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1、管理干部如何领导教导部属补充资料 管理大师约翰 科特 JohnP Kotter 说 领导 与 管理 不同 管理在于克服复杂情境 领导则在于因应变革 取得成功的方法是 80 靠领导 20 靠管理 干部职责 干部的立场干部与一般职员之差异干部四大任务七大能力 干部的立场 主管 上司 客户 部属 同事 辅佐建议 服务 协调配合 教育统御 干部与一般职员之差异 工作方式 工作计划 工作命令 工作执行 工作责任 人事考绩 透过部属 配合上级自行拟订 发出命令 设法使属员容易工作 使全体属员工作负责 以属员所完成之成果为准 自己从事 按照计划 接受命令 自己直接动手 对自己工作负责 自己表现为准 职位 项
2、目 干部 一般职员 干部四大任务 改善 人群关系 教育 管理 P D C A H R 目标 干部七大能力 达成目标的能力 责任感运用组织的能力 协调性寻求方法的能力 创造性传达意思的能力 示范性激励部属的能力 关怀心培育部属的能力 教育自我革新的能力 进修 领导统御 领导部属之前要先辅佐上司如何辅佐上司了解部属命令的四种方式鼓励与责备效果之差异领导方程式结论 如何辅佐上司 了解上司的处境改变自己比改变上司来得快随时提供详细记录资料完整的提出计划有了请求委婉提出徵求指示接受工作命令贯彻始终一有错误自动报告上司有了好主意时要表示敬意诚心诚意携手合作谋求对策尽量与上司家庭间来往 了解部属 员工个别谈
3、话家庭访问多沟通多发挥部署的优点并肩作战特别了解到员工的个性兴趣与私生活 命令的四种方式 直接命令式 紧急时 严格控制时请托法 一般工作 非对方任务时暗示法 水准高时 自动自发时徵召法 危险工作时 艰难工作时 领导方程式 责备2 赞赏3 教育5 培育人才 结论 对事要冷静严谨对人要温情身教重于言教 领导常见的四种迷思 马斯洛需求理论 正确反馈的五条原则 保持积极性 采用 三明治 的技巧 从良好的旨意开始聊起 切入问题点 以充满鼓励和支持的语句结束 快速行动 员工接受到正确反馈的速度越快 他们开始改正自己行为的速度也就越快 个别地做出反馈 不要在众多的同事面前纠正员工得错误 个别地采取行动 一次
4、一个观点 不要在一次反馈时提出好几个问题 有的员工会认为你在故意挑剔 有的员工会认为自己没有一件事情做对 有的员工更可能会 置之不理 从良好的意图开始你的谈话 确认需要更正的行动 指出这些行为可能带来的后果 当情况适宜时 问一些开放性的问题来引起对方的兴趣 以显示出你非常乐意听取员工的意见 问员工 这样做的理由是什么 或者 那样做有什么原因呢 要乐于听取员工的解释 表达出你的期望 指出对行为更正的积极效果 以鼓励员工主动去实践 问一些开放性的问题以引起员工的反应 问他们 你认为怎么样 或者 对于这一点 你是怎么样想的 传达出你的积极态度 你十分乐意与员工在一起工作 改进他们的工作表现 为他们提
5、供培训以帮助他们纠正自己的不妥行为 有效地作出纠正性反馈的六个步骤 做出积极的反馈 根据美国著名的心理学家威廉 詹姆斯的观点 人性最深层的需求是渴望备赞赏 寻找一些机会表达出对员工的赞赏 要做到 迅速果断内容具体态度诚恳 领导者引导讯息对焦的方法 我看得出来你很生气 但我不知道这究竟是怎么一回事 我晓得只要你一看到他就变得十分烦躁 但我还是不了解 他究竟做了什么事 让你这么生气 你说你工作很不愉快 你是否愿意告诉我 办公室里发生了什么事情 以及什么因素使你不愉快 1 引导对方说出 经验 的示例 2 引导对方说出 行为 的示例 二个星期前 年终考绩报告出来了 你说你觉得轻松了不少 因为结果还算理
6、想 只是比老王稍差 你觉得有点沮丧 因此生活变得较杂乱 告诉我你最近都在做什么 当总经理把你的报表丢回你的桌上之后 你做了什么 或想做什么 3 引导对方说出 感受 的示例 你暗中发现他获得你失去的工作 你怀疑这是因为你是女性 可以想象得到 在过去的一星期 你内心的感受一定十分复杂 愿不愿意说出来呢 当你的主管当着其它同事的面指责你的错误时 你呆在那里不知道怎么办 我想你的感觉可能相当尴尬难堪吧 领导者常犯的七项恶习 成为领导者后 工作的内容必须改变 如果领导者与部属做同样的工作 就不是称职的领导者 部属可以处理的工作 应该分配给部属做 同时要求部属必须报告 以便确认工作的结果 上司也想知道自己
7、的工作成果 即使上司不催促 也要主动报告 认为必须亲自做才能完成而不把工作委托给部属 结果 事务过多 被工作追得团团转 以自己的方法来处理事情 结果 无法标准化 定型化 效率不佳 没有明确地公布工作时间 地点及承办者 结果 本人不在时部属一筹展 无法进行工作 身为领导者却不知要做什么工作 结果 无法具体地理解人 物 钱方面的管理 漏洞百出 认为接受权限后就不须报告 因此从不报告及联络 结果 直属上司无法得知工作结果 必生不安不敢再委以重任 认为待在公司便是在工作 认为活动四肢便是在工作 结果 一天到晚尽做些与业绩无关的工作 企业的业绩始终无法提升 认为领导者的工作是照本宣科地实行上司的命令 只
8、要不拂逆上司 不被上司斥责 就尽到领导者的责任 结果 变成没有自主性 缺乏判断力的机器人管理者 领导者如何圆满达成工作 年度业务计划表 旬别年度行事预定表 每月 每日行事预定表 月份事务计划表每日的行动计划表短期业务的日程表管理业务的查核表达成目标的管理表日常业务用的查核表查核业务用的检讨表 改善浪费习惯性查核表加强沟通用的查核表提高会议效果用的计划表提高会议效率的会议记录鼓励部属提案用的提案单事前沟通的注意事项收集情报用的查核表月份业务报告表使各种活动圆满达成的查核表 处理员工不满的方式 很多时候 单用理智的方式并不能圆满的解决员工的不满 处理时应注意以下各点 工作进行中员工提出不满时 约个
9、时间至无人打搅的地方解决 处理员工不满时 如为个人问题 应避免第三者在场 处理时应先安抚其情绪 避免马上进入主题 处理过程中声调 表情 身体语言等避免刺激员工 凡事用征询的方式表达 耐心聆听员工发舒出不满的整个事件 确认员工不满的中心点 避免东拉西扯 反而制造出更多的问题 明确说出解决不满的处理方式 记得以征询方式提出 如非短时间内所能决定 必须承诺在一定时间内给与解答 如非职权内所能决定的事 也必须承诺在一定时间内替其征询上级主管意见并给予回复 避免下属不满的做法 使下属知道你对他们的期望下属表现的好与坏都能告诉他们相信工作的完成是大家的努力相信下属的工作能力必要时放下身段协助下属将公司的现
10、况告诉下属将公司政策规章确实传达让下属明白 执行绩效评核的原则 尽量以结果取向来观查及记录员工绩效以相对的标准衡量比较及判断员工绩效考绩不应是轮流的不可透露他人之考绩以搏取被考核者之认同考绩不能被扭曲以讨好员工如确认考绩正确 并不一定要取得被考核者之认同 领导的奥秘 激励 领导的最高境界 在于让被领导者了解团队的目标 并且激发他们的工作热忱 而自动自发 无怨无悔 共同达成任务大多数的领导人终其一生 只运用了约10 的激励才华 要先激励别人前 先激励自己 知识 动机 力量 动机 能力 努力 能力 能不能做 努力 愿不愿做 需求理论 可生成 交互力 1 1 2 过度的压力可以让 天才变白痴 适度的
11、激励 却可以让 白痴变天才 领导的奥秘 激励 依照马斯洛需求层次理论 现代人们最需要领导者给他们的激励是丰富的 人性激励 足够的 诱因激励 及最少的 恐惧激励 处分工作执行步骤 主要步骤如下 会谈前安排与员工的私人会谈 不要在公众场合宣布对员工的处分 做好会前的准备工作 备足相关事件的资料 弄清要提问的问题 查看以往的处理惯例记录 会谈中若员工事先并不了解会谈的目的 应解释清楚 告知其表现与公司规定的差异 向员工陈述公司的处分管理方针 并告知已采取的或即将采取的处分措施 使员工有机会对提出的问题作出回答 对其行为进行解释或辩解 对员工的辩解表示理解并保证加以考虑 告诉员工你期望他 她能改变其行
12、为 举例并提出建议表达你对其能力的信任并相信他 她能改变其行为 确认员工已了解问题的所在并能改变其行为 告知员工你会将会谈内容记录在案 向员工再一次保证你很希望再与其共同工作 会谈后整理总结会谈纪要 一旦决定给予书面警告 应确保员工签署相关文件 员工应在会谈的第二天接到会谈机要及处分决定的副本 若员工有其它上级 他们也应接到会谈机要及处分决定的副本 并强调该文件属于保密性文件 不得向他人传阅 监督员工的行为表现 以确保问题已得到纠正 附录 目标意识 你 为何而生 你 为何而工作 你 为什幺从事现在的工作 你 希望有什幺成就 你 想何时成家 你 想有多少储蓄 你 想为社会做何贡献 你 想在世上留
13、下什幺成绩 你 想活到几岁 本日的目标是什幺 本周的目标是什幺 本月的目标是什幺 本年的目标是什幺 改变自我的十种基本心态 要成为公司的资产而不是负债或工具 严师出高徒 年少慎选师父 若要功夫深 就要铁杵磨成绣花针 不要认为只要跟随轻松 随便 甚至可以混水摸鱼的主管做事 就是幸运的事 刚开始可能觉得工作轻松愉快 几年下来会觉得空无一物 学习负责任 主管及老板才会托付重任 做一个招来运气 而不是等待运气的人 每一个成功的人士 先前的运气或立足环境可能相当恶劣 但他们乐观 进取 行动 耐性的态度 终能获致成功 人只要努力耕耘 聚集人气 就有成功的机会 积极接近成功人物 减少摸索的时间 抱怨只会让自
14、己颓丧 打倒自己 不要只做薪水份内的工作 否则永远升不了官 寻找最适合自己 而不是最好的工作或行业 只问耕耘 不问收获 凡事只求全力以赴 尽力而为 凡事没有所谓的理所当然 必须随时心存感激 自我管理的二十种基本原则 懂得自我管理 察言观色 勿掉入办公室的政治圈 拒绝加入办公室里互吐苦水的牢骚会 多与热爱工作 人缘佳的成功人物接近 善用时间管理 排定每天工作的优先顺位 尊重每个职务角色扮演的重要性 凡事对事不对人 处事公平合理 勇于挑战别人不愿做的事 用沟通代替谈判 有错即改 并立即向相关者致歉 自我管理的二十种基本原则 广结善缘 建立良好的人际关系 尽善尽美 让经手的每一件事尽量完善 避免自己做了无知的传声筒 该 与 不该 应有分寸 小心眼 大嘴巴 是办公室的讨厌鬼 公私分明 尽量不让私事影响公事 拒绝利诱 明哲保身 保持永远的新鲜度 培养中性人格 健康的身体
