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1、第八章采购与付款业务会计制度的设计 第一节采购与付款业务会计制度设计概述第二节采购与付款业务内部会计制度的设计第三节采购与付款会计核算规程的设计 学习目的与要求 通过对本章的学习 了解采购与付款的概念及其特点 掌握采购与付款内部会计控制制度的内容 掌握采购与付款处理程序的设计 第一节会计制度设计概述 一 采购与付款业务的概念及特点二 采购与付款业务会计制度设计的目标和要求 一 采购与付款业务的概念及特点 一 采购与付款业务的概念 二 采购与付款业务的特点 一 概念 采购与付款是指企业外购商品与劳务并支付价款的行为 采购与付款业务具体包括物资的请购 编制采购计划 订货或采购 验收入库 货款结算等
2、工作 二 采购业务的特点 与生产 销售计划联系密切 物资采购质量 直接导致支出 负债 现 赊 信用 购 业务频繁量大 环节多易出漏 低效 舞弊 二 会计制度设计的目标和要求 一 采购与付款业务会计制度设计的目标 二 采购与付款业务会计制度设计的要求 一 目标 确保购进的货物与生产 销售的要求相一致 确保资金支付后获得相应的货物或劳务 确保应付款项的真实和合理以及授权支付 合理揭示采购业务中所享有的折扣与折让 确保及时准确地提供采购与付款业务的会计信息 二 基本要求 P87 案例 亚伦集团案例背景资料 浙江亚伦集团系国家二级企业 中国行业百强企业 全国造纸行业重点骨干企业 年上缴利税达2000多
3、万元 在一个财政收入不及一亿的龙游县 它在当地经济发展中的作用举足轻重 该集团向来以改革创新闻名 是衢州市国企改革的一面旗帜 1993年 王品发走马上任 成为亚伦集团的总经理 党委书记 1995年又兼任集团公司董事长 从一名政工干部走上企业经营者的岗位 王品发有些眼花缭乱 世界观 人生观开始错位 他利欲熏心 以致在企业走下坡路的同时 自己也一步一步滑向犯罪的深渊 案例 亚伦集团案例背景资料 世上没有不透风的墙 亚伦集团职工上访后 上级即对亚伦集团的主要领导进行经济责任审计 对王品发任期内各项经济指标进行核实 查程序看效果 重点审查有无重大决策失误和越权行为 审查财务收支方面的真实性 合法性和效
4、益性 审查其内控是否健全有效 审计期末资产 摸清企业家底 案例 亚伦集团案例背景资料 结果发现 1995年1月到1998年12月 个体商贩陈某几乎垄断了集团的水果采购供应生意 总价款近270万元 有的发票存在涂改情况 并与亚伦集团所购货物数量出入很大 陈某开具的结账发票连号 不符合正常发票使用规律 部分票据中 集团下属的实业公司经理签字审批日期与陈某开票日期相同甚至超前 案例 亚伦集团案例背景资料 公司与陈某的货款结算基本上按陈某提供的房地产发票结账 从账面看 陈无利可图 不合常规 部分销货业务由经理自带汇票与陈某一同采购 进行多次分析之后 审计人员认为陈某以房地产发票与实业公司结账 而未开具
5、当地地方税务发票 涉嫌偷税12余万元 而实业公司与陈某大笔水果交易背后的关键人物 正是亚伦集团的总经理王品发 案例 亚伦集团案例背景资料 据群众举报 集团公司对外销售水松纸事项 即公司将水松纸低价销售给任某 年销量几乎被其个人包揽 经查证 集团1994 1995年累计销售各种水松纸5933 62吨 存在以下异常情况 客户深圳某装饰材料公司 共购水松纸961 66吨 其中 1991年购220 02吨 平均售价低于公司年度平均售价约60元 1995年购249 91吨 平均售价低于公司年度平均售价约1700元 1995年107 47吨 平均售价低于公司年度平均售价共2150元 另一客户深圳某实业公司
6、1995年共购买水松原纸703 07吨 平均售价低于公司年度平均售价500余元 案例 亚伦集团案例背景资料 据查 上述两公司采购各种水松纸后 均由任某销售给云南的烟草企业 低价巨额销售 且由一人经手 其中必有蹊跷 幕后交易可能性很大 后来查明 王品发在进购原材料 基建招投标 发包 职工福利等方面 导演的一出出权钱交易的丑剧 露出了真相 个人折 案金额高达60余万元 龙游县纪委认定其违纪金额28万余元 依法予以收缴 集团内上行下效 蛀虫成窝 其内幕触目惊心 上自总经理 副总经理 下至热电分厂煤调度员 采购员等共计20余人因涉嫌受贿 贪污纷纷落马 采购与付款业务中常见弊端 第二节内部会计控制制度的
7、设计 一 职责分工与授权批准设计二 请购制度和审核批准制度设计三 采购与验收制度设计四 付款控制设计 一 职责分工与授权批准设计 一 采购与付款业务的不相容岗位 二 轮岗制度 三 授权审批制度 一 采购与付款业务的不相容岗位 请购人员与审批人员分离 询价人员与确定供应商人员分离 采购合同的订立人员与审核人员分离 采购 验收人员与相关会计记录人员分离 付款的申请 审批人员与执行付款人员分离 一 采购与付款业务的不相容岗位 二 轮岗制度 企业应当配备合格的采购人员办理采购与付款业务 并结合企业实际情况 对办理采购与付款业务的人员定期进行岗位轮换 三 授权审批制度 P88 一 职责分工与授权批准设计
8、 二 请购制度和审核批准制度设计 一 建立完整的采购登记制度企业应当按照请购 审批 采购 验收 付款等规定的程序办理采购与付款业务 二 请购制度和审核批准制度设计 二 请购制度和审核批准制度设计 二 请购与审批控制设计建立采购申请制度加强采购业务的预算管理审批人按照固定的权限 依据单位预算 实际需要 市场供应等情况审批请购需求 对于超预算和预算外采购项目 应当明确审批权限 由审批人根据其职责 权限以及企业实际需要对请购申请进行审批 二 请购制度和审核批准制度设计 案例 案例背景资料 2007年8月2日 美国最大玩具商美泰公司 MattelInc 向美国消费者安全委员会提出召回佛山利达生产的96
9、 7万件塑胶玩具 理由是 回收的这批玩具表漆含铅量超标 对儿童的脑部发展会造成很大影响 美国环保组织塞拉俱乐部认为危及儿童安全 进而 致命玩偶一次成为一时谈论的热点 事发前 佛山利达的产量已居佛山玩具制造业第二 一夜之间 这家拥有十多年良好生产记录的合资企业成为众矢之的 案例 在美国舆论的不断声讨下 玩具厂商及其上下游供应 检验链上的疏忽被一一曝光和放大 最终 佛山利达被出入境检验检疫部门要求整改 中国国家质量监督管理总局宣布暂停其产品的出口 利达被迫停产 2500名工人几乎无事可做 利达公司合伙人张树鸿承受重大压力 最终一死了之 张树鸿死后3日 美泰第二次宣布 召回的中国产玩具数量增加到18
10、20万件 案例 案例分析 验收 一次疏忽还是习惯性遗忘 三 采购与验收制度设计 1 建立采购与验收环节的管理制度 1 建立供应商评价制度 由企业的采购部门 请购部门 生产部门 财会部门 仓储部门等相关部门共同对供应商进行评价 2 对紧急 小额零星采购的范围 供应商的选择作出明确规定 三 采购与验收制度设计 2 根据采购物资及其供应情况确定采购方式企业应当根据商品或劳务等的性质及其供应情况确定采购方式 1 一般物品或劳务等的采购可以采用订单采购或合同订货等方式 小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式 2 企业应当成立采购价格委员会 明确采购价格形成机制 大宗商品或劳务采购等必须采用招投
11、标方式确定采购价格 其他商品或劳务的采购 应当根据市场行情制定最高采购限价 不得以高于采购限价的价格采购 三 采购与验收制度设计 3 掌握有关供应商信誉 供货能力4 严格执行验收制度由独立的验收部门或指定专人对所购物品或劳务等的品种 规格 数量 质量和其他相关内容进行验收 三 采购与验收制度设计 四 付款控制设计 遵守相关制度企业财会部门在办理付款业务时 应当对采购合同约定的付款条件以及采购发票 结算凭证 检验报告 计量报告和验收证明等相关凭证的真实性 完整性 合法性及合规性进行严格审核 四 付款控制设计 加强预付账款和定金的管理建立健全预付账款和定金的授权批准制度 加强预付账款和定金的管理
12、加强应付账款和应付票据的管理 由专人按照约定的付款日期 折扣条件等管理应付款项 建立严格的退货管理制度 定期与供应商核对应付账款 应付票据 预付账款等往来款项 案例 第三节会计核算规程的设计 一 主要原始凭证的设计二 采购与付款业务处理程序的设计 一 主要原始凭证的设计 一 原始凭证的设计 二 各种凭证传递程序的设计 一 原始凭证的设计 采购业务的凭证主要有材料采购计划 订货合同 请购单 入库通知单 收料 货 单 退料 货 单 收料溢缺报告单等 一 原始凭证的设计 一 原始凭证的设计 一 原始凭证的设计 一 原始凭证的设计 一 原始凭证的设计 一 原始凭证的设计 一 原始凭证的设计 一 原始凭
13、证的设计 一 原始凭证的设计 5 收料溢缺报告单 它是用来反映企业验收结果与购货发票是否相符的一种原始凭证 验收部门和人员应认真填制 收料溢缺报告单 并及时交付财会部门 6 退货单 在验收过程中 如果发现所收材料与合同 或发货单 明显不符 又不符合本单位的需要 应及时办理退回手续 并填制 退货单 退货单应一式多联套写 其各联的送交单位 部门 有 销货单位 仓库 留存 供应部门 财会部门等 或直接采用 收料单 用红字表示退货 一 原始凭证的设计 二 各种凭证传递程序的设计 例 采购与付款业务中 企业在设计各种凭证传递程序时 必须考虑的事项有 A 制定专人填制有关凭证B 制定专人传递有关凭证C 不
14、能由一个部门 或人员 完成凭证的所有必要手续D 不相容职务分离 答案 ACD 二 采购与付款业务处理程序的设计 一 日常采购计划编制 合同签订程序设计 二 临时采购申请程序设计 三 材料采购 验货 付款程序设计 一 日常采购计划编制 合同签订程序设计 日常采购计划编制 合同签订流程 供应部门根据生产计划部的各种生产计划编制采购计划 采购计划经审核批准后与供货单位签订采购合同 财务会计部门根据采购计划 采购合同编制财务收支计划 一 日常采购计划编制 合同签订程序设计 日常采购计划编制 合同签订流程的控制点采购计划须经审核批准后才能签订采购合同 会计部门参加采购合同的会签 二 临时采购申请程序设计
15、 临时采购申请处理程序 请购单位编制请购单交供应部门 供应部门编制临时采购计划 经审核同意后通知采购员进行采购 通知财会部门以备货款结算 二 临时采购申请程序设计 临时采购申请流程的内部控制点临时采购必须经过授权批准才能办理 会计部门监督临时采购计划的实施 三 材料采购 验货 付款程序设计 材料采购 验货 付款处理程序 供货单位在材料发运后 将材料发票 运单和提货单经银行寄往购货单位 购货单位财会部门收到寄来的单据 将其送交供应部门 供应部门审核合同后据此编制收货单 通知仓库准备收货 另将提货单交企业运输部门提货 仓库验收后登记保管卡 并将签收的收货单交送供应部门 供应部门将收货单与合同再次审
16、核无误后 将供货单位的发票 代垫运单以及收货单一并送财会部门 财会部门对照合同副本进行审核无误后 授权出纳办理货款结算 出纳付款后在发票上加盖 付讫 及日期戳记 与订购单副本一并归档 三 材料采购 验货 付款程序设计 材料采购 验货 付款处理程序要点采购材料人库验收 记账与付款分管 加强收料单与合同的核对 保证材料名称 规格 数量和金额的正确 材料验收入库后才支付货款 定期进行账账 账卡和账实核对 三 材料采购 验货 付款程序设计 材料采购 验货 付款处理程序要点采购材料入库验收 记账与付款分管 加强收料单与合同的核对 保证材料名称 规格 数量和金额的正确 材料验收入库后才支付货款 定期进行账账 账卡和账实核对 例 购入材料采购成本的构成内容应包括 A 买价B 运杂费C 运输途中的合理损耗D 入库前的整理挑选费用 答案 ABCD 例 采购业务的凭证主要有 A 采购计划B 订货合同C 请购单D 收料单 答案 ABCD 作业 简述材料采购 验货 付款业务流程
