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1、宏立城集团物业管理项目业务解决方案 用友软件股份有限公司 文档名 宏立城集团物业管理项目业务解决方案 文档日期 2013 7 5 1 作者 用友软件有限公司 宏立城集团 物业管理项目 业务解决方案 宏立城集团用友软件股份有限公司 项目经理 项目经理 签字日期 签字日期 宏立城集团物业管理项目业务解决方案 用友软件股份有限公司 文档名 宏立城集团物业管理项目业务解决方案 文档日期 2013 7 5 2 作者 用友软件有限公司 签字页 本业务解决方案是在宏立城物业管理项目需求分析报告的基础上编写而成 是建设宏立城集团物业管理系统 的实施方案 请宏立城集团各相关业务部门认真阅读 如与实际业务有出入的
2、请提出修改意见 待项目组修 改完成后由各业务部门负责人进行最终签字确认 单位部门签字章节签字意见签字人签字时间备注 宏立城集团物业管理项目业务解决方案 用友软件股份有限公司 文档名 宏立城集团物业管理项目业务解决方案 文档日期 2013 7 5 3 作者 用友软件有限公司 目录 前 言 5 1 1文档范围界定 5 1 2文档使用对象 5 1 3文档控制记录 5 1 4版权声明 6 一 系统总体规划 7 1 1 系统建设总体目标 7 1 2 总体说明 9 1 3 实施范围说明 10 1 4 项目实施原则 10 1 5 实施规划 11 二 总体应用方案 13 2 1客户化初始设置 13 2 1 1
3、 集团级参数设置 13 2 1 2 公司级参数设置 13 2 1 3 收费参数设置 14 2 2静态资料准备 15 2 3权限设置 18 2 4模板管理 20 2 4 单据模板设置 20 2 4 2 打印模板设置 22 2 5业务预警设置 23 三 物业管理业务解决方案 25 3 1房产资源业务处理 25 3 1 1 房地产项目基础设置 25 3 1 2 房产资料设置 27 3 1 3 其他基础设置 31 3 2客户管理业务处理 33 3 2 1 客户档案的建立 33 3 2 2 客户相关信息的展现 35 3 2 3 房产过户的操作 37 3 3收费管理业务处理 39 3 3 1 业务管理现状
4、 39 3 3 2 业务处理流程图 41 3 3 3 关键需求及实现方式 41 3 4租赁管理业务处理 57 3 4 1 业务处理流程图 57 3 4 2 关键需求及实现方式 57 3 5客户服务业务处理 66 3 5 1 客户服务业务介绍 66 3 5 2 流程说明 67 3 5 3 业务工作中心业务处理 75 3 5 4 回访验证中心业务处理 80 3 6设备管理业务处理 82 3 6 1 业务现状 82 3 6 2 基本档案初始化 83 3 6 3 日常业务处理 84 3 7分包管理业务处理 85 3 7 1 业务现状 86 3 7 2 日常业务处理 86 3 7 3 与财务模块接口 8
5、8 3 8环境管理业务处理 88 3 8 1 基本档案初始化 89 宏立城集团物业管理项目业务解决方案 用友软件股份有限公司 文档名 宏立城集团物业管理项目业务解决方案 文档日期 2013 7 5 4 作者 用友软件有限公司 3 8 2 日常业务处理 91 3 9安全管理业务处理 93 3 10品质管理业务流 95 四 业务报表查询 99 4 1客户资源 99 4 2收费管理 101 4 3租金管理 105 4 4客户服务 107 4 5设备管理 110 4 6分包管理 112 4 7品质管理 113 宏立城集团物业管理项目业务解决方案 用友软件股份有限公司 文档名 宏立城集团物业管理项目业务
6、解决方案 文档日期 2013 7 5 5 作者 用友软件有限公司 前 言 1 1 文档范围界定 本实施方案业务范围适用于山水黔城物业管理有限公司 试点单位包括 1 山水黔城项目 2 花果园一期 1 2 文档使用对象 宏立城集团高层领导 宏立城集团物业管理项目信息化系统建设项目组 山水黔城物业管理有限公司相关部门 用友公司内部领域专家和公司领导 用友公司项目管理监督人员 1 3 文档控制记录 变更记录 日期负责人版本备注 2013 7 5 秦舟 V1 0 初始版本 审阅 姓名职位 分发 宏立城集团物业管理项目业务解决方案 用友软件股份有限公司 文档名 宏立城集团物业管理项目业务解决方案 文档日期
7、 2013 7 5 6 作者 用友软件有限公司 序号姓名地点 1 4 版权声明 本方案仅供给说明中使用对象阅读 未经本公司许可 不得以任何形式传播或提供非授权人阅读 宏立城集团物业管理项目业务解决方案 用友软件股份有限公司 文档名 宏立城集团物业管理项目业务解决方案 文档日期 2013 7 5 7 作者 用友软件有限公司 一 系统总体规划 1 1 系统建设总体目标 满足 集团总部 各项目部 服务中心 多层组织架构的管理要求 实现集团总部 项目部对下属机构 营运情况的实时监控 辅助分析和决策 以客户服务和收费管理为中心 实现各部门之间的信息共享 支持 多部门多岗位的协同服务 提高客户满意度 业务
8、财务一体化 实现物业管理和其他系统的整体应用 规范物业管理的收费 客服 合同等主要业务流程 提升收费 客服 合同管理等主要岗位的工作效率 把财务和业务人员从繁琐的手工作业中解放出来 通过统一的平台 统一的编码规则 统一的业务流程 标 准化的报表体系 既规范了各单位的业务操作 便于日常资料的查询与合同信息的集中管理 又可为公司领 导层提供准确快捷的数据信息 给决策增加保障 具体目标如下 1 层级管理 实时监控 在平台上可以完善和统一企业管理涉及的各种基础数据 满足 集团总部 各项 目部 服务中心 多层组织架构的管理要求 实现业务集中管理 数据实时 全面 有机的监控 统一 制定标准 规范名称 自上
9、而下查询 实现业务一体化操作 2 规范流程 人性管理 通过管理信息平台 可以将企业的业务流程优化和固化下来 可以使企业的内部 管理合理分工和专业化 提升专业水准和效率 实现规模效益 把管理制度和业务流程搬到网络上 实 现无纸化办公 把人 岗位和业务流程实时地连接起来 实现业务规范化操作 把信息和业务流程集成 实时决策 动态掌握 实现数字化监控 把业户的档案和投诉 报修 回访等信息联系在一起 实现客 户服务的人性化管理 把业务数据和绩效考核关联在一起 实现服务质量透明化评比 宏立城集团物业管理项目业务解决方案 用友软件股份有限公司 文档名 宏立城集团物业管理项目业务解决方案 文档日期 2013
10、7 5 8 作者 用友软件有限公司 3 统一平台 协同办公 通过管理信息平台 集团各个部门 角色 用户可以在平台上按照权限操作 业 务信息可以在平台上发布和共享 达到 信息集中 垂直管控 水平协同 的效果 让有效信息实现共 享 建立统一的平台 实现多部门协同办公 4 建立标准 形成关联 建立统一的报事问题库 形成各项目的设备档案 把日常的报修情况与供应商的 产品质量进行有效的关联 为新项目的招投标或对供应商的考核提供有效的数据支撑 加快响应能力 提高沟通能力 促进执行能力 完善反馈能力 5 提练经验 规模效益 企业快速扩张 新建项目时 管理信息平台可以快速把客户服务的经验和管理模 式复制过来
11、可允许多个在线用户同时使用 通过 NC 信息管理平台 可以对企业客户服务中的核心业 务进行有效的管控 如交楼业务和报修业务等 再通过资源信息的共享 经过单据模板的分配 让不同 级别的人员都可以拿取自身岗位需要的数据 6 业务拓展 板块集成 把财务和业务信息有效集成起来 消除信息孤岛 脱离手工台账 实现系统化的 业务操作 减少人为性的数据错误 通过企业门户或短信平台拓宽客户服务的覆盖面 7 个性设置 追踪欠费 各个业务单据可运用 UAP 客户化平台根据实际需求进行个性化的设置 实现从 设置费用的计算公式 费用生成 打印收费通知单 出纳收款业务的一体化流程 可以满足 应收款生 成 与 费用收取 两
12、个岗位相互监督的内部控制制度的实现 能通过使用软件有效地跟踪欠费大户 从而提高收费率 8 财务数据 口径统一 统一财务数据的统计口径 使报表数据实现可比性 对收费项目 费用名称 与 收费标准的设置进行规范化管理 规范各种结算方式 满足各类银行托收和转账的业务需求 9 缺陷管理 多维分析 通过管理信息平台的数据辅助企业分析决策 数据集中为决策分析报表的实时准 确的统计创造条件 可对产品缺陷进行多维度的数据统计 集团层面可看到各地区公司的数据状况 宏立城集团物业管理项目业务解决方案 用友软件股份有限公司 文档名 宏立城集团物业管理项目业务解决方案 文档日期 2013 7 5 9 作者 用友软件有限
13、公司 1 2 总体说明 根据 需求调研分析报告 V4 0 评审最后确定的需求 在物业管理系统中 总共设计以下功能模块 基 础档案 房产资源 租金管理 营销企划 客户管理 收费管理 设备管理 分包管理 环境管理 安全管 理 品质管理 业务报表 物业系统适用于住宅物业 商业物业 办公楼 或公寓 物业等 业务与财务一体化 实现物业管理日 常业务与财务系统的整体应用 项目实施的总体建议 1 为满足物业系统的专业化管控需要 建议将来在 NC 系统中由集团统一管理收费项目 户型档案 结算 方式 收费标准等集团型档案 2 建议由集团统一明确系统操作的权限 范围和时效 以确证系统数据的准备性与安全性 根据人员
14、分工 情况结合岗位职责 对每个岗位的用户权限进行细化分配 3 建议系统的业务报表分成物业单位操作员 公司部门 集团领导 3 个层次的权限 4 建议水费 电费及水电分摊等代收代付的费用 由各服务中心专人进行数据录入操作 每期应收款的生 成由各服务中心客户服务部专人进行操作 5 建议日常各个部门收集或上报公司领导的相关报表 能直接从物业管理系统中进行数据采集 确保数据 的及时与准确 6 建议对于商铺或写字楼出租的租金 可开放几个用户 提供给地产相关部门进行业务操作 例如租赁合 同的录入 租金的收取 合同的续约等 7 建议由集团统一管理费赠送 减免 赔偿等特殊业务的业务流程以及财务入账 包括应收数和
15、实收数的 处理 的操作规范 并能在物业管理系统最终可录入确定的赠送 减免 赔偿的金额和结算方式 宏立城集团物业管理项目业务解决方案 用友软件股份有限公司 文档名 宏立城集团物业管理项目业务解决方案 文档日期 2013 7 5 10 作者 用友软件有限公司 1 3 实施范围说明 物业系统实施功能范围 基础设置 运营管理基础设置 房产资源 租金管理 营销企划 客户管理 收费管理 设备管理 分包管理 环境管理 安全管理 品质管理 业务报表 预计实施项目范围 山水黔城物业管理有限公司 物业公司下属山水黔城项目及花果园项目一期 本期预计上线 试点 项目公司范围 山水黔城物业管理有限公司 山水黔城项目 花
16、果园项目一期 1 4 项目实施原则 项目的实施将遵循 总体规划 重点突出 分步实施 快速见效 的总体实施原则 具体如下 一 总体规划 制定项目的总体规划应紧紧围绕企业改革发展的总战略目标 在总体规划过程中将始终遵循和体现系统 的集成性 先进性 成熟性 自适应性和指导性原则 在总体规划中我们将始终贯彻 应用集成化 管理透 视化 商务协同化 流程柔性化 的总体技术路线 以满足企业当下和将来的管理需求 二 重点突出 系统在实施过程中将始终坚持突出重点 在每个阶段都要抓住这个阶段的重点 我们认为只有解决企业 管理中的关键问题 才能真正体现出系统的管理效益和经济效益 三 分步实施 分步实施原则就是坚持采用科学的项目过程管理方法 分阶段 有步骤地优化 完善的过程 将实施风 险降到最低 分步实施的另一个要点就是坚持推行成熟 稳定 可靠的系统策略 坚持先试点树立样板 再 全面推广 四 快速见效 快速见效就是坚持 效益第一 原则 避免片面追求世界顶尖技术 一切以实际业务需求为出发点 同 宏立城集团物业管理项目业务解决方案 用友软件股份有限公司 文档名 宏立城集团物业管理项目业务解决方案 文档日期 201
