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1、建设项目档案管理实务 海南省档案局焦正高副处长2012年4月 内容 一 项目建设程序二 相关概念与项目档案的特点三 项目档案管理的依据四 项目文件形成的质量监控五 项目文件的归档范围和保管期限的划分六 归档项目文件的质量要求七 项目文件的整理归档八 项目档案的汇总整理与移交九 项目档案的验收 一 项目建设基本程序 四大环节 决策设计施工竣工验收六阶段 项目建议书阶段 拟建项目设想 可行性研究阶段 从技术与经济上进行分析论证 设计文件阶段 招标选择单位进行初步 技术 施工图设计 建设准备阶段 征地拆迁 材料订货 招标选择施工单位等 建设实施阶段 建设 施工 监理单位对工程进度 质量 投资的管理与
2、控制 竣工验收阶段 自查 初验 专项 总验 二 相关概念和项目档案的特点 一 相关概念项目文件 指建设项目在立项 审批 招投标 勘察 设计 施工 监理及竣工验收全过程中形成的文字 图表 声像等形式的全部文件 项目档案 指经过鉴定 整理并归档的项目文件 项目文件是项目档案的前身 项目档案是项目文件的归宿 建设项目 指建筑 安装等形成固定资产的活动中 按照一个总体设计进行施工 独立组成的 在经济上统一核算 行政上有独立组织形式 实行统一管理的单位 小区 单位工程 在建设中 根据合同 具有独立施工条件 可单独作为成本计算对象的工程 独立楼房 分部工程 在单位工程中 按结构部位 路段长度及施工特点或施
3、工任务划分为若干个分部工程 建筑 水电 门窗 分项工程 在分部工程中 按不同的施工方法 材料 工序等划分为若干个分项工程 二 相关概念和项目档案的特点 二 项目档案的特点 1 数量大2 形成时间长3 形成的单位多4 专业性强5 种类和载体的多样性6 成套性 三 建设项目档案的管理依据 档案法 建筑法 海南省档案管理办法 建设工程质量管理条例 基本建设档案管理资料管理暂行规定 国家重点建设项目档案管理登记办法 重大建设项目档案验收办法 海南省重点建设项目档案验收实施细则 GB T11811 2008科学技术档案案卷构成的一般要求 DA T28 2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范
4、四 项目文件形成的质量监控 1 统筹规划 组织协调 成立项目档案领导小组 负责统筹组织开展项目档案工作 参照 国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表 制定本项目档案的归档范围 印发各参建单位遵照执行 要求各自负责收集 在与参建各方签订项目设计 施工及监理 供货等合同时 应设立专门条款 明确参建单位的收集 整理 归档的范围 时间 套数和标准等 并预留部分工程款 保证项目档案的完整 准确 系统归档后结算 一 建设单位文件的质量监控 2 建立网络 明确职责 建设单位在进入项目开始运作的阶段后必须加强项目档案工作 指定一位负责人分管档案工作 确定专门的档案工作机构和人员 加强管理和监督指导 同时 把
5、档案工作网络扩展到项目参与建设的每个单位 明确各参建单位档案工作责任人及分管领导 如某建设项目档案工作网络图 业主总工室 办公室 档案室 计划部 工程部 财务部 监理单位 设计单位 施工一队 施工二队 领导 协调工作工作人员 具体工作 总承包 施工一队 施工二队 施工五队 3 统一制度 规范管理 项目建设单位 业主 法人 要制定要项目档案管理的相关规定 办法 标准和制度等 并印发到各参建单位贯彻执行 如项目档案资料管理办法 竣工文件编制规定 项目档案分类方案 项目文件归档范围及保管期限表 项目档案整理操作规程 竣工档案验收办法 档案库房管理制度 档案利用制度 档案保密制度等 4 申报登记 接受
6、监督根据1997年8月19日国家档案局颁布施行 国家重点建设项目档案管理登记办法 的规定 国家重点建设项目要做好申报登记 二 设计单位文件的质量监控 1 设计单位明确设计任务后 应明确形成文件的质量要求 保证每张施工图应有图号 图名 设计人 校对人 审核人签名 2 规范设计变更文件的编制和传送 3 设计文件要按专业 文号顺序进行积累 4 设计任务完成后 需向建设单位移交经规范整理的全套档案 含电子件 并详列项目全部的技术文件 变更文件 图纸勘误表目录 三 监理单位文件的质量监控 1 明确职责 根据 建设法 和监理制度的规定 负责 三控制 两管理 一协调 即对工程质量 工期和投资控制 合同和信息
7、管理 协调各方关系 检查 审核参建各方项目档案的完整 准确和系统 2 向法人提交工程监理档案材料 一是参与招标时 协助法人明确文件归档条款 二是在设计阶段监理时 对设计文件 图纸进行检查 归档验收 三是施工阶段监理时 对施工单位项目文件形成积累监控 对来自法人 设计和施工单位的文件进行完整 准确和系统进行审核 四 施工单位文件的质量监控 施工单位形成的施工文件和负责编制的竣工图是反映项目真实貌和质量的主要依据 数量比重最大 是项目档案的主要组成部分 控制手段 一是以公文形式的文件 要注意统一文号 二是施工记录 必须真实 准确 耐久 有序 规范和完备的签署手续 三是竣工图必须字迹 线条清晰 图面
8、整洁 修改到位 五 项目文件的归档范围和保管期限的划分 1 归档范围 对于具体的某个建设项目的归档范围 项目法人可参照 国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表 或 企业档案工作规范 表A 7项目建设类或相关主管部门所列的归档范围结合建设项目的实际情况予以适当拓宽或缩减 主要归档范围是反映与项目有关的重要职能活动且具有查考利用价值的各种载体的文件 2 收集职责 项目准备阶段 建设单位各机构负责收集积累项目立项及前期准备文件及设备 工艺和涉外文件 勘察设计单位负责收集积累勘察 设计文件 项目施工阶段 由各承包单位或分包单位负责收集各自承包项目形成的全部文件 项目监理单位负责收集积累项目监理文件
9、并受建设单位委托监督检查项目建设中的文件收集积累任务 而且向建设单位提交有关专项报告 验证材料等文件 项目试运行阶段 试运行单位负责收集 积累在生产技术准备和试运行中形成的文件 项目器材供应 财务管理单位负责收集 积累所承建项目的器材供应和财务管理中形成的文件 3 项目档案保管期限的划分 项目档案的保管期限主要有永久 长期 50年 和短期 15年 三种保管期限 编制项目档案保管期限表主要参照 国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表 来制定 影响项目档案保管期限划分的因素有 技术因素 功能因素 时间因素 典型因素 作者因素 名称因素 五 归档项目文件的质量要求 1 字迹清楚 图样清晰 图表整洁
10、 盖章签字手续完备 2 需永久 长期保存的文件不应用易褪色的书写材料 红色墨水 纯蓝墨水 圆珠笔 复写纸 铅笔等 书写 绘制 凡为易褪色材料 如复写纸 热敏纸即传真纸 形成的并需要永久和长期保存的文件 应附一份复印件 3 复印 打印文件及照片的字迹 线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定的质量要求 4 录音 录像文件应保证载体的有效性 5 长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘 6 归档的项目文件应为原件 7 图纸一般采用蓝晒图 竣工图应是新蓝图 计算机出图必须清晰 不得使用计算机出图的复印件 8 归档文件要齐全 完整 9 竣工文件的编制要求 竣工文件由施工单位负责编制 监理单位负责审核 由
11、设计单位编制的竣工图应明确施工单位和监理单位的审核和签字认可责任 竣工图应真实反映项目竣工验收时的实际情况 如施工图结构 工艺 平面布置等有重大改变或变更超过35 的 应重新绘制竣工图 建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图 如施工图施工没有变动的 由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章 可做竣工图归档 不同幅面的工程图纸应按 技术制图复制图的折叠方法 统一又叠成A4幅面 图标栏露在外面 图面折在里面 利于保护图迹永久保存 不易褪化 监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查竣工图编制完成情况 以便发现问题后能够及时修改及补齐 项目竣工图一般为两套 另有要求除外 如
12、在城市规划区范围内的重点建设项目 应按有关规定编制一份主要建筑物及综合管线竣工图给城建档案馆 所有竣工图应加盖竣工图章 竣工图章如下图所示 图章尺寸60mmX80mm 六 项目文件的整理归档 项目文件整理的原则项目文件组卷的方法项目文件组卷的流程案卷的分类排列项目档案的编号项目档案案卷目录的编制 整理原则 根据 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB T11822 2008 规定 遵循科技文件的形成规律保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套 系统便于档案的保管和利用 尊重形成规律 科技档案的形成有其自身规律 反映科技活动各阶段 环节的特殊要求 不得轻易破坏 日常形成积累有一定基础 有的已处于预
13、立卷状态 因此利用原基础可起到事半功倍的效果 保持文件间的有机联系和案卷的成套 系统 项目档案的特点之一就是成套性 成套性就是文件之间的联系性 有机联系是文件内容内在的 本质的 自然的联系 而不是人为的联系 文件有机联系的几种状态 某一项目或单位工程 分部分项工程的文件 某一问题 事故处理形成的一组文件 请示与批复一组会议材料就某一变更事项产生的报告 批复 洽商材料 会议纪要等系统编号的变更令 变更通知单 工程联系单 材料报验 实验报告等有时间或文号联系 设备选购 开箱 试运行三阶段形成的文件 既自成体系 又互为联系 便于档案保管利用 是档案整理工作目的和要求与前两个整理原则矛盾时 应以第三个
14、原则为重 组卷方法 管理性文件按问题 时间或项目依据性 基础性 竣工验收文件组卷 勘察设计材料和项目设计文件按项目或专业组卷 项目施工文件按单项工程 单位工程或装置 阶段 结构 专业组卷 检查验收记录 质量评定及原材料试验文件按单项工程 单位工程组卷 项目竣工图按建筑 结构 水电 暖通 电梯 消防 环保等顺序组卷 设备文件按专业 台件等组卷 监理文件按文种组卷 若干组卷方法介绍 项目组卷法或单位 分项工程组卷法 阶段 专业 结构组卷法问题组卷法时间组卷法文件名称组卷法来源组卷法 项目或单位 分项工程组卷法 将一个项目或单位工程 分部 分项工程看做一个基本单元 组成一个案卷 如 案卷1 海口电厂
15、地基处理文件 案卷2 东方电厂一号机锅炉焊接及热处理检验记录 以一个发电机组为例 汽机间上部结构工程主厂房地下结构工程除氧煤仓上部结构工程主厂房建筑工程 地基处理文件施工记录桩基处理的效果分析 结论与评价 桩基检测报告变更文件及工作联系单重大问题及缺陷处理记录隐蔽工程验收记录 以上各组成一个案卷 桩基 阶段或专业 结构组卷法 即按工程 设备的结构 工程进行的不同阶段组卷 使用于施工文件 例 XX电厂土地征用文件 阶段 XX局机关办公楼排水结构竣工图XX公司主厂房管道水压检验记录 问题组卷法 将涉及同一问题 同一特定问题 同一类问题 的文件组成一卷 适用于管理性文件 例如 1 省市计经委 省能源
16、集团关于项目建议书的请示 批复 2 省能源集团 省市计经委 市人民政府等关于工程预可行性 可行性研究报告的请示 批复 通知 3 加工厂水文地质勘察报告 时间组卷法 内容针对同一时间的文件可以组成一个案卷 时间特征明显的文件可采用此方法 例如 海南东线高速公路工程1标段1993年8月份计量支付报表 海口环城高速公路工程3标段2006年1 3月份施工日记 名称组卷法 就是将相同名称 文种 的文件组成一卷 例如 海岛建设公司董事会2010年1 6月份会议纪要东方火电厂2标段设计变更技术联系单临高思源学校一期工程房屋拆迁协议书大隆水库工程监理部2006年1 50号工作联系单 来源组卷法 将来自同一地区 作者或内容针对同一地区的文件组成一卷 例如 华能海口公司关于文昌风电厂机构调整 人事任免问题的批复 文昌风电厂工程指挥部关于XX村房屋拆迁协议书 合理分卷 检查补充 卷内文件整理 卷内目录与备考表填写 案卷封面填写 案卷装订 项目文件组卷的流程 1 检查补充 对照归档范围 将接收进来的材料再检查一遍 确保符合原始 完整 准确等要求 区分不作为科技档案归档的文件 如文书文件 普发性文件 重份文件
