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1、工程建设文件档案资料管理 本章能力目标 本章主要内容涉及实际工作中的工程建设资料管理 工程文件档案资料管理非常重要 且在实际工作中会经常接触到 因而须熟练掌握有关内容 本章知识目标及学习要求 了解工程建设文件档案资料的概念 分类及其管理职责 熟悉工程建设档案的编制质量要求与组卷的方法 工程建设监理文件档案资料的管理 掌握工程建设档案资料的验收与移交 工程建设监理文件表格体系和主要文件档案 本章重点 难点 工程建设档案的编制质量要求与组卷的方法 工程建设档案资料的验收与移交 工程建设监理文件档案资料管理 第一节工程建设文件档案资料管理概述 一 工程建设文件档案资料概念与特征 一 概念1 工程建设
2、文件在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录 2 工程建设档案在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字 图表 声像等各种形式的历史记录 3 工程建设文件档案资料载体形式 纸质 光盘 磁性材料等 一 工程建设文件档案资料概念与特征 二 工程建设文件档案资料特征1 分散性和复杂性多层次 多环节 相互关联 2 继承性和时效性3 全面性和真实性4 随机性5 多专业性和综合性 一 工程建设文件档案资料概念与特征 三 工程文件归档范围执行现行的 工程建设文件归档整理规范 GB T50328 2001 以下简称 规范 工程文件分五大类 工程准备阶段的文件 监理文件 施工文件 竣工图 竣工验收文件 二
3、 工程建设文件档案资料管理职责 归档的含义 一是向本单位档案管理机构移交 二是勘察设计 施工 监理等单位将各自形成的文件向建设单位档案管理机构移交 三是建设单位按照现行规范的要求 汇总后向地方城建档案管理部门移交 二 工程建设文件档案资料管理职责 一 各参建单位的职责1 共同职责1 工程建设档案应依据施工及验收规范 工程合同 设计文件 工程施工质量验收统一标准等 2 工程档案资料应与工程进度同步 并按专业归类 采用统一格式的表格 二 工程建设文件档案资料管理职责 3 工程档案资料应分级管理技术负责人负责本单位工程档案资料的全过程组织及审核工作 资料员负责工程档案资料的收集 整理工作 2 建设单
4、位职责1 与勘察设计 监理 施工等单位签订合同时 应对工程文件的套数 质量 移交时间等提出明确要求 二 工程建设文件档案资料管理职责 2 收集和汇总勘察 设计 施工 监理等单位立卷归档的工程档案 3 在组织工程竣工验收前 应提请当地城建档案管理部门对工程档案进行预验收 未取得工程档案验收认可文件 不得组织工程竣工验收 4 对列入当地城建档案管理部门接收范围的工程 应在工程竣工验收3个月内 移交一套符合规定的工程文件档案 二 工程建设文件档案资料管理职责 5 必须向参与各方提供与工程建设有关的原始资料 原始资料必须真实 准确 齐全 3 监理单位职责1 应设专人负责监理资料的收集 整理和归档工作
5、2 对施工单位的工程文件的形成 积累 立卷归档进行监督 检查 二 工程建设文件档案资料管理职责 2 对施工单位的工程文件的形成 积累 立卷归档进行监督 检查 3 编制的监理文件的套数 提交内容 提交时间 应按照 规范 和各地城建档案管理部门的要求编制移交清单 经双方签字 盖章后及时移交建设单位 由建设单位收集和汇总 二 工程建设文件档案资料管理职责 4 施工单位职责1 应设专人负责收集和整理工程项目的施工文件 2 总包单位负责收集 汇总各分包单位形成的工程档案 并及时向建设单位移交 3 按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕 再移交建设单位进行工程竣工验收 4 负责编制的施工文件的套数不得少于地
6、方城建档案管理部门要求 二 工程建设文件档案资料管理职责 5 地方城建档案管理部门职责1 负责接收和保管所辖范围应当永久和长期保存的工程档案和有关资料 2 列入报送工程档案范围的工程项目 其竣工验收应参加并负责对移交的工程档案进行验收 三 工程建设档案编制质量要求与组卷方法 一 归档文件的质量要求1 归挡的工程文件一般应为原件 2 工程文件应采用耐久性强的碳素墨水书写 3 工程文件应字迹清楚 图样清晰 图表整洁 签字盖章手续完备 4 工程文件中文字材料宜为A4 70g 幅面 图纸宜采用国家标准图幅 三 工程建设档案编制质量要求与组卷方法 5 图纸一般采用蓝图 竣工图应是新 蓝 图 不得使用图纸
7、复印件 6 所有竣工图均应加盖竣工图章 7 利用施工图改绘竣工图 必须标明变更修改依据 凡施工图结构 工艺 平面布置等有重大改变 或变更部分超过图面1 3的 应当重新绘制竣工图 竣工图要求 三 工程建设档案编制质量要求与组卷方法 8 不同幅面的工程图纸应按规定统一折叠成A4幅面 图标栏露在外面 9 工程文件应采用打印的形式并使用档案规定用笔 手工签字 在不能够使用原件时 应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处 三 工程建设档案编制质量要求与组卷方法 二 归档工程文件的组卷要求1 立卷的原则和方法1 工程文件应按单位工程组卷 2 立卷的方法 1 工程文件按五大类进行分类组卷 2 监理文件按单
8、位工程 分部工程 专业 阶段等组卷 三 工程建设档案编制质量要求与组卷方法 3 施工文件按单位工程 分部工程 专业 阶段等组卷 4 竣工图按单位工程 专业等组卷 5 竣工验收文件按单位工程 专业等组卷 3 立卷过程中宜遵循下列要求 1 案卷不宜过厚 一般不超过40mm 2 案卷内不应有重复文件 不同载体的文件一般应分别组卷 三 工程建设档案编制质量要求与组卷方法 2 卷内文件的排列1 文字材料按事项 专业顺序排列按批复在前 请示在后 印本在前 定稿在后 主件在前 附件在后的顺序排列 2 图纸按专业排列 同专业图纸按图号顺序排列 3 既有文字材料又有图纸的案卷 文字材料排前 图纸排后 三 工程建
9、设档案编制质量要求与组卷方法 3 案卷的编目1 编制卷内文件页号应符合下列规定 1 每卷单独编号 卷内文件从有书写内容的页面开始编号 2 页号编写位置 单页书写的文字在右下角 双面书写的文件 正面在右下角 背面在左下角 折叠后的图纸一律在右下角 3 成套图纸或自成一卷的文件材料 原目录可代替卷内目录 不必重新编写页码 三 工程建设档案编制质量要求与组卷方法 4 案卷封面 卷内目录 卷内备考表不编写页号 2 卷内目录的编制应符合下列规定 1 卷内目录式样宜符合 规范 中附录B的要求 2 序号应以一份文件为单位 用阿拉伯数字从 1 开始依次标注 3 进行文件编号时 应填写工程文件原有的文号或图号
10、三 工程建设档案编制质量要求与组卷方法 4 文件题名的填写应按照文件标题的全称进行 5 日期填写应以文件形成的日期为准 6 页次应填写文件在卷内所排列的起始页号 最后一份文件填写起止页号 7 卷内目录排列在卷内文件之前 三 工程建设档案编制质量要求与组卷方法 3 卷内备考表的编制应符合下列规定 1 卷内备考表的式样宜符合 规范 中附录C的要求 2 卷内备考表主要标明卷内文件的总页数 各类文件数 照片张数 以及立卷单位对案卷情况的说明 3 卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后 三 工程建设档案编制质量要求与组卷方法 4 案卷封面的编制应符合下列规定 1 案卷封面印刷在卷盒 卷夹的正表面 也可采用内
11、封面形式 案卷封面的式样宜符合 规范 中附录D的要求 2 案卷封面的内容应包括 档号 档案馆代号 案卷题名 编制单位 起止日期 密级 保管期限 共几卷 第几卷 3 案卷题名应包括工程名称 专业名称 卷内文件的内容 三 工程建设档案编制质量要求与组卷方法 4 保管期限永久指工程档案需永久保存 长期指工程档案的保存期等于该工程的使用寿命 短期指工程档案保存20年以下 5 工程档案套数一般不少于两套原件 一套由建设单位保管 另一套要求移交当地城建档案管理部门保存 5 卷内目录 卷内备考表 卷内封面应采用A4 70g 幅面 四 工程建设档案验收与移交 一 工程建设档案验收1 验收条件列入城建档案管理部
12、门档案接收范围的工程 建设单位在组织工程竣工验收前 应提请城建档案管理部门对工程档案进行预验收 建设单位未取得城建档案管理部门出具的认可文件 不得组织工程竣工验收 四 工程建设档案验收与移交 2 验收内容及要求1 工程档案分类齐全 系统完整 2 工程档案的内容真实 准确 3 工程档案的立卷符合 规范 的规定 4 竣工图绘制方法 图式及规格等符合专业技术要求 图面整洁 盖有竣工图章 5 要求单位或个人签章的文件 其签章手续完备 6 文件材质 幅面 书写等符合要求 四 工程建设档案验收与移交 二 工程建设档案移交1 建设单位在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交一套符合规定的工程档案 2
13、建设单位向城建档案管理部门移交工程档案时 应办理移交手续 填写移交目录 双方签字 盖章后交接 3 施工单位 监理单位等应在工程竣工验收前将工程档案按合同规定的时间 套数移交给建设单位 办理移交手续 五 工程建设档案的分类 一 工程准备阶段文件1 立项文件2 建设用地 征地 拆迁文件3 勘察 设计文件4 招投标及合同文件5 开工审批文件6 财务文件7 建设 施工 监理机构及负责人 五 工程建设档案的分类 二 监理文件1 监理规划2 监理月报中的有关质量问题记录3 监理会议纪要中的有关质量问题记录4 进度 质量 造价控制文件5 分包资质文件6 监理通知及回复文件7 合同及其他事项管理文件8 监理工
14、作总结文件 五 工程建设档案的分类 三 施工文件1 建筑安装工程1 土建工程 1 施工技术准备文件 施工组织设计 技术交底 图纸会审记录等 2 施工现场准备 工程定位测量 基槽开挖放线测量等 3 地基处理记录 验槽记录 试桩记录等 五 工程建设档案的分类 4 工程图纸变更记录 图纸会审 设计变更 工程洽商等 5 施工材料 预制构件质量证明文件及复试试验报告 6 施工试验记录 砂浆 试块 抗压强度试验报告 混凝土抗渗试验报告 商品混凝土复试报告 钢筋接头 焊接 试验报告 防水工程试水检查记录等 7 隐蔽工程检查记录 基础和主体结构钢筋工程 钢结构工程 防水工程 五 工程建设档案的分类 8 施工记
15、录 工程定位测量检查记录 冬施混凝土搅拌 养护 测温记录 9 工程质量事故处理记录 10 工程质量检验记录 检验批 分项 分部工程质量验收记录 基础 主体工程验收记录 11 竣工图 12 竣工验收文件 单位工程质量竣工验收记录 竣工验收报告 竣工验收备案表 工程质量保修书 五 工程建设档案的分类 2 机电设备安装工程 1 一般施工记录 施工组织设计 技术交底 施工日志 2 图纸变更记录 图纸会审 设计变更 工程洽商 3 设备质量检查 安装记录 质量合格证 设备说明书 开箱报告 设备安装记录 设备试运行记录 4 预检记录 五 工程建设档案的分类 5 隐蔽工程检查记录 6 施工试验记录 电气照明
16、动力 给排水 消防 采暖 通风 空调 燃气等系统调试 试运行记录 电梯接地电阻 绝缘电阻测试记录 空载 半载 满载 超载试运行记录 平衡 运速 噪声调整试验报告 7 质量事故处理记录 五 工程建设档案的分类 8 工程质量检验记录 9 竣工图 10 竣工验收文件 3 室外工程 1 室外安装 2 室外建筑环境 五 工程建设档案的分类 2 市政基础设施包括 道路 桥梁 广场 隧道 铁路 公路 航空 水运 地下铁道等轨道交通 地下人防 水利 排水 供水 供热 供气 电力 电讯等地下管线 高压架空输电线 污水处理 垃圾处理厂等工程 第二节工程建设监理文件档案资料管理 一 监理文件档案资料管理的基本概念及意义 一 概念对与监理相关的文件和档案进行收集积累 加工整理 立卷归档和检索利用等一系列工作 资料管理员 二 意义 三 传递流程所有的文件档案资料进出只有一个通道 二 工程建设监理文件档案资料管理 一 监理文件和档案的收文与登记在收文登记表上进行分类登记 应记录 文件名称 文件摘要信息 文件的发放单位 部门 文件编号以及收文日期 追溯性 如原件的保存处 完备性 二 监理文件档案资料传阅与登记 二
