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1、办公室6S管理实施方法与技巧 主讲 陈鹏 课程大纲 办公室6S管理能给我们带来什么好处推行办公室6S管理的二十大要项行动起来做办公室6S管理 模块一办公室6S管理能给我们带来什么好处 规范高效 细致专业 模块二推行办公室6S管理的二十大要项 一 公独明确二 公私区分三 有名有家四 OA机定位五 柜架管理六 资料归位七 文件管理八 电脑文件九 表格管理十 桌面整洁 十一 桌底状态十二 抽屉状态十三 物品定位十四 线束整理十五 开关标识十六 空调状态十七 张贴管理十八 看板管理十九 会议管理二十 安全消防 1 公用的工具 传真机 打印机 复印机等 应统一定位在各部门都方便使用的位置 2 清理不要物
2、 3 明确管理责任人 一 共独明确 二 公私区分 1 清理不要物2 私人用品和办公用品分开放置 3 私人用品不宜过多 原则上不超过一个抽屉 4 私人用品应置于抽屉的下层 5 标识明确 办公用品 常用资料 私人物品6 不可出现 杂物 标识 三 有名有家 1 清理不要物 2 公用的工具 传真机 打印机 复印机等 应统一定位在各部门都方便使用的位置 3 明确管理责任人 四 OA设备管理 1 清理不要物 2 各文件 物品必须分层 分类管理标准类 记录类 通知类 日常管理类 规定规范 参考资料 事务管理类 品质管理类 生产计划类 报告类 人事管理 档案类 工艺文件 国家标准 空白表格 3 各文件柜 架内
3、物品都必须按轻重决定置于哪层 一般轻的物品 文件放上层 重的放下层 4 各文件柜 架内物品都必须按使用的频率决定置于哪层 一般为使用频率高的置于中间拿取方便的位置 使用频率低的置于偏高或偏低的层次 5 标识明确 6 定期清扫 保持干净无尘 五 柜架管理 1 清理过期的资料 2 每册资料都需要有明确的标识 资料名称 定位标识 管理者标识3 每次使用过的资料都必须按指定的位置归回原处 4 保持资料干净整齐 六 资料 物品归位 七 文件管理 1 建立文件目录文档2 个人文件与公司文件区分放置 并标识清楚个人文件不做要求3 公司文件要进行文件分类并标识清楚4 公司文件保密与不保密的文件要用标识区分清楚
4、并区分管理 八 电脑文件6S 1 建立电脑文件目录文档2 个人文件与公司文件区分放置 并标识清楚个人文件不做要求3 公司文件要进行文件分类并标识清楚 思路见后 4 公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚5 常用文件的快捷方式6 离开时锁住屏幕 C盘 我的文档 私人文件 文件 品质文件 培训文件 6S文件 文件 效率文件 电脑文件分类 例 九 空白表单管理 1 部门内有多种表格时 需分类管理 2 为了方便查找 建议用不同颜色分开 3 为了防止急用时没有的现象 建议有复印提示4 定期清理不用 过期的表格 1 清理不要物 2 可定置于桌面的物品为 电脑 文件栏 电话 笔筒 台历 茶杯 并要求定位
5、 3 工作时可有需处理的文件资料等置于桌面 但人长时间 0 5H以上 离开时 文件 资料必须归位 4 桌面文件状态可按 待处理 已处理 处理中 4 保持桌面清洁 十 桌面整洁 1 清理不要物 包括私人鞋物 2 文件资料 产品等不可直接置于桌底 3 离开座位时 椅子要推近桌子 4 保持地面干净 十一 桌底状态 1 不要物的清理2 办公用品 文件资料 私人用品必须按类别分抽屉放置 3 一个抽屉内有几种物品时 想办法将物品固定 避免来回开关抽屉时物品乱动 4 标识清楚 5 定期清理 保持干净无尘 十二 抽屉状态 十三 物品定位 隐形定位法 说明 需定位的地面物品 碎纸机 衣架 书架 茶几 地面复印机
6、 柜式空调 梯子等易移动物品 定位线宽2CM左右 两边长12CM 隔实物1CM贴附 以免磨损 当物品靠墙时 只需定外侧 目的 提醒归位 1cm 12cm 1 电源线不可直接拖在地上 2 绕成大概15 20CM长 用扎带或套纽固定两端 3 或将线束嵌入套管 露出部分用扎带固定 不可给其他操作 动作造成障碍 4 插头标识清楚5 电源排插应固定 十四 线束整理 十五 开关标识 1 保持干净2 功能完好3 控制区域 功能明确 十六 空调状态 1 明确管理责任人2 运转状态目视管理3 确保功能完好 1 清理过期的张贴物 2 所有张贴物都需定位 墙上张贴物要明确区域 3 公司通知 公告需统一贴附在看板中的
7、规定位置上 不可随处有张贴现象 4 工作台需要的张贴物 备忘录等 不可随意贴 要求规定位置 规定数量贴附 不能超过2张A4纸位置 玻璃窗上不宜张贴通知 资料 5 明示标识岗位 职责6 保持张贴物的清洁 十七 张贴管理 十八 看板管理 内容 通告 公告栏学习园地 初期可以展示6S基础知识 人员去向管理轮值管理6S责任区域布局图6S日常点检表 可以先空着 十九 会议室 1 不要物 清理2 会议室标识3 使用状态标识4 预约管理5 会议要求 会议室悬挂物如 公司方针 环境方针 产品介绍 地图 要求 大小 高度尽量一致 会议室温馨提示 会议后椅子必须归位 禁止吸烟等 请带走会议后多余物 二十 消防设备管理 定位标识明确明确责任人日常点检 灭火器点检表 例 年 模块三行动起来做办公室6S管理
