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1、学 海 无 涯 公司公司采购工作廉政风险探究采购工作廉政风险探究 绍兴县江滨水处理有限公司 孙轶超 摘摘 要要 从业务流程 管理制度 环境因素等方面来剖析公司采购 工作存在或潜在的廉政风险点 作者通过结合工作实际对廉政风险点 的防范措施进行探究 实行主动预防和超前防范 关键词关键词 公司采购 廉政风险 超前防范 学 海 无 涯 近日 公司就做好集团公司 2013 年纪检调研工作的要求 对公司生产物资 工程物资 办公用品和劳保用品等物资的采购工作进行廉政风险探究 分析其存 在或潜在的风险点 针对涉及的人 财 物等重点单位 实行主动预防和超前防 范 公司企管部的采购人员理所当然的列入其中 是高风险
2、岗位 作为身处其位 的我们理应从做好本职工作出发 认真思考 分析并做好风险防范 一 一 存在或潜在的风险点分析存在或潜在的风险点分析 公司物资采购主要分为工程设备材料批量招标采购和零星物资采购 公司规 定 一次性采购金额在 5 万元及以上的工程设备材料归为工程设备材料批量招标 采购 需报集团公司按照县水务集团 公共资源交易管理办法 执行 由设备部 负责组织采购 金额少于 5 万元的工程材料物资连同公司生产物资 办公用品和 劳保用品等归为零星物资采购 由企管部负责组织采购 后者具有涉及面广 商 品单价较低且不在集中供应商以内 廉政风险点分散等特点 但两者都存在或潜 在的风险点可归纳为业务流程 管
3、理制度 环境因素等 3 个方面 一 业务流程 无论是工程设备材料批量招标采购还是零星物资采购 归纳起来基本都包 括 采购计划的论证 采购方式和供应商的确定 招标文件的编写 合同的签订 与验收入库管理等 以上每个流程都存在风险点 下面就从这几方面入手分析存 在或潜在的风险点 1 采购计划的论证 工程设备材料批量招标采购经过审批通过后 报集团公司工程技术部审查同 意后便可以直接组织实施采购 而零星物资采购由企管部对每月各部门申请购买 的物资进行汇总 经公司办公会议讨论研究审批同意后才可实施采购 另外对临 急需物资 可以进行临时采购 但有严格的计划审批程序 公司物资采购经费均是有公司财政支出 不存在
4、其他经费来源 因此要合理 控制采购成本 并且遵循 保质保量 货比三家 原则 所以各申购部门需要对 申购的物资进行市场售价估计和详细的规格型号 往往采购人员对拟采购的物资 缺乏认真的论证 而这恰恰为廉政风险的产生提供了可能 具体表现在 一是不 参考物资估价而直接购买 二是采购人员对申购的物资规格 型号模棱两可 给 供应商有机可乘 这样一来 不但使公司财政支出预算有很大偏差 还会发生高 学 海 无 涯 价购得劣质商品 影响公司的生产运行 2 采购方式和供应商的确定 采购方式的确定是采购工作的准备阶段 采购人员在明确计划后如何运作的 抉择过程 风险点主要表现在采购人员未选择合适的采购方式 如应该公开
5、招标 但采用邀请招标 将竞争性谈判与询价采购混为一谈 多发生在工程设备材料批 量招标采购和需要招标采购的零星物资中 另外 风险点还表现为 申购部门强 调其物资的特殊性 混淆采购人员对采购做出正确的采购方式 将完整的采购项 目或设备分解成几个独立的部分 从而使得每个小部分预算金额达不到公开招标 采购限额 有意避免招标而转为零星采购 零星采购是采购人员自由选择物资供应商的 主动权在采购人员 其主要风 险点表现为采购人员出于某种目的 滥用职权 以权谋私 零星采购具有涉及面 广 分散的特点 廉政风险点便积沙成塔 逐渐放大 3 招标文件的编写 招标文件的编写涉及申购部门和采购人员 两者都有可能制造廉政风
6、险 一 方面 部门申购物资是由申购人提出的 申购人需要向采购者递交详细的设备参 数 为了保证某个 友好 供应商得到合同 将关键的技术指标排他性条款 为 其设萝卜坑位 导致广大的投标单位不能应约 使得 友好 供应商提出竞标 友好 供应商又使用不正当手段 买断几个他 友好 的供应商进行串标 最 终得中标 另一方面 采购人员出于某种目的在操作过程中可以设定投标入门高 或低门槛 以确保 意中人 顺利进入招标规定的程序 也存在采购人员在编写 招标文件过程中向 意中人 透露细节 与其共同参与合谋 有意对竞标价进行 不正确的估计 使得公开招标演变为自由招标 4 合同的签订与验收入库管理 合同签订的风险点主要
7、表现为 签约过程中不认真研究和对招标文件的条 款 出现规格不详 配套附件遗漏 违约责任不明显等现象 从而导致中标人签 订变更招标实质性内容的合同 采购人员对物资的生产过程到验货环节的监督不 到位 特别是在在验货环节采购人员未及时组织三方在场 即申购部门 采购部 门和仓库进行共同验收 或未认真复核投标产品与实际到货产品的型号和规格 交付的物资设备质量要求比合同要求的低 直接交付仓库进行入库手续 到生产 学 海 无 涯 运行上用上时才出现这样那样的问题 这意味着公司的资金浪费 实质上也是一 种腐败行为 二 管理制度 管理制度机制产生的风险点主要表现为管理制度不够完善 监督机制缺乏 处罚力度不够 激
8、励机制未纳入考评 对于采购人员来说甚至有时扮演的是单纯 的 中间人 联系公司和供应商 因为是公司是国有企业 按月完成采购计划就 是头等大事 节约成本的思想就麻痹大意 物资采购产生腐败的根本原因 一是采购人员以权谋私 职权滥用 二是权 力失去制度的衡量和约束 尽管出台一系列的规章制度 但监督机制未能有效的 发挥作用 给个别人谋取私利提供可乘之机 三 环境因素 对很多人来说 采购工作是一份美差 是对权力的释放和之后种种诱惑的 享受 现在社会人的功利心理与机会行为被放大 虽然国家经济不断发展 但人 的道德素质 个人修养水准并没有得到相应提高 采购人员也同样有七情六欲 在诱惑面前 难免会抵挡不住 一旦
9、人性自私性战胜道德观的约束 也就随波逐 流 通过权力来谋取私利 二 二 风险风险防范措施防范措施 我们无法改变环境因素 但是我们可以通过规范采购工作的业务流程 完善 相关制度 强化监督机制 加强宣传教育 提高思想道德水平等来避免或减少廉 政风险的发生 一 规范业务流程 做好前期的采购计划申报 选择正确的采购方式及编写合理的招标文件 以 公平 公正 公开为原则实施招标采购 严格把关合同的签订与验收入库管理等 使采购工作变成真正的阳光采购 1 做好采购计划的前期论证 公司目前申购模式是各部门派专人负责本部门的物资购买申报工作 收集需 要购买物资的信息 包括市场售价估计 规格 型号 详细的使用目的等
10、 得到 仓库库存量核对后 报部门领导审核 再经过分管领导审批 由企管部整理成公 司月度采购计划 最后报公司办公会议通过 月度计划确定后 如规格 型号模 学 海 无 涯 棱两可 实际采购单价超过预算单价 10 及以上 且单项总金额超过 500 元的 采购人员均不可以购买物资 要原申购部门重新填报临时请购单 按规定的临时 请购程序报批后放可采购 这样就是做好前期的采购计划论证工作 减少人为因 素的干扰 2 选择合理的采购方式 认真编写招标文件 公司采购人员对月度采购计划进行采购方式分类 如政府采购 招标采购 零星采购 工程设备材料批量招标采购和需要招标采购的零星物资中 选择合理 的采购方式 和申购
11、部门的提供的技术参数密不可分 申购部门应本着实事求是 认真负责的态度 坚持技术上先进 经济上合理 生产运行适用的原则 提供给 采购人员技术信息 再由企管部采购人员方式确定 如公开招标采购 邀请招标 采购 询价采购 定向采购 协议采购 谈判性采购 竞争性采购等 申购部门 不因仗着物资的特殊性而扰乱正常采购程序 采购也可以选择代理招标形式 着 重解决以下问题 一是减少采购过程中人为因素的干扰 二是避免整体采购项目 拆分成小项目 在招标采购中 无论是什么形式的招标 招标文件的编写是采购到优质性价 比的物资为基础 应遵循竞争性 公开性和公平性的原则 只有编写合理的招标 文件 才能充分调动各供应商之间的
12、竞争 不但增加了采购的透明度 还获得价 格 质量 技术 服务等优势 使得公司有较大的选择空间 减少不公平竞争及 腐败行为的发生 但在招标工程中 必须严格规范各项制度 要有全过程的监督 才能减少风险的发生 否则采购也只是流于形式 3 严格把关合同签订 招标采购的合同一般是采购人员起草 公司作为甲方 严格依照招标文件的 要求进行 详细说明技术参数 送货或安装调试日期 违约责任 结算方式和期 限 售后服务等 另外还需要供应商递交总金额一定比例的履约保证金 来保证 其整个供货过程的物资质量和服务 待验收合格后 按总金额 90 的货款支付给 供应商 余下 10 作为产品质量保证金 一般一年后无质量问题与
13、供应商结清 这样有效保障了产品的售后服务 4 验收入库管理 验收入库是采购流程的最后一关 也是相当重要的一关 申购部门 采购人 学 海 无 涯 员 仓库组成验收小组 对招标物资或零星采购物资进行验收 从数量 质量等 方面确认其与招标文件一致方可签收 如有异议均有采购人员和供应商协商处 理 予以补发或是换货 验收小组组织二次验收 到完全满意为止 二 完善制度建设 营造和谐的采购环境 完善采购制度 主要是在工作中注意研究新情况 发现新问题 探讨新方法 制定并完善科学 规范采购工作流程和规章制度 如今年 8 月份 公司新增 关 于物资采购实际单价超预算单价的处理办法 规定了物资采购原则上在预算价 内
14、采购 以控制财政预算支出 减少廉政风险发生 公司年中和 6 家供应商签订 了零星物资长期供货合同 包括办公用品 生产物资 劳保用品等 即降低了成 本 又保证了供货质量和售后服务 同时还有效的避免或减少了廉政风险的发生 对于招标采购而言 严格执行公开评标标准和评标办法 建立完善的评标专家制 度 对所有供应商都实行公平原则 所以的招标内容 采购活动内容全程透明 不搞 暗箱操作 有效的制止了供应商的商业贿赂 大大减少廉政风险的发生 当然 在完善制度的同时 也要加强对采购人员的思想道德和反腐倡廉的教 育 树立正确的价值观 采购人员要认清自己的身份 所处的环境 摆正位置 完成采购工作少不了供应商的配合和
15、支持 采购人员为公司和供应商搭建了桥 梁 就有义务让桥面整洁并保持通畅 三 三 认真做好服务认真做好服务 采购工作要从源头上杜绝商业贿赂行为 从管理制度入手 严格把控采购计 划的论证 招标方式的确定 标书编写 合同签订 验收入库管理 形成一套科 学合理的采购程序 从源头铲除可能滋生商业贿赂现象的污点 加强公司采购管理是反腐败的必然要求 也是公司党风廉政建设中的一项重 要任务 经常性地组织学习 深入党风廉政建设和反腐工作 要警钟长鸣 每一 次采购的开展对采购人员来说都是一次学习实践的考验过程 采购工作是服务性 岗位 是公司正常生产运行的后勤保障力量 我们也应本着全心全意为公司服务 的工作态度 认认真真不折不扣地完成采购任务 我们只有认清采购过程中存在 或潜在的风险点所在 并有针对性地采取防范措施 制定并完善业务流程 规章 制度及制约机制 才能做到主动预防和超前防范 只要发挥各种手段配合作用和 整体效能 就一定能把公司采购廉政风险点降到最低 学 海 无 涯 参考文献参考文献 1 杨国华 高校设备采购前期论证工作的管理与思考 J 中国现代教育装 备 2007 4 10 11 2 洪向华 加强商业道德建设是治理商业贿赂的一项根本措施 J 山西建 筑 2010 4 91 92
