《精编》职工岗位工作分析介绍

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1、人力资源管理基础之一职位分析 林雪瑩 人力资源开发与管理研究 第三节职位分析的方法 职位分析的关键步骤 准备阶段 调查阶段 分析阶段 完成阶段 确定职位分析用途成立职位分析小组 专家 人力资源部门人士 搜集职位的背景信息选择典型职位搜集职位信息 职位调查表 共同审查所获得的职位信息归纳总结出职位分析的必需材料和要素 核实职位描述 编写职位说明书修订职位说明书 形成最终的职位说明书 如何进行职位分析 美国劳工部的建议 一 获得初步的工作信息二 进行初次工作现场参观访问三 进行访谈 访谈对象的挑选 四 做第二次工作现场参观访问五 职位信息的整理六 核实工作描述 职位分析的方法 一 常用方法工作实践

2、法直接观察法访谈法问卷调查法典型事例法工作日志法二 其他方法职位分析问卷法 PAQ 管理职位描述问卷方法 MPDQ 功能性职位分析方法 FJA 1 访谈法及其类型 担任某一职位的员工对其工作内容和任职资格是最有发言权的 与任职者进行面谈是收集职位分析信息的一种有效方法 访淡法的种类包括 个体访谈法 群体访谈法 主管访谈法 个体访谈法适用于每位员工的工作有明显差别 职位分析的时间又比较充分的情况 群体访谈法适用于多名员工从事同样的工作的情况 使用集体面谈法时应请主管出席 或者事后向主管征求对收集到的材料的看法 主管访谈法同一个或多个主管面谈 因为主管对于工作内容有相当的了解 访谈法的典型问题 你

3、的主要工作职责有哪些 在每一项职责中需要从事哪些具体工作 每一项工作任务是怎样做的 工作的对象和流程是怎样的 完成每一项主要工作任务大约需要多少时间 完成每一项工作的主要难点或障碍是什么 在工作中是否需要遵循某些组织规章 政策或操作规程等等 履行每一项职责或工作任务应该达到的基本绩效标准是什么 你个人认为目前的工作量是否适中 过大 还是过小 完成这些工作需要怎样的学历 经验 技能等 完成工作时的环境和条件如何 完成这些工作有哪些生理以及精神上的要求 你认为你们部门内部的职位设置和分工情况是否合理 访谈法优缺点 优点 能够简单而迅速地收集职位分析资料 适用面广 由任职者亲口讲出工作内容 具体而准

4、确 能够发现特殊问题 便于解释职位分析的必要性与功能 提供员工发泄不满的机会 缺点 职位分析经常是调整薪酬的序幕 因此员工容易把职位分析看作是变相的绩效考核而夸大其承担的责任和工作的难度 这就容易引起职位分析资料的失真和扭曲 访谈过程中应该注意的若干细节问题2 1 要找到最了解工作内容 最能客观描述职责的员工 事先准备一份完整的访谈问题表 重要的问题先问 次要的问题后问 让对方有充足的时间从容地回答 尽快与访谈对象建立融洽的感情 说明访谈的目的以及选择对方进行面谈的原因 目的是不要让对方有正在进行业绩考核的感觉 如果对方的工作不是每天都相同 就请对方将各种工作责任一一列出 然后根据重要性排出次

5、序 这样就可以避免忽略那些虽不常见但却是很重要的问题 在面谈过程中 职位分析人员应该只是被动地接受信息 如果在工作内容的难度和任职资格方面与员工有不同的看法 不要与员工争论 以防止破坏双方合作的气氛 访谈过程中应注意的若干细节问题2 2 如果员工对主管人员进行抱怨 职位分析人员也不要介入 不要流露出对工资待遇方面有任何兴趣 否则会使员工夸大自己的职责 对收集信息工作产生误导 职位分析人员也不要对工作方法的改进提出任何的批评和建议 批评现行的工作方法会招致员工对组织产生反感情绪 克服员工对工作难度的夸大可以使用群体访谈或者分别与几个员工面谈的方法来解决 访谈结束后 将收集到的材料请任职者和他的直

6、属上司仔细阅读一遍 以便做修改和补充 2 问卷调查法 优点 能够从许多员工那里迅速得到进行职位分析所需的资料 节省时间和人力 实施费用一般比其他方法低 速度快 调查表可以在工作之余填写 不会影响工作时间 可以使调查的样本量很大 适用于需对很多任职者进行调查的情况 调查的资料可以数量化 由计算机进行数据处理 缺点 设计理想的调查表要花费很多时间 人力和物力 设计费用比较高 填写调查表是由工作者单独进行 缺少交流 被调查者可能不积极配合与认真填写 从而影响调查的质量 结构化问卷 封闭式 你的工作需要加班吗 非结构化问卷 开放式 你觉得哪项工作最重要 3 SMEs会议法 主题专家会议法 SMEs 与

7、熟悉目标职位的组织内部人和外部人 包括任职者 直接上司 曾经任职者 内部客户 其他熟悉目标职位的人以及咨询专家 外部客户 其他组织标杆职位任职者的集思广益的过程 德尔菲法 4个步骤 协助其准备好会议所需相关文件 初稿 问卷 访谈提纲等 5 8人 上级 专家 客户 相关中层管理者 优缺点分析 优点操作简单 成本低 适合各位企业开展 具备多方沟通协调功能 有利于得到企业的认同以及后期的推广 SMEs法 缺点结构化程度低 缺乏客观性 要受到与会专家的知识水平及其相关工作背景的制约 4 文献分析法 经济且有效的信息搜集方法 通过对现存的与工作相关的文档资料进行系统性分析 来获取工作信息的方法 主要作用

8、 收集工作的原始信息 初稿 5 工作日志法 工作日志法是为了了解员工实际工作的内容 责任 权利 人际关系及工作负荷 而要求员工坚持记工作日记 然后经过归纳提炼 取得所需工作内容和工作时间的一种职务信息获取方法 优缺点分析 优点所获得的信息的可靠性很高 适用与获取有关工作职责 工作内容 工作关系 劳动强度等方面的信息 所需费用也较低 工作日志法 缺点使用范围较小 不适用于工作循环周期较长 工作状态不稳定的职位 且信息整理量大 归纳工作繁琐 6 直接观察法 直接观察法是由职位分析师在工作现场通过实地观察 交流 操作等方式收集工作信息的过程 主要有直接观察法 自我观察法以及工作参与法三种 优点 职位

9、分析人员能够比较全面和比较深入地了解工作的要求 适用于那些工作内容主要是由身体活动来完成的工作 如装配线工人 保安人员等 缺点 它不适用于脑力劳动成分比较高的工作和处理紧急情况的间歇性工作 如律师 教师 急救站的护士等等 观察法 能较多 较深刻地了解工作要求 不适用于高层领导 研究工作 耗时长或技术复杂的工作 不确定性工作 面谈法 效率较高 面谈对象可能持怀疑 保留态度 对提问要求高 易失真 问卷调查法 费用低 速度快 调查面广 可在业余进行 易于量化 可对调查结果进行多方式 多用途的分析 对问卷设计要求高 可能产生理解上的不一致 实践法 短期内可掌握的工作 不适用于需进行大量训练或危险的工作

10、 日志法 可揭示工作的动态性 生动具体 费时 难以形成对一般性工作行为的总的概念 各种工作分析方法的优缺点 第四节职位说明书的编制 职位标识 名称 任职者 上级 下级 职位名称 职位目的或概要 为什么需要设置这一职位 一句话说明 主要应负责任 每一项责任的内容 要达到的目的 工作联系 报告对象 监督对象 合作对象 外部交往业绩衡量标准 如何衡量每一项责任的完成情况工作权限 该职位在人事 财务和业务上作出决策的范围和层级工作范围 对财务数据 预算以及人员等的影响范围多大工作的环境和工作条件 时间 地点 噪音 危险等等 任职资格要求 具备何种条件的人能够承担这一职位其他有关信息 主要挑战 决策和规

11、划 职位说明书的项目 1 工作标识 工作名称 招聘主管所属部门 人力资源部上级 人力资源经理下属 招聘专员薪点范围 50 60 什么是职位目的 用一句话说明某一职位存在的目的和价值 对职位目的的描述应当是具体的 特定的 而不是泛泛的 应当基本能够使阅读者形成对职位的大概了解 职位目的界定了职位在组织中所扮演的主要角色 职位为什么会存在 职位上的任职者在何种约束条件或限制条件下开展工作 职位在长期中有什么稳定的目标 2 职位目的 职位目的编写方式一 为了 结果 市场占有率 利润 销售额 数量 质量 服务 在 政策 原理 准则 制度 日常监督 做什么 组织 指导 推荐 计划 操作活动 目的 范围内

12、 动作 行为 职位目的 说明该职位在整个组织中的地位和作用 在什么样的范围内行使自己的职责 概括性的表述该职位的工作职责 通常表现为 职位目的编写方式一举例 为了 为了完成销售额 实现利润及获得市场占有率 在 在公司的营业发展方向和产品政策指导下 做什么 制定营销策略 建立和维护营销部门的组织结构 提高部门绩效 完善服务质量 目的 范围内 动作 行为 职位目的 营销总监 职位目的编写方式一举例 为了 为了保证公司人才配置 在 在公司人力资源规划指导下 做什么 制定并实施公司各项招聘计划 完成招聘目标 目的 范围内 动作 行为 职位目的 招聘主管 职位目的编写方式二 以达到 结果 市场占有率 利

13、润 销售额 数量 质量 服务 在 政策 原理 准则 制度 日常监督 做什么 组织 指导 推荐 计划 操作活动 目的 范围内或约束条件下 动作 行为 以达到 保证公司人才优化配置 在 公司人力资源规划指导下 做什么 制定并实施公司各项招聘计划 完成招聘目标 目的 范围内或约束条件下 动作 行为 职位目的 招聘主管 例一 分厂厂长约束条件 根据公司的生产计划安排 包含动词的主要工作活动 管理和调配工厂的全部设施 目的或结果 以按照质量标准的要求 在一个安全的工作环境下生产出预定的产量 例二 信息技术主管约束条件 在公司经营目标和政策指导下 包含动词的主要工作活动 向公司各部门提供有关信息技术以及通

14、讯方面的建议和服务 目的或结果 以通过科技手段提高公司的生产效率以及生产率 职位目的编写方式二举例 2 1 例三 销售员约束条件 根据公司的销售政策和要求 包含动词的主要工作活动 辨别 接触和拜访潜在客户 目的或结果 以向客户介绍和销售企业的产品 职位目的编写方式二举例 2 2 职位目的编写的常见缺陷 描述内容过于太空泛所做描述与其他职位没有显著区别仅仅是对工作职责做一个简单的罗列使用大量规范性的形容词 3 职位的工作联系 财务经理 其他各部门经理 审计员 审计经理 政府 银行 外部审计机构 内部联系 3 职位的工作联系 招聘主管 人力资源经理 其他各部门经理 招聘专员 招聘主管 社保部门 各

15、高校 招聘中介 内部联系 4 工作职责与工作任务描述 工作职责 描述该职位的主要工作职责 即该职位的任职者花费大部分时间和精力的工作 一般不超过8条 工作任务 是完成某项工作职责时 所要进行的各项任务 每一项工作职责都是由若干任务组成的 对于那些无法穷尽的工作任务以及概念单一非常容易理解的职责 可以不用在职位说明书上标明任务 澄清职责每个人首先做好自己职责范围内的事情对组织的承诺 主要工作职责的描述要领 准确使用描述行为的动词以明确角色揭示工作流程以及信息的流向 指明工作活动的目的或所要产生的结果 做什么 what 为什么做 why 对谁做 Forwhom 在哪里做 where 什么时候做 w

16、hen 如何做 how 工作职责与任务描述的六大要素 5W1H 履行职责书写的不良格式 X负责预算工作 X负责培训工作 X负责仓库保管工作 X负责保卫工作 关于工作职责的正确描述 格式 准备 监督和控制 制订和实施 部门年度预算 培训计划和方案 动词 做什么 对象 对什么 对谁 目标 什么结果 与人力资源部门配合 有计划地培训 训练 所属人员 妥善存储 整理及保管 所有待销的商品 举例 主要履行职责格式 大学老师 根据大学的政策和指导方针 如何做 来设计一个教学大纲 做什么 以告知学生 对谁做 本门课程的要求 为什么要做 举例 主要履行职责格式 招聘主管 根据各部门人员需求计划表 如何做 在2周以内 什么时间 进行招聘 做什么 以配合各部门 对谁做 人才配置需求 为什么要做 准确使用动词 录入 打印文件 搜集 整理以及发布竞争对手的信息资料 提供解决客户问题的建议 采购 发放办公用品 安排保洁员对办公区进行清洁 撰写市场预测与分析报告 培训客户服务热线值班人员 职位分析常用动词库 3 1 针对制度 方案 计划等文件 编制 制订 拟定 起草 审定 审核 审查 转呈 转交 提交 呈报 下达