文字号 并注明缓急或密集标记 以便一并缮印 缮印 是指对已签发的文件定稿卷请进行誊清 复印或排版印刷 要求 内容准确 格式规范 页面整洁 字迹清楚 美观大方 便于阅读和保管 六 校对 将打印稿与底稿核对检查 以发现并纠正各种错漏 要求校对非常重要 也最容易出差错
