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1、归档文件整理规范 本讲内容 第一节江西省归档文件整理规范第二节归档文件的整理 第一节江西省归档文件整理规范江西省归档文件整理规范DB T380 2002江西省质量技术监督局2002年第1号公告发布 规范 要求2002年7月1日起开始实施 2000年以后的文书档案均按 规范 整理 归档文件应从一个新的整理年度开始 由各业务职能部门按 规范 要求将归档文件整理完毕后交本单位档案室管理 一 定义 一 归档文件立档单位在其职能活动中形成的 办理完毕 应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 范围 收文 发文 电报 报表 会议材料 调查材料 各种记录 登记表册 二 件归档文件的整理单位 一般以每份文件为一件
2、 自然件是指一个直接责任者形成的文件 自然件分为两种 一是纯自然件 即无附带件的文件 二是合成自然件 即有附带件的文件 每份文件为一件 文件正本与定稿 发文稿纸及有领导批示或有处理结果的 文件处理单为一件 正文与附件为一件 转发文与被转发文为一件 原件与复制件为一件 报表 名册 图册等一 本 为一件 简报 周报等参阅材料一期为一件 规范 允许将这样的两份或多份文件合为一件 作为整理的基本单位 这类文件包括 1 文件正本与不同稿本2 正文与附件3 正文与文件办理单4 原件与复制件5 转发文与被转发文6 报表 名册 图册等7 来文与复文 三 归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订 分类 排列 编
3、号 编目 装盒 使之有序化的过程 归档文件整理是公文处理的最后一个环节 为什么要提倡归档文件整理办法 1 简化整理环节 提高工作效率 2 便于管理 方便利用 3 便于实现计算机文档一体化4 有利于档案的编研开发工作 二 档案收集工作的概念 内容1 档案收集工作概念 按党和国家规定 通过例行的接收制度和专门征集的办法 将分散在各单位 个人手中以及散失在其他地方的档案 有计划地分别集中到各单位档案室和各级各类档案馆实现档案集中统一管理的活动 2 档案室收集工作内容包括三个方面 1 对本单位需要归档案卷的接收工作 2 对各现行单位和撤销单位具有长久保存价值的档案的集中和接收工作 3 对历史档案的接收
4、和征集工作 三 整理原则遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于管理和利用 形成规律 有机联系 区分不同价值 便于管理和利用 第二节归档文件的整理 一 掌握档案管理制度 1 了解本单位已有的档案管理制度 特别是归档制度 包括归档的范围 时间和要求 并明确有关人员的职责 档案管理制度包括各门类档案的归档 保管 保密 利用 鉴定制度 建立健全档案管理制度是档案工作的保障 档案业务工作 档案整理 档案管理工作 归档制度概念 根据国家法律 法规及有关文件要求 来制定的本单位应当归档的文件材料的收集 移交给本单位档案机构集中管理的制度 归档制度必须包括本单位的应归档所有职能部门 用
5、红头文件下发 制度内容包括 文件归档范围及保管期限 归档时间 归档程序 归档质量要求以及归档控制措施 档案员要做些什么才能更好地做好档案工作 了解历史知晓逻辑结合鉴定分析利用系统整理 2 按归档范围收集应归档的文件材料 区分全宗 一个全宗内应采用统一的分类方案 全宗 一个国家机构 社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体 制定全宗内文件的分类编号方案 下一页 常见的错误 基层单位文件材料数量少也采用多级分类 造成分类过细 应当根据文件材料的多少设定本单位档案分类的级数 如文书档案一般可采用 年度 保管期限 两级分类 档案的分类类目文书档案年度 保管期限 机构2003年永久办公室 业务处 人事
6、处 2003年30年办公室 业务处 人事处 2003年10年办公室 业务处 人事处 二 适用范围及条件 适用范围 适用于文书档案 前提条件 要应用计算机和优秀档案管理软件 三 文件归档与不归档范围 一 文件归档范围 本级的 1 以本单位名义发出的各种文件 2 以本单位党委 包括组织 宣传 纪检等部门 名义发出的各种文件 3 本单位召开的各种会议文件材料 4 本单位领导在上级 下级召开会议上的讲话 下一页 5 本单位对下级的检查 调查材料 6 本单位对内 外签订的合同 7 本单位工会 团组织形成的文件材料 8 本单位各部门在业务工作活动中形成的专业文件材料 9 本单位的出版物及其定稿 10 反映
7、本单位活动的剪报材料 11 本单位党委 行政办公会议记录 上级的上级机关对本单位批复性的文件 下级的1 年度和长远的工作总结 2 重要的专题报告 3 重大的案件 事故的调查 4 年度的 综合性的统计报表 同级和非隶属关系的与本单位往来的文件材料 二 不归档的范围 1 重份文件 2 无查考利用价值 如召开一般会议的会议通知 要求上报材料的函 洽谈工作的介绍信 一般临时工作的通知 如搞卫生 放假的通知 3 上级 同级机关发来的普法性 供参考不办的文件材料 三 收集的种类1 专题收集 1 专题会议 如表彰会 人大会 党代会 职代会 经验交流会议材料 2 专题调研 汇报 调研 开展各种检查 3 简报
8、信息专刊 4 案件处分材料 2 专业收集 工程档案竣工验收后收集归档 科研成果鉴定后收集归档 设备文件开箱和安装运行后收集归档 产品文件在定型生产后收集归档 会计文件在年终决算后收集归档 专业普查在普查工作结束后收集归档 3 正常收集 平时办理完毕的文件及时归档 对号入座 半年或年终集中收集 按收发文全面收集 4 重点收集 1 重点对象主要有 领导 主要职能科室负责人 技术负责人 工程师 经济师 会计师 2 重点岗位 人事 劳资 基建 综合办 3 重点漏洞 外出开会 参观 4 重点内容 人员分流 机构改革 四 把好收集工作的主要环节1 文书档案七把关 登记 盖印 帐外文件 工作调动 临时机构
9、检查 管理关2 科技档案四参加 设备开箱 竣工验收 产品定型会 成果鉴定3 建设项目档案三同步 一是与制定计划 签订合同有关责任人同步 二是与检查落实 项目工程实施 过程同步 三是与竣工验收同步 四 文件归档应注意问题 1 严格文件的登记制度 收进 发出 借出都要登记 2 办理完毕的文件要及时检查是否完整归档 3 注意 帐外 文件的收集 领导和有关人员外出开会的会议文件和参加公务活动形成的与本单位有关的文件 干部调动的行政介绍信及党员关系介绍信存根 入党通知 本单位形成的党组 行政 业务会议记录 本单位形成的各种规章制度 本单位各种统计表 五 划分不同的保管期限 1 需要永久保管的文件 上级党
10、政机关和业务主管单位直接针对本单位颁发的指导性文件 本单位制定的法规 政策性文件 本单位召开的党务会议 办公会议的会议记录 纪要 本单位有关组织机构成立 演变的文件 包括组织沿革 大事记 领导人 干部任免的文件 本单位党员 干部 职工花名册 本单位综合性总结 计划 统计报表 年度的 2 需30年保管的文件 本单位关于职能工作问题 业务会议的主要文件 本单位人事管理工作形成的文件 职称评定 调资 福利 奖惩等材料 属于本单位主要职能 业务并要贯彻执行的文件 本单位编制的工作简报 剪报等 3 需10年保管的文件 本单位形成的一般事务性文件 本单位半年的 季度的工作计划 总结 统计报表 下级单位报送
11、的专项总结 报告 统计等 六 归档文件整理 将归档文件以 件 为单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使之有序化的过程 归档文件整理分八步走 第一步 件的确定 第二步文件的修整 第三步装订 第四步分类排列 第五步编制归档号 第六步编目 第七步装盒 第八步入库排架 要保持分类方法的一致和稳定 计划 总结 统计报表按形成的年度归档 跨年度形成的文件 统一归在办结年度 注意 排列 同一保管期限内的文件最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序排列 成套性文件相对集中排列 如同一次活动 同一项工作 同一个会议 同一刊物 会议记录 大事记等 对未及时归档文件 排在相应类别的最后 归档文件整理流程 1 做好文件材料的鉴定 2 区分文件保管期限 3 一般以每份文件作为一件进行归档 4 对归档文件进行拆钉 修整 装钉处理 5 一般按文件形成时间排列编件号 6 盖归档章 7 用档案管理软件著录 编制归档文件目录8 按不同年度 不同期限 不同机构装盒 谢谢大家
