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1、采购部管理实务 银晶国际酒店银晶国际酒店管理实务采 购 部二零一一年一月一日目 录第一章 机构设置 3第一节 部门概述3第二节 组织机构设置4第二章 岗位职责及素质要求5第一节 经理5第二节 采购员5第三节 采购员兼文员7第三章 采购部运作程序及标准 8第一节 食品采购定价程序8第二节 采购程序9第三节 退、换货程序10第四节 提货程序9第五节 供应商证件10第六节 材料采购使用部门意见表（见范本）10 日常采购临时报价） 第四章 管理制度 11第一节 食品、用品（湿货、干货、日杂文具）的采购供应制度11第二节 能源、五金、用品制度12第三节 轮岗制度13第四节 常用大量物资采购验收标准15第
2、五章 部门使用范本16第一节 采购合同16第二节 材料采购使用部门意见表18第三节 市场调查表19第四节 请购单20第五节 银晶国际酒店期货定价21第六节 工作进度计划表222第一章 机构设置第一节 部门概述采购部是酒店负责日常物资的采购供应的重要职能部门，下设酒店用品采购组，能源五金设备零件采购组，食品采购组。 采购部的工作方针是“搞好采购，保证供应，控制质量，降低成本”。工作原则为“以最合理的价格采购最适用的物资，并以最快捷的方式完成采购”。为保证采购工作的顺利、有效进行，要求采购员严格执行酒店的采购制度和采购审批程序，严格抓好采购用品的质量、价格、交货日期的控制工作，落实执行谁主管谁负责
3、的工作要求，严格控制采购成本和进货价格。采购部各班组的工作范围主要是： 1干、湿货采购：主要负责肉类、蔬菜类、野味类、海鲜类、冻品类、腊味类、外购贵重物品类、粉面类、三鸟类、饮料类、烟酒类、水果类、中、西餐配料、粮油类、干货类、酱料类、小食咸什类、咖啡类等的采购 2用品采购：主要负责百货用品类、文具用品类、劳保用品类、客房用品类、卫生清洁用品类、丝印广告类、印刷品类、布草类、服装类、鲜花类、玻璃陶瓷类、餐具类、厨具类、塑料制品类、装饰品类等的采购。3 能源五金用品采购：主要负责五金类、木材类、建筑材料类、灯饰类、玻璃工艺类、水暖器材类、音响设备类、广告材料类、电器设备类、电子零件类、燃油类、化
4、工类、油漆类、电脑配件耗材类、设备零配件类、发外维修类等的采购。第二节 组织机构设置经理1人五金采购组1人用品采购组1人干湿货采购组1人采购员兼文员1人（部门编制：5人） 第二章 岗位职责及素质要求第一节 经理直接上司：总经理直接下属：采购员工作职责： 1直接对总经理负责，全面主持采购部工作，确保各项采购任务的顺利完成。 2熟悉和掌握业务情况，对所管业务项目情况要了如指掌，做到心中有数，指导下属开展业务，不断提高业务技能，确保物资正常供应。 3审核采购计划，统筹策划和确定采购内容。 4熟悉和掌握酒店所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求，对酒店的物资采购
5、要求和质量负有领导责任。 5参与大宗商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。 6按计划完成酒店各类物资的采购任务，并在预算内尽量做到节省开支。 7教育采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿、受贿，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务活动。 8抓好部属人员的思想、业务培训工作，开展经常性的文明礼貌教育、外事纪律教育和法制教育。第二节 采购员直接上司：采购部经理直接下属：无工作责职： 1各部门急用物资优先安排，与供货单位进行电话联系。 2到供货部门了解、落实物资的规格、型号、数量，避免错购。 3认真核实各部的购物计划，根据仓库存货情况，定出实际采购计划。定型
6、、常用物资按规定及时办理。应防止物资积压，做好物资使用的周期性计划工作。 4严格遵守财务制度，购进的一切货物应办理进仓手续，手续办妥后，立即到财务报帐，不得拖帐、挂帐。 5与仓库联系，落实当天物资的实际到货的品种、规格、数量，并把好质量关。 6外出联系业务要详细讲明去向。 7到部门了解物资的使用情况，征询各部门的意见。8尽量做到单据（或发票）随货同行，交仓管员验收（托收除外），如因市外物资不能单据随货同行，应预先根据合同数量，通知仓管员做好收货准备。9物资食品报价每月按酒店确认价输入K3系统 。 10下班前，做好当天工作情况记录和明天工作计划。第三节 采购员兼文员直接上司：采购部经理直接下属：
7、无工作职责： 1按时上班，配合经理做好本人当天的工作准备。 2收到的公文、通知、计划等文件，及时交给经理阅读，并迅速交有关人员传阅。 3落实上级的指示，熟悉和了解本部门各个环节的工作情况，做到心中有数，及时向经理提供建设性建议。 4接听电话，详细做好记录；接待来访客人，做到文明待客；公平处事，处理好部门内员工关系。 5把各类文件、通知、报价表等进行整理、编号，归档保存。当天文件，当天整理。 6注意收集与部门业务有关的资料，空余时间将有关资料剪下并整理，以供参考。 7协助经理搞好调查研究，处理日常工作，做好考勤和供应商供货情况记录表等工作。 8做好部门的会议记录，并用电脑打出来。 9全面使用OA
8、系统办公，发生问题立即汇报并通知电脑部解决。10物资食品报价每月按酒店确认价输入K3系统 。 第三章 采购部运作程序及标准第一节 食品采购定价程序 1根据酒店正常使用的货物品种、规格、单位、名称、产地，由采购员进行分类填制成相应的报价表格，再发给三家以上的供应商进行报价（报价以人民币计）。 2由供应商每日交货的鲜、活货类（鲜活海鲜除外），蔬菜每十五天一期定价，海鲜、水果按时价定价，冻品、肉类和副食类一个月一期定价。 3各供应商于定价前三天将报价交给食品采购组各供应商于定价前三天将报价交给采购员兼文员，采购员兼文员根据报价进行整理后填制银晶国际酒店期货定价表至采购员初步定价后报经理审定，再由相关
9、部门核价，提交给使用部门、财务经理、总经理和采购总监审批，方予以采购。 定价流程图供应商报价采购总监审批 采购员初步报价 采购部经理核价 使用部门审核 财务经理审核 总经理审核第二节 采购程序 1食品仓库根据食品部门的需求情况，定出各类物资的最高库存量和最低库存量，同时根据每日领用的食品情况订出每天的补充计划报给食品采购组。 2食品采购组根据仓库的补充食品申购计划进行逐项逐项地采购。 3食品部门每天下午2：30时前报来的鲜货每日订购单（指直调部分），食品采购员必须在每天落班前将所有的计划逐一通知给供应商于次日早供货。 4计划外的急购申请，须由使用部门填制请购单，由部门负责人签名批准同意后（贵重
10、品必须经总经理批准），交采购部及时办理。 5非采购部人员对供应商下达的采购指令，一律无效。 6食品采购员落实采购计划后，须将供货客户、供货时间、品种、数量、单价等情况以收货通知书的形式通知仓库，以便仓库人员验收。 7验收手续按仓管部的管理细则办，仓库人员应及时将验收情况通知采购部，以便及时处理，保证供应。第三节 退、换货程序 1仓管部人员须根据仓库验收细则严格验收进仓物料，如发现规格、质量、数量存在问题，应拒绝收货 2如需退换货的，由仓库人员填写“物资退货报告表”，经该部负责人签名同意后交采购部协助办理退换货手续。鲜活货物如发现问题，应尽量在当天内，提出办理退换货手续，逾期由仓库负责处理。 3
11、所有物料验收合格并办妥进仓手续后，发生的质量、数量、规格等问题，由仓管部负责处理。第四节 提货程序 1食品采购原则上须要求货主送货上门。 2特殊品种或特殊情况，须到市内或车站、货运站、码头提货的，均由食品采购员负责。 3具体要求：采购部负责将有关的提货单、发票或副本、发货单位、地址、电话、联系人等资料准备好，派专人携带有关资料到提货点办理提货签收手续。第五节 供应商证件 1供应商必须提供三证，如：营业执照、税务登记证、生产许可证、食品流通许可证和组织机构代码证等。 2进口食品类要提供出入境检验报告，并注明中文标签。 3国产食品类要提供质量检验报告。第六节 材料采购使用部门意见表 1经使用部门反
12、映不符合要求的物资，一律退回仓库。2使用部门或仓库人员负责填写材料采购使用部门意见表，以作数据记录。第四章 管理制度第一节 食品、用品（湿货、干货、日杂文具）的采购供应制度 为完善酒店饮食部和职工饭堂食品原料、洒水等的使用计划，以及理顺采购、保管和领用的各个环节，落实管理细则，做到既满足经营管理需要，又尽量减少资金积压，特制定本制度。1工作方针、组织机构和职责范围 食品采购供应工作方针是：“严格管理，廉洁奉公，保质，保量、保供应”。“先国营、后个体，先市内、后市外，先国内、后国外，价比三家，货比三家。”食品采购工作隶属于采购部，成立湿货、干货采购组，向经理负责，采购员二人。食品采购的职责范围：严格执行上级的采购指令，根据中、西餐行政总厨及饮食部总监、经理意见保证质量和数量，不得超计划进货或购进伪劣货物，否则，由此引起的责任事故，予以追究。2工作范围
