《（项目管理）基本建设项目档案管理规定》由会员分享，可在线阅读，更多相关《（项目管理）基本建设项目档案管理规定（72页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、修改码 版本 1 E 文件编号 GDGS ZY 66 02 05 2010 基本建设项目档案管理规定 页 码 1 73 中国石油管道公司 2012 09 30 发布 2012 09 30 实施 1 目的 为规范公司基本建设项目档案管理 充分发挥项目档案在工程建设 生产 使用 管理 维护和改建扩建中的作用 根据国家有关法律法规和 上级相关文件精神 结合公司实际 制定本规定 2 范围 本规定适用于公司基本建设 含新建 更新改造 大修理 项目档案 管理 3 术语和定义 3 1 建建设项设项目档案目档案 本规定所称建设项目档案指建设项目在立项 审批 招投标 勘察 设计 采购 施工 监理及竣工验收等全过
2、程中形成的具有保存价值的 经过鉴定 整理并归档的文字 图表 声像等各种载体形式的项目文件 3 2 项项目文件目文件 本规定所称项目文件指项目前期文件 项目竣工文件和项目竣工验 收文件 3 3 项项目前期文件目前期文件 本规定所称项目前期文件指工程开工以前在立项 审批 招投标 勘 察 设计以及工程准备过程中形成的文件 3 4 项项目竣工文件目竣工文件 本规定所称项目竣工文件指项目竣工时形成的反映施工 指建筑 安 装 过程和项目真实面貌的文件 主要由项目施工文件 项目竣工图和监 理文件组成 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 2 73 2 3 5 项项目竣工目竣工验验收文件收文件 本
3、规定所称项目竣工验收文件指项目竣工后试运行中以及项目竣工 验收时形成的文件 4 职责 4 1 总经理办公室是公司建设项目档案工作的归口管理部门 主要职责 4 1 1 负责执行集团公司建设项目档案工作管理制度 制订公司建设项目 档案管理办法 4 1 2 负责公司建设项目档案管理工作的统筹规划 组织协调和监督指导 4 1 3 负责公司建设项目档案验收工作 4 1 4 负责参加公司建设项目竣工验收 4 1 5 负责组织公司建设项目档案业务交流与培训工作 4 1 6 负责接收保管专业分公司级及以上审批管理项目的档案实体 4 2 工程处是公司新建项目工程管理部门 负责指导 监督 检查各项 目部项目档案管
4、理工作 4 3 生产处 管道处是公司更改大修项目工程管理部门 负责指导 监 督 检查所属各单位项目档案管理工作 4 4 项项目建目建设单设单位位 4 4 1 项目建设单位负责组织 协调和指导项目文件的编制 收集 整理 和归档工作 对项目档案的齐全 完整 准确负责 负责项目档案的移交 工作 4 4 2 项目建设单位项目管理部门负责确定项目竣工文件相关表格设置 填写等编制标准 督促 检查竣工文件的编制 收集 整理工作 审核 签 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 3 73 3 署竣工文件及设备随机文件 并组织归档 4 4 3 项目建设单位有关部门负责本部门职责范围内项目文件的收集 整
5、 理工作 并向建设单位档案管理部门归档 4 4 4 项目建设单位档案管理部门负责指导项目文件的整理 归档 检查 接收项目文件 5 管理内容 5 1 建建设项设项目档案管理一般目档案管理一般规规定定 5 1 1 公司建设项目档案是项目建设历程的真实记录和原始凭证 是生产 运营 管理维护 工程改扩建的真实依据和不可再生的信息资源 同时也 是全面鉴定工程质量 查明事故原因 追究事故责任的可靠凭证 5 1 2 建设项目档案工作应当坚持 三同步 的原则 在签订合同 协议 时 应同时明确项目档案所包括的内容 要求及各相关单位对项目档案的职 责 检查工程进度与施工质量时 应同时检查项目文件材料的收集 整理
6、情况 在进行工程验收时 应同时审查 验收项目文件的归档情况 5 1 3 项目建设单位应把项目档案管理工作纳入项目建设计划 纳入项目 建设管理程序 纳入领导和工作人员的岗位职责 与项目建设管理同步实 施 5 1 4 项目建设单位应加强对项目文件形成 收集 整理等过程控制 保 证项目档案完整 准确 系统 5 1 4 1 档案完整指按 建设项目文件归档范围和保管期限表 附录 A 所确定的内容 将建设项目全过程中应当归档的项目文件归档 各种文 件原件齐全 5 1 4 2 档案准确指项目档案的内容真实反映建设项目的实际情况和建 设过程 图物相符 签字手续完备 GDGS ZY 66 02 05 2010
7、页码 4 73 4 5 1 4 3 档案系统指项目档案按其形成规律 保持各部分之间的有机联系 分类科学 组卷合理 5 1 5 项目申请立项后 项目建设单位应明确档案管理机构 人员 负责项 目文件的收集 积累和整理工作 建立项目档案工作网络和项目文件管理 流程 对项目文件实行跟踪管理 动态管理 5 1 6 项目文件的收集 整理和归档应当纳入项目的合同管理之中 5 1 6 1 项目建设单位在签订勘察 设计 采购 施工 工程总承包及监理 以下简称参建单位 等合同 协议 时 应当设立专门条款 明确项目档 案保证金事宜和有关方面应当提交的项目文件 包括电子文件 名称 内 容 版本 套数 费用 时间 质量
8、要求及整理 审核 归档与违约责任 并经档案管理部门签署会签意见 5 1 6 2 项目建设单位办理竣工结算时 应当有档案管理部门的签署意见 档案管理部门根据合同 协议 检查所提交的项目文件 符合档案管理 要求的 签署同意付款意见 方能进入合同 协议 付款环节 5 1 7 项目建设单位有关部门负责组织协调和指导参建单位编制 整理和 归档项目文件 并负责案卷质量的审查 5 1 8 项目建设单位和参建单位应根据各自职责范围或合同规定 完成项 目文件的编制 整理 归档工作 监理单位负责审核 签署项目竣工文件 5 1 9 建管分开管理的建设项目 其形成的档案由双方共同协商 明确移 交项目档案 包括电子文件
9、 的范围 套数 版本 时间 质量要求等事宜 双方办理移交手续 5 1 10 采用项目管理承包等其他管理模式的建设项目 项目建设单位应 在合同中明确双方对不同载体项目文件的管理职责 要求 并按照合同 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 5 73 5 规定将项目文件归档 5 1 11 项目建设单位应当配备档案库房和档案安全保管的必要设备设施 档案保管条件应符合国家有关标准要求 5 1 12 项目建设单位要应用档案管理系统 E6 对项目档案进行归档与移 交工作 5 2 建建设项设项目档案收集 整理与目档案收集 整理与归归档档 5 2 1 反映和记录项目建设重要职能活动 具有查考利用价值
10、的各种载体 的项目文件 应当收集齐全 归入建设项目档案 参见 建设项目文件归 档范围和保管期限表 附录 A 项目档案保管期限一般分为永久 定期两种 定期保管档案的年限 可根据其参考利用价值分为 30 年和 10 年 5 2 2 项目可行性研究 任务书 以及项目管理文件和竣工验收文件按 件 整理 具体执行 归档文件整理规则 DA T22 2000 项目竣工文 件应按照 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB T11822 2000 和 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA T28 2002 进 行整理 图纸应按照 技术制图复制图的折叠方法 GB T10609 3 1989 要求统一折叠
11、 电子文件应符合 电子文件归档与 管理规范 GB T18894 2002 5 2 3 项目建设单位各机构和参建单位 应在建设项目竣工验收前按阶段 或单项 将经过整理的项目文件 提交建设单位档案管理部门归档 项目 建设单位档案管理部门汇总项目文件 将全部档案条目录入或通过离线 客户端导入 档案管理系统 E6 并上载相应电子文件 5 2 4 项目建设单位和参建单位 应当指定专人负责照片 录音 录像等 声像材料的收集 整理 归档工作 工程结束后 项目建设单位应根据工 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 6 73 6 程实际编辑一套反映工程全过程的照片册 另外 公司级以上的项目 还 应编
12、制一套反映所承担工程全过程的不少于 30 分钟的视频资料 并进行 编辑配音 5 2 5 项目竣工图必须逐张加盖并签署竣工图章 竣工图章应加盖在标题 栏上方或左边空白处 无加盖竣工图章的位置时 可加盖在标题栏的背 面处 竣工图章中的内容填写应齐全 清楚 签名不得由他人代签或以个 人印章代替 5 2 6 项目档案收集 整理与归档具体执行 建设项目文件整理与归档操 作指南 附录 C 5 3 建建设项设项目档案目档案验验收收 5 3 1 项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分 未经档案验收或档 案验收不合格的项目 不得进行或通过项目的竣工验收 5 3 2 项目档案验收执行下列规定 5 3 2 1 由
13、国家发展和改革委员会组织竣工验收的项目 项目档案验收由 国家档案局组织或委托组织 5 3 2 2 由集团公司组织竣工验收的项目 项目档案验收由集团公司办公 厅负责组织 5 3 2 3 由专业公司组织竣工验收的项目 项目档案验收由集团公司办公 厅负责组织或委托组织 5 3 2 4 由公司组织竣工验收的项目 根据工程实际 项目档案验收可由 总经理办公室单独组织验收 也可与工程竣工验收合并进行 项目建设单位档案管理机构应加强项目档案验收前的指导与检查 必要时可组织预检 5 3 3 项目档案验收应当按照下列规定 组成验收组进行验收 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 7 73 7 5 3
14、 3 1 国家档案局组织的项目档案验收 验收组按国家规定组成 5 3 3 2 集团公司办公厅组织或受国家档案局委托组织的项目档案验收 验收组由集团公司办公厅 项目所在地省级档案行政管理部门等单位组 成 5 3 3 3 公司总经理办公室组织的项目档案验收 验收组由公司总经理办 公室 项目主管部门等单位组成 项目档案验收组人数为不少于 5 人的单数 组长由验收组织单位人 员担任 专业技术性强的项目可邀请有关专业人员参加验收组 5 3 4 申请项目档案验收应具备下列条件 5 3 4 1 项目主体工程和辅助设施已按照设计建成 能满足生产或使用的需要 5 3 4 2 项目试运行指标考核合格或者达到设计能
15、力 5 3 4 3 完成了项目建设全过程文件材料的收集 整理与归档工作 5 3 5 项目档案验收前 项目建设单位应组织项目设计 施工 监理等方 面负责人及有关人员 根据档案工作的相关要求 依照 建设项目文件归 档范围和保管期限表 附录 A 和 建设项目档案验收内容及要求 附 录 B 进行全面自检 并形成项目档案自检报告 5 3 6 项目档案自检报告应当包括以下主要内容 5 3 6 1 项目建设及项目档案管理概况 5 3 6 2 保证项目档案的完整 准确 系统所采取的控制措施 5 3 6 3 项目文件材料的形成 收集 整理与归档情况 竣工图的编制情 况及质量状况 5 3 6 4 档案在项目建设
16、管理 试运行中的作用 5 3 6 5 存在的问题及解决措施 GDGS ZY 66 02 05 2010 页码 8 73 8 5 3 7 项目建设单位应以正式文件形式向项目档案验收组织单位报送建 设项目档案验收申请报告 并附项目档案自检报告 填报 建设项目档案 验收申请表 附表 1 项目档案验收组织单位应在收到建设项目档案验 收申请报告的 10 个工作日内作出答复 5 3 8 项目档案管理机构应当参加项目的中交 间 验收 初步验收和竣工 验收 并同步进行项目档案的预验收 在项目竣工验收 3 个月前应完成 项目档案验收工作 5 3 9 项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行 项目档案 验收组全体成员参加项目档案验收会议 项目建设单位 设计 施工 监 理等参建单位和生产运行管理或使用单位的有关专业人员列席会议 5 3 10 项目档案验收应当以会议形式按照下列程序进行验收 5 3 10 1 项目建设单位负责人或档案部门汇报项目建设概况 项目档案 工作情况 5 3 10 2 监理单位汇报竣工文件质量的审核情况 5 3 10 3 项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况 5 3 10 4
