《精编》文书与档案管理基础

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1、文书与档案管理基础 西昌现代职业技术学校马庆福 LOGO 优秀是种习惯 今天你这样要求自己了吗 举止得体 作风干练 形象优雅 LOGO 今天你收获了什么知识 功到自然成 今天你提升了什么能力 1 办公室文员应有的形象是 具体表现为外表 服饰 举止 说话 平易 温和 具有亲和力 善于营造 的工作氛围 乐于 与周围同事 并保持工作的 思路 办事 精神 富有 端庄 复习旧课导入 抽生口头填空 举止得体 作风干练 形象优雅 整洁 有礼 得体 近人 耐心 团结合作 助人 关系融洽 恪守时间 高效率 清晰 利落 饱满 创造性 3 文书档案工作人员的职业道德是应有强烈的 和 要有 的精神 要 平等待人 要

2、严守 要 主动负责 乐于奉献 事业心 责任感 埋头苦干 谦虚谨慎 遵守纪律 秘密 勤奋工作 2 职业形象是某一职业岗位上工作人员 的外在表现 是社会对其 的认定和评价 是人们长期 的结晶 对本行业 本单位的 和整个工作的 的具有举足轻重的影响 综合素质 总体印象 自我修炼 声誉 知信度 绩效 问题导入 1 有强烈的 和 2 要有 的精神 3 做事 文书和档案工作人员应具备怎样的职业道德呢 3 要谦虚谨慎 4 要遵守纪律 5 要勤奋工作 事业心 责任感 埋头苦干 乐于奉献 平等待人 严守秘密 主动负责 第一章文书与档案工作概述 1 1文书与档案1 2文书工作与档案管理1 3文书工作与工作的基本原

3、则1 4办公室的性质 地位和职能1 5文书与档案工作人员的职业道德和业务素养1 6不同性质机构中的文书与档案工作 导入新课 通过简介第一章节内容 并板书课题导入新课 第一节文书与档案 训练目标12 展示目标 板书第一节课题 展示教学目标 文书的含义及文书的产生 档案的含义及档案的来源 讲授新课 一 文书 文字 1 文书含义 一 文书含义 指人 指物 专职人员 记录材料 图表 声像 起草 处理 保管 1 文书定义包含以下几方面基本内容 第一 文书形成的主体可以是各种社会 也可以是 第二 文书的形成是为了特定的 第三 文书是用一定的形式进行的表达和存载 2 文书定义 文书 人们在社会实践活动中为了

4、 记载 和信息的需要 以文字的方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录 个人 组织 目的 信息 凭证 公布 传递 2 文书的作用 这是文书的首要作用 人们制作文书的目的就是要把一定的信息给接受者 文书真实地记录了社会实践活动 是人们追溯历史的 影响凭证依据的三个因素 传递信息 传递 凭证依据 凭证 主体的权威性 内容的真实性 载体的合法性 文书 3 文书分类 私人文书 公务文书 著作 公文 手稿 传记 日记 证书 房地契 特征 种类 命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 请示 报告 批复 意见 函 会议纪要 法定效力 规范体式 私人文书 弘一法师于1913年的一通信札 国家新闻出版总

5、署颁发的公文 公务文书 共同点 本质属性相同 都是沟通思想 记载事情和表达意图的一种工具 区别点 文书 常指包括文件在内的各种文字材料 文件 据2000年颁布的 档案工作基本术语 中的定义 文件是指国家机构 社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录 所以 文件除了指文字 图表等文字材料记录之外 还包括其他各种载体形式的信息记录 公文是国家机关 企事业单位 社会团体在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文字材料 行政公文一共有13种公文 也包括一些事务性文书 所以 文件 文书 公文 文书 公文 文件的关系 文书 公文 文件的关系 文书 一词出现最早 出现在 文件 一

6、词出现于 关系 文件 纸质文件 文书 非纸质文件 照片文件 电子文件 声像文件 私人文书 公务文书 其他文字材料 公文 汉代 清末 文件 文书 公文 二 文书的产生 文书的产生过程 语言 文字 文书 1 作为管理国家工具的公务文书 是随着的产生而出现的 国家 2 公务文书的产生是和 及的产生紧密的结合在一起的 文字 阶级 国家 3 我国现存的最早的公务文书 是安阳县发现的 河南省 甲骨文书 形成文书的两大要素 和有一个发展变化的过程 表述方式 载体 文书与档案知识库 绢帛 器皿 碑石 竹木简册 绳结 符号 图像 文字 绳 岩石 竹木 壳骨等 片 纸张 磁盘 光盘等 表述方式 载体 结绳记事 人

7、类在文字产生之前 常用在绳索上打结来表达意思 传递信息 处理事件 中国 古埃及 秘鲁 波斯都有结绳记事的记录 易经 系辞 记载 上古结绳而治 后世圣人易之以书契 中国云南独龙族 傈僳族 怒族 佤族 瑶族 纳西族 普米族 哈尼族和西藏的珞巴族 在中华人民共和国成立前 也仍用结绳方法记日子 傈僳族用结绳法记帐目 哈尼族借债 用同样长的两根绳子打同样的结 各执其一作为凭证 宁蒗的纳西族 普米族常用打结的羊毛绳传达消息 召集群众 德昂族的结绳记事 刻契记事 契刻的目的主要是用来记录数目 因为人们订立契约关系时 数目是最重要的 也是最容易引起争端的因素 于是 人们就用契刻的方法 将数目用一定的线条作符号

8、 刻在竹片或木片上 作为双方的 契约 这就是古时的 契 后来人们把契从中间分开 分作两半 双方各执一半 以二者吻合为凭 古代的契上刻得是数目 主要用来作债务的凭证 甘肃省西宁县周家寨出土的仰韶期遗址的骨契图形 西双版纳基诺族的刻木记事 器物铭文 海内三大重器 毛公鼎大盂鼎大克鼎 之一的大盂鼎 又称廿三祀盂鼎 通高1021mm 口径784mm 腹深490mm 重153 5kg 形制为 立耳 深垂腹 腹上部饰曲折角兽面纹 足上部饰外卷角兽面纹 出脊 足下部略呈蹄形 鼎内铸有铭文19行 共291字 铭文分为两个部分 分别记载了周康王对贵族盂的训诰和赏赐 真实地反映了当时的社会状况 具有极高的史料价值

9、 二 档案 一 档案的含义根据 中华人民共和国档案法 1996年修订 的定义 档案是指过去和现在的国家机关 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动中的对国家和社会有价值的各种 图表 等不同形式的记录 直接形成 保存 历史 文字 声像 简言之 档案是记录人类 活动各种 的载体 社会实践 信息 档案定义包含以下几方面基本内容 1 档案来源和内容的 性 这从档案主体和涉及内容的多样性反映出来 2 档案是有价值的 记录 说明了文件转化为档案的两个条件 一是历史记录 即处理完毕的文件资料 二是有 即具有历史效用 三是按照一定规律保存起来 3 档案形式的多种多样 随着社会进步和

10、技术的发展 档案形式日益丰富 4 档案的本质属性是 性 是对实践活动的直接记录 而不是事后编写和随意收集 广泛 历史 原始记录 保存价值 档案内涵 1 档案来源于 2 档案的 一是 二是 三是 3 档案记录的是 4 人类的多样性决定了的多样性 1 2 社会实践 门类 社会群体 法人 自然人 形成主体是人 本质特征 原始信息 实践活动 档案 载体 档案内涵 源于实践 普遍的社会现象 档案内涵 原始信息 主体是人 多样性 自然人 法人 社会群体 人类社会特有现象 本质特性 门类 载体 声像档案 磁盘档案 光盘档案 胶片档案 档案的类别 文书档案 科技档案 专门档案 处理公务和私人事务而形成的档案

11、包括党政档案 人物档案及家庭档案 记述反映基本建设及生产技术和自然科学研究活动的技术文书材料 主要有 工程设计技术档案 生产技术档案 设备档案 自然科研技术档案 以及其他专门性技术档案 如地质 水文 气象档案等 各单位在进行专门业务工作中形成的档案 主要有人事档案 会计档案 诉讼档案 声像档案 案例 个人档案 姓名 李宇春性别 女英文名 Chris出生年 1984年生日 3月10日星座 双鱼座职业 歌手身高 174cm体重 50公斤血型 A型嗜好 唱歌跳舞学校 四川音乐学院专业 通俗演唱性格 内外兼修爱好 唱歌 跳舞 睡觉特长 唱歌喜欢的颜色 黑 蓝喜欢的卡通片 蜡笔小新人生信条 年轻没有失败

12、曾获奖项 第七届全国推新人大赛四川赛区 新人奖 首届CCTV全国校园歌手大赛四川赛区 特别奖 首届校园歌手英文歌大赛 二等奖 连任33频道音乐互动栏目两任擂主 获奖第七届全国推新人大赛四川赛区 新人奖 首届CCTV全国校园歌手大赛四川赛区 特别奖 首届校园歌手英文歌大赛 二等奖 2005年中国湖南卫视 超级女声 全国总决赛冠军 网络上流传着众多明星的 个人档案 对照 中华人民共和国档案法 有关档案的定义 思考这些 明星档案 是不是法律意义的档案 二 档案的来源 档案来源 档案来源于 文书 立卷归档 档案 有保存价值 前身 归宿 基础 精华 要素 组合 文书 二 档案的来源 联系与区别 文书与档

13、案是密不可分的有机整体 文书是档案的前身和基础 档案是文书的延续和精华 文书是档案构成要素 档案是文书的组合 两者具有同一性 又各具特殊性 1 文书与档案的联系1 两者记录和反映社会实践的功用相同 2 两者在内容和格式上完全一致 3 两者互为因果 2 文书与档案的区别1 两者的性质和形式不同 2 两者的目的和作用不同 3 两者存在和发挥效用的时间不同 华盛顿媒体报道 美国著名黑人民权运动领袖马丁 路德 金生前的手稿 书信及私人藏书将进行拍卖 报道说 7000多件留有马丁 路德 金墨迹的拍品 记录了他1946年至1968年生命中最辉煌的时间 其中包括加了批注的著名演讲 我有一个梦想 的4页 马丁

14、 路德 金的底稿 底稿 还有他1964年获 诺贝尔和平奖时的演说词 此外 拍品还包括马丁 路德 金的1000多册私人藏书 以及约800张学生时代用来记事的卡片 有人估计 这些资料的价值达到3000多万美元 宣统元年 1909 清朝政府修缮内阁大库 将库内档案移出 准备焚毁 学部参事罗振玉见到 遂请张之洞奏准罢焚 将档案移归学部暂管 北洋政府建立后 教育部接管这批档案并交历史博物馆筹备处管理 1921年教育部与历史博物馆以经费困难为由 将大部分档案装了8000麻袋约15万斤 以银洋4000元售给北京同懋增纸店作重造纸张的原料 1922年2月 罗振玉在市上见到纸店出售的部分档案 以1200元买回

15、雇人进行检理 发现不少秘稿史册 如满 蒙文的辽 金 元事例 明代有关边务战事的题本稿 清初开国要略 皇帝的硃谕批折及各国的题表等 罗遂择其珍件加以汇刊编印 史料丛刊初编 10册 1924年罗将大部分档案以1 6万元转卖给另一清朝遗老李盛铎 李盛铎挑选了档案中一些珍异史料 将其中的6万余件献给了伪满皇帝溥仪 其余部分以1 8万元转卖给中央研究院历史语言研究所 这时档案只剩12万斤 而且十分杂乱 一部分已破烂不堪无法整理 完整者仅五分之一 历史语言研究所经整理校勘 编辑出版了 史料丛刊 和 明清史料 多种 1936年该所将部分档案携至南京 后迁往台湾 留在北京的部分档案后由中国第一历史档案馆接收 八千麻袋事件 小结作业 一 1 2 二 1 2 文书 文书的含义 文书的产生 档案 档案的含义 档案的来源