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1、Q/C XX XXXX-2018DA产品数据管理(PDM)系统电子文件归档与电子档案管理规范Product data management（PDM）system electronic documents archiving and electronic records management specification中华人民共和国档案行业标准DA/T XXXX-20XX20XX-XX-XX实施发布国 家 档 案 局20XX-XX-XX发布 51xxxxxxx目 次前言II1 范围12 规范性引用文件13 术语和定义14 总则34.1 总体要求34.2 职责44.3 工作流程44.4 元数据65
2、 PDM系统电子文件归档65.1 归档范围与保管期限65.2 电子文件组件65.3 归档要求75.4 归档接口96 PDM系统电子档案管理106.1 整理106.2 存储116.3 保管126.4 利用126.5 统计136.6 鉴定处置13附录 A (资料性附录) PDM系统电子文件归档范围14附录 B (资料性附录) PDM系统电子文件归档元数据24附录 C (资料性附录) PDM系统电子文件归档元数据示例31附录 D (资料性附录) PDM系统电子档案“四性”检测方案36附录 E (资料性附录) PDM系统电子档案分类表41附录 F (资料性附录) 电子档案离线存储载体存储结构46参考文
3、献48前言本标准按照GB/T 1.1-2020标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。本标准由国家档案局提出并归口。本标准主要起草单位：中国商用飞机有限责任公司、国家档案局经科司。本标准主要起草人：刘文恭、蔡盈芳、王木亮、殷瑛、蒋君仁、刘春明、李璐。产品数据管理(PDM)系统电子文件归档与电子档案管理规范1 范围本标准规定了企业产品数据管理(PDM)系统电子文件归档,以及归档后形成的电子档案管理的详细要求。本标准适用于企业产品数据管理(PDM)系统电子文件归档,以及采用电子档案管理系统对归档后形成的电子档案进行管理的工作。非企业性质组织机构的PDM系统电子文件归档和电子
4、档案管理、企业其他业务系统产生的电子文件归档与电子档案管理、采用PDM系统进行电子文件归档与电子档案管理的单位可参照执行。2 规范性引用文件下列文件的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 18894-2016 电子文件归档与电子档案管理规范GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求DA/T 15 磁性载体档案管理与保护规范DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T 46-2009 文书类电子文件元数据方案DA/T 48 基于X
5、ML的电子文件封装规范DA/T 70-2018 文书类电子档案检测一般要求DA/T 74 电子档案存储用可录类蓝光光盘（BD-R）技术要求和应用规范DA/T 75 档案数据硬磁盘离线存储管理规范3 术语和定义GB/T 18894-2016、DA/T 70-2018界定的，以及下列术语和定义适用于本标准。3.1产品数据管理系统 product data management system; PDMS管理与产品相关信息（包括零件信息、配置、文档、CAD文件、结构、权限信息等）或与产品相关过程（包括过程定义和管理）的系统，简称PDM系统。3.2电子文件electronic document国家机构、
6、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。GB/T 18894-2016，定义3.13.3电子文件归档electronic document filing办理完毕或已正式发布的具有凭证、参考和保存价值的电子文件提交电子档案管理系统保存的过程。3.4电子档案electronic records具有凭证、参考和保存价值并归档保存的电子文件。GB/T 18894-2016，定义3.23.5电子档案管理 electronic records management system对电子档案进行接收、整
7、理、保管、利用、统计、鉴定和处置的活动。3.6电子档案管理系统 electronic records management system；ERMS对电子档案进行接收、整理、保管、统计、利用和处置的计算机信息系统。注：改写GB/T 18894-2016，定义2.5。3.7真实性 authenticity电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和背景与形成时的原始状况相一致的性质。GB/T 18894-2016，定义3.53.8完整性 integrity电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。GB/T 18894-2016，定义3.73.9可用性 usability电子
8、文件、电子档案可以被检索、呈现和理解的性质。GB/T 18894-2016，定义3.83.10安全性 security电子文件、电子档案的管理过程可控、数据存储可靠，未被破坏、未被非法访问的性质。DA/T 70-2018，定义3.73.11信息包 information package包含电子文件、电子档案文档和对应元数据，按照一定的结构组织，可用于不同环节之间信息传递的信息集合对象。注：改写DA/T 70-2018，定义3.11。3.12归档信息包 archiving submission information package；ASIP电子文件归档时立档单位内部业务部门向档案部门提交的信息
9、包。DA/T 70-2018，定义3.113.13保存信息包 archival information package；AIP按照长期保存要求形成的电子档案信息包。DA/T 70-2018，定义3.133.14系统显示名 system display name在电子档案管理系统中存储的，档案人员和用户直接可见的件内文档名称。注：文档是指归档文件最小的文件单元，可以是一个独立的自然件，也可以是组合文件中的某一自然件或自然件的附件。3.15计算机文件名 computer file name在电子档案管理系统存储器中唯一标识电子档案的一个字符串。4 总则4.1 总体要求4.1.1 PDM系统中形成的
10、电子文件是企业的核心资产，PDM系统电子文件归档与电子档案管理工作应纳入单位电子文件归档和电子档案管理整体工作中，统筹规划，有序推动。4.1.2 应按照PDM系统电子文件归档和电子档案管理要求开展PDM系统电子文件归档、长期保存和开发利用工作。4.1.3 应按照全程管理、前端控制、集中统一原则对PDM系统电子文件、电子档案实施全生命周期管理，确保电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性（简称“四性”）。4.1.4 应执行规范的工作程序，采取必要的技术手段，对PDM系统电子文件归档和电子档案管理全过程实行监控。4.1.5 应对PDM系统中电子文件的情况进行综合调查，制定归档方案、保管期限表、元数
11、据方案、访问控制规则/利用规则等规范，据此实施PDM系统电子文件归档与电子档案管理的流程和系统。4.1.6 档案部门、信息技术部门、业务部门等所有涉及PDM系统电子文件归档与电子档案管理工作的部门和人员应明确分工，高度合作，通过高质量的电子档案管理，服务于产品管理、风险控制、资产保护等目标。4.1.7 应配备必要的信息化基础设施和信息安全设施,保障电子档案管理系统的正常运行。4.2 职责4.2.1 PDM系统主管部门PDM系统主管部门职责如下：a) 根据产品数据管理规范和档案业务需求，组织信息技术部门和档案部门开展PDM系统归档功能建设；b) 为PDM系统归档功能的建设提供支持。4.2.2 档
12、案部门档案部门职责如下：a) 将PDM系统形成的电子文件纳入管控范围，提出归档范围、归档方式、归档格式、归档时间和“四性”检测等业务需求；b) 参与PDM系统与电子档案管理系统接口实施工作，负责归档接口功能测试，验证是否满足设计要求；c) 定期对上线后的集成归档接口运行情况进行监测，确保功能运行正常；d) 负责电子文件的接收，以及电子档案的整理、保管、统计、利用；e) 负责组织保管期满电子档案的鉴定、处置工作。4.2.3 信息技术部门信息技术部门职责如下：a) 根据PDM系统电子文件归档需求，开展PDM系统与电子档案管理系统归档接口开发、测试和运行维护工作；b) 及时响应PDM系统主管部门和档
13、案部门提出的PDM系统电子文件归档需求和问题反馈，并妥善处理；c) 参与保管期满电子档案销毁工作，对销毁是否彻底进行确认。4.2.4 业务部门业务部门职责如下：a) 负责根据PDM系统操作手册和本单位电子文件管理规定开展电子文件提交归档；b) 参与保管期满电子档案鉴定工作。4.3 工作流程PDM系统电子文件归档与归档后电子档案管理流程包括电子文件及其元数据捕获归档、“四性”检测、接收、整理、保管、统计、利用、鉴定、处置等环节，见图1。开始捕获归档“四性”检测否是否通过是接收整理保管、统计、利用保管期满鉴定处置结束图1.PDM系统电子文件归档与电子档案管理流程图4.4 元数据PDM系统电子文件归
14、档和电子档案管理元数据要求如下：a) 元数据应能为PDM系统和电子档案管理系统所处理，实现元数据的传输、解析、交换、利用等；b) 元数据的捕获方式和捕获节点应在PDM系统和电子档案管理系统设计与开发过程中进行规划，实现元数据与电子文件同时捕获；c) 元数据的捕获方式包括直接提取、计算写入、手工录入、默认赋值等；d) 元数据的捕获节点包括但不限于电子文件管理全程中的捕获、归档、检测、接收、整理、保管、利用、迁移、转换、鉴定、处置等各个节点；e) PDM系统电子文件归档时，应同时归档对应元数据，确保元数据与所描述的电子文件的有效关联；f) 参照DA/T 46 ,PDM系统电子文件归档和电子档案管理元数据设置为文件实体、机构人员实体、业务实体、文件关系实体，参见附录表A.1A.4。5 PDM系统电子文件归档5.1 归档范围与保管期限5.1.1 归档范围5.1.1.1 PDM系统电子文件归档范围包括但不限于项目管理类电子文件、设计类电子文件、试验类电子文件、制造类电子文件、客服类电子文件、市场与销售类电子文件、供应商类电子文件，具体参见附录表B.1表B.7。5.1.1.2 档案部门、业务部门、PDM系统主管部门应一同
