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1、公司内部信息管理第二条 管理分工和内容1、综合信息系统由总经理办公室负责：主要范围为国家、地方法律法规、政策文件；国家、地方社会经济、科技发展动态；本公司及企业经营管理；公司整体规划、计划及有关综合统计汇总信息、材料；公司订阅的图书、报刊、杂志资料。2、行政信息系统：由综合办负责，主要范围为地方政府、上级企业文件、指示；公司各类公文、来函电记录；办公用品功能和市场价格；车辆运行、维修及消耗情况。3、人事信息系统：由综合办负责，主要范围为国家、地方劳动人事；工资福利；社会保障政策；人才市场信息；人事、工资档案；以及人员培训、考核、考勤等人事执行情况。4、财务信息系统：由财务部负责，主要范围为国家
2、财务、会计、税收、利率、汇率制度、政策；公司上级、本部和下属企业财务报表；资金使用状况；国家通用的会计、审计、税收惯例、准则；公司融资、社会资金走向；金融、货币、财政信息。5、其他信息系统：根据实际情况可由各部门建立。第三条 信息处理程序公司信息处理流程包括信息的收集、加工、存储、使用等几个环节。第四条 信息收集渠道1、公司内部各部门已有的生产、经营、管理活动所记载的。2、公司外部公共图书、情报信息机构收集的。3、通过社会调查、外出考察获得的专题信息。第五条 信息媒体1、统计报表。2、报纸、期刊。3、年鉴。4、书籍。5、原始记录和文件。第六条 信息的加工信息加工方式有：1、筛选：围绕公司的中心
3、工作、参考价值大、有前瞻性和启发作用的原则进行选择。2、鉴别：核实和查证，去伪存真，衡量效用。3、分类：按公司需要分类。4、综合：对信息进行定性定定量分析，对其进行编辑和研究。第七条 信息的存储1、建立信息档案。2、信息存储电子化，即通过运用计算机信息管理系统技术。第八条 信息的使用1、为领导决策服务，即信息自下而上的传递，提供决策依据、素材。2、为公司各部门日常经营管理事务服务，即信息自上而下的传递。3、为公司各部门日常经营管理事务服务，由各个信息系统自行使用信息或上下传递。4、为公司协调工作服务，即信息平行的传递。5、为特定的咨询问题服务。6、为适应管辖区的政府及相关部门需要服务。7、为公
4、共关系目的服务。第九条 公司领导及业务系统需要其它部门提供的信息，可与综合办联系，综合办安排相关部提供信息。第十条 信息的反馈1、建立信息反馈机制，评估信息管理效果、效率，改进信息管理作业。2、建立信息管理保密制度，制定信息管理流程的权限和责任体制。3、信息系统需要投资，耗费人力，公司建立信息系统需要在完备性、先进性、现代化、适用性、效果间权衡。4、信息系统建立本着一次规划、分步实施原则，高起点计划，逐步由小到大实现现代化、正规化。第三章 客户信息管理第十一条 客户的定义1、公司客户为与公司有业务往来的供应商和经销商。2、公司有关的财务、广告、公关等协助机构，可列为特殊的一类客户。第十二条 客
5、户信息管理1、公司销售部负责公司所有客户信息的汇总、整理。2、公司建立客户档案，并编制客户一览表供查阅。3、客户档案的建立（1）每发展、接触一个新客户，均应建立客户档案户头；（2）客户档案适当标准化、规范化，摸清客户基本信息，如客户名称、法定代表人、地址、邮编、电话、传真、经营范围、注册资本等。4、客户档案的更新、修改（1）客户单位的重大变动、与本公司的业务交往，均须记入客户档案；（2）对客户单位的重大变动事项、与本公司的业务交往，均须记入客户档案；（3）积累客户年度业绩和财务状况报告。第十三条 业务员与客户接触的重大事项，均须报告销售部经理，不得局限在业务人员个人范围内。第十四条 调离公司时
6、，不得将客户资料带走，其业务部门会同信息部将其客户资料接收、整理、归档。第十五条 客户信息查阅权限，未经总经理同意不得随意调阅客户档案。第十六条 客户管理1、接待客户，按公司对外接待办法处理，对重要的客户按贵宾级别接待。2、与客户的信函、传真、长话交往，均应按公司各项管理办法记录在案，并整合在客户档案内。3、对一些较重要、未来将发展的新客户，公司要有专业人员与之联系，并建立联系报告相关表单。4、负责与客户联系的员工调离公司时，应由公司销售部及时通知有关客户，指派其它员工顶替调离员工迅速与客户建立联系。第四章 对外信息的披露第十七条 收集到的信息应在公司信息发布平台上共享，确实有保密要求的应标明
7、密级、信息题目与发布时间、信息发布部门，以备查询和考核。第十八条 信息披露要适时、适度、规范、有效、有分寸和恰到好处，不能过早、过晚、过度、过分。第十九条 要建立稳定、可靠、可控的信息披露渠道。第二十条 其它信息的发布1、凡经公司领导、部门认定的可供对外传播的信息，均可披露，公司责成信息部建立信息披露范围清单。2、供披露的信息须经各级领导初审、终审后才可按确定口径、传播媒介、发布方式传播。3、公司各级密级的信息，未经特许和专门程序，不得对外发布。第二十一条 信息披露程序1、对外信息发布由信息部拟订计划或申请报告。2、报经总经理审核批准。3、通过一定渠道向外发布。4、各部门向上级主管上报公司材料
8、，按各部门管理程序办理。第二十二条 外部来访和信息发布 1、凡外面来访均由行政部接待和安排。2、重大采访活动，行政部应自始至终陪同，详作记录或摄影、录像。3、如有稿件外部媒体发表，须在发表前由董事会秘书阅稿，经同意才可播发。第二十三条 负面信息的处理1、凡因公共传媒中有误导本公司的信息，均应立即发布正确信息予以澄清。2、对非公开或有密级的信息，需要向外披露或者失密，应采取对策，控制信息传播范围，减少损失。3、对于媒体或其它渠道传播的公司负面信息，综合办及时向公司总经理报告，并实施应急预案，报经董事秘书同意后采取相应的措施消除负面信息的影响。第六章 附则第二十五条 本制度经公司总经理批准后执行。第二十六条 本制度自发布之日起执行，其它与本规定相冲突的以本规定为准。第二十七条 本制度由董事长秘书处负责解释、补充、执行。信息查询流程图查询者一般信息业务信息信息查询员一般查询登记结果部门主管申请查询信息表部门经理审核批准信息部经理审阅结果结果
