公文常见问题分析ppt课件

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1、 公文写作常见问题分析 一 文种滥用 错用 混用 并用 1 滥用报告报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 2 错用请示请示 适用于向上级机关请求指示 批准 关于批准成立运输协会的报告 关于办公自动化所需经费的报告 报告与请示的区别 行文目的不同 行文时间不同 上级处理不同 3 混用公告和通告 通知和通报 决定和会议纪要 公告与通告的区别 内容的重要性不同受文对象不同发文机关不同作用不同 通知与通报的区别 内容不同 通报内容侧重重要经验 重要事情 重要信息 没有具体的工作布置 通知内容可轻可重有具体的工作布置和安排 作用不同 通报立足于 知 而后受教育 受启发 通知立足于

2、 知 而后做 执行性强 决定和会议纪要的区别 内容不同 决定要写重要事项 反映统一观点 会议纪要事项有轻有重 允许反映与会者不同观点 形成过程不同 决定要通过集体研究和表决 反映共同意志 会议纪要无须通过表决程序 强制程度不同 决定强制性极强 会议纪要较强 并用文种 如 关于 请示报告关于 请示函 批复函 关于 决定 批复 的通知 通报 5 生造文种 如 关于 的实施方案 规范 要点 安排 二 违反行文规则 1 越级行文 多头行文 2 主送或抄送领导个人 3 党政公文混用同一文头 文号 4 行政机关对基层党委作指示 交待任务 5 联合行文会签手续不全 6 结构层次序数使用不规则 一 一 1 1

3、 三 文章主旨不明 缺乏针对性 实用性 例如 经县委研究决定 于 月 日召开乡镇书记会议 会期三天 通知事项不明 请示事项不明 关于 分公司增添新设施 设备 的请示 集团有限公司 分公司随着市场的扩大 人员的增加 工作分工的细化 为能给员工营造良好的办公场所 提高工作效率 发挥员工的最大工作积极性 现需增添置照相机1台 2匹的空调1台 妥否 请批示 集团有限公司 分公司二 七年十一月二十三日 四 文章冗长 穿靴戴帽 华而不实 一文多事 五 结束语使用不当 请批示 不宜作为请示的结束语 以上请示如无不妥请批复 以上报告妥否请批转 等结束语有歧义 特此通知 特此通告 特此批复 等结束语使用欠妥 在

4、公函结尾使用 此致 敬礼 六 格式不规范 1 仍用16开纸 排行数 排字数随意性大 2 上行文没注明签发人 请示未注明联系人的姓名和电话 3 函类公文使用文件头 4 标题不规范 1 要素不完整 2 滥用标点符号 3 过于繁杂 4 表达欠妥 市人民政府转发 省人民政府关于 的通知 的通知 中共XX市委员会 XX市人民政府关于XXXXXXX的通知 省 市人民政府关于加强组织领导放手发动群众采取有力措施大打一场抗旱保秋收抗旱保春播的人民战争的紧急通知 只有命令 公告 通告 议案 函 会议纪要的标题允许省略要素 县税务局重建税务所办公楼的请示 县人民政府关于表扬营业员 同志的通报 公司关于申请增加超计

5、划出口指标的请示 请示 已含 请求 申请 之意 故应删去 申请 二字 国务院批转财政部 关于加强国有企业财务监督的意见 的通知关于加强国有企业财务监督的意见 是公文 不属法规性文件 应删去书名号 中央职称改革领导小组转发国家教育委员会中小学教师职务试行条例等文件的通知 中小学教师职务试行条例 属法规性文件 故应加上书名号 市财政局关于转发 省财政厅关于转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知的通知 市财政局转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知 5 转发某文同时又将其作为附件 6 仍在成文日期上标注单位名称 抄送机关仍分 抄报 抄送 或标注 报送 8 引用文号格式

6、不对 据 办 2006 12号文 关于 的通知 关于 通知 办 2006 12号 9 发文字号错用小括号 中括号 教办发 2004 9号 错误 教办发 2004 9号 错误 教办发 2004 9号 正确 三明市政府公文处理退办单 编号 根据 国家行政机关公文处理办法 的规定 此件属下列不符合公文处理规定的情况之 现予退回 请按规定重新办理 1 越级行文 2 请示多头主送 3 报告中夹带请示事项 4 不以主管单位名义上报 5 请示事项错用 报告 文种 6 请示不符合一文一事要求 7 转报下级请示 8 上报公文未注签发人 9 上报公文未经单位主要负责人签发 10 应直接向政府有关部门协商勿需经市政

7、府转办 11 涉及其他部门或地区职权的事项未经协商 12 文件内容有明显错 漏 13 未加盖印章或用印不规范 14 未编发文字号 15 公文用纸 字号不符规定 字迹模糊 16 公文格式不规范 17 附件未附 18 未附注联系人及联系电话 19 不符合其他规定 20 请示事项不明确 年月日联系人 联系电话 辨析 讨论 1 某校请求县财政局拨给10万元购置教学器材 县财政局某副局长告诉学校领导 打个请示报告给我 我来批给你们 这种说法对不对 为什么 2 某县广播电视站在特大洪灾中损失极大 为尽快修复广播电视设施 正常开展工作 该站拟撰文请求上级拨给500万元救灾费 甲说应按惯例写请示报告 为争取各

8、级领导支持 应主送县广播电视局 县财政局 县政府 分管县长 县委宣传部 分管宣传部长 地区广播电视局 地区财政局 地区行署 省广播电视厅 乙说主要是反映受灾情况 因此应写成情况报告 而且县广播电视局也拨不出经费 不如就不主送县广播电视局 只主送上述其他机关和领导 这些说法对不对 你认为应该怎样才对 请陈述理由 作简要分析 集团有限公司 分公司 2007 159号签发人 关于 分公司增添新设施 设备 的请示 集团有限公司 分公司随着市场的扩大 人员的增加 工作分工的细化 为能给员工营造良好的办公场所 提高工作效率 发挥员工的最大工作积极性 现需增添置照相机1台 2匹的空调1台 妥否 请批示 集团

9、有限公司 分公司二 七年十一月二十三日 集团有限公司 分公司2007年11月23日印发附件 抄送 分公司 紧急某某县检察院公文 97 某检察发21号 关于要求拨给赴粤参观学习经费的报告县政府XX副县长 根据XX检察分院一九九七年X月X日下发的 关于组织县 市 院检察长赴粤参观学习的通知 中的要求 参观时间拟定五月中旬 经费由单位承担 每人预交一千元 在五月初将此经费汇分院办公室 为解决此经费 我院研究预交罚没款一千元 请财政局给予拨回一千元 当否 请批示 附 如文XX县人民检察院1997年X月X日主题词 经费报告 报 县政府送 财政局 一九九七年X月X日某某县人民检察院办公室印 改正 急某某县

10、人民检察院文件X检察 1997 21号签发人 XXX X县人民检察院关于请求解决赴粤参观学习经费的请示 函 县人民政府 根据XX地区检察院 关于组织县 市 院检察长赴粤参观学习的通知 要求 我院将派一名检察长参加五月中旬的参观学习 需预交经费1000元 但目前我院行政经费无力解决 经院研究 拟从罚没款中预交1000元 恳请县政府批准将此款通过财政拨回我院为盼 当否 请批复 附件 关于组织县 市 院检察长赴粤参观学习的通知 印章 一九九七年X月X日主题词 学习经费请示 函 某某县人民检察院办公室1997年X月X日印发 XX市司法局文件X司法 2007 50号签发人 XXX拨付法制教育经费的报告X

11、X市财政局 按照市委 市政府的部署 我市近期将在广大干部和群众中开展依法治市 依法行政教育 根据X委发 2007 12号文件 请你局拨给我局法制教育经费25万元 可否 请批准 XX市司法局二 七年二月十五日 关于成立 2007年业务支撑能力与创新 竞赛工作组织机构的通知十县 市 分公司 市区营销服务部 三明分公司市场经营部 集团大客户部 客户响应中心 根据 现将有关要求和工作明确如下 一 竞赛内容二 活动组织机构三 各部门工作职责四 竞赛时间安排五 竞赛奖励办法六 竞赛活动要求 谢谢 再见 公文格式中的要素标识规则 1 眉首 份号 保密等级 保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人

12、红色反线 2 主体 标题 主送机关 正文 附件 成文日期 印章 附注 3 版记 主题词 抄送机关 印发机关 印发日期 发文机关标识一般均应加 文件 二字 用红色大号小标宋体字 居中 字号要小于22mm 15mm 平行文及下行文距版心上边缘25mm 距上页边62mm 上行文距版心上边缘80mm 距上页边117mm 联合行文一般将主办机关列最前 文件 位于右侧上下中间 文号三要素 发文机关代字 年份 序号 年份标全称 用六角括号 括入 不用中括号 序号用实数 不用虚数 01 001 不加 字 或 第 三要素齐全 顺序不颠倒 联合行文只标主办机关的文号 上行文需标识签发人姓名 文号左移 左空1字 签

13、发人用3号仿宋体字 后用全角冒号 姓名用3号楷体字 右空1字 如有多个签发人 最后的签发人要与文号同处一行平行排列 标题的事由要准确简要地概括公文的主要内容 不可过于繁杂 不可出现语病 排列要匀称美观 回行不断开词意 标题中除出现法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 标题三要素 发文机关 事由 文种 上行文必须有主送机关 不越级主送 不多头主送 不主送个人 当主送机关过多 使首页不能显示正文时 应将主送机关移至主题词之下 抄送之上 主送机关按级别由高到低 或党 政 军 群 人大 政协 法院 检察院 各民主党派的顺序排列 首页和印章页必须有正文 正文中的数字一般使用阿拉伯数字 数字 年份不

14、能回行 正文的层次序数标识为 一 二 三 一 二 三 1 2 3 1 2 3 公文要求主旨明确 一文一事 公文的语言要求 准确 简洁 平实 没有歧义 少用或不用描绘性语言 多用平实得体的语句 例如 1 届时除离退休职工外 各单位整队入场 2 热爱人民的军队 3 关于 同志的考察报告 关于开展三明移动通信技术创新评审活动的通知 评审机构及职责1 评审领导小组2 评审技术组3 职责1 2 评审要求及标准1 2 6 奖励办法1 2 3 关于开展三明移动通信技术创新评审活动的通知 一 评审机构及职责 一 评审领导小组 二 评审技术组 三 职责1 2 二 评审要求及标准 一 二 六 三 奖励办法 一 二 三 附件要求 1 与正文一起装订 附件上第一行顶格标识 附件 如不能一起装订 附件上第一行顶格标识文号及附件 2 多个附件要标序号 用阿拉伯数字 3 附件的名称 标题 文号前后要一致 盖章处不标识机关名称 印章距正文2 4mm 必须端正清晰联合上行只盖主办机关的章 联合下行都要盖章 印章必须与正文在同页 无法同页时采用扩大或缩小行间距的方式 使正文与印章同页 不得用 此页无正文 的方式解决 公文均应标注主题词 用3号黑体字 词目用3号小标宋体字 词目之间空一字 不用标点符号 不超过5个词目