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1、第七章工作分析 教学目的和要求 了解工作分析的含义和工作分析的相关概念 正确理解工作分析的作用和意义和工作说明书的编写格式及应用 重点掌握工作分析的步骤和工作分析的方法 教学重点和难点 工作分析的步骤和工作分析的方法 教学方法和手段 课堂讲授 案例分析 第一节工作分析概述第二节工作分析的具体实施第三节工作分析的方法 第一节工作分析概述 一 工作分析的含义二 与工作分析相关的概念三 工作分析的作用和意义 第一节工作分析概述 一 工作分析的含义工作分析 jobanalysis 也可以叫做职位分析 岗位分析 它是指了解组织内的一种职位并以一种格式把与这种职位有关的信息描述出来 从而使其他人能了解这种
2、职位的过程 通过工作分析 我们要回答或者说要解决以下两个主要的问题 第一 某一职位是做什么事情的 这一问题与职位上的工作活动有关 包括职位的名称 工作的职责 工作的要求 工作的场所 工作的时间以及工作的条件等一系列内容 第二 什么样的人来做这些事情最适合 这一问题则与从事该职位的人的资格有关 包括专业 年龄 必要的知识和能力 必备的证书 工作的经历以及心理要求等内容 为什么进行岗位分析 岗位评估人员各职能经理高层管理人员在职人员自己 为什么进行岗位分析 招聘人员培训师绩效评估人员个人发展计划公司规划人员 公司 结合企业战略 应该设计什么样的组织结构 在组织结构下应该设置多少职位 招收多少人 每
3、个职位应该付多少报酬 哪些人可以胜任这个职位 企业人力资源管理中遇到的问题 部门主管 我的部门应该有多少职位 需要多少人 我应该选什么样的人就任该职位 我应该从哪些方面辅导员工做好工作 我如何评价员工的工作业绩 我应该如何指导下属在企业内的发展 企业人力资源管理中遇到的问题 员工 我的责任范围是哪些 我将如何开展我的工作 我将如何改进我的工作 我的工作标准是什么 我在这个企业里将如何发展 企业人力资源管理中遇到的问题 企业人力资源管理中遇到的问题 人力资源部 如何合理配置各部门人力资源 如何选拔合适的人到合适的岗位 调薪的科学依据是什么 如何设置员工的职业发展通道 如何实现内部人力资源的合理调
4、配与流动 工作分析不是针对个人的分析针对员工的分析绩效评估 工作分析 岗位与组织战略 结构和流程 二 与工作分析相关的概念 1 行动 action 指工作活动中不便再继续分解的最小单位 2 任务 task 指工作活动中为达到某一目的而由相关行动直接组成的集合 是对一个人从事的事情所做的具体描述 3 职责 responsibility 由某人在某一方面承担的一项或多项任务组成的相关任务集合 4 职位 position 由一个人完成的一项或多项相关职责组成的集合 又称岗位 5 职务 headship 是指主要职责在重要性和数量上相当的一组职位的统称 6 工作 job 是指一个或一组职责类似的职位所
5、形成的组合 7 工作族 occupation 企业内部具有非常广泛的相似内容的相关工作群 又被称为职位族 工作群 8 职业 profession 由不同组织中的相似工作组成的跨组织工作集合 9 职业生涯 career 指一个人在其工作生活中所经历的一系列职位 工作或职业 三 职位分析的作用 职位分析 职位评估 招聘 工作目标的设定 任职资格能力考察 确定职位对公司的贡献大小 用于确定薪酬范围 了解职位的情况 选择合适的人到合适的工作岗位 工作目标的设定是业绩管理与绩效考核的基础 工作目标是该职位的应负责任的量化 实化 包括岗位适应性考察及用于晋升 人事调动 教育培训等工作的任职资格能力考察 1
6、 使职位的设立具有科学性 合理性 2 选择合适的人到合适的工作岗位 企业价值链 3 为清晰描述各职位之间的关联和区别提供依据 4 为人力资源管理各项工作的有效开展提供支持 三 工作分析的作用和意义 一 工作分析为其他人力资源管理活动提供依据1 为人力资源规划提供了必要的信息 2 为人员的招聘录用提供了明确的标准 3 为人员的培训开发提供了明确的依据 4 为制定公平合理的薪酬政策奠定了基础 5 工作分析还为科学的绩效管理提供了帮助 二 工作分析对企业的管理具有一定的溢出效应 1 通过工作分析 有助于员工本人反省和审查自己的工作内容和工作行为 以帮助员工自觉主动地寻找工作中存在的问题并且圆满地实现
7、职位对于企业的贡献 2 在工作分析过程中 企业人力资源管理人员能够充分地了解企业经营的各个重要业务环节和业务流程 从而有助于公司的人力资源管理职能真正上升到战略地位 3 借助于工作分析 企业的最高经营管理层能够充分了解每一个工作岗位上的人目前所做做的工作 可以发现职位之间的职责交叉和职责空缺现象 通过职位的及时调整 从而有助于提高企业的协同效应 第二节工作分析的具体实施 一 工作分析的步骤二 工作说明书的编写三 工作说明书的发展趋势 工作分析系统模型 外部专家员工监督者 访谈问卷观察工作记录职业名称词典 职位目的任务职责业绩标准使用设备职位背景必要知识所需技术必要经验 任务职责绩效要点 技术条
8、件身体条件 工作评价招聘选拔培训开发绩效考核薪酬管理 收集信息的方法 信息的来源 职位信息 工作描述 J D 工作规范 J S 人力资源管理职能 搜集 制作 影响 工作分析中需要搜集的信息的类型有哪些 1 工作活动 工作活动与过程 活动记录 所运用的程序 个人的责任2 工作中的人的活动 人的行为 如身体行动以及工作中的沟通 作业方法分析中使用的基本动作 工作对人的要求 如精力的耗费 3 在工作中所使用的机器 工具 设备以及工作辅助用品 电话 电脑 传真机 汽车 对讲机 飞机 车床 4 与工作有关的有形和无形因素 处理或者运用的知识 比如会计 所加工处理的材料 所生产的产品或所提供的服务 5 工
9、作绩效 工作标准 工作的衡量要素 如完成一项工作所花费的时间 6 工作背景 工作时间表 物理工作条件 7 工作对人的要求 个人特征 如个性和兴趣 所需要的教育与培训水平 工作经验 是分析而不是罗列 将工作分解为几个重要的组成部分 审查后将其重新进行组合 决不是任务的简单列举和罗列 针对的是工作而不是人 工作分析并不关心任职者的任何情况 它只关心职位 目前的任职者被涉及到的原因 仅仅是因为他通常最了解情况 以当前工作为依据 工作分析的任务是为了获取某一特定时间内的职位的情况 职位说明书不能含糊不清 事实而不是判断 工作分析人员的任务是尽可能地传递事实资料 判断的工作留给职位说明书的最终用户去做
10、工作分析的原则 工作分析的常规程序 准备阶段 调查阶段 分析阶段 完成阶段 确定用途 确定工作内容及其相关资料对于组织的用处 成立工作分析小组 专家 人力资源专业人士 搜集工作的背景信息 了解组织的结构 经营以及工作 选择需要被分析的典型工作确认和选择搜集工作内容及相关信息的方法为必要的和合乎逻辑的工作分析步骤安排时间表实际搜集工作分析信息 职位调查表 共同审查所获得的工作信息归纳总结出工作分析的必需材料和要素 核实工作描述 编写工作说明书修订工作说明书 形成最终的工作说明书 一 工作分析的步骤 一 准备阶段1 确定工作分析的目的和用途 2 成立工作分析小组 3 对工作分析人员进行培训 4 做
11、好其他必要的准备 二 调查阶段1 制定工作分析的时间计划进度表 以保证这项工作能够按部就班地进行 2 根据工作分析的目的 选择搜集工作内容及相关信息的方法 3 搜集工作的背景资料4 搜集职位的相关信息 三 分析阶段1 整理资料2 审查资料3 分析资料 四 完成阶段1 编写工作说明书2 对整个工作分析过程进行总结 找出其中成功的经验和存在的问题 以利于以后更好地进行工作分析 3 将工作分析的结果运用于人力资源管理以及企业管理的相关方面 真正发挥工作分析的作用 二 工作说明书的编写 什么是职位说明书 职位说明书又称职位描述 职位界定 岗位说明等 用来定义 辨别和描述一个职位的最重要特征 它仅描述职
12、位本身 而与从事或即将从事此工作的人员无关 通俗地讲 就是通过对职位的工作内容 责任范围等的分析 给工作岗位画像 照相 为什么要制定职位说明书 编制职位说明书是企业管理的一项基础 也是各级主管的一项基本职责 它可以使主管对下属的工作要求有清晰的了解 以便提供必要的辅导 作出恰当的评估 另外 职位说明书为公司的许多项目 例如招聘 薪酬调查 技能差距分析 绩效考核和级别确定等 提供必要的信息 便于理解组织机构和工作关系 是职位评估进而评定各职位薪酬 级别 薪酬调查的基本依据 使员工充分了解自己在组织中的作用 相应的责任和职权 同时便于各级主管有效地管理下属的工作 是各部门绩效管理的依据之一 既便于
13、各级主管进行有效的绩效考核 又为员工提供自我评定的参考标准 为招聘选材提供客观依据 公司可根据工作内容和技能要素 进行招聘工作 便于制定个人工作计划和部门工作计划 便于各级主管为下属制定培训 晋升 公司内岗位调动计划 在编写工作说明书时 一般都要按照一定的格式来进行 这里我们首先来看几种工作说明书的格式 见表7 1 表7 2和表7 3 一般来说 一个内容比较完整的工作说明书都要包括以下几个具体的项目 1 职位标识 2 职位概要 3 履行职责 4 业绩标准 5 工作关系 6 使用设备 7 工作的环境和工作条件 8 任职资格 9 其他信息 如何撰写岗位说明书 HowtoWriteaJobDescr
14、iption 上级主管岗位分析员在职人员 谁完成职位说明书 办法一 被分析岗位的直接主管 办法二 岗位分析专员 职位说明书的主要内容 职位标识 职位编号 职位名称 所属部门 直接上级 所辖下级 制作日期 薪点等 职位概要 用一句话说明为什么要设置这一职位 目的是什么 履行职责 主要应负责任 每一项责任的具体内容 要达到的目的 业绩标准 业绩衡量标准 如何衡量每一项责任的完成情况 工作关系 报告对象 监督对象 合作对象 外部交往 使用设备 使用的主要设备 工作的环境和工作条件 时间 地点 室内 室外 噪音 危险等等 任职资格 任职资格要求 具备何种条件的人适合承担这一职位 其他信息 主要挑战 决
15、策和规划等 职位目的 应负责任 工作依据 职位说明书包括的内容 职位范围 任职要求 基础信息 工作说明书的监督与审查 将一个新员工填补到工作岗位上的时候 当生产的产品或产出发生重大变化时 当新设备 新方法或新程序被引入工作场所时 当工作单位出现重组时 在开始执行新的薪资制度的时候 当工作被赋予新的职责的时候 至少每年一次由人力资源管理人员负责在正式绩效评价之前的60天 职位说明书模板 职位说明书模板 续 职位说明书模板 续 职位基础信息 职位名称 职位所属部门 大部门 小部门 职位类型 职位定级 拟定人 人力资源专业人员 该职位的直接主管 审核人信息 该功能 业务部门的主管 评审小组代表签字
16、生效日期 批准日期 职位概括职位名称指公司内部的工作岗位头衔 它应该能反映此职位的主要功能 如会计 销售经理 部门名称指各部门 办公室 例如 人事部 财务部 维修部 如果是分公司 请注明名称后 再同时写明部门名称 分支部门指各职能 各大部门下属的分支机构或部门 如果没有 该栏目可以省略 职位概括直接主管直接上级主管的工作头衔 直接主管签字和任职人签字在职位说明书编制完成之后 或新的任职者就任之前 直接主管将说明书交给下属 双方签字确认 职位说明书撰写 修改人姓名职位说明书撰写 修改日期 总体工作目标请使用一两句简捷概括的话 准确说明该岗位存在的原因是什么 通常情况下一两句话就足以说明 除非该岗位是由一个任职人同时完成着两个或更多的不同的工作 此部分的撰写目的主要是从公司整体的角度看待该岗位的总体重要性 或者是该岗位对公司业务的独特贡献 通常以一个动词开始总体工作目标的撰写 如计划 指导 监督 协调等 总体工作目标例如 销售经理计划 组织并控制销售的动作以完成销售额 达成销售利润 同时降低销售费用 干什么 计划组织并控制影响什么 销售的运作这样做的目的 在降低销售费用的同时 完成销售额
