办公室信息资源管理ppt课件

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1、 第六章办公室信息资源管理 了解办公室信息管理的重要性了解信息资源管理的程序了解目前信息工作中存在的问题了解信息收集的办法了解信息处理的过程和办法 一 信息的含义 含义1 秘书前辈王千弓在 企业秘书 中 信息是事物存在的方式或运动状态 以及这种存在方式或运动状态的直接或间接的表达 含义2 徐瑞新等 中国现代秘书工作基础 中 信息就是客观事物及其联系的变化的最新反应的表征 是事物变化给人的一种感知 含义3 朱传中等 秘书理论与事务 中 信息是指客观世界中客观事物及其联系的变化的最新反映的表征 对于接受者来说是一种有用的知识 含义4 信息化的创始人申农 美国 1948年在 通信的数学理论 中指出

2、凡是在一种情况下能减少不确定性的任何事物都叫做信息 含义5 控制论的创始人维纳 美国 对信息的定义是 信息就是我们在适应外部世界 并且使这种适应所作用于外部世界的过程中 同外部世界进行交换的内容的名称 含义6 接受者 某人或某种媒体 通过一切可能的观察 探测 接收等手段 得到的对某种事物的特性 变化情况和运动规律的尽可能符合实际的了解 或由他人或某种媒体所传播得到的对某种事物的特性 变化情况和运动规律的实际了解 或经传送者分析得到的资料和观点 据不完全统计 信息的定义有100多种 它们都从不同的侧面 不同的层次揭示了信息的某些特征和性质 但至今仍没有统一的 能为各界普遍认同的定义 信息 的定义

3、之所以呈现多样化 主要有三方面的原因 第一 信息本身的复杂性 它是一个多元化 多层次 多功能的综合物 第二 信息科学是一门新兴学科 是一门 大 学科 它有许多分支学科 它的内涵与外延不很确切 而且随着社会 经济和科学技术的发展处于不断发展之中 第三 人们出于不同的研究目的或使用目的 从不同的角度或层次出发 对 信息 必然作出不同的理解与解释 信息含义的几个要点1 信息是外部客观世界2 信息反映的是外部客观世界的变化3 这种变化是最新的出现的或最新发现的4 这种变化对我们应当是有用的 二 信息的特征 真实性与客观性 本质特征 开发性与可扩性时限性与时效性时空的永恒性与普遍性可传递性与非消耗性 共

4、享 可浓缩性与概括性 上世纪80年代中期 中共中央在北京召开的部分省区和中央部门秘书长 办公厅主任座谈会上 时任中共中央办公厅主任的温家宝同志第一次提出了 高层次信息 的概念 他在 进一步做好信息工作 充分发挥办公厅参谋助手作用 的讲话中指出 信息的开发和处理 可以分两个层次 初级信息是对现有网络上的信息和各地 各部门报送材料的初加工 领导机关可以用它了解动态 但不能仅仅据此决定政策 高层信息是对原始信息的归纳 综合 分析 并在此基础上提出的对策意见和处理方案 也包括经过调查研究对其中的问题写出的有深度的材料 在实际工作中 两者相辅相成 不可偏废 三 办公室信息管理的重要性 信息是科学管理和决

5、策的基础 它体现在项目提出 方案论证 决策实施等整个管理过程之中信息工作是实现现代化管理的前提信息工作是办公室参与政务 发挥助手的途径信息工作是转变职能和转变工作作风的手段信息工作贯穿于秘书工作 办文 办事 办会 的始终对政策落实和工作部署情况的监测对社情民意的反馈能对倾向性和苗头性问题的超前预测邓小平同志曾经说 做管理工作的人 如果没有信息 就是鼻子不通 耳目不灵 四 办公室信息管理的特点 相对的全局性广泛的社会性科学的预见性事实的精确性行为的便捷性与领导决策的不可分性 见教材141 143页 信息收集的种类与方法 种类 1 按时效分 一次性收集 经常性收集 预期收集等2 按对象和范围分 全

6、面收集 局部收集等3 按渠道分 直接收集 间接收集等方法 1 观察法2 阅读法3 调查法4 交换法5 索取法6 购置法7 委托法 教材144 145页 收集 信息的收集渠道 企业 企业市场信息的来源是很多的 关键是要建立一个强有力的市场信息收集网络 信息来源渠道主要有 用户信息 专访用户 建立消费者评议网 在柜台前捕捉信息 设立居民需求调研部等 上级信息 上级下达文件 指令以及领导人在各种会议上的讲话 指示 外勤人员信息 业务交往和市场观察 广告新闻信息 报纸 书刊 电视 广播 咨询信息 技术经济咨询机构以及展览会 交流会 职工业余信息 职工利用工作之便或者以走亲访友 街头拾零等 设立信息箱或

7、聘请兼职信息员 企业内部信息 图表 帐目和各部门的业务资料中分析 挖掘出来 收集 信息收集注意事项 要明确为了什么去收集信息 目的明确 要收集什么要达到什么程度要从何处下手要向何人何处收集要谁去收集要采取什么方法信息要取自什么地方要收集真实的信息要充分利用网络 不断提高工作人员的公正价值观念经常保持灵敏 消息灵通的头脑了解用户的需要 要求及心理状态精诚办事 任劳任怨的工作态度努力开拓信息来源渠道正确评价本企业 不妄自夸大有洞察事态发展动向的能力收集尽可能全的通盘情报不道听途说 作简明扼要的摘录 收集 信息的筛选 1 登记 包括时间 来源 方式 主要内容 作用 适用范围 2 分类 按内容分 按职

8、能部门分 按重要程度分等3 筛选要求 合标准 重大 准确 新颖 完整筛选步骤 看标题 看来源 看正文 处理与加工 信息加工 150页 就是对某一类信息或一定时间的信息 从总体上进行系统的归纳 整理 分析研究 最后形成比较系统和丰富的信息 信息加工的方法 点与面相结合方法定性与定量相结合的方法现实与未来相结合的方法动态与静态相结合的方法直接与间接相结合的方法广度与深度相结合的方法横向与纵向相结合的方法反映情况与分析对策相结合的方法等 处理与加工 信息的制作 写作 标题要醒目内容要确切语言要简练表达方式采用概括叙述 要注意以下几点行文的直接性内容的真实性表述的准确性语言的通俗性材料的新颖性标题醒目

9、 处理与加工 教材151页 贮存要求分类科学 目录清晰条理清楚 排放有序取用方便 更新快捷 贮存方法文字贮存声像贮存计算机贮存 信息贮存 信息库类型基本信息库辅助信息库专业信息库 见教材152页 信息传递的三要素源 信息的来源道 传递的方式和媒介宿 传递的终点 信息传递 信息传递的方式1 按照流向的不同单向传递 行政法规 报告 简报等 反馈传递 报表 答复报告等 双向传递 请示与批复 经验交流等 2 按信息量的集中程序不同集中传递 年终总结 季度情况反映等 连续传递 按日 按周 按旬上报的报表等 3 按传递范围或与环境关系的不同内部传递外部传递 信息传递 信息传递的基本要求 速度快减少信息传递

10、的中间环节压缩信息的流动时间缩短信息传递的渠道 保证渠道畅通速度取决于信息载体 要利用现代化的传输手段此外 还有准确和保密的要求 信息传递 信息传递的重点 热点 全体关注的事难点 矛盾和症结盲点 被忽视的或有倾向性的 以上三点要优先传递 信息传递 存储是为了以后用 传输是为了更广泛地享有信息 二者只是时空不同 都处于信息的载体转换阶段 信息利用 这是信息工作的核心阶段 也是信息工作的终极目标 在秘书工作中 信息利用最重要的就是将有用的信息交给领导或有关部门 以利决策 以适当的形式传输 或将信息保存建立信息中心和信息库 供有关组织或人员查考利用 某一条单一信息的利用 远远不如对多种信息的综合处理

11、后的利用 即初级信息价值远不如高级信息价值高 信息反馈 反馈本意是将电子放大器输出信号的一部分再回输到电子放大器的过程 反馈是控制科学和信息理论中的一个常用概念 其含义为 向用户提供信息 使用户知道某一操作是否已经完成或已经操作所产生的结果 在管理学中 是指领导者的某项决策实施结果如何 信息人员收集和整理给领导者 领导者根据信息决定是否进行调整的过程 在商界中 是指将商品和服务在市场中的反映 收集到本单位 从而进行经营策略的修正的过程 试想一下 如果你和某个人谈话 但却听不到声音 或者你用笔绘画但却看不到任何笔迹 这都是缺少信息的反馈 反馈的含义 信息反馈的技巧 1 在不同的时期注意对正反馈和

12、负反馈的量的控制 实事求是地做好辩证分析 2 反馈要随着事物和情况的变化而不断进行 即二次 或重复 反馈 直至实现终极目标 3 注意信息反馈的流向 一般要针对不同情况和信息的不同性质 将信息反馈给相关决策层 4 要保证信息反馈渠道的畅通 信息反馈 信息反馈的方法 设立意见箱开通领导信箱召开座谈会实地考察专题调查统计报表民意测验个别谈心 公示征求意见稿会议提案民主评议热线电话接待信访信息普查 信息反馈 从某种意义上说 这些也是信息收集的方法 六 目前信息工作中存在的问题 国家相关配套的法律跟不上基层政府和单位没有建立相应的机构 编制不到位领导认识不到位 信息队伍不稳定网络松散 信息渠道不畅通制度

13、不健全 考核和奖惩不到位工作人员报喜不报忧信息加工不到位 质量不过关信息处理的软硬件条件跟不上 七 调查研究工作 调查研究作为秘书的工作内容之一 是指秘书为领导决策和指导提供真实信息和准确依据的工作 调查研究作为工作过程 是两个既相互联系又相互区别的工作环节 调查是秘书运用各种方法和手段对调查对象进行了解核查 掌握确凿的实际情况的过程 研究是秘书对自己已经掌握的信息情况 运用科学的理论 知识和方法进行综合分析和推断 以探究研究对象的本质及事物发展规律 调查是研究的基础和前提 研究是调查的深化和发展 调查研究的结果 常常是以调查研究报告的形式体现的 1 调查研究的内容 1 政治性调研 了解调查对

14、象对政治性问题的态度和反应 对国际国内事件情况的看法 为领导和上级开展宣传教育工作提供信息 2 政策性调研 了解调查对象对有关法律 法规贯彻落实情况 为领导提供重要的依据和反馈信息 3 市场调研 了解掌握重大的经济活动状况 经济发展趋势 了解企业发展状况和趋势 了解组织投资前景 市场地位等 了解企业一定时期的经济情况以及企业生产 销售 技术水平等情况 为领导分析经济情况提供信息 4 专业性调研 对自然资源 社会生活以及人文状况的了解分析 对有关事故 事件的调查 对先进人物 先进集体的事迹的调查等 5 舆论热点调研 是针对基层所关心的热点 热门话题的调查 为领导提供以小见大的启示性信息 2 调查

15、研究的方法 1 调查的方法 个别访问 召开座谈 现场观察 发放书面问卷或表格 实际参与 查阅档案资料等 2 研究的方法 度量研究方法 质与量的关系 系统研究法 整体与局部关系 动态研究方法 纵向关系 比较研究方法 横向关系 概率研究方法 历史研究方法等等 3 调查研究的过程 1 准备阶段 明确调研题目 选择调研对象 选派调研人员 准备相关资料 编制调研计划 设计必要的问卷和表格 2 实施阶段 联系确认对象 实施调查 阶段性小结并复查验证调查结果 3 研究分析阶段 它是由表及理 由感性到理性 由现象到本质 由实践到认识 由客观到主观 由特殊到一般的过程 4 结论报告阶段 调查报告 调查研究总结