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1、公文处理讲座 主讲人 XXXX2013年5月 一 公文及公文处理的概念 公文 是指党政机关实施领导 履行职能 处理公务的具有特定效力和规范体式的文书 是传达贯彻党和国家的方针政策 公布法规和规章 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 报告 通报和交流情况等的重要工具 公文处理 是指公文拟制 办理 管理等一系列相互关联 衔接有序的工作 二 公文处理工作的原则 一 实事求是原则 这是公文处理工作的基本原则 二 准确规范原则 这是公文处理工作的重要原则 二 公文处理工作的原则 三 精简高效原则 这是改进机关作风的客观要求 运转高效是公文处理的时效性要求 四 安全保密原则 这是公文处理工作的底线 尤其
2、是涉密公文 每一个环节都有安全保密问题 任何一个环节存在安全隐患 都有可能造成失泄密 因此 必须慎之又慎 高度重视安全保密工作 三 文书 公文和文件的区别 文书 是指行为主体 国家机关及其他社会组织 个人 以具有固定格式的语言文字系统为载体 处理各种事务的公文体 它既包括公务文书 公文 也包括私人文书 如私人书信 日记 自传 房契 地契等等 三 文书 公文和文件的区别 公文 即公务文书 文书的重要组成部分 是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书 是传达政令 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 报告和交流情况 联系公务 记载工作活动的重要工具
3、公文形成的主体是国家机关及其他社会组织 公文形成的条件是行使职权和实施管理 公文具有法定效力与规范格式 三 文书 公文和文件的区别 文件 是领导机关根据自己的范围所制发的具有法律效力的并设有特定版头的公文 第二部分公文种类 2012年4月16日 中共中央办公厅 国务院办公厅联合下发 关于印发的通知 中办发 2012 14号 新 条例 把党政机关公文种类概括为15种 即决议 决定 命令 令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要 其中通用的文种有10个 决定 公报 意见 通知 通报 报告 请示 批复 函 纪要 一 公文的种类 一 决议 下行文 党委机关专用 1 适用
4、范围 决议用于会议讨论通过的重大决策事项 2 主要特点 一是制发程序上的规范性 二是内容上的针对性 三是效力上的权威性 四是适用对象上的普遍性 五是思想上的指导性 六是时效上的长期性 二 决定 下行文 党政机关通用 1 适用范围 决定用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 一 公文的种类 2 主要特点 一是适用范围广泛 二是使用的方式比较灵活 三是具有极强的约束力 三 命令 令 下行文 行政机关专用 1 适用范围 命令 令 用于公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性措施 批准授予和晋升衔级 嘉奖有关单位和人员 2 主要特点 一是权威性 二是强制性
5、 三是严肃性 一 公文的种类 四 公报 下行文 党政机关通用 1 适用范围 公报用于公布重要决定或者重大事项 2 主要特点 一是重要性 权威性 二是内容上的庄严性 三是形式上的多样性 四是使用上的习惯性 五是新闻性 六是公开性 一 公文的种类 五 公告 下行文 行政机关专用 1 适用范围 公告用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 2 主要特点 一是发文机关的特定性 二是内容的庄重性 三是告知范围的广泛性 四是传播的公开性 六 通告 下行文 行政机关专用 1 适用范围 通告用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 2 主要特点 一是公开性 二是周知性 三是通俗性 一 公文的种类 七 意见 上行
6、文 平行文 下行文 党政机关通用 1 适用范围 意见用于对重要问题提出见解和处理办法 2 主要特点 一是意见所涉及的必须是重要问题 二是意见写作形式的特定性 三是指导性 四是针对性 五是原则性 一 公文的种类 八 通知 下行文 党政机关通用 1 适用范围 通知用于发布 传达要求下级机执行和有关单位周知或者执行的事项 批转 转发公文 2 主要特点 一是适用范围广 二是使用频率高 三是专项性强 九 通报 下行文 党政机关通用 1 适用范围 通报用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 2 主要特点 一是目的性 二是时效性 一 公文的种类 十 报告 上行文 党政机关通用 1 适用范围 报告
7、用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问 2 主要特点 一是广泛性 二是陈述性 三是单向性 十一 请示 上行文 党政机关通用 1 适用范围 请示用于向上级机关请求指示 批准 2 主要特点 一是内容针对性 规定性 二是逐级请示 三是单一性 四是呈批性 五是请示者和受理者必须是一级机关或组织 并具有隶属关系或业务指导关系 六是事前性 一 公文的种类 十二 批复 下行文 党政机关通用 1 适用范围 批复用于答复下级机关请示事项 2 主要特点 一是针对性 二是权威性 三是简明性 十三 议案 下行文 行政机关专用 1 适用范围 议案用于各级人民政府按照法定程序向同级人民代表大会或者人民代表大
8、会常务委员会提请审议事项 2 主要特点 一是制作主体的法定性 二是内容的特定性 三是提请的时效性 四是建议的可行性 五是办理的程序性 一 公文的种类 十四 函 平行文 党政机关通用 1 适用范围 函适用于不相隶属机关之间商洽工作询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 2 主要特点 一是广泛性 二是灵活性 三是单一性 十五 纪要 下行文 党政机关通用 1 适用范围 纪要用于记载会议主要情况和议定事项 2 主要特点 一是纪实性 客观性 二是概括性 提要性 三是内部性 二 近似文种的同异点 一 决定与决议两个文种都是下行文 均属决策性公文 都是一级组织对某些重大问题的处理或重要工作事项所作的决策性的
9、意见或措施 要求 决策又出自各级领导机关 并要求下级机关贯彻执行 不同点主要表现在 决议的内容必须是经过会议讨论并表决通过的 而决定则不一定 有的决定是经过会议讨论通过的 也有的是由行文机关作出的 二 近似文种的同异点 二 决定与命令两个文种都是下行文 同属指令性公文 不同点主要表现在 在使用权限方面 命令在公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性措施时 要严格按照 宪法 规定的权限使用 决定则可较普遍使用 在适用方面 命令涉及的是特定的具体事务 决定则既涉及具体事务 也涉及一些非特定的 具有普遍性的 反复发生的事务 在表达方面 命令高度简洁 只表达作者的意志和要求 决定则既表达意志 要求 又阐
10、述一定的道理 交代执行方面的要求 指明界定有关事物的标准 二 近似文种的同异点 三 公报与公告两个文种都是用来向国内外公开宣布 告知某一重要事项的非常严肃 庄重的公文 一般都通过新闻媒体公开发布 不同点主要表现在 公告多用于公布重大消息 内容一般十分简要 而公报的内容一般是比较具体地公布某一重要会议或重要事项的内容 四 公告与通告两个文种均属告知性公文 它们均可以通过新闻媒体或在社会上张贴等公开形式发布 不同点主要表现在 一是从使用者看 公告的制发者是国家行政机关以及被授权的机关 通告则不然 各级机关 人民团体 企事业单位均可使用 二是从发布内容看 公告内容的重要性大于通告 是郑重宣布重要事项
11、或法定事项 通告则主要是用于发布应当遵守或周知事项 三是从公布范围看 公告是面向国内外的 范围广 通告则是针对社会的某一方面 用于局部范围 二 近似文种的同异点 二 近似文种的同异点 五 通知与通告两个文种都是告知性公文 不同点主要表现在 通告是普遍告知意思 是把某一机关 组织的意图 要求普遍告诉人们知道并加以遵守 通知有可能告知所属全部下级 平级机关 单位 人员 也可能告知部分下级 平级机关 单位 要求它们知晓或办理 在具体使用上 凡是向社会上公开告知人们遵守某一事项时 应使用通告 内部行文告知下级 平级机关办理某一事项 应使用通知 而不能通告 二 近似文种的同异点 六 通知与通报两个文种均
12、属告知性公文 不同点主要表现在 通知的内容侧重于直接提要求 明确界限 通报的内容侧重于说明 介绍某一事物或问题的情况 通报既可以提出下一步工作要求 也可以不提任何要求 而通知有工作的意见与要求 通知可用来批转 转发 印发公文 通报则无此功用 二 近似文种的同异点 七 意见与报告 不同点主要表现在 在行文方向上 报告仅用作上行文 意见则可多方向行文 既可作上行文使用 也可作下行文和平行文使用 意见用于对重要问题提出见解和处理办法 报告则主要是汇报工作 反映情况 答复上级询问 意见作为上行文时 一般按办件的程序和要求办理 报告一般只作为阅知性公文处理 二 近似文种的同异点 八 意见与请示不同点主要
13、表现在 在行文方向上 请示仅用作上行文 而意见则可用作上行文 下行文 平行文 意见若为上行文 只能用于对重要问题提出见解和处理办法的建议 而请示则无此限制 对符合请示条件的所有请求指示和批准的事项均可涉及 意见必须对重要问题表态并提出处理问题的办法 请示则可以直接提出问题 请求上级机关指示 批准 二 近似文种的同异点 九 请示与报告两个文种都是上行文 行文的作用有共同之处 都是向上级机关反映情况 不同点主要表现在 一是对上级要求不同 报告不要求上级答复 而请示则要求上级答复 二是行文时间不同 报告是事中或事后行文 而请示只能是事前行文 三是文种性质不同 报告属陈述性的上行公文 而请示属请求性的
14、上行公文 四是行文的目的不同 二 近似文种的同异点 十 请示与函两个文种的共同点主要是它们的适用范围中都有请求批准的功用 不同点主要表现在 一是在行文时间上 函是视内容可事前 事中 事后行文 而请示只能事前行文 二是在行文方向上 函主要用于平行文 而请示只能用于上行文 三是在行文功能上 除了两者的共同点外 函还可以商洽工作 询问和答复问题 请示只能请求指示 批准 四是在行文结果上 因为发函机关与收文机关不相隶属 所以作为收文机关收到函后 一般只能用函答复 而上级机关收到请示后 无论对请示事项是否同意 都要给予答复 二 近似文种的同异点 十一 纪要与决定不同点主要表现在 纪要所记载的是会议的主要
15、情况和议定事项 不一定必须像决定那样只针对重要或重大事项 纪要不仅仅反映会议议定的事项 还要记载会议提出的其他方面的事项 要求等 决定必须是完全确定的决策而不必反映其他意见 纪要中的议定事项是有关与会各方确立的意见 决定的内容则可根据有关规则由与会者中的多数人确认并通过即为有效 产生法定效力 在表达方面 纪要需综合反映会议的全面情况 对有关意见和观点进行阐述 决定则一般无这些内容 二 近似文种的同异点 十二 决定 命令 令 通报共同点是适用范围都有表彰先进的内容 决定与通报这两个文种还可用于批评错误过失 不同点主要表现在 命令 令 适用于国家行政机关嘉奖有关单位和人员 被嘉奖的对象必须是在全国
16、或在一个大的区域内具有突出成就或作出重大贡献且有重大影响的先进典型 一般授予荣誉称号 是最高级别的奖励 制发的机关层级规格高 决定主要用于命名性表彰 表彰的事项 事迹比较突出 表彰在全国或某一地区 某一系统内有较大贡献 较大影响 能在更大范围内起到教育和引导作用的先进集体和个人 二 近似文种的同异点 通报用于表彰一般性典型 对于某一具体工作 人物或者业务工作性质的表彰 制发机关层级较低 越是基层单位越应多用通报少用决定或命令文种表彰先进 用于批评 惩戒错误时 决定适用于惩戒错误或过失比较严重 造成严重影响的有关单位和人员 具有一定的普遍教育作用 通报适用于批评错误 其错误或过失有一定影响但有一定限度 主要目的是引起警惕 吸取教训 缺少文种文种重叠文种作为公文标题同类公文使用不同文种 使用非法定文种生造文种文种混用错用文种 三 文种选用常见的问题 三 文种选用常见的问题 主要表现在报告和请示的错用报告和请示同属上行文 但是性质截然不同的两类文种 行文目的不同 报告以陈述情况为主 不要求上级批复 请示以请求指示或批准事项为主 要求上级批复 公文内容不同 请示可围绕请求事项反映情况 说明理由
