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1、第六节档案检索工作概述一 档案检索工作的含义档案检索工作就是把档案的内容和形式特征存储在各种检索工具中 针对利用者对档案的不同需求 根据检索工具中存储的线索及时地把档案查找出来的服务过程 二 档案检索工具的基本职能档案检索工具是记录 报道和查找馆 室 藏档案材料的手段 是档案管理和提供利用的工具 档案检索工具的基本职能包括两个方面 1 存储职能 2 检索职能 三 档案检索工具的种类与形式1 按编制方法分 档案检索工具分为目录 索引和指南三种 2 按检索范围分 档案检索工具可分为以一个全宗为对象的检索工具 以档案馆 室 全部档案为对象的检索工具 以一定专题为对象的检索工具 以若干个档案馆的全部或
2、部分档案为对象的检索工具等四种 3 按排检方法分 档案检索工具可分为主题法与分类法两大类 4 按检索手段划分 档案检索工具有手检工具和机检工具两种 5 按检索功能分 档案检索工具可分为查找性和报道性两种 6 按著录档案的机密程度划分 档案检索工具可分为绝密档案目录 机密档案目录 内部档案目录和开放档案目录等四大类 档案检索工具的形式 按其载体类型可分为卡片式 书本式 缩微式和机读式四种 1 卡片式检索工具2 书本式检索工具3 缩微式目录4 机读式目录 四 档案检索工具的编制要求1 计划性和科学性2 全面性和准确性3 具体性和快速性4 实用性和统一性5 补充性和完善性五 衡量档案检索工具水平的标
3、志1 检全率与漏检率 2 检准率与误检率 六 档案检索语言档案检索语言是根据档案检索需要而编制的专用的人工语言 是表示档案文献内容信息及其相互关系的概念标识系统 它是档案检索系统的重要组成部分 也是检索系统中的语言保障 是沟通档案存储和检索以及标引人员和检索人员思想的桥梁 目前 我国的档案检索语言主要有三种类型 即馆藏法 分类法和主题法 七 档案的著录和标引档案著录是档案馆 室 编制检索工具时对档案内容和外形特征进行分析 选择和记录的过程 档案著录的结果是编制出档案条目 1 档案著录的意义1 档案著录是编制档案检索工具的首要步骤 2 档案著录的质量决定检索工具的质量 2 档案著录的要求第一 在
4、内容方面 要求有较高的科学性和政治性 第二 在形式方面 要求文字规范 书写端正 语言简明 通俗易懂 第三 在格式方面 著录项目和格式必须标准化 3 档案的著录项目 1 题名与责任者项 2 稿本与文种项 3 密级与保管期限项 4 时间项 5 载体形态项 6 丛编项 7 附注项 8 标准编号和有关记载项 9 提要项 10 排检和编号项 4 档案的标引档案标引是对文件或案卷进行主题分析 把自然语言转换成规范化的检索语言的过程 即对主题分析的结果给予检索标识的过程 它的核心就是对文件或案卷的主题内容赋予一定的标识 档案标引有两种类型 给予文件或案卷以分类号标识的 称为分类标引 给予文件或案卷以主题词标
5、识的 称为主题标引 5 分类标引和主题标引的异同分类标引和主题标引是档案标引工作的两种类型 两者既有共性 又有个性 其共性表现为 第一 在标引步骤上 无论分类标引还是主题标引 都必须从内容分析入手 揭示档案的主题内容 第二 在功能和作用上 两者可以相互配合 取长补短 两者的区别表现为 1 揭示角度不同2 标识符号不同3 目录组织不同4 检索方法不同 第七节档案编研工作概述一 档案编研工作的内容档案编研工作是以馆 室 藏档案为主要对象 以满足社会各方面利用档案为主要目的 在研究档案内容的基础上 汇编和出版档案史料 编写参考资料 并参加编史修志以及撰写文章与著作 为经济建设和科学研究服务的一项工作
6、 编研工作分为编辑和研究两个部分 档案馆 室 编研工作的内容大致归纳为三方面 1 汇编档案文集 编撰和公布档案史料2 熟悉与研究档案内容 编写档案参考资料3 参与编史修志 撰写文章与著作 二 档案编研工作的要求1 政治上的准确性2 史料上的真实性3 内容上的充实性4 体例上的系统性 三 档案参考资料概述所谓档案参考资料 是指档案馆 室 根据档案内容综合编写而成的供人们进行工作和研究问题时参考的一种材料 它是档案提供利用的一种方式 已经改变了档案原貌 具有问题集中 内容准确 文字简洁 概括性强的特点 档案参考资料主要有五种类型 即大事记 组织沿革 统计数字汇集 会议简介和专题概要 第八节档案利用
7、工作概述一 档案利用工作的含义档案利用工作是以利用者为服务对象 以馆 室 藏档案为服务手段 采取多种形式和方法 开发和直接提供档案材料为党和国家各项事业服务的一项事业 它的基本内容是介绍和报道馆藏档案的内容与成分 通过多种方式为利用者实际提供档案材料 进行咨询服务 它的特点是直接传递档案信息为各方面工作服务 促进各项事业的发展 二 如何做好档案利用工作1 明确服务方向 坚定服务思想 2 熟悉馆藏 了解客观需要 3 研究利用工作的特点和规律 了解利用效果 4 正确处理利用和保密 保护的关系 5 正确处理利用工作与基础工作的关系 6 正确处理主动服务与被动服务的关系 三 档案提供利用的方式和方法档
8、案提供利用有三种方式 一是提供利用档案原件 二是提供利用档案复制件 三是根据档案内容综合编写参考资料 制发档案证明 函复查询外调 参与编史修志和撰写文章 专著等方式提供档案利用 档案提供利用的具体方法有 组织阅览 外借服务 制发复制本 举办档案展览 制发档案证明 宣传报道和信息咨询等 四 开放档案开放档案就是根据我国经济建设和科学文化事业发展的需要 将已满一定保管期限的档案简化利用手续 解除封锁 禁令和不必要的限制向社会开放 允许持有合法证件的我国公民和社会组织以各种形式利用档案 档案开放以后的特点是 1 简化了利用手续 2 缩小了保密范围 3 利用者在不侵犯版权的前提下 可以在文章或著述中引用已经开放的档案材料 4 外国公民由我国主管机关介绍和省级以上档案馆批准 也可以利用我国开放的档案
