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1、甘肃省市场监督管理局 发布农业科学技术研究档案数字化规程甘肃省地方标准ICS QOO备案号：目 录前 言引 言1 范围 12 规范性引用文件 13 术语和定义 14 总则 35 数字化工作组织 46 数字化机构与人员 4 7 数字化设备条件 4 8 数字化工作计划 4 9 数字化工作制度 5 10 数字化工作文件资料存档 5 11 数字化形式 5 12 数字化前鉴定 6 13 数字化前整理 6 14 案卷（件）出库 6 15 目录数据库建设 7 16 案卷（件）全文数字化 7 17 分辨率 8 18 文件图像数据质量检查 9 19 数据挂接 9 20 数据库建设 1021 数据验收与移交 10
2、22 案卷（件）入库 11 23 数据信息利用 1124 数据信息管理 12附 录前 言本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则进行起草。本标准由甘肃省档案局提出、归口并监督实施。本标准起草单位：甘肃省农业科学院。本标准起草人：郭秀萍、胡新元、马心科、王来、张雪琴、陈大鹏、秦春林、白玉龙、席春艳、张力。引 言在信息化、数字化技术广泛应用背景下，为满足查档用户对农业科学技术研究档案信息快捷高效的查阅利用需求，开发传统农业科学技术研究档案资源信息，促进数字农业科学技术研究档案资源建设发展，科学、全面、系统指导农业科学技术研究档案数字化工作与业务流程的规范实施，确保其数字化数据的真实、完整、准
3、确、有效和耐久可用，制定本标准。本标准针对农业科学技术研究档案数字化计划组织、前期准备、数据库建设、数据管理及其数据信息的检索、阅览、利用与开发完善信息管理系统及运维安全的数字化技术、元数据、数据挂接、数据检测等功能，逐一提出目标质量、关键技术参数与操作规程。农业科学技术研究档案数字化规程1 范围本标准设定了农业科学技术研究档案数字化的原则、组织、流程、数据库建设、数据管理及其数据信息检索、阅览、利用和运维安全保障等数字化目标实现的操作流程、技术方法及质量标准。本标准适用于各类案卷级档案的数字化，其它档案的数字化可参考应用。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
4、凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件，凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 20530-2006 文献档案资源数字化工作导则GB/T 18894-2016 电子文件归档与电子档案管理规范DA/T 1 档案工作基本术语DA/T 18 档案著录规则DA/T 31-2017 纸质档案数字化规范DA/T 81-2019 档案库房空气质量检测技术规范3 术语和定义DA/T 1、DA/T 18、GB/T 20530-2006界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1 农业科学技术研究档案指具有咨询、参考、查证和存史作用的传统载体农业科研文件材料组成的
5、记录记忆体系，是反映和再现农业科学技术研究活动与组织管理过程的历史真实记录。3.2 农业科学技术研究档案案卷指反映同一专题研究形成的互有联系的农业科研文件材料组合而成的保管单元。3.3 数字化 指应用计算机技术、数字技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。3.4 农业科学技术研究档案数字化指采用拍摄、扫描等方式，对纸质农业科学技术研究档案进行数字化，将其转换为数字信号，以特定格式存储在磁性介质（硬盘、磁盘、光盘等），按照原生态形式特征建立数字目录与文件图像相关联的数据库，数据信息可被计算机等现代信息设备识别、检索、阅览和利用的过程。3.5 元数据指描述文件材料的背景、内容、结构及其整个管理过程
6、的数据。主要包括数字文件图像的来源、档号、内容描述、形式特征以及电子属性、数字化属性、存储位置、权限管理和迁移过程的数据。3.6 分辨率指单位长度内全文图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数（dpi）表示。它是控制纸质农业科学技术研究档案数字化质量的关键参数。（示例：200 dpi为1英寸25.4mm内有200个点数）3.7 OCR（Optical Character Recognitiin,光学字符识别） 指电子设备（例如扫描仪或数码相机、高拍仪）检查纸上打印的字符，通过检测暗、亮的模式确定其形状，然后用字符识别方法将形状翻译成计算机文字的过程。3.8 农业科学技术研究档案数字目录指以纸质
7、农业科学技术研究档案目录为基础，应用计算机技术著录的条目汇集，是农业科学技术研究档案数字化数据检索、输出、报道的工具。3.9 农业科学技术研究档案数字目录著录针对具体的农业科学技术研究专题（课题/项目）活动起始过程及背景要素，应用计算机技术及相关软件编辑录入的以揭示其案卷主题、卷内文件图像的内容及形式特征等情况的数字目录。包括全宗号、分类号、案卷号、题名与副标题、责任者、形成日期、密级、保管期限以及排检与编号、附注等。3.10 农业科学技术研究档案数字文件图像指以数字形式表现纸质农业科学技术研究文件、图像页面的整数阵列。是一个二维或高维的采样并量化的函数，由相同维数和连续图像产生。3.11 数
8、字文件图像地址记录数字农业科学技术研究文件图像在数据库中存储位置的数据，由制作日期时间、盘号和光点号组成。3.12 数字目录与数字文件图像的关联指开发应用计算机档案信息管理系统及相关软件，实现农业科学技术研究档案数字目录与数字文件图像的链接。3.13 农业科学技术研究档案信息管理系统指由农业科学技术研究档案部门开发建设的，基于计算机、局域网嵌入运行的可采集、整理、著录、存储、组织、管理、检索、阅览、利用农业科学技术研究档案数据信息服务的应用系统。3.14 农业科学技术研究档案数字化数据读取设备指同步获取农业科学技术研究档案数字目录、数字文件图像及元数据的输入、显示、输出设备。4 总则4.1 应
9、用先进信息技术、计算机技术等科学方法，结合农业科学技术研究档案的本质属性和形式特征，科学规范开展数字化。4.2 自农业科学技术研究档案数字化开始，应建立指导管控数字化数据目标实现的工作制度、操作规程及技术标准，保障数字化工作效率和质量，维护其原始特征与内容全貌，确保其数字化数据的真实、完整、准确、有效、可用与安全。4.3 应设计农业科学技术研究档案数字化业务流程，明确数字化任务分工、职责与业务内容质量要求，严格执行。农业科学技术研究档案数字化流程，见附录表A.1。4.4 根据传统农业科学技术研究档案的利用频率、珍贵与亟待抢救程度、安全保密以及数字化工作经费等实际，合理确定传统农业科学技术研究档
10、案数字化内容、范围与数字化形式，分步实施，有序推进。4.5 农业科学技术研究档案数字化原则4.5.1 规范操作原则。根据农业科学技术研究档案数字化流程，组织实施。包括数字化前再鉴定、再整理，编制数字化目录，实体出入库清点交接、数字目录与文件图像建库，数字化数据挂接、检测检验，数据信息检索阅览及利用，数字化工作文件资料整理归档等。4.5.2 目标质量原则。遵循纸质农业科学技术研究档案内在规律与形式特征，建设其数字化数据库。数据信息应真实反映原有内容、要素和相关信息，最大程度地呈现原貌，确保数字化数据质量。4.5.3 准确可用原则。科学确定纸质农业科学技术研究档案数据检测验收技术标准，严格数字化各类数据的全面验收，确保开展数字化全程技术环境、技术参数及识别、读取技术性能的可靠、可用。4.5.4 安全运行原则。加强纸质农业科学技术研究档案实体与信息的安全管理，杜绝案卷、卷内文件的破坏、损伤、丢失。依法做好涉及国家秘密、知识产权保护等案卷实体与数据信息的安全保密管理。5 农业科学技术研究档案数字化工作组织5.1 机构与人员5.1.1 确立农业科学技术研究档案数字化工作负责部门和负责人，对数字化工作的规划、实施、检查、验收以及技术、安全、保密、运行经费等进行协调保障，确保数字化工作有序推进和按期完成。5.1.2 组织配备具备农业科学技术研究档案工作经验、现
