第四章 秘书工作环境

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1、第四章秘书工作环境教学目的和要求 了解秘书工作环境的含义 特点和类型理解秘书宏观 中观 微观工作环境的内涵及其作用教学重点和难点 秘书工作环境 宏观中观 微观 的内涵教学方法 讲解法 讨论法 启发法教学课时 两课时 问题 1 请你描述秘书的工作环境是怎样的 提示 工作场所 工作设施 办公用品 2 你认为在秘书的工作环境中最重要的是什么 秘书工作是在一定的环境中进行的 这个环境叫秘书工作环境 秘书工作环境是客观存在的 是多方面 多层次 多种因素的总和 秘书工作功效会受到各种环境因素的影响 环境有的有利于秘书工作 因此必须采取保护 使秘书工作适应这种环境 有的却是不良的环境 那就要采取改变或限制

2、使环境适应秘书工作的要求 从而提高秘书工作效率 影响秘书工作的环境有 宏观环境中观环境微观环境 第一节秘书工作的宏观环境一 秘书工作环境的涵义和特点涵义秘书工作环境是指直接或间接影响秘书工作效率的各种潜在外部力量的总和 秘书工作环境特点1 复杂和多样性 社会与自然环境 物质与精神环境 宏观 中观与微观环境 2 差异性 各国 各地区 各单位工作环境 3 变异性 社会变迁 环境的变化 环境的这些特点 深刻的影响秘书工作与环境之间相互作用的过程 1 环境决定 影响或制约秘书工作 2 秘书工作必须适应环境 3 环境的变化必然导致秘书工作发展变化 4 秘书工作对环境有能动作用 一是改善环境 二是污染环境

3、 二 秘书工作的宏观环境宏观环境 又称为一般环境 或大社会环境 它处于所有组织之外 并组织发生影响的外部环境 它是一种必须监测和适应的不可控制的环境 秘书工作的宏观环境主要有 政治法律环境 经济环境 科技环境 文化环境等 第二节秘书工作的中观环境秘书工作的中观环境指秘书所处的组织的性质 制度与结构方面的环境 它对秘书工作有着重要的影响 企业的组织结构现代企业是以现代企业制度为基础的 它是在国家公司法的规定下组建的 其组织模式就是公司法规定的几种形式 几种形式有 有限责任公司 国营独资公司 股份有限公司 任何一个公司组织中的工作人员由于地位的不同 纵向分为 高级管理人员中级管理人员操作执行人员

4、在企业中 董事会定期开会制定决策 决策以后由高级管理人员作具体的决策 由中级管理人员组织实施 操作执行人员具体执行 由于中层不可能担负起一个企业所有的职能 因此 必须将企业的中层横向分为若干职能部门 第三节秘书工作的微观环境 微观环境 又叫办公室环境 是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境 一 办公室环境的种类及对秘书工作效率的影响二 办公室环境的管理原则三 办公室的空间设计四 办公室的视觉环境管理五 办公室的听觉环境管理六 办公室的空气环境管理七 办公室的保健与安全环境 一 办公室环境的种类及对秘书工作效率的影响 办公室环境包括 第一 办公室的空间环境 系指房屋建筑与分配 办公空间的

5、大小 家具的布置 第二 办公室的视觉环境 它包括色彩 光线 第三 办公室的听觉环境 指办公室所处的有益或无益声音 第四 办公室的空气环境 指由生理空气因素 湿度 温度 空气流通与净化 造成的办公室的整个气氛 第五 办公室的健康与安全环境 办公室环境秘书工作效率的影响1 作业方面2 生理方面3 心理方面 1 作业方面办公环境对秘书人员的器官功能 知觉感受 体力消耗 心理反应都有直接影响 比如光线不足 足以使人的辨别力降低 眼力消耗较大 而生疲倦 使注意力难以集中 则效率降低 2 生理方面环境变化必然会引起生理变化 办公环境不适宜 会增加秘书的体力消耗 体力消耗过多则生疲劳 疲劳生则工作兴趣减低

6、兴趣低 工作效率必随之递降 3 心理方面办公环境的不适宜 会引起秘书对工作厌烦的心理反应 这种心理反应自然降低工作效率 心理厌烦导致人的精神苦闷及抑郁和怒怨之感 这些心情对工作效率皆有不良影响 案例 有意思的办公室美国一家家具公司 利用先进的灯光技术制造了虚拟加州海滩氛围的工作环境 工作人员可以穿着海滩短裤 T恤上班 享受100 的新鲜空气和自然光 有趣的是 根据美国 商业周刊 报道 这家公司的生产率因此提高了15 其中 有8位被挖角跳槽的员工 在离职两星期后自动回来报到 原因是他们 无法忍受其他单位晦暗的工作环境 二 办公室环境的管理原则 办公环境的管理是指对办公室环境加以合理的设计 组织和

7、控制 使其达到最符合秘书工作的需要 进而提高工作效率 完成组织欲达到的使命 在对办公环境进行管理的过程中 要坚持以下4个原则 1 方便即办公室的布局应该力求方便省时 如相关的部门及设备应尽可能安排在相邻的地方 以避免不必要的穿插迂回 便于工作的协调和同步进行 2 舒适整洁即无论是办公室 办公桌椅 还是抽屉等 不要放置与办公无关的东西 办公文具的摆放要井然有序 3 和谐统一即办公桌椅 文件柜 办公自动化设备等的大小 格式 颜色等协调统一 这不仅能增加办公室的美观 而且能强化成员之间的平等观念 创造出和谐一致的工作环境 4 安全即布置办公室时要留意附近的办公环境和办公室存放财物的安全条件 信息如纸

8、质文件存储在计算机里的数据等的安全和保密能否得到保障 电器的电源 电线 器物的摆放是否对人员造成生理上的危害等 办公室环境布置的原则与要求办公室环境管理的根本目的在于提高工作效率 具体原则是 三 办公室的空间设计 所谓办公室的空间管理是指组织为节省成本 有效地利用空间 缩短工作流程 迅速处理信息 提供良好工作环境 并促进秘书与其他工作人员的沟通与协调所作的办公室内的布置 办公室空间设计包括以下方面 1 各职能部门的场地设计主管办公区域里需保留适当的访客空间 同时又要和秘书保持最紧密的联系 以便于工作上的交流与沟通 与公众接触频繁的部门应设置于入口处 或者通向走廊 以减少穿过公开工作区的次数 如

9、前台文秘安置在入口处 以便接待来访客人 而不至于干扰其他工作部门 业务处理者安置在中央 位置次序面对同一方向 直线式组合 便于交接文件和沟通联系 审计部门位于离行政区较远的地方 有利于工作的保密与高度集中 主管的工作区域位于工作区域的后方 以便控制和监督 同时不因主管的接洽工作转移和分散工作人员的视线和精力 办公室空间设计的具体程序 1 对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析 明确各部门及各员工之间的关系 以此为依据确定每位员工的工作位置 2 按工作人员数额及其办公所需的空间 设定其空间大小 一般而言 每人的办公空间 大者可3 10平方米 普通者1 5 8平方米 3 选配相应得家具 桌椅

10、4 绘制办公室座位布置图 依图布置 5 办公设备安放提出合理化建议 优化设备 光源 百叶窗 办公桌椅 隔音玻璃 隔音板 档案柜 屏风 空调 电脑 传真机 复印机 2 工作中心的设计特殊工作中心 指特殊用途或专门业务的工作中心 它包括 接待中心该中心是公司机关和外界接触的媒介 故布置应井然有序 设计要点 远离公司机关主要部门 以免访客的干扰 放置公司简报或其它阅读资料的地方 应光线充足以利阅读 计算机中心布置要点 注意适当的湿度和温度 相对湿度为40 60 之间 温度在18 20 之间 对几种办公室设计的评价 1 采光通风良好2 员工面对同一方向 光线来自桌子的斜后方 不直接面对窗户3 公共空间

11、和私人空间相对独立4 直线对称布置5 桌椅统一大小6 家具颜色和谐7 使用办公室隔断 尽可能让个人空间不受干扰 1 接待室置于门口 不干扰其他员工工作 2 光滑 不透明的玻璃屏风当墙 易于架设 且可提供良好的光线和通风3 主管位于员工后方 易于观察工作地点发生的事情 和秘书距离较近 便于工作上的交流 4 采取直线对称的布置 避免不对称 弯曲与成对角的排列 5 档案柜当做隔断使用 主管的位置相对独立 其办公区域需保留适当的访客空间 1 常用的设备和档案柜与使用者相隔太远 2 档案柜也可背对背放置 当做隔断使用 3 开放式办公场地的布局 开放式办公场地又叫自由式的聚集办公室 其特点 没有个人办公室

12、 工作空间的位置通过安排可活动的物件来确定 每次进行工作间布局规划时 并不考虑窗户或其它常规结构的限制 而是以信息流和工作运转的自然路线所形成的不统一的款式来安排的 工作人员的地位更多地是由分配给他们的任务 而不是由他们的位置来确定的 如高级管理人员可以有较大的办公室及不同颜色 不同形状的办公桌 除此以外 几乎没有可以看得见的等级标志 德国 开放式办公室 4 开放式办公房间的空间设计的优点 降低能源成本和建筑成本 减少占地面积 降低了重新布局的成本 由于拆除了办公室的隔屏 管理者与被管理者的交往障碍减少了这有利于排除心理障碍 根据员工数量的多少 选择大间办公室要比采用同样大小的若干个办公室好得

13、多 更利用采光 通风 监督 沟通等 两种办公室布局方法的比较 四 办公室的视觉环境管理 办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物的颜色和照明 1 覆盖物它包括墙壁 天花板 地面 门窗 支柱等上面的覆盖物 有效的使用颜色 地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁 天花板的颜色协调一致 以保证一个统一的 和谐的环境 2 照明指为完成办公室的指定工作而提供适当的光线系统 光线的量 光线的量一般用w 瓦 代表 光线的质 光的设计 五 办公室的听觉环境管理 1 消除噪音的来源 2 用吸音的材料以减少噪音的影响 3 适量音乐的播放 六 办公室的空气环境管理 温度湿度空气流通空气的净化 七 办公室的保健与安全环境 保健 又

14、叫健康保护 办公室的健康环境对秘书人员具有不可忽视的意义和重要性 秘书人员保持良好的健康的身体 足以促进工作效率的提高 健全的精神寓于健全的身体中 组织应如何推行对秘书人员的保健方法呢 其主要方法有 1 定期健康检查 2 灌输卫生知识 3 采行疾病预防 4 保持环境整洁 5 推行健身运动 6 举办康乐活动 要造成一个安全的环境 就必须在以下方面加强管理 1 防盗 2 防火 3 防止意外伤亡 作业 请根据下列所给条件设计一间既高效 又舒适安全的办公室布置方案 并说明设计的思路 1 面积 设备及工作人员要求办公室面积 14平方米 办公人员 经理1人 秘书1人 下属3人 办公设备 文件柜2个 公用复印机一台 5张办公桌 隔离屏风等2 个人办公需求经理 多项 个人任务 给秘书安排任务 接待访客 秘书 两项 个人任务 接受上司安排的任务 下属 单项 个人任务 3 个人空间需求经理 办公桌应该离秘书最近 并拥有独立的接待空间 以保证不会给下属造成干扰 秘书 和经理办公桌最近 和经理频繁沟通不会影响其他同事下属 不受干扰的个人办公空间