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1、标书管理流程1、 目的为了做好投标文件编制工作，明确标书制作职责，避免标书编制过程中常规性错误，进一步明确职责、严格程序，确保每一份标书能满足客户要求及市场需求，确保每一份标书在技术上的可行性、针对性和先进性，确保每一份标书的方案建议、系统配置及商务报价的合理性。最终达到标书规范化的目的。2、 工作程序2.1 购买招标文件详细阅读招标文件规定的报名方式、报名所需提供的资料及报名费用，并准备报名所需的资料及报名费用。注意报名截止日期。需现场购买的，营销二组标书专员为各大区提供招标邀请函所需要的资料，便于购买标书所用，如有原件，请各大区及时退回，定期跟踪，保证每一份原件及时返回。购买标书的费用，由
2、各大区支付，缴纳报名费用后，向招标代理机构索取招标文件和发票或收据。2.2 投标保证金的缴纳标书专员应详细阅读招标文件关于投标保证金的缴纳说明，明确保证金提交形式、保证金缴纳金额、保证金截止日期，及时与各大区销售经理或项目经理沟通，确定投标保证金缴纳方式（银行转账或电汇、现金缴纳、银行汇票等形式）、时间、金额。投标保证金申请流程：2.2.1 通过OA精灵申请详见公司OA请款流程2.2.2 保证金汇款信息登记对投标保证金汇款信息进行登记（详见投标保证金汇款信息表，是否转入履约保证金或者中标服务费应在备注上登记）便于后期投标保证金的回款。2.3 提出招标文件疑义将招标文件内容通读一遍后，将问题归纳
3、总结发至各大区销售或项目经理，由他们和甲方沟通，需注意招标文件反馈意见截止时间。技术方面需请各大区对应的技术人员审核并提出问题，总结后一并发与销售经理或项目经理。2.4 前期制作2.4.1 注意招标单位是否有特别的要求，不同的招标单位，它的格式以及排版要求都不相同，如标书的组成、顺序、特殊要求等，所以我们在做标书前应该认真研读招标单位的招标文件，特别是有评分标准的招标文件，逐条在标书中体现。2.4.2 有评分标准的招标文件，在编制投标文件时，应与销售经理确认是否在首页附上投标索引表，是否将评分的细则以及投标响应的地方一一体现在索引表中。特别是内容对我公司不利的或者主观得分项。2.4.3 标书一
4、般分为商务部分、技术部分、报价部分，是否编制在一起要看招标文件的要求（1） 报价部分 由各大区销售经理或项目经理报价 核对有无计算错误、大小写是否正确 前后是否一致（招标文件要求所有需填价格的地方，如投标函、开标一览表、分项报价表等等） 必须掌握大写的书写方法，大写：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、零、仟、佰、拾、万、元、整 要注意审核报价时的单位：元或万元。前后一致，无歧义。（2） 商务部分企业简介、资质证书、授权委托书、财务报表、业绩证明、商务响应文件、相关站图等等，都应该严格按照招标文件的要求按照顺序逐一编制，并且参照评分标准的要求增加资料（3） 技术部分 将招标文件发于各大区相对应
5、的技术负责人，请他们审核该技术方案是否存在问题 将技术负责人反馈的意见及时与销售经理沟通，最终方案由销售经理确定 技术优势、产品配置、技术参数、技术响应文件、相关图纸等等，都应该严格按照招标文件的要求按照顺序逐一编制，并且参照评分标准的要求增加资料2.5 初审按照上面的步骤将标书初稿整理好后，发于各大区销售经理或项目经理、技术人员（机械和电气）等进行初审，将反馈的意见收集一并告知销售经理，有冲突和矛盾的地方由销售经理最终定夺。2.6 复审将初审修改后的标书，发于各大区销售经理或项目经理、技术人员（机械和电气）等进行复审，如无问题，方可打印，如有问题，及时沟通修改至无问题为止。2.7 投标文件的
6、签字盖章对审查及修改完毕的投标文件进行签字盖章。（1） 签字应注意法定代表人签字、授权代表签字及见证人签字的名字。法定代表人为投标单位营业执照上的法人代表。授权委托人为代表投标单位参加投标的委托人。见证人为证明法人代表及授权委托人的其他人。注：委托代理人或见证人要与办理项目报名事宜的委托代理人一致，主标与陪标文件勿出现人名交叉及雷同现象（建议提前草拟好签字人名单，防止时间紧急时签字失误）（2） 对投标文件的盖章。招标文件要求盖章的地方应盖章，如该页标明“盖章”的位置，章应盖在指定位置之上。如未标明“盖章”位置，应盖在有投标人名称的位置上。如未有投标人名称，应压住文字盖在页面的右下方。注：投标人
7、公章勿盖在其他公司公章之上。如招标文件规定复印件也需要加盖红章，应将投标书复印完再加盖公章，不可在有公章的复印件上加盖公章。2.8 投标文件的复印、装订及密封（1） 投标文件的复印。将签字、盖章后的投标文件，按照招标文件规定的投标文件副本份数）进行复印。复印后应检查复印的是否清晰，有无缺页、夹页、顺序颠倒、页面倒转现象。（2） 投标文件的装订。将复印好的投标文件按照招标文件要求的装订方式装订（3） 投标文件的密封。根据招标文件要求准备投标文件密封袋。主标与陪标文件应在符合招标文件密封要求的前提下，变换包装的颜色、形式、字体，勿出现雷同现象。如招标文件未详细规定密封要求，可自行进行标书密封，主标
8、与陪标文件应变换包装的颜色、形式、字体，勿出现雷同现象。投标文件的封口。在未得到项目负责人或投标代表同意的前提下，投标文件封口不得密封。应贴好双面胶及盖好骑缝章后预留封口，由投标代表整理后自行密封。2.9 开标后整理、跟进工作标书专员应将每次编制的投标文件进行登记，详见投标文件登记表，于每月2号交于罗玉飞处，应随同附带投标项目的所有文件，便于归档。对在编制投标文件过程中，新增的资料，及时收集归档，并发于所有标书专员进行共享，每周的分享会，标书专员应对其进行介绍。中标公告公示期满后，销售经理或项目经理应办理中标通知书领取、投标保证金退还、中标单位中标服务费缴纳、合同签订等跟进工作。具体办理应与招
9、标机构沟通。应及时告知陪标公司注意查询投标保证金是否退还，如退还应及时督促陪标公司将公司原先汇入陪标公司的投标保证金退还回来，并告知公司财务查收。同时建立保证金往来档案。2.10 其他注意事项（1） 在替被授权人签字时，一定要注意与被授权人身份证一致，不能错写、误写、简写（2） 被授权人签字和法人代表签字不能签错地方，字迹要不一样（3） 需要逐页小签时，应在页码附近签字（4） 要求盖章的地方，一定不能漏掉（5） 按照招标文件要求的份数进行打印装订，正本、副本一定按照招标文件的要求执行（6） 购买招标文件或投标时需带原件的情况，应由销售经理或项目经理邮件至敬总，抄送至罗欢欢，待敬总同意后方可借出。7
