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1、 职业卫生档案的建立与管理 档案是人们在社会一系列实践活动中形成的原始记录 是人类知识的一种介质和宝贵财富 是回顾过去展望未来的窗口 也是社会物质和精神生产得以发展的主要动力 尤其是在当今市场经济条件下的社会 及时获取信息和利用信息已成为影响工作成败的关键环节 职业卫生档案作为科技档案的一个分支 日益受到社会的重视 已成为职业人群健康保障的重要依据 而且将在今后人类社会保障中将发挥着更大作用 职业卫生档案的建立 依据职业卫生特点做好收集 整理工作 职业卫生档案的形成具有较强的时间性 连续性和系统性 这就是要求在收集整理时应把握收集材料的稳定性和技术性 按年代时间顺序 系统地收集 如职业卫生环境
2、的基本情况 应包括气象条件 气温 湿度 风量 工作状况 防护措施使用状况 监测仪器型号 测量方法 结果报告等一系列真实记录的月 季 年度资料 又如组织机构情况 从总负责人到具体工作人员 上下贯通的管理网络体系资料及调整变动情况 做到及时完整地收集整理 然后准确地对原始资料进行清点 剔除与项目无关的资料 最大限度地保持职业卫生档案的完整 准确 系统 真实 科学分类 建立合理的目录体系 根据我国的 档案法 及职业卫生有关法规的要求 结合职业卫生档案的形成规律特点 首先要编制出一本适合本单位的科学的职业卫生档案分类标准方案 建立好目录体系 在建目录系统中 最好建立两级科目 按照卫生部的 卫生防疫工作
3、规范 劳动卫生手册的业务管理内容和基础资料和技术档案分类及编码的17项内容要求 设立一级目录 每个目录下再设二级目录 既要全部容纳本单位的各类职业卫生档案 又要突出体现职业卫生专业的特点 形成一套较成熟的分类管理办法 便于职业卫生档案的立卷 编目及管理 同时为今后进入微机管理打下良好的基础 目录的填写 目录的编制填写一定要全面 概括 全面反映档案信息情况 为利用者确认所需档案提供方便 标题的拟定 一定要从标题所表达的内容中反映其案卷资料的实质性内容 反映不全面的可用括号概括 如 分厂 车间 年度监测资料 然后按顺序排列编号 抄写出案卷和卷内的系统目录 责任者 形成时间及页码 在填写科目责任者及
4、形成时间时 切记同其文件中相对应 先将整理的文件在左下角 或左上角 将有文字图表内容的文件从一开始编流水号至最后 然后在填写目录页码 1至倒数第2个编号填首页码 最后一个文件要填写首尾页码 如10 15 案卷封面档号的编写 封面档号设置一定要类别清楚 分明 规范 设置上可采取灵活实用的规则 一般科技档案档号标识设置由全宗号 分类号 目录号 卷号四个档号组成 我们的职业卫生档案既可纳入本单位档案馆 室 统一编号 也可自成体系进行编号 但总要求是实用 方便 全宗号我们可空 也可以按上级档案部门给定的号填写 分类号 目录号和卷号必须写清楚 单位较小的可省略目录号 如 厂 车间 作业工人的体检结果为分
5、类号 哪么 车间 工段则为卷号 采取一年度一个流水卷号往下编写即可 再如宣传培训类别的档案就没必要分 车间等 只要将其类别和卷号编写清楚就可以了 职业卫生档案立卷中 档号是基础的一环 案卷封面档号填写的规范与否 直接影响案卷的查找利用 其全宗号 分类号 目录号 卷号很明显 最好结合实际组编出本单位职业卫生档案分类标准 以便日后规范管理及利用 个人健康档案号码的编写 各企事业从业人员 特别是有害作业人群 要求每人一档一卡 即每人有一个健康档案 一个卡片 接尘工人还要求有系列X光片档案 为建立和充分利用这些档案 除系统收集 整理入档外 还要求卡 档 号统一 每人只有一个号 个人档案号的编排 可采取
6、姓氏笔划顺序 职业危害种类代码序 拼音代码序等编写 也可直接使用身份证编码 可根据人员多少 选择一个简便实用的方法 只要能满足日后查找需要即可 装订 档案经过多道手续整理到位后 要裁剪装订 裁剪要留下装订及边空隙 个别超线的可折回 切忌载去文字 档案卷皮有内装订和外装订两种形式 由于职业卫生档案的特殊性 最好要内装订 推荐折叠卷脊法 要求三点一线 卷脊线和各两条面线各折回里面 达到紧凑一体 平整均匀 整齐美观 然后再用外装订 达到更好保护档案的作用 上架入柜建立编制检索工具 科学实用的档案工具是开发利用档案信息的钥匙 也可最大限度地减少案卷破损保护档案 做好卷内和案卷目录的编号十分重要 首先要
7、将编写好的案卷目录按顺序分类进行装订 然后再编制其他目录 根据需要可编制分类目录卡 专题目录卡和总档案卡 使编制的档案工具配套成龙 形成体系 完善查寻准确功能 更好地发挥档案作用 为社会及职业人群的健康保障提供服务 为使职业卫生档案的填写格式 填写内容及利用管理达到国家及省 市的有关法规和规范的要求 确保职业卫生档案的内容真实 数据可靠 实现规范化管理 依据国家 省 市的有关法规及卫生部劳动卫生工作规范的要求 特制定本规范 职业卫生档案 是指职业卫生监督执法 职业卫生技术服务 职业卫生管理以及职业卫生科学研究活动中形成的 能够准确 完整反映职业卫生工作全过程的文字 资料 图片 照片 报表 录音
8、带 录相 影片 计算机数据等文件材料 用人单位应当建立职业卫生档案 包括 一 国家有关职业病防治工作的法律 法规 规范 标准清单及有关文本 二 职业卫生管理方针 计划 目标 职业卫生管理制度 三 职业卫生专 兼 职管理组织 职能及人员分工 四 职业卫生管理方案 程序 作业指导书和其他内部文件 五 建设项目职业病危害管理档案 提供保存清单 注明保存地点 包括 1建设项目计划任务书及批准文件等 2建设项目初步设计书 3工程改建 扩建及维修 使用变更的图纸及有关资料 4全套竣工图纸 验收报告 竣工总结 5职业病危害预评价委托书及效果评价报告 6职业病危害控制效果评价委托书及效果评价报告 7卫生行政部
9、门审查意见书 8卫生行政部门验收意见书 六 建设项目职业病危害因素申报资料 包括职业病危害因素 种类 存在岗位 来源 预防策略 清单 七 储存和使用的化学品清单 包括种类 量 使用的部位 储存的部位 毒性资料 预防策略 八 工作场所职业病危害因素检测与评价资料 包括职业病危害因素检测与评价委托书 职业病危害因素检测记录与评价报告 九 用人单位职业病预防控制措施技术档案1工艺改革技术措施档案 2职业病防护设施档案 1 职业病防护设施清单并注明安装地点 2 设备的操作规程 合格证书 3 安装 调试验收记录 4 使用记录 5 维修记录 包括维修责任人 维修原因 维修日期 维修人等 十 职业病防护用品
10、档案 包括工种清单 应配备清单 实配备清单 使用情况等 十一 职业健康监护资料 1职业健康监护委托书 2职业性健康检查工种及人员名单 3职业健康检查结果与分析报告4职业禁忌症名单及调离情况 5个人职业健康监护档案 十二 职业卫生培训教育计划 培训内容 授课记录及考核成绩 十三 职业病病人档案 十四 各种监督文书 十五 各种设备 化学品中文说明书 十六 职业病事故应急救援及演练有关资料 十七 各种汇总资料 包括 职业卫生基本情况 生产工艺 有害因素分布 职业病危害因素检测结果汇总资料 职业健康监护汇总资料 职业病发病情况汇总资料 职业病人处理 安置情况汇总资料 培训情况汇总资料 因病缺勤情况汇总
11、资料 职业病防护设施汇总资料 隆冬者死亡资料 职业有害因素接触情况汇总表 职业病防治工作年度总结 本规范适用于驻我市的各级各类全民所有制 集体所有制和私营的工业企业 中外合资 中外合作 外商独资经营的工业企业及各类存在生产活动的企业 事业单位 二 职业卫生档案分市级 县 区 市 级及各大企业集团公司级 厂矿企业单位级三种 三 厂矿企业职业卫生档案格式内容全市统一 包括 一 职业卫生档案检索部分 1 总目录 2 分目录 二 职业卫生档案实体内容包括 1 职业卫生法规 标准 规范 其内容为国家 省 市有关职业卫生的法规 条例 标准和有关管理办法 2 基本情况 1 编制的大事记 包括单位变动 领导变
12、动 职工 生产工人及产品变动情况等 2 职业卫生基础数据 图表内容包括 厂区内作业点分布示意简图 厂区职业卫生机构人员管理模式图 按车间分别填写的有害作业情况及接触情况数据图表 工艺流程及生产过程中的原料 副产品 产品简介方框图 每种工艺一张 3 上级文件 通知 内容为每年上级卫生行政部门及职业卫生管理机构印发的有关职业卫生工作的文件 通知和工作安排等 4 计划 总结和单位职业卫生情况分析 内容为本单位当年职业卫生工作计划 工作小结 年度工作总结和本年度本单位职业卫生情况的综合分析 5 生产作业环境测定资料 每年度各类有害作业的基本情况 表格和定期及不定期监测的结果报告等 6 健康检查资料 每
13、年度定期普查体检结果 职业病人复查体检结果 观察对象复查体检结果 相对应的健康检查检索卡片和个人健康档案 7 卫生监督机构监督文书 内容为上级监督机构来单位监督检查时填写的 监督工作现场笔录 监督意见书 其它监督 如监督处罚等 文书 8 职业卫生统计报表 内容为 上级职业卫生监督机构要求上报的报表存根 职业病例报告卡 9 会议资料册 全市职业卫生工作会议资料 职业卫生活动小组例会资料 本单位职业卫生领导组会议资料 其它职业卫生工作会议资料 10 专题 科研资料 新 改 扩建项目申报 审查 验收专篇 有关单位合作或自己开展的职业卫生科研 专题调查及职业卫生状况评价系统资料 11 宣传 培训资料
14、内容为 上级下发的职业卫生宣传材料 参加上级职业卫生培训资料及学习小结 厂内贯彻职业卫生工作要求的宣传材料 厂内开展的职业卫生培训资料 12 年度的考核 评比情况结果 四 各区 县 市 防疫站 各企业集团公司劳研所 工卫科 卫生处 防疫站 职业卫生档案内容 一 驻地 下属 企业名录内容包括 单位名称 性质 档案编号 基本情况 有害作业情况及接触情况 二 驻地 下属 企业年度工作情况内容包括 单位名称 监测 体检情况及其它职业卫生工作情况 三 年度工作计划 工作小结 工作总结 本属区当年职业卫生情况分析 四 上级文件 通知 职业卫生专题调查 科研 会议 宣传 培训资料 与厂矿企业职业卫生档案要求
15、相同 五 监督文书 各类职业卫生监督工作文书存根 及对厂矿企业的职业卫生学评价 六 职业卫生统计报表 卫生部规定的季 年报表 上级要求上报的各类报表 职业病人登记表 七 其它 根据本区 县具体情况设立的有关内容 市级职业卫生档案内容 一 全市各区 县 市 及大型企业集团公司单位名录 内容主要有 各区 县 市 大企业集团公司单位名称 总人数 作业点数 接触人数 职业病人数 二 统计报表 季 年报表 其它报表 三 监督文书 对基层单位劳卫监督工作文书存根 职业卫生评价报告书 四 会议 宣传 培训资料 考核评价 一 职业卫生档案建立后 需经本市职业卫生档案考评验收领导组专业人员进行验收 合格单位发给
16、太原市职业卫生档案合格单位证及合格证书 优秀单位发给优秀单位证及证书 二 职业卫生档案每年四月份前归档上架 有关部门每年进行一次检查考核 对不合格单位收回 合格证书 并按照有关法规条文规定 进行相应的行政 经济处罚 三 对损坏和丢失档案资料的单位及责任人 将根据国家和地方有关法规视情节轻重给予惩处 一 鉴于驻市各单位规模大小不一 档案要求的内容资料多少也不尽相同的情况 对职工人数多 职业危害重 工作内容多的大中型企业 要求写出本单位的建档细则 上述内容分别立卷归档上架 并有专业管理人员管理 对职工人数少 工作内容少 资料也少的小型企业 上述内容可合并归档 装盒 但必须有具体人员进行日常管理 要求写建档说明 二 职工健康档案 各厂矿企业职业卫生主管部门应按车间 分厂 和接触有害因素的不同 分别建立健康检查检索卡片 以便于查询管理 卡片的形式按全市统一格式 由市监督所统一负责印制 内容有 姓名 性别 出生年月 车间 分厂 接触有害物 体检周期 编号等 卡片编号应与职工定期体检表档案袋编号相同 凡同时接触多种有害物的职工 按主要接触的一种有害物统计 但职业史中要记载详细 卡片要随人员的变动而
