《科技有限公司档案管理规定模版》由会员分享，可在线阅读，更多相关《科技有限公司档案管理规定模版（64页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、xx科技科技有限公司档案管理规定1 总则1.1 为了加强和规范xx档案管理工作，有效地收集、整理、存放、保护和利用档案，为xx的发展更好地服务，根据国家档案管理有关规定，并结合本单位实际情况，特制订本规定。1.2 适用范围：本规定适用于xx各部门。1.3 本规定明确了档案管理机构、收集、归档、整理、移交、利用、鉴定、销毁、统计、保密、检查和奖惩等内容。1.4 企业档案是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要依据，是企业信息资源的重要组成部分，任何个人不得将档案据为己有或拒绝归档。1.5 各单位全体干部员工要有深刻的社会档案意识，任何单位和个人都有维护档案完整和安全的义务，都有权抵制和检
2、举违反档案法律、法规、规章的行为。1.6 企业档案工作是企业管理的基础性工作，各部门要高度重视，保证档案工作所必需的条件，并全面贯彻实施本单位档案管理有关规定，完善本企业档案管理制度，确保档案的准确、安全和方便利用。2 档案管理体制、机构及其职责2.1 本单位档案工作实行统一领导、分级管理、分级查询的原则。2.2 本单位综合管理部作为档案工作主管部门，统一管理各类档案和各部门永久性保存档案，统一领导各部门档案工作，贯彻执行国家有关档案法规，制订档案纲领性管理规章制度和工作标准，并负责对部门档案工作进行指导、监督和检查。2.3 档案工作部门和工作人员职责详见附件1。3 档案的种类 本规定所指档案
3、是指企业在各项职能活动中形成的具有保存和利用价值的各种形式的原始记录。具体包括：3.1 按记载反映的内容，可分为文书、职工、会计、科学技术档案等。3.1.1 文书档案主要包括党群工作、行政管理、业务管理档案等。3.1.2 职工档案主要包括干部、职工、离退休职工、死亡职工档案。3.1.3 会计档案主要包括凭证、账薄、报表等会计核算档案。3.1.4 科学技术档案（简称科技档案）主要包括产品、科学技术研究（简称科研）、基本建设（简称基建）、设备仪器档案等。3.2 按载体形式，可分为纸质、音像、机读（电子）及其它实物档案等。主要载体有：纸、胶片、磁带、软磁盘、硬磁盘、录音带、录像带、光盘、唱片等。4
4、档案管理软件4.1 为提高档案管理水平，便于档案的查询和移交，公司各单位应统一采用海航集团办公室指定的档案管理软件对档案进行管理。4.2 档案管理软件的安装和使用统一在海航集团办公室的指导下进行。5 文件材料的收集和积累5.1 凡是企业在各项职能活动中形成的具有保存价值的文件材料均应收集保存。收集内容范围详见附件2文件材料归档和不归档范围。（注：文件材料是档案的前身）5.2 各种文件材料的收集和积累，根据工作性质，由各相关部门和相关人员负责。5.3 档案管理员要保持实时收集具有保存价值文件材料的意识，如发现该存而未存的文件材料，应及时向有关人员索取。5.4 在收集内部形成的文件材料及具保存价值
5、的外来文件资料时，如有电子版，应全部收集保存。否则可根据实际需要，确定是否收集。5.5 文件材料的收集要完整、准确、及时，有附件的应同时收集附件。6 文件材料的归档本规定所指归档是指办理完毕且具有保存价值的文件材料经系统整理交档案室（馆）保存的过程。6.1 归档范围企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围。详见附件2文件材料归档和不归档范围。6.2 归档时间6.2.1 管理类文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。6.2.2 会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向本企业档案管理部门移交。6.2.3 基建项目文件材料在其
6、项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。6.2.4 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。6.2.5 企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。6.2.6 磁带、录像带、录音带、照片（含底片）、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。6.2.7 变更、修改、补充的文件材料应随时归档。6.2.8 企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料应随时归档。6.2.9 企业产权变动过程中形成的文件材料应随时归档。6.2.10 其他临时活动中形成的文件材料应随时归档。6.3 归档要求6.3
7、.1 归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统。6.3.2 归档的文件材料编制内容、格式等应规范化，字迹清楚。6.3.3 归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。6.3.4 归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归档具有凭证作用的文件材料。6.3.5 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。6.3.6 外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。6.3.7 归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。6.3.8 两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。6.3.9 任何部门或
8、个人不得拒绝归档或据为己有。如不按要求归档的，应追究有关当事人或部门的责任。7 档案的整理7.1 档案的整理分为两步进行：7.1.1 档案归档以前，文件材料形成后，应由文件材料形成部门或相关人员进行初步整理。7.1.2 档案归档以后，由档案室（馆）进行最终整理。7.2 档案的整理方法按附件3归档文件整理规则进行。7.3 档案的整理应遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用的原则。7.4 档案的整理应根据机构（问题）进行分类。分类方法可参考附件4企业档案分类方案。7.5 档案的整理应划分保管期限和保管密级。划分保管期限和密级方法详见附件5档案保管期限划分表。7.6
9、 档案的著录按档案著录规则进行，并每年将著录结果制成2份纸质目录。纸质目录装订成册，并编写全宗说明。8 档案的移交和接收8.1 移交、接收要求8.1.1 xx综合管理部负责接收各部门的各类档案，形成时间在20年以上的永久性保存的档案及各部门形成的管理类归档电子文件。8.1.1.1 xx各部门按6.2条款中所列各类文件材料归档时间的要求，将各自形成的档案（重复的除外）移交综合管理部集中保管。8.1.1.2 各部门每年5月份（含）前将本部门保存的管理类归档电子文件复制移交给本企业档案室（或综合管理部）集中保管。8.1.2 从方便工作或接收条件考虑，各部门如不能集中保管本企业的各类档案或不能按6.2
10、条款中规定的时间向本企业档案室（综合管理部）移交档案的，各部门可根据实际情况，制订切实可行的档案保管和归档制度，使各类档案在可控范围之中。8.2 移交、接收检验8.2.1 各部门在进行档案移交、接收之前，档案接收方应认真对拟移交档案按归档要求进行检验，检验合格后方可接收。8.2.2 移交的档案必须已经输入档案管理系统，并有书面档案总目录和分目录。移交时连同档案数据库一并移交。8.2.3 对检验不合格的档案，应退回移交单位重新整理，合格后方可接收。8.3 移交、接收手续移交档案应编制移交清册，交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册一式二份，由交接双方各留一份以备查考。9 档案的利用
11、9.1 本单位员工因工作需要，需从档案管理部门查阅或借阅档案时，查阅或借阅本人职能范围内的一般性档案，凭有效证件办理查阅或借阅登记即可。9.2 本单位员工查阅或借阅本人职能范围外的一般性档案，须经查阅或借阅人所在部门负责人批准。9.3 本单位员工查阅或借阅重要或涉密档案，除须查阅或借阅人所在部门负责人批准外，还须经档案管理部门负责人或公司领导批准。9.4 外单位员工因工作需要查阅档案，须持单位介绍信并经有关领导批准。9.5 查阅档案应由档案管理人员提供并在阅览室或指定区域查阅，档案查阅或借阅人未经允许不得进入档案室。9.6 档案查阅或借阅人查阅或借阅档案时，须如实填写档案查阅登记表（附件6）或
12、档案借阅登记表（附件7）。9.7 档案借前须复印留存，以备再次提供查阅。9.8 档案借阅人对借走的档案必须妥善保管，必须对档案的安全、保密和完整负责，不得随意乱放和毁损、涂改档案的内容，更不得随意转借他人，未经档案室同意不得擅自复制。9.9 档案借阅人在办理完有关事项后应及时归还或在指定的期限内归还所借档案。在没有特殊情况下逾期不归还并经催还仍不归还者将严肃处理。9.10 档案管理员对所借档案应定期跟踪，并在档案利用效果登记（附件8）上做好登记。9.11 借出后归还的档案，档案管理员须逐件逐页检查，如发现问题，应及时报告有关领导和有关部门，以便调查处理。9.12 档案在利用或公布时，不得损害国
13、家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。10 档案的鉴定和销毁10.1 档案管理部门应定期对所保管的档案进行鉴定，对确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。10.2 档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。在档案管理部门负责人的主持下，组成档案鉴定、销毁小组，负责档案的鉴定、销毁工作。10.3 经过鉴定，需要销毁的档案，经本企业法定代表人批准，并经xx综合管理部确认后，方可销毁。经过鉴定仍需保存的，应重新划分保管期限。10.4 销毁档案时，必须由2人以上在指定地点监销。档案销毁必须编造档案销毁清册（附件9），销毁人和监销人员必须在销毁清册上签名。10.5 档案销毁清册要妥善保
14、管，并将所销毁档案在目录中注销。11 档案的统计11.1 为了准确了解档案保存情况，xx综合管理部要认真做好档案统计工作。11.2 档案统计包括：基本情况年报、各类档案情况统计、档案目录统计表、历年档案利用情况、档案室和设备情况等。具体统计项目详见档案管理系统中的“档案统计”部分。12 档案库房的管理12.1 存放档案必须使用专用档案柜，档案柜标识应醒目、美观，便于查找。12.2 档案排列应按照年度、类别和案卷（档案盒）的次序，从近到远、从左到右、从上到下排列。12.3 档案库房应保持清洁、卫生、整齐，严禁存放与档案无关的物品。12.4 档案库房应配备安全保护措施，切实做好防火、防盗、防潮、防热、防磁、防尘、防光、防虫、防鼠、防污的“十防”科学保护工作，尽力延长档案寿命，维护档案的完整与安全。12.5 平时加强安全检查，档案库房内严禁吸烟、点火，严禁堆放易燃物品，提高警惕，对危及档案安全的因素应及时采取得力措施予以排除。12.6 档案库房与综合管理部分开，安装铁门、铁窗，门随开随锁，灯随开随关，非档案工作人员未经允许不得进入档案库房。12.7 档案库房应配备空调、温度计、干湿度计等设施，保持室温14-24、相对湿度45-60%的恒
