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1、账务处理账务处理 本章内容提要 凭证录入 凭证审核 凭证检查 凭证过账 凭证查询 预警查询 自动转账 结转损益 期末调汇 期末结账 总账 数量金额总账 核算项目总账 明细账 数量金额明细账 多栏式明细账 凭证汇总表 科目日报表 试算平衡表 科目余额表 核算项目余额表 核算项目明细表 调汇历史记录表 对应科目汇总表 账务处理是以证 账 表为核心的有关企业财务信息加工系统 账务处理模块共分3大块 凭证处理 期末处理和账簿报表查询 一 凭证处理 会计凭证是整个会计核算系统的主要数据来源 是整个核算系统的基础 会计凭证的正确性直接影响到整个会 计信息系统的真实性 可靠性 因此系统必须保证会计凭证录入数
2、据的正确性 金蝶KIS迷你版为您提供十分安全 可靠 准确快捷的会计凭证处理功能 会计凭证分为原始凭证和记账凭证两种 电算会计中一般不直接处理原始凭证 因此 在业务发生时应首先根 据原始凭证和其他有关业务资料手工填制凭证 或者也可以根据原始凭证直接在电脑上制作记账凭证 但这样做的 效率比较低 而且容易出错 一般不提倡这样做 金蝶KIS迷你版已经达到了相当高的自动化水平 所有期末调汇 结转损益业务等一些日常处理业务 系统可以 根据原始数据资料自动生成记账凭证 这类记账凭证不要求用户自己制作 为方便用户使用 系统提供了多种凭证数据的校核和控制功能 会自动检验记账凭证借贷方是否平衡 检验科 目是否为最
3、明细级 检验本位币金额是否等于汇率乘原币 检验金额是否等于数量乘单价 检验往来核算的客户是 否已超出授信值等等 系统在对凭证内数据进行控制的同时 还对凭证在记账前的审核检验提供控制 为了使系统 更加灵活 这些控制你可以根据您企业的实际情况进行设定 二 期末处理 为了总结某一会计期间 如月度和年度 的经营活动情况 必须定期进行结账 结账之前 按企业财务管理和成本 核算的要求 必须进行制造费用 产品生产成本的结转 期末调汇及损益结转等工作 若为年底结转 还必须结平 本年利润和利润分配账户 期末处理包括 期末调汇 结转本期损益 自动转账和期末结账等四个方面的工作 期末处理所产生的凭证一般不允许用户再
4、直接修改 但如果确有必要 且用户能保证系统数据的准确性 可修 改自动转账 期末调汇和结转损益产生的凭证 三 账簿报表 会计账簿是以会计凭证为依据 对全部的经济业务进行全面 系统 连续 分类地记录和核算 并按照专门的 格式以一定的形式联结在一起的账页所组成的簿籍 在凭证过账处理中 系统已将记账凭证自动记入账簿 只要所录入的凭证经过过账 您就可以在此功能中迅速 地查询到总账 明细账 多栏式明细账 数量金额总账 数量金额明细账 核算项目总账中的有关数据资料及各类 账簿的有关本位币 各种外币 以及综合本位币的发生额和余额数据 会计报表是以货币为计量单位 总括反映企业在某一时点的资产状况以及一定时期内的
5、财务状况和经营成果的 表式报告 会计报表所提供的指标 比其他会计资料更具综合性 它系统和全面地反映企业经营活动的情况和成 果 金蝶KIS迷你版不仅能给您提供财务会计规范性的两张报表 资产负债表和利润表 而且还为您提供了试算平衡 表 科目余额表 核算项目明细表等一系列管理性会计报表 账务处理使用流程图 在会计之家窗口单击 账务处理 模块 就可以进入账务处理窗口 如图4 1所示 图4 1 从该界面中 您可以清晰地看出账务处理的主要业务流程 以下将对这些内容逐一详细讲述 凭证录入凭证录入 凭证录入功能为用户提供了一个仿真的凭证录入环境 系统为您提供许多功能操作以方便您高效快捷地输入记 账凭证 在这里
6、 可以将您制作的记账凭证录入电脑 也可以根据原始单据直接制作记账凭证 一 案例说明 一 案例说明 首先我们通过下面这个案例来了解一下输入一张凭证的过程 案例 2000年03月31日通过银行美金账户收到 上海一百 应收货款1000美金 即8500人民币 图4 2 1 在 会计之家 主界面 账务处理 模块中 单击 凭证录入 按钮 系统进入凭证录入窗口 2 顺序号 系统预设 3 日期 可通过上下箭头进行修改 也可手工直接录入 或者双击鼠标 弹出日历进行选择 需要注意的是凭证日期一定大于等 于系统当前期间 如果小于当前期间 系统不允许保存凭证 我们双击鼠标选取日期为2000 03 31 4 凭证字 通
7、过下拉菜单进行选取 由于是通过银行收到货款 我们选取 银 字 5 凭证号 系统自动弹出当前凭证字最大凭证号 1 目前 银 字凭证最大号为2 所以这张凭证的凭证号为3号 6 附单据张数 可手工录入 也可通过上下箭头进行修改 我们手工输入1 7 摘要 可手工输入 也可通过F7从摘要库中提取 在F7调出界面中我们也可以对凭证库进行维护 增加相应的摘要类别 输入 具体的摘要 我们手工输入 收到货款 8 录入借方会计科目 会计科目的录入 有3种方式 第一 输入科目代码回车 系统自动弹出科目名称 还可输入科目的助记 码 如 应收账款 科目的助记码设置为YSZK 回车 系统自动弹出科目代码及科目名称 另外还
8、可通过F7或上方的获取按钮进行获 取 我们手工录入113回车 由于 应收账款 科目下挂了核算项目并进行了往来核算所以还要输入核算项目和业务编号 9 录入核算项目 通过F7或菜单上的 获取 按钮进行选取 我们选择 上海一百 10 输入业务编号 直接手工录入 我们手工输入 11 11 输入借方金额 手工录入人民币8500 12 录入贷方科目 与8中的操作方式相同 我们用F7选择 银行存款 中行高新办美元户1188 由于该科目核算外币 因此系 统自动切换到外币录入界面 13 币别 系统自动弹出该科目核算的币别 这里该科目核算的是美金 14 汇率 当期的期初汇率 此汇率在此可以修改 我们使用系统默认的
9、汇率8 5 15 输入贷方金额 输入相应的金额 系统自动根据金额和汇率计算出本位币的金额 此金额的借贷方向可通过空格键进行相应 的切换 如果您想录入一个负数的金额 那么在录入完正数后按负号即可 我们输入1000 系统自动计算得出8500 16 由于贷方科目属于结算类科目 我们还可以输入结算方式 结算号和结算时间 在结算方式中选择 支票 结算号输入 111 结算日期输入 2000 03 31 17 保存 输入完凭证点击左上方的 保存 按钮即保存了这张凭证 下面我们就凭证录入中一些菜单和重要功能进行详细讲述 在图4 1所示的账务处理模块中 单击 凭证录入 按钮 系统进入如图4 3所示的凭证录入窗口
10、 在这个窗口 中 您就可以开始录入记账凭证了 图4 3 二 凭证录入菜单描述 二 凭证录入菜单描述 为了在记账凭证录入窗口中快捷有效地录入记账凭证 系统在菜单和工具条中提供了许多功能操作 由于菜单 与工具条中的按钮功能一致 我们在这里就放在一起一并进行说明 一 文件菜单 文件菜单 系统在文件菜单中提供了 保存凭证 复原 审核 关闭 打印 打印预览 等项功 能 如图4 4所示 图4 4 1 1 保存凭证 保存凭证 用于将已录制好的凭证存入磁盘 在保存之前 系统会首先对凭证的合法性进行检查 要检查凭证借贷是否平 衡 科目代码是否存在 是否最明细科目 以及记账日期是否符合要求等 2 2 复原 复原
11、用于恢复本张记账凭证修改之前的状态 执行此功能后 本次修改的内容无效 3 3 审核 审核 执行凭证审核功能 要注意的是 审核人与制单人必须不能为同一人 而且该功能只有在 更换操作员 后 进入 会计分录序时簿 窗口 执行 审核 功能方可 详情请参见 账务处理 模块中的 凭证审核 一节 4 4 使用套打 使用套打 该选项是根据您的需要而设置 套打如何设计 参见 套打设计使用说明 5 5 打印 打印 将本次录入的记账凭证按照设定的格式从打印机打印出来 6 6 打印预览 打印预览 将记账凭证录入窗口按照打印出来的样式在屏幕上显示出来 以便调整打印输出的凭证样式 7 7 打印设置 打印设置 图4 5 设
12、置记账凭证的打印格式 在文件菜单中选择 打印设置 后 系统弹出图4 5所示窗口 在打印设置窗口中 您可以设置记账凭证的打印输出格式 大小 字体及凭证栏宽度等参数 如果使用套打 当选择打印设置时 系统将弹出套打设置窗口 其具体设置参见 套打设计使用说明 8 8 关闭 关闭 关闭正在输入的记账凭证窗口 结束凭证输入 返回会计之家 二 编辑菜单 编辑菜单 在编辑菜单中可以执行 插入分录 删除分录 拷贝分录 粘贴分录 收据 通知 单 启用科目预警 保持模式凭证 调入模式凭证 和 保存为模式凭证 等操作 图4 6 1 1 插入分录 插入分录 在当前行的前面插入一条空白的记录 此时可以录入一条新的科目及金
13、额等项数据 2 2 删除分录 删除分录 删除当前光标所在的一条记录 3 3 拷贝分录 粘贴分录 拷贝分录 粘贴分录 在录入记账凭证分录时 如果有一条或多条分录摘要及会计科目相同 就可以使用拷贝分录和粘贴分录的功 能 将光标分别移至要拷贝的分录和要粘贴的地方 再先后点击编辑菜单中 拷贝分录 和 粘贴分录 即可 这 样就改善了只有金额和结算日期不同的分录输入 您只需修改金额和结算日期 方便操作 提高效率 4 4 收据 通知单 收据 通知单 现在有很多集团公司与下属分公司是通过内部往来通知单来进行业务费用 资金的结算 这就有必要在制作凭 证的同时将内部往来通知单一并制出 金蝶KIS迷你版则采用根据分
14、录自动生成收据和通知单来实现此功能 要使用此功能 需先在会计之家窗口经由 维护 账套选项 高级 进入高级配置选项窗口 在此处理窗口 点击 凭证 出现功能选项 您必须单击选中 可以生成凭证收据和可以生成凭证通知单 这样在凭证录入窗 口显示 收据 通知单 然后才可以使用此功能 收据 收据 在凭证录入后 在图4 3的凭证录入窗口处 制作好一张收款凭证后或在会计分录序时簿中双击打开一张收款凭 证后 点击 编辑 菜单中的 收据 系统自动生成与该凭证相对应的收据 如图4 7所示 图4 7 在图4 7所示的界面右边 有控制键 多选项 这样每一笔分录都可选 如果在一张凭证中选择了一条分 录 则能按这一条分录的
15、内容自动制作出一张往来单 如果选择了两条分录 则能按这两条分录的内容自动制作出 两张往来单 以此类推 分录被选中的标志是点击变成 再利用文件菜单中的打印预览功能或单击工具条中的 按钮 就可浏览查看所生成的收据 如果不选择分录 则生成一张完整收据记账凭证 通知单 通知单 对于付字凭证 转字凭证或其它凭证 系统通过自动生成通知单来实现 您仍然只需在图4 3凭证录入的窗口 单击文件菜单上的 通知单 系统弹出如图4 8所示的窗口 图4 8 其余操作 和收据相同 此处不再赘述 打印及打印预览则和凭证相同 但不能显示多核算项目 5 5 启用科目预警 启用科目预警 当事先在工具菜单 科目预警设置 功能中进行
16、了预警条件的设置 则在凭证输入或凭证修改窗口录入或修改 时 如果录入或修改的分录与凭证相关控制有冲突时 系统即时报警提示 关于科目预警的用法请参见本章第六节 6 6 保持模式凭证 保持模式凭证 对当前凭证所启用的模式保持不变 不作修改 7 7 调入模式凭证 调入模式凭证 当调入模式凭证时 您可对图4 9窗体中选取某模式凭证 在这个窗体中您可做增加 修改 删除模式凭证 图4 9 8 8 保存为模式凭证 保存为模式凭证 可以通过将当前凭证的格式保存为模式凭证 并将第一条分录的摘要作为模式凭证的名称 此时您可对图4 10 所示的选项取舍 最后 确定 即可 图4 10 三 查看菜单 查看菜单 查看菜单中您可以执行 第一张凭证 上一张凭证 下一张凭证 最后一张凭证 格式变 换 获取 借贷平衡 科目余额 功能 图4 11 1 1 记录移动 记录移动 利用菜单中的 第一张凭证 上一张凭证 下一张凭证 最后一张凭证 功能选项来移动当前所 处理的会计记账凭证 2 2 格式变换 格式变换 用于转换记账凭证的输入格式 系统提供了两种记账凭证输入查看格式 一种是一般格式 一种是外币格式 系统一般默认一般格式输
