东方飞扬综合档案管理系统..doc

《东方飞扬综合档案管理系统..doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《东方飞扬综合档案管理系统..doc（248页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、飞扬飞扬系列系列软软件件 综综合档案管理系合档案管理系统统 热线咨询 010 82896874 75 76 77 1 目目 录录 第一章第一章 系统概述系统概述 1 1 1 1 软件运行环境 1 第二章第二章 系统安装 启动及初始化设置系统安装 启动及初始化设置 2 2 2 1 软件的安装 2 2 2 客户端的设置 2 2 3 运行软件 3 2 4 初始化工作 4 2 4 1 如何修改系统口令 4 2 4 2 如何进行全宗定义 4 2 4 3 如何定义符合本单位要求的分类库 5 2 4 4 如何进行符合本单位现状的机构设置 7 2 4 5 如何进行主题词库的定制 8 2 4 6 如何进行原文服

2、务器设置 建议此项设置由计算机人员辅助进行 9 2 4 7 如何进行同义词库维护 10 2 4 8 如何重新注册控件 11 2 4 9 如何进行系统设置 11 2 4 10 如何设置 我的工作室 13 2 4 11 如何重新划分系统中的功能模块分布 14 第三章第三章 预归档管理预归档管理 1515 3 1 如何进行文件登记 16 3 1 1 如何定义文件模版 16 3 1 2 如何进行文件代码维护 31 3 1 3 如何进行字段代码维护 39 3 1 4 如何进行文件的登记 41 3 1 5 如何进行扫描路径设置 69 3 1 6 如何批量上传扫描文件 73 东东 方方 飞飞 扬扬 综综 合

3、合 档档 案案 管管 理理 系系 统统 2 热线咨询 010 82896874 75 76 77 3 1 7 如何进行扫描文件的批量挂接 75 3 2 如何进行文件关联报表打印 76 3 3 如何进行文件的注销整理 79 3 4 如何进行文件的利用 80 3 4 1 如何进行文件的查 借阅登记 81 3 4 2 如何进行文件的查借阅管理 82 3 4 3 文件检索 85 3 5 如何进行文件统计 87 3 6 如何进行文件保管 92 第四章第四章 档案管理档案管理 9696 4 1 如何进行档案资料的著录标引 96 4 1 1 如何定义档案模版 96 4 1 2 如何进行档案著录 117 4

4、1 3 如何进行字段代码维护 134 4 1 4 如何进行扫描路径设置 136 4 1 5 如何批量上传扫描文件 139 4 2 如何进行档案库关联报表的打印输出 141 4 3 如何进行档案资料的检索利用 143 4 3 1 如何进行档案数据的跨类检索 143 4 3 2 如何进行网页查询 145 4 3 6 如何进行档案借阅归还 162 4 4 如何进行档案统计及形成全国标准的年报 163 4 4 1 如何进行档案统计 163 4 4 2 如何进行标准年报的处理 169 4 6 如何进行档案编研工作 178 4 6 1 如何定义档案编研库及分类 178 4 6 2 如何进行编研整理 178

5、 4 8 1 如何进行档案保管库模版定义 185 4 8 2 如何进行档案损坏登记 187 4 8 3 如何进行档案资料的丢失找回登记 189 飞扬飞扬系列系列软软件件 综综合档案管理系合档案管理系统统 热线咨询 010 82896874 75 76 77 3 4 8 4 如何进行档案保管的数据管理 190 第五章第五章 立卷管理立卷管理 192192 5 1 如何进行立卷选项设置 192 5 1 1 如何进行立卷规则设置 193 5 1 2 如何进行立卷对应关系设置 194 5 2 如何进行档案室单独立卷 传统立卷 案卷卷内目录操作 196 5 3 如何进行档案室多点立卷 传统立卷 案卷卷内

6、目录操作 199 5 4 如何进行档案室单独立卷 一事一件 归档文件目录操作 200 5 5 如何进行档案室单独立卷 一事一件 案卷卷内目录操作 203 5 6 如何进行多点立卷 一事一件 归档文件目录操作 205 5 7 如何进行多点立卷 一事一件 案卷卷内目录操作 206 第六章第六章 高级管理高级管理 208208 6 1 如何进行系统设置 208 6 1 1 如何进行全宗定义 208 6 1 2 如何进行机构设置 208 6 1 3 如何修改系统登录口令 208 6 1 4 如何进行主题词库维护 208 6 1 5 如何进行分类库维护 208 6 1 6 如何进行原文服务器设置 209

7、 6 2 如何进行用户权限管理 209 6 3 如何进行数据管理 217 6 3 1 如何将外部的数据转入档案系统中来 217 6 3 2 如何将系统内的数据转出 221 6 3 3 如何进行 OA 接口功能的设置 建议此项设置由计算机人员辅助进行 223 6 3 4 如何进行系统数据的整体备份 225 6 3 5 如何进行数据的整体恢复 225 6 3 6 如何进行光盘制作 226 6 3 7 如何使用数据回收站 229 6 4 如何使用高级工具 230 东东 方方 飞飞 扬扬 综综 合合 档档 案案 管管 理理 系系 统统 4 热线咨询 010 82896874 75 76 77 6 5

8、1 如何查看系统的操作日志记录 233 6 5 2 如何查看网页查询日志 234 第七章第七章 附录 如何进行报表维护附录 如何进行报表维护 236236 7 1 如何新建报表 236 7 1 1 如何新建需打印报表的表头 237 7 1 2 如何新建需打印报表的关联字段 242 7 2 如何修改已有报表 242 飞扬飞扬系列系列软软件件 综综合档案管理系合档案管理系统统 热线咨询 010 51655505 800 1 第一章第一章 系统概述系统概述 档案是国家机关 团体及企事业单位在从事各种社会活动 生产活动和科研活动过程中 形成的具有 一定价值的材料或实物 是人类共同的精神财富 飞扬综合档

9、案管理系统采用现代化的光盘存储技术 影像扫描技术 网络技术及数据库信息技术来建立 高效的档案信息管理 将档案资料存入计算机 并建成电子档案索引信息库和图像资料光盘后 即可通计算 机和通信网络向用户提供档案资料的网上检索 查询 阅读服务 及对档案原文的 OCR 文字识别 复制 和转储服务 这样 在提高了档案管理现化程度的同时 也提高了档案资料的利用率 良好的档案管理不仅 要对档案进行科学的维护 还要做到快速的查询检索 准确的统计等 软件分网络版和单机版 均以 Power Builder 9 0 为数据库前端开发工具 采用 C S 体系结构与 B S 体系结构 它将档案管理工作与最新的计算 机技术

10、有机的结合起来 能极大程度的提高档案管理工作的质量和效率 软件从档案的实际工作出发 符合国家档案管理标准规范的 适用于政府 企事业单位的全文档案管 理软件 软件的开发坚持通用化 系列化 用户化的方针 以文档一体化 为原则 在同一应用系统下实 现从文书处理 自动组卷归档 档案管理都使用同一套数据 实现文书与档案数据的共享 一次输入 多次 输出 多处使用 不仅极大地节约了人力 物力 和财力 避免了人为造成的不必要的主观错误 并且有效 保证了所建档案的一致性 有效性和完整性 在功能上 包括了整个文书处理过程 包括 收文 发文 内 部文件 资料等的登记 处理 传阅 催办 分发等 档案管理过程 包括 档

11、案的收集 著录 整理 保管 统计 检索 编研 开发利用工作等 同时 它还能实现全文检索 使用本系统 能大大减少手工劳动 提高工作质量和效率 使档案的利用更加便捷 同时在规范化的 要求下实现了档案馆 室 管理工作 统计工作等 的自动化 本系统设置灵活 普适性强 可满足各级机关 企事业单位以及各种规模的综合性档案馆和专业档案 馆使用 1 1 软件运行环境软件运行环境 硬件 硬件 CPU PII500 及以上 内存 64M 及以上 硬盘 500M 可用空间及以上 VGA 800 600 光 驱 3 寸软驱 鼠标等 软件 软件 中文 WIN98 第二版及以上 飞扬飞扬系列系列软软 综综合档案管理系合档

12、案管理系统统 2 热线咨询 010 51655505 800 第二章第二章 系统安装 启动系统安装 启动及初始化设置及初始化设置 2 1 软件的安装软件的安装 把标有 飞扬综合档案管理软件 的光盘放进光驱 光盘自动运行 弹出安装界面 单击 综合档案管 理系统安装 一般只需单击 下一步 不需要改变参数 在系统的提示下即可完成软件的安装 安装路径 默认为当前机器可用空间最大的盘符里 会产生一个文件夹 ESAMS2000 ESAMS 2 2 客户端的设置客户端的设置 安装完软件后 可以直接进入客户端的设置或在桌面上单击 开始 程序 飞扬综合档案管 理系统 客户端设置 进入如图 2 2 1 所示对话框

13、 图 2 2 1 在 数据库名称 后的输入框内输入 esda 在 服务器名称 后的输入框内输入服务器名称或 IP 点击 数据库类型 后的下拉框选择 SQLSERVER 或 ORACLE 然后单击 测试 按钮 如果设置 正确则弹出以下对话框并单击 确定 按钮 再单击 确定 按钮即可 飞扬飞扬系列系列软软件件 综综合档案管理系合档案管理系统统 热线咨询 010 51655505 800 3 图 2 2 2 2 3 运行软件运行软件 依次点击 开始 程序 飞扬综合档案管理系统 飞扬综合档案管理系统 网络版 即可进入系 统 系统默认用户名是 admin 口令为空 单击 登录 按钮即可 如图 2 3 1

14、 所示 图 2 3 1 单击 登录 按钮 即可进入软件 如图 2 3 2 所示 图 2 3 2 飞扬飞扬系列系列软软 综综合档案管理系合档案管理系统统 4 热线咨询 010 51655505 800 2 4 初始化工作初始化工作 2 4 1 如何修改系统口令如何修改系统口令 第一次使用由系统管理员分配的口令进入系统时 用户应对初始口令进行修改 在软件主界面中依次单 击 高级管理 系统设置 选项 并在右面的界面中用鼠标单击 口令修改 图标 如图 2 4 1 1 所示 图 2 4 1 1 在 输入旧口令 一栏中输入旧口令 首次进入系统旧口令为空 单击 输入旧口令 框 之后在 输 入新口令 一栏中输

15、入用户自定义的新口令 并在 校验新口令 一栏中再次输入新口令 如图 2 4 1 2 所示 图 2 4 1 2 输入无误后 单击 确定 按钮 退出系统 重新启动档案系统新口令即可生效 注意 请用户一定牢记口令 以免忘记不能进入系统 注意 请用户一定牢记口令 以免忘记不能进入系统 2 4 2 如何进行全宗定义如何进行全宗定义 在使用系统之前 用户需定义本单位的全宗名称及全宗号 具体操作如下 依次单击 高级管理 系统设置 选项 在右面的界面中单击 全宗定义 图标 即可出现如下 图2 4 2 1所示的对话框 飞扬飞扬系列系列软软件件 综综合档案管理系合档案管理系统统 热线咨询 010 51655505

16、 800 5 如何增加一个全宗 如何增加一个全宗 在 全宗号 后的输入框中输入本单位的全宗号 如果本单位无全宗号可以为 空 在 全宗名称 后的输入框中输入全宗名称 单击 增加 按钮 即可增加一个新的全宗 如何删除一个全宗 如何删除一个全宗 用鼠标选中全宗列表中某一全宗 单击 删除 按钮根据提示进行选择即可 如何修改一个全宗 如何修改一个全宗 用鼠标选中需要修改的全宗 单击 修改 按钮 在弹出的修改窗口中输入新 的全宗号及全宗名称 单击 确定 按钮即可 注意 删除 修改某个全宗时 将删除该全宗下的所有库及数据注意 删除 修改某个全宗时 将删除该全宗下的所有库及数据 最好不要轻易删除 最好不要轻易删除 图2 4 2 1 2 4 3 如何定义符合本单位要求的分类库如何定义符合本单位要求的分类库 系统允许用户通过 分类库维护 功能对系统自带分类库进行调整 使之与本单位分类方案相适应 系 统自带分类库为国家标准的企业十大类分类库 具体操作如下 如何修改已有分类库 如何修改已有分类库 依次单击 高级管理 系统设置 及 分类库维护 图标即可出现如图 2 4 3所示页面 单击每一级分类名称前的 号 便