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1、活动策划 完全手册 总体筹划预防失误 活动安全性保持 通畅 不要让客人 不知所措 不要有 白白地等待 特殊地体验 2020 5 6 2 客户心中的 满意 1 前期准备 初步策划和预算 初步策划和预算 活动的特点活动一旦开始就没有任何弥补的机会墨菲法则 可能会出错的问题就一定会出错活动规模的两个决定要素 资金和目标活动的费用你要做的第一件事是你准备为活动话多少钱把所有可能需要的东西都包括进来 然后标出其中必须要列入的项目活动的目的第二件需要考虑的是活动的目的活动必须有意义 不要将活动用作掩饰内部策略的花样你的目标将如何决定你如何制定计划和举办活动 2020 5 6 前期准备 4 前期费用邀请函住
2、宿交通会场租金布置费用食品饮料摆花装饰音乐娱乐发言人舞台布置试听设备灯光特殊效果中间费用摄影师座位卡菜单礼品保险保安劳务费电费宣传费用宣传材料公关费用翻译费邮寄和手续费海关工作人员的工资各种杂费 2020 5 6 前期准备 5 成本的初步估算 会议提供产品或公司的最新信息办公室外的聚会交流观点需找解决现存问题的办法提出一些新产品提供培训公司活动答谢员工答谢客户答谢供应商颁奖宴会提出新产品提高公众知名度供应商和本公司员工的聚会为本公司所倡议的筹款活动提供支持提高品牌知名度里程碑式的纪念 50年庆典或者销售的关键时刻 大型会议汇集各类人物 交流信息和观点推出新产品表彰销售业绩员工 销售人员 供应商
3、 客户和商人见面的机会 2020 5 6 前期准备 6 活动的目标 筹款活动为科研工作筹款吸引媒体关注提供公众知名度吸引新的赞助商需求新的支持者和捐款增加自愿者的数量为未来的活动 赞助和捐款积累通讯地址奖励活动举办特别活动来庆祝销售业绩的增长汇聚高级销售人员商讨未来的策略促进高级销售人员和高层管理人员在工作外的沟通取得员工家属和合作伙伴的支持特殊活动吸引媒体的关注提高公众知名度吸引新客户推出新产品表彰答谢 2020 5 6 前期准备 7 活动的目标 活动委员会或团队尽量使成员的技能和兴趣与他们的责任范围相匹配与供应商打交道 必须制定一个专门的人与他们沟通避免不具备授权资格的人购买供应商的物品活
4、动类型举办何种类型的活动时 首先要清楚活动的目标客户时间要求虽然很多细节不能确定 但在理想状态下 你起码可以提前一年策划你的活动列出你所需要的全部项目 规划出每个项目所要占的时间行动开始就要考虑到你最终的目标 给自己足够的时间赢取最佳效果 2020 5 6 前期准备 8 初步策划 构思是确保活动成功举行的一个重要因素它引领你一步一步地想象活动的全部过程使你预先注意到那些有潜在问题的环节尽量把活动从头到尾构思一遍活动的目的是什么你将在一年中什么时候举行活动一星期中的哪一天 哪个时间谁来参加活动 哪一种会场最为适合你所举办的活动从初期的邀请到后来的操作都必须真实地反映出公司形象 同时也要反映公司的
5、经营方式和个人风格 2020 5 6 前期准备 9 构思 成本表在成本表上列出你规划的预算 你可以知道哪些项目可以在不超出预算情况下添加进去成本表也告诉你应如何使用资金 帮助你看到还有其他可选项目 并看看图和在不超出预算的情况下实施这些项目弄清楚还有什么额外的费用 一定要将其纳入到预算中根据项目的添加和删除情况 不断地更新你的预算当你从创造性的策划阶段进入实际操作阶段时 你起初安排的项目有可能发生变化支付计划在签订合同之前 你应该准备一个支付计划 以便考虑是否需要调整截止日期 2020 5 6 前期准备 10 预算细分 2 组织和时间安排 关键任务时间表日期的选择 有条不紊 关注细节制定关键任
6、务表之初 你应当在日历上确认活动举办的时间从举办时间起向前排出每天应当做的事情格外注意来宾人数变更日期和活动取消日期拿出你所有的合同 确保所有重要截止日期成为你的关键任务时间表上的一部分一定要将最后期限和检查时间考虑在内持续更新你的关键任务时间表 成本表和支付计划当你邮寄邀请函时 一定要有一份发给自己 来判断邮件延迟 2020 5 6 组织和时间安排 12 关键任务时间表 工作单就像是作曲家的乐谱一样它降低了出错的可能性压缩了管理的 灰色空间 减少了印疏漏而可能导致的意外工作单是你的创作指导应安排专人负责工作单 负责控制填人的信息 唯一与供应商打交道的人必要时你可以指定一人去协助准备工作和监督
7、准备工作的每一个环节工作单相当于信息指南 其作用在于告诉你的供应商你希望如何组织你的活动必须做好记录 谁负责哪些职责并设计相应的时间点 以保证按部就班进行 2020 5 6 组织和时间安排 13 工作单 工作单好像是一本信息手册必须保证你的客户看到的是最新修改过的工作单工作单的开头应该是一分通讯录让创意指导在中心区域能够与所有人联系在活动结束后 你可以利用这份名单给相关人员写感谢信工作单的信息应该是保密的工作单的作用在于确认什么人做什么事必须确保工作单上有任务的人必须能够在当天准时到达现场活动开始前 必须让所有组委会成员回想一遍他们的职责 2020 5 6 组织和时间安排 14 工作单 避免活
8、动冲突选取一个好的日子是活动成功的第一个条件一定要事先知道是否有其他活动和你的活动同时进行 并是否有冲突节假日当你在另外一个国家或者地区举办活动 一定要考虑到国际和当地的特殊假期不要让你的活动与任何长假或者庆祝活动的时间相互冲突 2020 5 6 组织和时间安排 15 选对日子最关键 会议要充分考虑到经销商的需求心理新车和新产品发布会一般在秋季进行筹款活动客人和支持者是否同时在一个区域内高端人士冬季一般将在国外待很长时间奖励活动你选择的时间是否对公司和个人都合适是不是在传统的家庭团聚的时间里让大家参与活动户外活动一定要考虑到季节和天气因素 2020 5 6 组织和时间安排 16 一年中什么时候
9、最适合 会议 奖励活动考虑到是否与与会者处理自己业务的时间相冲突一定要保证与会者能够全身心的参加到会议之中公司活动 筹款活动 特殊活动举办活动的时间是在早上还是在晚上什么时候开始 什么时候结束活动要求着正装还是休闲装如果与会人员从工作单位来 是否有时间更换衣服志愿者是否有足够的时间来支持到活动与会员工是都会携带家人 2020 5 6 组织和时间安排 17 一天中某个时间或一周中的某一天 主要的节日 清楚当地的和国际的主要节日宗教庆祝活动 不要与任何宗教 当地主要宗教 活动冲突学校假期 放假期间目标客人可能会出远门大周末 很多人都希望在大周末能够好好休息一下运动会 很多人是体育迷 也可以在活动中
10、有所涉及其他特殊活动 考虑到目标客户的特点和喜好 不要有和他们喜欢的事情冲突其他考虑因素 需求量很大的东西 某个高峰期 舞会等等 2020 5 6 组织和时间安排 18 日期选择 3 位置位置位置 地址的要求与选择 位置就是一切找到最适合你活动情况的地点是最重要的因素如果需要场地做出一些特殊的措施 停止营业等 考虑好预算地点与活动必须清楚在你的活动前这里安排了其他什么活动开始和布置装饰会场的时间应该在合同上落实如果在户外活动必须考虑到自然因素 天气 日出日落等 如果你的活动需要移动地点应该考虑到交通和时差问题 位置的选择 位置位置位置 地点与活动要求策划时 应进行全面策划 必须清楚活动对地点的
11、要求根据你的活动流程 写出对活动地点和场所的要求想象一下整个过程以便确定对时间和空间的要求要不断的更新你的成本表 根据裱花增减项目一定要关注你的供应商与合作伙伴 尽量提高他们的曝光度 地址的要求 位置位置位置 饭店与会场中心的区别饭店举行能够便利的提供客房 如果需要住宿 饭店举行节省了客人住所到会场的交通费用饭店服务人员一般可以帮助搬运货物和布场预算的控制签订合同之前应该注意额外的费用桌椅费用 宴会的额外准备 保洁费用 超时费用 计算方法 与指定公司合作 水电费用会场的特殊情况是否隶属工会组织或其他组织 近期场地有无修正 是否存在劳资谈判情况是否存在合同和工资的协商问题 是否存在其他影响活动的
12、特殊情况 饭店和会展中心 租用会场的时间租用时间一定要写清楚 包括超时 以放接洽人的变更布置会场的时间是否可以免费布场 或者有没有其他服务人员协助如果需要收费 是哪些费用 包含什么服务需要搬走 搬进场地物件是否需要支付搬走物件的存储费用和其他费用如果需要增加物件 是否需要支付其他费用活动期间的服务活动期间需要什么服务 服务的时间与标准或者是费用必须表明 常见问题1 位置位置位置 场地可容纳的人数控制场地人数不超标是会务组织的事情 不是场地提供者分时 分种类邀请可以有效提高场地的利用率场地的容量有时候取决于洗手间的数量 要合理搭配区域划分情况弄清楚什么事情能做 什么事情不能做 并通知与会者弄清楚
13、会场本身的情况 有哪些事情是不能做的有没有噪音限制弄清楚周边环境是否有噪音的限制如果有噪音的限制 那么限制的分贝和时间分别是什么 常见问题2 位置位置位置 充分考虑人身安全考虑人身安全远比考虑买保险要重要得多弄清楚活动和场地可能带来的危险 并提前预防和制定补救措施注意限制性规定历史遗迹 博物馆 美术馆等地对行为举止等有明确的规定弄清楚场地的特殊要求 提前通知与会者需要增加的东西现有设备和设施能否满足活动要求如果不能满足需要增加哪些 灯光 桌椅 展板等这些东西哪些场地本身可以提供 自己布置是否符合会场特殊规定 常见问题3 位置位置位置 有没有足够的餐饮工具考虑到用餐的特点 餐饮工具是否足够如果是
14、使用公共餐具 餐具的及时整理谁来负责必要的话 可以利用标记让每个人只使用一套餐具有没有雇佣外人 预算如何有没有雇佣外人来帮忙 他们的酬劳以及突发情况的备份人员洗手间的状况洗手间的数量是否足够所有人使用 是否需要特殊标记和装饰卫生间是否区分男女 是否区分身份 是否区分角色 会务与客人 如果安排服务员 是否提前将小费的事情解决掉 常见问题4 位置位置位置 工作人员的安排员工在哪里休息和用餐 做出明确规定以免他们聚集 抽烟为员工准备特殊的洗手间 食品和饮料 以便享用员工经验是否丰富你的员工是否是最专业 最有经验的如果不是是否需要外聘或者进行临时培训供应商有无类似经验了解一下供应商有没有类似活动的成功
15、案例清楚地了解他们的长处 不足以及为本次活动的改变等 常见问题5 位置位置位置 有没有什么需要特殊说明活动当天会场不提供的物品应该收拾好 以免客人误用如果不能搬走或者隐藏就做出明确的标记 并提前说明消防和安全措施必须知道当地的规章制度和各种许可证确保参加人数控制在一个合理的范围提前熟悉所有的安全及消防措施 通道并通知客人最好能够与当地的营救部门保持联系 常见问题6 位置位置位置 剧院的用处首先弄清楚剧院的特点和情况 确定它能够举办何种活动确定剧院的哪些空间和设施是可以使用的弄清楚剧院什么时候能允许你去布景和装饰弄清楚剧院在你活动前后有无其他活动剧院的使用提前弄清楚剧院的规章制度及安全措施确定剧
16、院允许你布置到什么程度 哪些可以做 哪些不可以弄清楚剧院的使用时间 停车场 卫生间等其他事情 剧院 位置位置位置 帐篷的选择帐篷可以作为你的的主要场地 也可作为第二场地弄清楚帐篷的种类及规格 选择适合你活动的帐篷确定搭建帐篷的场地所有权及场地实际的情况选择的原则是 选择最合适的 而不是最漂亮的帐篷的使用如果情况允许 为男女客人分别设置独立的卫生间考虑到天气影响 保暖 照明 避风 避雨雪等在户外尽量设置一些有吸引力的活动和项目 食品确保客人能都帐篷内外进行互动 避免帐篷内人员拥挤 帐篷的使用 位置位置位置 4 交通 交通工具的选择 了解数量了解哪些人需要乘坐豪华轿车 一共需要多少钱豪华轿车以及轿车的规格弄清楚轿车司机的素质 确保轿车提前到达并准备完善 装饰 油量等 注意礼节注意乘坐豪华轿车人员的要求 以及乘坐人员相互的级别是否合适车内可以预先准备一些宣传资料 杂志 零食和饮品重要人物安排专门的车和司机 高素质 并提供明显的标志关注突发情况要非常了解汽车内部和外部的情况 预先做好出现临时问题的应对方法 2020 5 6 交通 32 豪华轿车 大巴的选择要事情计算行驶的路程和时间以及乘坐大巴
