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1、5物料采购跟单 国际商务教研室陈园园 外贸跟单理论与实务 学期考评Assessment 样品跟单 大货跟单 交付结算跟单 订单审核 管理和服务跟单 跟单基本流程 包括原材料采购 生产进度 生产质量 包装 运输等跟单任务 知识模块 物料采购概述物料采购跟单的基本要求物料采购跟单的基本流程物料采购跟单中易出现的问题物料采购跟单方法 1 物料采购概述 物料采购含义 物料采购 指企业为了完成既定的产品生产的需要 以事先规定的方式 方法和程序 对物料 包括原材料 设备 仪器仪表 软件及技术服务 的购买 物料采购不仅是指具体的采购过程 而且也是对采购政策 采购程序 采购过程及采购管理的总称 物料采购的起因
2、 1 生产企业因生产交货需要2 生产企业因产品 成套 配套生产需要3 外贸公司等因来料加工 供料加工需要4 外贸公司因成套出口需要5 外贸公司在物料价格看涨时为锁定成本 企业物料采购的内容 原料辅助材料半成品成品固定设备MRO物品 Maintenance Repair Operation 物料采购跟单的含义 物料采购跟单 物料 面料 零部件 辅料 采购跟单是指跟单员根据外贸合同所列明的品名 规格 质量 数量和交货期等条款向国内有关原材料供应商进行采购 并及时向加工生产企业提供 保证出口商品的有序生产 2 物料采购跟单的基本要求 重要考点 物料采购跟单基本要求 适当的交货时间适当的交货质量适当的
3、交货地点适当的交货数量适当的交货价格 一 适当的交货时间 一 延迟交货会增加企业的生产成本由于原材料进货的延误 出现生产待料空等或延误 导致生产效率下降 为追上生产进度 需要加班或增加员工 致使人工费用增加 采用替代品或使用低品质的原材料 造成产品质量不符合要求 引起纠纷 交货延误的频率越高 跟催工作费用就越高 一 适当的交货时间 二 提早交货会增加经营成本不急于要用的货品提早交货 会增加采购方仓储费 短途搬运费等费用 供应商提前交货 采购方提前 增加采购方库存货物的资金占用时间 导致资金使用效率下降 允许供应商提早交货 会导致供应商发生其他交货的延迟 因为供应商为提高自身资金使用效率 会优先
4、生产高价格的货品以提早交货 会造成其他低价格产品的延迟交货 二 适当的交货质量 原材料质量达不到企业使用要求 会导致企业内部相关人员花费大量的时间与精力去处理 增加大量的管理费用 会导致企业在重检 挑选上花费额外的时间与精力 造成检验费用增加 会导致生产线返工增多 降低生产效率 会导致生产计划推迟 有可能引起不能按承诺的时间向客户交货 会降低客户对企业的信任度 会引起客户退货 导致企业蒙受严重损失 严重的会丢失客户 三 适当的交货地点 合适的交货地点 只要离企业最近 方便企业装卸运输的地点 比如港口 物流中心企业的仓库 因此跟单员应重点选择那些离企业近 交通方便的供应商 因为交货地点不当 会增
5、加原材料的运输 装卸和保管成本 四 适当的交货数量 跟单员应根据资金 资金周转率 储存运输成本 原材料采购计划等综合计算出最经济的交货量 效益如下 采购所需要的数量 不会或很少产生仓库库存 可以节省仓储费用 避免装卸费用增加 采购所需要的数量 不会发生因产品设计变更或采用替代材料时而出现库存呆料 既节省材料款 又不会是仓储费用持续发生 每次交货的物料刚好满足企业使用 不会产生过多的库存 五 适当的交货价格 多渠道获得商品报价一般多渠道报价的供应商应不少于五家 在询价时应进行压价和还价 以了解和掌握最低的市场价位 比价将不同供应商报价单中的条件转化为相对一致后 比较最低报价信息 议价筛选出价格最
6、适当的两至三家报价进入议价 定价 正式采购价 确定双方可接受的价格 跟单员一般对每个产品的采购 需保留三个以上供应商的报价 让供应商知道有竞争者 他们会努力改善合作关系 企业才会获得更好的报价和服务 交货时间合理 交货地点合理 交货数量合理 交货价格合理 交货质量合理 原材料采购跟单的要求 只要离企业最近 方便企业装卸运输的地点都是适当的交货地点 适当的交货时间是采购跟单的中心任务 够用就好 尽可能保有三个以上供应商的报价 打样时应令厂方同时报来耗量 如同款由不同工厂打样 更应令各厂同时报来以便比较核对 满足企业的使用需要 单选题 在原材料采购过程中 提早交货可能会导致 增加供货方的生产成本增
7、加收货方的经营成本增加收货方员工数量增加收货方的距离答案 B 单选题 在原材料采购过程中 采购方可以通过以下 方式获得适当的交货价格 获取多渠道的价格获取多渠道的信息获取多渠道的人员获取多渠道的地方答案 A 单选题 在原材料采购过程中 采购方需要获得适当的交货数量 其中 适当 含义是 减少仓储费用减少人力资源成本减少从业岗位减少资源消耗答案 A 单选题 在原材料采购过程中 采购方需要获得适当的交货质量 其中 适当 含义是 满足企业使用要求满足企业交货要求满足企业生产要求满足企业仓储要求答案 A 单选题 在原材料采购过程中 采购方需要获得适当的交货地点 其中 适当 含义是 间接筹借企业资源直接提
8、高产品质量减少仓储与运输费用减少成品在途时间答案 C 07年考试判断题 在原材料 辅料跟单时 跟单员的中心任务是重点跟踪合理的交货期 合适的价格 合乎合同要求的质量和数量 答案 对 08年考试多选题 外贸跟单员对原材料采购跟单过程的基本要求是 恰当的交货数量恰当的交货时间恰当的交货地点恰当的交货质量答案 ABCD 3 物料采购跟单的基本流程 物料采购的基本流程 原材料采购的一般流程 采购单的主要内容有原材料的名称 型号与规格 价格 质量要求和交货期等 跟踪原材料供应商的生产加工工艺 原料 加工过程 组装总测和包装入库 跟单员应与原材料供应商商定检验日期与地点 并通知检验人员对原材料进行检验 如
9、有问题应及时处理 跟单员应协调好原材料供应商与加工企业仓库之间的送货和接收工作 对入库货物 包装和数量及各种单据进行核准签收 一 制作 审查 采购物料申请单 跟单员在审查 采购原材料辅料申请单 时应关注的问题 1 采购人的确认 采购所需的内容 只有需用部门 业务员最为清楚 由部门 业务员提出采购 2 确定原材料要求的内容 包括原材料的规格 成分 尺寸 形状 强度 精密度 耗损率 合格率 色泽 操作方式 维护等以及售后服务的速度 次数 地点等 3 以型号规格表明采购的标准 包括厂牌或商标 形状或尺度 化学成分或物理特性 生产方式或制作方法 市场等级 标准规格 样品 图纸 性能 效果 用途等 4
10、原材料采购量的确认 应与对外合同 订单总量相匹配 或者稍小于对外合同订单总量 对需求部门或业务员的原材料采购量进行复核 5 原材料需求日期的确认 制作采购单 采购合同 企业的物料采购单 常用于长期合作的供应商 对于新开发的供应商 双方在初次合作时 需要做一个总物料采购合同 明确一系列交易行为 初次合作成功后 一般多转用物料采购单这种简单 快捷的形式 采购单是双方交货 验收 付款的重要依据之一 跟单员负责拟定的采购合同的关键点 原材料名称 价格 质量标准 采购量 交货地点 交货日期等 对于关键原材料必要的时候还需附有图纸 技术规范 标准等 制作采购单 确定采购需求 1 选择认证生产供应商 2 确
11、定价格及其他采购条件 3 发出采购单 4 特别注意 1 制作采购单的制作人必须是业务人员 2 必须书面发出采购单 原材料市场及供应商的调查 调查内容包括 1 原材料市场的规模 容量和特点 2 原材料市场的环境 包括两个过程 1 初步调查 2 深入调查 原材料市场调查 原材料供应商调查 采购单 采购单 合同 背面内容 在采购单的背面 多有附加条款的规定 亦构成采购单的一部分 采购单 二 跟踪物料采购单 采购单跟踪是跟单员花费精力最多的环节 对于长期合作 信誉良好的供应商 可以不进行采购单跟踪 但是对一些重要或紧急的原材料的采购单 跟单员则应全力跟踪 跟踪供应商的生产加工工艺 跟踪原材料入库 跟踪
12、加工过程 跟踪组装总测 采购单的跟踪 跟踪包装成品入库 原材料采购的跟催办法 1 一般监视2 预定进度时程的监控3 生产企业的实地查证 确定检验日期 进行原材料检验 通知检验人员 处理质量检验问题 三 跟踪物料质量检验 如要求供应商换货 以及包括扣款 质量整改 降级使用 取消供应商资格等 大型零部件 成套设备部件 大型电子装置部件需现场检验 电子元器件 轻小型物品送采购方检验 对紧急原材料 零部件要优先检验 进行原材料检验 一般原材料 正常检验程序 重要原材料 质量不稳定的 严加检验 不重要原材料 质量稳定的 放宽检验 检验结果 合格材料 不合格材料不合格材料 致命缺陷 严重缺陷 轻微缺陷检验
13、结果应以数据监测以及相关记录描述为准 原材料检验报告单 大货面料的抽查率一般控制在10 如发现问题再抽取10 做同类查验 纺织面料主要瑕疵 布面污渍 纬斜 左中右色差 头尾色差 缸差 手感差 断经 断纬 经痕 油污 色花 粗纱 杂纱 异纱 色污 并经并纬 胶条 胶痕 漏胶 胶粒等 大货面料检查的重点内容是 颜色 破损 污迹 缩水率和克重 四 物料进仓 协调送货 1 2 3 4 5 协调接收 通知进货 原材料入库 处理原材料接收问题 1 检查即将送达的货物清单信息是否完整 包括原材料的采购单 型号 数量等 2 接收原材料 对应采购单进行核查 3 检查送货单据及装箱单据 4 检查包装与外观 注意原
14、材料检验合格后才能卸货 5 卸货 6 清点原材料 7 搬运人库 8 填写 原材料入库单据 注意原材料检验合格后才能填写原材料人库单 9 将原材料人库信息录人存储信息系统中 1 原材料 零部件 型号与采购单中的要求不一致 2 未按照采购单中指定的原材料数量送货 3 交货日期不对 4 原材料的包装质量不符合要求等 跟单员要与供应商协调送货时间 如果供应商没有得到采购方许可就送货 会导致仓储费用增加 如果跟单员没有和供应商协调好就要求送货 可能导致物料不能按期到达 在供应商送货前 跟单员要协调好仓库部门的接受工作 否则会出现供应商送货人员及运输车辆等待较长时间 甚至物料被拉回供应商所在地的情况发生
15、11年考试多选题 一般而言 对于不合格的原材料应该采取 修复使用直接退回隔离存放涂以别的颜色答案 BC 4 物料采购跟单中易出现的问题 一 原材料供应商的原因 4 物料采购跟单中易出现的问题 二 原材料采购方的原因 5 物料采购跟单方法 跟单员需要再预定的交货期开始前数天提醒供应商 一方面给供应商适当的压力 另一方面可及时掌握供应商是否按期交货或能否交够所需数量等情况的第一手资料 从而尽快采取相应措施 催单的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的原材料 以降低企业的经营成本 5 物料采购跟单方法 一 一般监控按采购单跟催 联单法 统计法 跟催箱法 计算机提醒法 定期跟催 二 预定进度管理时间
16、三 生产企业实地考察 1 事前规划2 事中执行3 事后考核 包括确定交货日期及数量 了解供应商生产设备利用率 要求供应商提供生产计划表或交货日程表 提高供应商的物料及生产管理 贮备替代来源等 包括了解供应商备料情况和生产效率 提供必要的材料模具或技术支援 加强交货前的催单工作 尽量减少规格变更 及时通知交货期及数量的变更等 包括对交货延迟的原因进行分析并做好对策措施准备 分析是否需要更换供应商 执行对供应商的奖惩办法 完成物料采购交易后对余料 模具 图纸等收回处理 做好考核结案记录和归档工作 5 物料采购跟单方法 小李是公司新来的跟单员 刚大学毕业 没有任何工作经验 负责一批纯棉布订单的跟单工作 在跟供应商企业协调时告诉供应商只要在订单完成时就可以不必通知立即送货 你认为小李的送货安排是否合理 为什么 案例分析 本节课 标题A 下一节 标题B 标题A 陈魁老师说 好好学习 天天向上 的同学下课有糖吃 简析 小李这样的送货安排不合理 跟单员应与供应商沟通协调 明确送货时间 企业仓库每天要进出大量的原材料 零部件 成品和半成品等 其过程中有卸货 验收 入库 搬运 库房空间调配等 对于大数量
