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1、行政办公管理制度 编号：XZZD-001印章管理办法一、 目的为了保证有限公司印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，也为了规范公司印章的管理，使公司的印章刻制、管理、使用有章可循，现根据公司实际情况结合公司现有各类规章制度特制定本管理办法。二、 适用范围本办法适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等，凡是属于印章类事物均应严格按照本管理办法施行。本管理办法所指印章包括公司公章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章、发票专用章及其部门章等具有法律效力的印章。三、 权责1.公司办公室负责本规定的制定和修改，总经理负责本
2、规定的执行监督;2.各相关部门负责本制度的具体执行;3.本规定自颁布之日起正式生效实施。四、 内容1.印章授权管理和使用部门公司印章由公司董事长委托总经理全权负责向相关部门核发或核销（除法定代表人印章），由总经理授权以下部门分别管理和使用：（1）公司公章、合同专用章、法人章由公司办公室负责人管理和使用；（2）财务专用章、发票专用章由财务负责人管理和使用；（3）公司其他部门因工作需要配置其他用途印章时亦应按本办法执行；（4）凡因工作需要并符合本条规定配置印章或更换印章需向公司总经办上报书面申请，经总经理批准同意后配置或更换印章；（5）印章刻制由公司办公室负责，经公安机关核准，到指定的单位刻制；印
3、章的规格、样式由公司办公室按有关规定办理。2.印章的管理（1）公司所有印章，均由公司办公室负责登记、留样并确定印章保管及使用责任人（以下简称为印章专管员）。印章启用时由公司办公室下发关于公司启用有关_专用章的通知（详见本管理办法附件一），注明启用日期、发放单位、使用范围和启用印模。（2）公司办公室向印章专管员移交印章时，应填写公司印章留样备案表（详见本管理办法附件二）。（3）由于印章磨损而更换印章，仍需在公司办公室登记、留样。 （4）公司部门撤销或重组，原部门有关印章交回公司办公室，由公司办公室向总经理汇报后负责销毁。（5）严禁印章专管员将印章转借他人。（6）印章丢失时，印章专管员应及时向公司
4、办公室书面报告，公司办公室应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚。（7）公司决定需要停用印章的，总经理签字同意后由公司办公室下发关于公司停用有关_专用章的通知（详见本管理办法附件三）将停用原因、时间通知公司各有关部门，并收回停用的印章切角封存或销毁。（8）各部门不得擅自刻制印章，违反本项规定致公司造成的全部经济损失由当事人向公司承担全额赔偿责任。3.印章专管员的职责公司所有印章专管员应遵守本条以下规定：（1）印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章妥善保管；次日上班后，应首先检查所保管印章位置有无异样，若发现意外情况应立即报告。（2）印章专管员
5、因事、病、休假等原因不在岗位时，印章授权人应指定他人代管印章，印章专管员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。（3）专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。（4）交接工作时，应严格办理交接手续，填写本办法附件四印章交接单，登记交接日期、管理印章类别。交接人员签字，印章授权人签字认可后备存。（5）印章专管员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印，正式担任该职务时需签署承诺书（详见附件九）以确保严格按公司规定履行职责。未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印章专管员不予用印；经办人拒绝印章专管员审核文件内容或审批手续
6、的，印章专管员可拒绝用印并报告领导处理。（6）印章专管员用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。（7）印章专管员不得擅自用印，一经发现，严肃处理；若因擅自用印导致公司遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并按公司行政处罚的规定进行处罚。（8）印章专管员离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分。印章专管员离职时，须办理分管印章的移交手续并填写印章专管人离职交接单（详见本办法附件五）后方可办理离职手续。（9）禁止任何人未经批准携带公章外出。如确需带出使用时，须填写公章
7、外出使用审批单（详见本办法附件六）并经总经理批准方可带出。 4.各类公章的使用规定（1）公司印章的使用办理使用公司印章的事项，须由业务经办人认真填写相应的审批文件并按取得相应权限领导的审批同意意见后，连同需用印的文件等一并交印章专管员，由其审核审批手续齐备后用印；凡有公司对应权限管理领导签署的文件或发文批准书、业务报表 、邀请函等，可直接加盖相应的公司印章；除上述第项规定的情况外，凡加盖公司印章的存根类介绍信（开具时必须按要求认真填写存根）、便函、授权委托书、发文批准书、业务报表 、邀请函等文件，均须经相应管理领导审批签字同意后，方可使用公司印章；禁止在手写文件上加盖公司印章；禁止在内容填写不
8、全的文件或空白的纸张、介绍信、便函、证件、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函上加盖公司印章。（2）合同专用章的使用规定对外签署的合同或协议，应按公司规定及公司合同管理规定办理审批程序，需使用合同专用章时，用印的合同上应当先由合同授权签约代表人签字并注明年月日后，方可用印，禁止在手写合同或合同内容填写不全的合同上加盖公司合同专用章，对外签署的合同或协议等，须在合缝处加盖合同专用章。（3）其他使用规定财务人员或办公室工作人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章或其它相关印章的无须办理用印手续。（4）公司印章使用审批流程具体操办需要加盖印章事宜的经办人填写相关申请表单或资料；相关负责人审
9、核签字，有需要财务或公司办公室协助审查的由公司办公室主任审核签字；总经办审核批准，由印章专管员登记备案后正式用印（加盖所需印章）。以上审批流程视具体需用印文件性质和内容及所需加盖的印章类别确定具体审批环节。五、 法律责任（1）公司所有人员必须严格依照本制度规定程序使用印章，不符合本制度规定时，不得擅自使用。（2）凡是违反本制度的规定使用印章，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。六、 附则（1）本规定配套的各类附属标准文件，即附件。（2）本管理办法即日起正式实施。 （3）公司办公室保留本办法的最终解释权。 附件一：20_号关于公司启用
10、有关_专用章的通知各部门：根据公司印章管理办法第_条的规定，由于_，现公司已启用“_专用章”，该印章由公司_部门管理，专管人员为_。为实现公司各部门业务对接、规范我公司的对内对外管理，自_年_月_日起，启用本通知附件的公章，原“_专用章”印章同时废止。特此函告。_年_月_日 原印章样式新印章样式公司办公室 _年_月_日印发主题词：印章 启用 通知抄送：_，_，_，_。附件二：20_号公司印章留样备案表印章名称：_ 审批人：_刻制人：_启用时间：_配置及保管部门：_印章用途：_印章专管员：_ 印章留样本留样印章自_年_月_日启用。印章领用凭据：本人作为本留样印章的保管及使用责任人，于_年_月_日
11、自公司公司办公室领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依照公司印章管理制度使用印章、登录该印章的使用记录、保管相应的审批文件资料；若因本人故意或过失使用本印章导致公司遭受经济损失时，本人自愿全额赔偿对公司因此导致的全部经济损失并接受公司的相应处罚。印章专管员：_年_月_日附件三：ML20_号关于公司停用有关_专用章的通知公司各部门：根据公司印章管理办法第_条的规定，由于_，现公司决定作废停用原由公司_部门专管人员_管理的“_专用章”。_年_月_日前加盖该印章的全部公司文件仍然有效。特此函告。附件：停用印章样式 _年_月_日停用印章样式 公司办公室 _年_月_日印发主题词：印章 停用 通知抄送：_，_，_，_。附件四：ML20_号印 章 交 接 单部门名称：_交接印章名称：_交接日期：_月_日用印注意事项说明：1、交接人双方的行为均应遵守_公司印章管理办法之规定。2、其他说明事项：_ _3、印章留样：留样4、本印章自_年_月_日_时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人_负责。移交人：_ _ 接收人：_ _年_ _月_ _日 _年_ _月_ _日印章授权人签字确
