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1、公文筐处理 目录 公文筐内涵 文件筐测试又叫公文处理测验 在这种测试中 受测者假定将接替某个管理者的工作 要在规定的时间内处理相当数量的文件 电话 信笺等 主要考察受测者的计划 决策能力 这是被多年实践完善并被证明为有效的管理干部测评方法之一 具体实施程序为 首先 向应试者发一套文件 包括下级呈来的报告 请示 计划 预算 同级部门的备忘录 上级的指示 批复 规定 政策 外界用户 供应商 银行 政府有关部门乃至所在社区的函电 传真及电话记录 甚至还有群众检举或投诉信等 这些文件经常会出现在管理人员的办公桌上 其次 向应试者介绍有关的背景材料 然后 告诉他 她 现在自己就是这个职位上的任职者 负责
2、全权处理文件篓里的所有公文材料 要使被测试者认识到 他现在不是在演戏 也不是代人任职 而是货真价实的当权者 要根据自己的经验 知识和性格在预定的时间内去解决问题 他不能仅仅描述自己将如何去做 而应是真刀真枪地处理每一件事 由此 每个应试者都留下一沓笔记 备忘录 信件等 这是应试者工作成效的最好记录 最后 处理结果将交由测评组 按既定的考评维度与标准进行考评 通常不是定性式的给予评语 而是就那些维度逐一给予评分 提供的信息文本 背景信息 组织信息 人员 主要问题 日历表 角色要求 做答说明等公文 信件 请示 报告 指示 建议 备忘录 电话记录 抱怨投诉 统计报表答题卡 测试的能力要素 最常见的考
3、评维度有七个 即个人自信心 企业领导能力 计划安排能力 书面表达能力 分析决策能力 敢担风险倾向与信息敏感性 也可按具体情况增删 如加上创造思维能力 工作方法的合理性等 总的说来 是评估应聘者在拟予提升岗位上独立工作的胜任特征 评价要素 是否每份文件都看过 并做了相应批复是否利用了各种文件所提供的信息能否分清轻重缓急 有条不紊地处理这些文件对问题的判断是否得当 处理办法是否合理是否依据文件所提供的事实进行判断和决策是否恰当授权是关注大局还是拘泥于细节 公文筐试题 假如你有机会担任08人资公司人力资源部的副总经理 由于人力资源部的蔡总经理正在外地分公司视察 因此你将在他回来之前全权代理他的职务
4、08人资公司是一家大型国有股份制企业 其人力资源部下设三个处 人事处 劳资处 福利处 分别处理人力资源调配 工资奖金和员工福利等项工作 现在是上午9点钟 在听取了下属的工作汇报 做好今天的工作安排之后 你来到办公室 秘书已经将你需要处理的近日积压的文件整理好 放在了文件夹内 文件的顺序是随机排列的 没有任何意义 你需要自己去排序处理 你必须在两个小时内处理完文件 并作出批示 11点钟在会议室还有一个重要的会议等你主持 在这两个小时里 你的秘书会为你推脱掉所有的杂事 相信没有什么人会来打扰你 另外 很抱歉 由于电话线路正在维修 你在处理文件的过程中 没有办法与外界通话 所以 需要你以文件 备忘录
5、 便条 批示等形式将所有文件的处理意见 办法 作书面表达 最后交给秘书负责传达 在公司 你被员工称为 某副总 或 某总 好了 可以开始工作了 祝你一切顺利 情境 文件一 某总 前一段时间 福利处对同行业的员工福利状况进行了一次调查 就每个月用于员工的人均福利费而言 我们公司位于同行业的中上等水平 但考虑到现在行业的激烈竞争和高流动率 为了增强我们的凝聚力和吸引力 我们认为 提高员工的福利待遇是一项有力的激励措施 因此 我们提出一项增加员工福利的计划 也就是将现在的人均福利费1000元 月提高到人均1500元 月的较高水平 不知您对这项计划的意见如何 请指示 福利处2010年11月25日 参考答
6、案 1 要求福利处做一次员工福利满意度调查 确定有无提高福利计划的必要 2 要求福利处跟踪处理满意度调查结果 如有必要进行福利计划的提高 请与财务部沟通 确定提高的幅度和比例 3 要求福利处根据财务分析提供福利计划的具体实施意见 4 建议人事处调查人才需求供给现状 提前做好人才储备工作 5 加强员工思想教育 提高员工忠诚度 6 要求劳资处对核心员工的薪酬满意度进行摸底 做好核心员工的稳定工作 文件二 某副总 近几周来 有第三分公司麦健康公司员工反映他们的工资分配不合理 他们指责分公司经理涛总在进行绩效考核时不能客观 有效地对员工进行评定 此外 第三分公司还有克扣临时工工资的现象 他们有可能会集
7、体罢工或辞职 此事如何处理 请您批示 劳资处2010年11月25日 参考答案 处理办法 请劳资处出具调查分析报告 对此事尽快给予处理具体步骤 1 对麦健康分司的员工进行情况调查 看情况是否属实 2 对涛总本人进行调查 给予他申述的权力 3 职开员工大会 表明公司的态度 4 做好危急处理的方案 含人才储备 防止该事件对公司造成大的影响 5 请劳资处提供本次绩效考核情况 如所反应情况属实 重新进行绩效考核 6 请劳资处根据绩效考核的成绩 进行合理的工资分配 7 调查了解临时工工资发放情况 如所反应情况属实 则按标准发放临时工工资 8 如调查情况属实 按公司的规章制度对涛总进行相应的处理 文件三 某
8、总 收到一份通知 本月28日在北京饭店召开北京地区大型企业人力资源管理研讨会 届时到会的均为各企业人力资源部总经理或副总经理及国内外一些人力资源管理专家和学者 您是否参加 请回复 以便我及早作出安排 办理相关报名事务 开会时间 11月25日 上午8 00 11 30 下午 13 30 16 30 秘书2010年11月25日 参考答案 确定要参加此次研讨会 做好如下准备 1 参加会议的原因如下 1 可以学习同行业工作经验 吸取专家经验 2 可以扩大公司影响 树立公司良好社会形象 3 可以发现专业人才 扩大人才信息库资源 4 可以提高人力资源管理专业水平 2 了解研讨会内容 议程 准备相关资料 3
9、 合理安排好会议期间的日常工作 4 请秘书做好相关会议准备 文件四 某副总 根据蔡总经理上周指示 我们做了一个工资分配调整方案 基本思路是增加公司核心岗位上优秀员工的工资收入 吸引他们为企业长期服务 同时降低公司一般事务性岗位上员工的工资收入 因为他们可以很容易地被劳动力市场上的其他人所替代 他们的流动不会影响企业的发展 此方案当否 请批示 劳资处2010年11月25日 参考答案 此方案欠妥 做好如下工作 1 做好市场薪酬调查 员工满意度调查 提倡员工参与 2 确定员工加薪比例 3 做好薪酬调整财务预算 4 调整核心员工工资 调整工资结构 5 降低一般事务性岗位员工 欠妥 员工流动率过高 会给
10、企业带来负面影响 6 征求蔡总意见 与蔡总进一步沟通 文件五 某副总 近期各部门相继反映 由于我公司不断发展扩大 各部门的事务性工作量大幅度增长 因此需要聘用一些专职秘书以缓解各部门的工作压力 以往我们的做法是从公司的员工中选拔能胜任此项工作的人员 总的感觉是 这些员工从事一般秘书工作还可以 但是 从现代管理的角度出发 他们的个人素质限制了我公司秘书工作的质量和效率 因此 我们拟从社会招聘一批素质较高的秘书人员 数额大约二十余名 不知您意下如何 另外 如果决定招聘这批秘书人员 您是否参加面试 人事处2010年11月25日 参考答案 做好如下准备工作 尽快解决此事 1 进行各部门员工岗位分析 确
11、定招聘需求 2 根据各部门特点 岗位要求 确定招聘人员所需技能和任职资格 3 优先保证内部招聘 如果内部人员不能满足 再考虑外部招聘 4 通过培训提高现有秘书人员的个人素质和工作能力 5 制定招聘方案 具体如下 1 确定招聘广告发布形式 如网上招聘等 2 确定招聘人数 3 确定招聘流程 文件六 某副总 公司办公室的负责人员转来一封群众来信 信中说 公司总务处员工王建军在其居住地扰得四邻不安 群众很有意见 如果情况属实 将会对公司名誉产生负面影响 特别是其居住地附近住有我们公司大客户的一些中高级管理人员 总裁要求尽快处理此事 秘书2010年11月25日 附群众来信 08人资公司 我们是草莓园小区
12、6栋楼的部分居民 贵公司的合同工陈某人在我们这里租房居住 他经常在家中搞舞会接待朋友 唱卡拉OK 夜里很晚也不结束 影响了我们正常的生活和休息 此外 他还常与社会上一些不三不四的无业人员来往 关系密切 令人反感 希望贵公司能够对此人帮助教育 如果他继续这样下去 我们将与派出所联系解决 6栋楼部分居民2010年11月20日 参考答案 回复方式 电话处理意见 对该事进行了解 调查取证 达成妥善正确处理 处理办法 1 恳请公司就此事出具一份调查报告 详细说明情况 2 与当事人陈 电话沟通 并由他本人出具书面申诉材料 3 进行取证工作 4 咨询律师 了解法律尺度 5 根据调查实际情况 依据公司相关政策
13、 形成处理意见 6 合理合法 协商执行 7 建全培训费用使用制度 进行合理使用 有效监督 8 加强公司全体员工职业道德教育 文件七 某总 根据我们的调查 公司中青年员工离职率高与公司现住房分配制度有一定关系 目前 公司已停止为员工建设或购买住房 仅为员工提供住房补贴 让他们自行租房居住或由公司提供帮助向银行抵押贷款买房居住 但由于房价太高 中青年员工无力购买 租房又不稳定 员工没有安全感 我们考虑 是否可由公司出资建设或购买一些小型公寓 以适当价格出租给暂时无房的员工 并规定在一定的期限后迁出公寓 给后来的员工暂住 这样可以使中青年员工安居乐业 降低核心员工流动率 此建议当否 请指示 如果可行
14、 我们将向总裁办公室提出报告 福利处2010年11月25日 参考答案 1 授权福利处就文件中提到的情况进行深入调查分析 核实员工离职率高与公司住房政策而产生的因果关系 2 要求福利处了解同行业关于解决员工住房矛盾的解决办法 综合各种解决方案以作参考 3 要求福利处综合比较发放住房补贴和建房 购房 的成本 及文件提议方案的可信性 制订详细 执行性强的操作草案 4 召开相关部门讨论草案的可行性 并进一步完善 5 与员工进行深入沟通 听取员工关于住房使用的想法 如申报资格 员工可接受价格等 制订切实可行的住房管理办法 6 根据情况 审核公司现行其他福利政策与员工的需求是否一致 动态跟踪 不断完善 7
15、 开展丰富多采的员工活动 创造亲如一家的企业文化氛围 增加员工归属感 8 结合公司实际情况 对企业核心员工施行员工持股 期权激励方案 让员工个人业绩与公司业绩挂钩 增加员工收入 文件八 某副总 最近 从财务部的部分员工那里反映上来的一些情况引起了我们的注意 您知道 前两个月我们刚刚从其他公司调入了一位具有丰富管理经验和特长的小黄任财务部经理 目的是为了进一步开展财务部的工作 但近来我们发现 因为多种原因使得原来的财务部副经理在与小黄的工作配合上不尽人意 并产生了一些矛盾 虽然二人之间的冲突尚未公开化 但已在财务部内部引起一些反映 并对工作人员的情绪产生了不利的影响 这件事如何处理 想听听您的意
16、见 人事处2010年11月25日 参考答案 考虑以下几个方面 尽快解决此事 1 分析产生矛盾的原因 2 建议采取必要措施 不要因此影响当前的工作 3 与财务部员工沟通 侧面了解矛盾的产生原因 4 了解小黄的工作方式和工作方法 是否其价值观与本公司企业文化不相符 是否有待改进 5 调查此二人是否存在其他误解 6 建议采取合适的沟通方法 消除误解 调节人际关系 促进团队合作 公文筐测验的结果评定 评分标准的设计 包括三方面内容 1 测评指标 反映应试者素质 资格的典型行为表现 2 水平刻度 描述这些行为表现所体现能力 素质或资格条件的数量水平或质量等级的量表系统 3 测评规则 一定水平刻度与一定测评指标之间的对应关系 测评指标的确定 可以采用当前国际上盛行的行为定位法 这种方法不关注应试者之间的比较 而是有一个行为性的测评基准点 寻求有效的行为表现与无效的行为表现的区别以及不同行为所产生的效果 测评指标可以整理成的不同形式 1 操作定义式 如对于 人际交往的意识与技巧 可以定义为 人际合作主动 理解组织中的权属关系 人际间适应 有效沟通 处理人际关系原则性和灵活性相结合 2 极端特征式 高
