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1、时间管理及工作组织技巧 邓涛Winson15902864575dengtao 2012年07月 72岁老人一生的时间分配 时间如此宝贵 时间管理能延长 生命 Yes Or No 1 你通常工作很长时间吗 2 你通常把工作带回家吗 3 你感到很少花时间去做你想做的事吗 4 如果你没有完成你所希望做的工作 你是否有负罪感 5 即使没有出现严重问题或危机 你也经常感到工作有很多压力 6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件 7 你时常在做重要工作时被打断吗 8 你在办公室用餐吗 9 在上个月里 你是否忘记一些重要的约会 10 你时常把工作拖到最后一分钟 然后很努力地去做完它们 11 你觉得找借
2、口推延你不喜欢做的事容易吗 12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗 13 当你长休了一段时间 你是否有负罪感 14 你常无暇阅读与工作有关的书籍 15 你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事 16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来 总结你的时间掌控 培训目标 意识自己在时间管理上的问题 理念误区 做法 掌握有效做事的工具掌握排除干扰的方法 时间管理的意识与视角 做正确的事 正确地做事 排除干扰与改进 培训框架 谜语 世界上哪样东西是最长的又是最短的 最快的又是最慢的 最能分割的又是最广大的 最不受重视的又是最受惋惜的 没有它 什么事情都做不成 它使一切
3、渺小的东西归于消灭 使一切伟大的东西生命不绝 思想家 伏尔泰 时间是生命 是金钱 是不可再生的资源 人们往往重视生命 乐于理财 却疏于时间管理 为什么 时间vs金钱 人人自然拥有 最容易被忽视的资源不停 消耗 不用即是浪费的资源等速 消耗 平等的分配 却常常被不平等使用的资源 高效vs低效 同为资源 为什么人们表现的对金钱更在意 时间管理是否应更受重视 时间是不能控制的 计划赶不上变化 时间掌握在别人手中 时间管理太麻烦 有那时间不如干点实事 时间管理各人有各人的习惯 按部就班就行了 不能管理 不值得管理 你是否同意这样的说法 个人思考 并写下你的打算 我想在我退休时实现什么样的目标 为实现这
4、个目标 我需要完成哪些事 从现在起 我还有多少时间做这些事 倒计时计算 最晚在什么时段完成什么 按照我现在的时间 消费习惯 在最近的时段我所剩余的时间够用吗 个人练习 课外 时间管理的第一个任务 时间在无意识中一刻不停地流逝 了解你的时间是如何花掉的德鲁克的研究表明 对于这个简单问题 我们的想象和现实常常存在很大的差异 回忆 你昨天做了什么 时间 工作清单分析有多少是有计划的 有多少时段记不起做什么 超时 浪费多少 总和 各项 时间利用率 工作用时之和 法定工作时数什么原因 主要做的事及用时 浪费时间的主要原因 缺乏明确的目标 拖延 缺乏优先顺序 想做的事情太多 重复犯错误 做事有头无尾 缺乏
5、条理与整洁 不懂授权 不会拒绝别人的请求 仓促决策 行动缓慢 懒惰 心态消极 打扰 电话或没有预约客人 重要性次序无所调整没有目标 次序和计划叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝个人缺乏组织能力缺乏自律会议资料不完整或有所延误文书工作及繁文缛节分不清责任和权力 时间大盗 小结 时间管理是最重要的 最难的 时间对每个人都是公平分配的时间对每个人都是有限的资源时间在一刻不停的流逝 你不是在有效的利用时间 就是在浪费时间时间管理伴随你一生 2 在有限的时间内做正确的事 你通常如何安排时间 1 完成自己的本职工作任务2 参加工作 管理例会3 检查工作进度4 与其他部门进行工作沟通5 与员工 同事谈心6
6、处理急等回复的电话7 自身业务的学习提高8 为向经理 老板汇报工作 做准备 9 处理随机发生的重要事10 处理随机发生的一些急事11 回复一般联络性电话12 考虑本部门 本人较长期的改进方案 建议13 许许多多的应酬14 给员工 同事做业务培训 提供帮助15 经常性的询问 批准 协调16 外出休假 陶冶身心 和家人在一起 4 你通常如何安排时间 对上述事情如何分配你的时间 I 首先做完成I再做完成I II再做Iv 完成I II III再做 如无剩余时间 则放弃 你如何评价其重要性 I 最重要重要比较重要不重要最不重要 什么是你时间的杀手 自我计划 PlanYourandOthersTime计划
7、你和他人的时间及优先权 下属和同事 老板 时间矩阵图 虚假的 必要的 危机 有限期的任务 项目 计划 准备 建立关系 真正的创新 领导的 干扰 一些会议 一些报告 浪费的 逃避的活动 4D原则 DOITNOW DOITLATER DELEGATE DON TDOIT 稍后做 授权 不做 立即做 时间管理矩阵 重要 不重要 紧急 不紧急 危机 紧急的问题 限期的任务 会议 限期的准备事项 I 干扰 一些来电 信件 报告的处理 许多急事 许多需应付的活动安排 III 准备 预防工作 团队建设价值观的澄清 计划 关系的建立真正的休闲充电II 细索的工作一些电话浪费时间的事 逃避性 活动无关紧要的信I
8、V 时间管理的原则 1 永远应先做最重要的事时间管理上的最普遍 最基本的错误是把时间用在那些不是必须做的事情上哲学教授的故事 石块 碎石子 沙子 水 最大的 危险 是总是让紧要的事挤掉做重要事的时间 问题是要知道什么是重要的事 什么是更重要的事 小李做销售很有经验 业绩突出 提升为销售经理后 工作更加努力 心中常想 以往的销售业绩已成为过去 今后我如何将工作做得更好 行动中也以此为激励 老板肯定了他的工作态度 另方面却说 你这样下去可不行 老板的意思是 管理者最常见的错误莫过于 我如何将工作做好 而不是 如何让我的团队去做好 时间管理的原则 2 帕雷托80 20法则 20 的工作占整个工作80
9、 的价值集中80 的精力做此20 的工作投入20 的精力做另外80 的工作 避免平均分配时间和精力 80 20原则 80 最佳效果的工作 20 较为次要的工作 80 的时间 20 的时间 来自 花去 如何做 列出要做的工作按价值 重要性对工作分类 价值80 的工作 价值20 的工作 事项1事项2事项3 事项4事项5事项6 价值80 的工作 价值20 的工作 事项1 2小时集中精力事项2 1小时不受干扰事项3 2小时高状态时间 事项4 授权下属做事项5 选择时间做事项6 没时间就不做 分配时间与精力 一般做法vs80 20 一般做法接听所有电话出席所有会议听取所有建议阅读所有文件会见所有客户每天
10、要做完所有的事结果 忙碌 按80 20原则过滤 只接重要电话出席80 作用的20 会议听取20 下属80 的建议阅读占80 信息量的20 文件会见占销量80 的20 客户先做完20 重要性是80 的事结果 充裕 案例 市场部的 取舍 市场部提议对公司现有产品进行改型 考虑涉及到追加投资 公司总经理临时要求市场部在股东会上做个有关市场需求方面有影响力的演示 为完成好任务 市场部认为要做的事包括 做个较为广泛的市场问卷调查 与主要客户座谈 针对性的收集竞争对手最新信息 从研发和生产部门提炼本公司在此方面的竞争优势 对调查及座谈结果进行分析 确定演示内容并制作幻灯片 利用创意的手段创造最佳演示效果以
11、增强影响力 但市场部经理在估算人力及时间之后 发现市场部根本无法在股东会前完成上述所有的事 但在股东会上做好演示是要保证的 为实现此目的你如何对这些事的重要性排序 如果由于时间有限最终有三件事不能做 你会舍弃哪些 工作ABCA 在特定阶段的头等 主要工作B 围绕A的 增强 指导性的工作C 其它次相关 具体 零散 的事 时间管理的原则 3 避免 事事都想做完 学会取舍 如何做 将工作分为三类 A 必须要做的 关键的 B 应该做 对于提高 增强是重要的 C 最好做 是否做 必须要做它们吗 在赶任务期限时 估算完成所有工作需要的时间终止不重要的工作 或者在最后期限前没有足够时间完成的工作 什么事可能
12、属于 C 类 做 与 不做 不影响工作实质 做 带来的的结果比由于 做 带来的对其它事的影响要小 e g 做C而减少做B的时间 下属做与自己做差别不大为满足最后期限而必须 牺牲 的事 5W2H法 When何时 What何事 Who何人 Where何地 Howmuch多少 Why何故 How如何 小结 做正确 你应做 的事正确理解目标的要求需要明确角色期望始终围绕目标的要求 确定工作重要性根据重要性 明确轻重缓急 掌握取舍 3 在有限的时间内正确地做事 2 5万美金的故事 某钢铁公司总裁向效率专家请教 如何更好地执行计划 的方法 效率专家说他会在10分钟内给该总裁一样东西 可使公司业绩提高50
13、然后他递出一张白纸 请在上面写出你明天要做的最重要的事 总裁用5分钟写完 效率专家接着说 请标明这些事的重要顺序 总裁又用了5分钟写完 效率专家说 明日一上班 先做第一件 直至完成 再做第二件 以此类推 如你没完成 也不要紧 因你总在做最重要的事 每天都要如此 如你相信这个方法 要求你公司的人也这样做 这个实验你做多久都行 然后寄张支票给我 你认为值多少就给多少 一个月后效率专家收到了2 5万美金的支票及总裁的信 信上说 那是他一生中最有价值的一课 5年后 该钢铁公司成为世界上最大的钢铁跨国公司之一 时间管理的原则 4 制订可操作性的计划帮助你获得清楚的想法 确保先做最重要的事帮助你拒绝干扰
14、有效控制时间帮助你知道哪里是关键环节 哪里可以在执行中适当灵活 项目计划的五个步骤 明确目标和交付结果 SMART 确定里程碑工作分解 确定一系列可量化的任务 完成每项任务的所需时间 分配管理的任务 职责 明确资源制定行动时间表 留出处理不可预计事务的时间 什么是里程碑 例 楼宇安全控制系统安装项目 监控系统 报警系统 巡更系统 门禁系统 规划设计 设备采购 线路安装 检测调试 验收 完成设计 完成采购 完成安装 完成调试 完成验收 日期 日期 日期 日期 日期 练习 办公室迁址 建立里程碑 新办公室能容纳15名员工工作需要购买5台新电脑和一台复印机确定里程碑是什么 准备工作包括什么阶段 估算
15、达到各里程碑所需的时间 估算整个迁址工作所需的时间 分组建立里程碑 解释为什么是这样的结果 7 练习参考 里程碑 办公室迁址 规划设计 设备采购 准备工作 迁址 通告 完成设计 完成采购 完成准备 完成迁址 完成通告 日期 日期 日期 日期 日期 练习参考 里程碑 用7个工作日完成新办公室的规划设计 用 个工作日 具体日期 购置新的办公设备和家具用 个工作日完成新办公室准备工作 用 个工作日迁移办公室用 个工作日通知客户及其他外部关系 工作分解结构 WBS 工作分解结构是将一项工作 项目 依次分解成具体的可衡量的任务的方法 为编制可行性计划提供基础 是一项重要的工作管理工具 将项目依次细化为具
16、体任务 图表式工作分解结构 项目名称 里程碑1 1 里程碑1 2 工作1 1 1 工作1 1 2 工作1 2 1 工作1 2 2 任务1 1 2 2 任务1 1 2 1 任务 任务 练习参考 工作分解结构 项目办公室迁址 设备采购 迁移 寻找供应商 定购设备 安排搬家公司 整理 打包 安排施工装修布线安装 方案构思方案讨论方案修改方案提交 通知客户电话簿 规划设计 通告 准备工作 询价 定价 48 例 优先关系表 53 时间管理要点 1 时间管理不是难事 关键看你怎么去 理 能否坚持 2 做好月度 周 日计划 能使你的工作事半功倍 日常月计划的制定 月计划是周计划的依据本月内的重要事项 某些活动 与之相关的准备工作部门阶段目标 为完成目标的必要工作确定优先顺序 里程碑落实在各周的计划中 月计划 销售经理 第一周工作 与客户 工厂谈项目 出差第二周工作 进一步落实项目 合同 检查销售计划进度第三周工作 见2个客户 准备员工培训第四周工作 见客户 数据库分析 准备下周经销商培训第五周工作 经销商培训 月末销售会议 周计划 周计划是日计划的依据本周要做的工作确定优先顺序估计需要的时间 可能是
