《公文文尾部分不宜称版记.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公文文尾部分不宜称版记.docx（4页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、公文文尾部分不宜称版记摘 要：党政机关公文格式将公文末尾包括抄送机关、印发机关和印发日期项目所在区域称作版记。在今天正式发出的公文上标注印发机关和印发日期无实用价值，而需要时标注的抄送机关项目实用价值超过这两个版记项目，按事物名称以其重要部分决定的惯例衡量，该区域用版记称谓不合适，改用按所处方位命名的方法称谓该区域为“文尾”比较恰当。 关键词：公文；格式；文尾；称谓Abstract：The Layout Key for Official Document of Party and Government Organs refers to the ending of official docume
2、nts including the ccd organs， the issuing organ and the date of issuance as the Edition Mark. It is impractical to mark the issuing organ and the date of issuance on currently issued formal official documents， whereas the practical value of the item “ccd organs”， which is marked when necessary， over
3、weighs the other two items. Judging by the convention of naming after the most important part， this part of official documents should not be named as the Edition Mark， but more appropriately as the “trailer” in a way of locality naming.Keywords：Official document，Layout，Trailer，Name在国家质量监督检验检疫总局和国家标准
4、化管理委员会2012年6月29日联合发布的国家标准党政机关公文格式中，将公文末尾包含抄送机关和印发机关及印发日期项目的部分称为版记。众所周知，抄送机关不具有版记性质，且重要程度高于具有版记性质的印发机关和印发日期。按事物名称以其重要部分决定的惯例衡量，该称谓不合适。国家标准党政机关公文格式中有这样一段话：“本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。”并且，该标准中明确版记部分主要包括抄送机关、印发机关和印发日
5、期三个项目。但为什么将主要包括抄送机关、印发机关和印发日期项目的公文末尾部分称作版记，该标准却未解释。参与该标准制定的徐成华等在其主编的GB/T9704-2012国家标准应用指南一书中，也只是说将公文分为版头、主体和版记三部分，“首先是为了叙述方便”1，而未说将公文末尾部分称作版记的原因。笔者进行溯源，发现将公文划分为版头、主体、版记三部分的基本思想是对原国家质量技术监督局1999年12月27日发布的国家标准国家行政机关公文格式中一段话观点的继承。国家行政机关公文格式中的该段话是这样表述的：“本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156cm）
6、以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。”这段表述和前引党政机关公文格式中关于公文格式划分为三部分的那段话相比较，虽然各自所包含的内容和用词略有差异，但主要观点是一致的。原国家质量技术监督局1999年12月27日发布的条文释义中有这样的话：“本标准将公文各要素划分为眉首、主体、版记三部分，是采用了具有多年从事公文处理工作实践经验的同志的建议而确定的。其中眉首、版记两个概念在公文印刷行业已多年使用，主体是本标准提出的新概念。”这段话，揭示了前述公文格式标准中将公文末尾部分称作版记的原因。但是，该称谓是否合适，笔者认为值得
7、讨论。什么是“版记”？笔者从商务印书馆出版的中国社会科学院语言研究所词典编辑室编现代汉语词典中没有见到对应的词条，但有“出版”词条。它对“出版”的解释是，“把书刊、图画等编印出来”2。依笔者的理解，所谓“版记”，应该是对出版情况的记载。如关于一本书的出版，其版权页所显示的出版社名称、编辑人、版次、开本、承印厂、出版时间、印数等就属于版记内容。再如一本杂志的出版，杂志上显示的杂志社名称（出版者）、编辑人（总编等）、出版时间、承印厂等，属于版记内容。公文的印发有没有“版记”问题？回答是肯定的。公文的打印人（或称“打印部门”）、校对人、印发日期、印发份数等要素就体现了公文的印发情况，亦即属于公文的“
8、版记”内容，准确地说，属于公文的“印制版记”内容。中共中央办公厅*年4月25日发布的中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）和1996年5月3日发布的中国共产党机关公文处理条例，其关于公文印发机关、印发日期和印发份数的总称谓也就是使用了“印制版记”概念。全国人大常委会办公厅1998年2月6日发布的人大机关公文处理办法（试行）中关于公文印发机关、印发日期和印发份数的总称谓，和其2000年11月15日发布的人大机关公文处理办法中关于公文印发机关和印发日期的总称谓，也是使用了“印制版记”概念。抄送机关，中共中央办公厅和国务院办公厅2012年4月16日联合发布的党政机关公文处理工作条例规定指“除主送
9、机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关”。很明显，它属于公文的发送和信息接收范围内容，而不属于公文的“印制版记”内容。该条例没有使用“版记”或“印制版记”概念，因此，笔者不便据以认定其赞同与否抄送机关列入“版记”范畴。前引使用了“印制版记”概念的党的机关的公文处理规定和人大机关的公文处理规定中，是将“抄送机关”和“印制版记”并列的，而未将“抄送机关”项目包含在“印制版记”项目中。如中国共产党机关公文处理条例中关于公文格式的组成是这样表述的：“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印
10、制版记组成。”当然，笔者也不能因为党政机关公文格式将“抄送机关”项目列入“版记”部分就简单地认定其将“抄送机关”项目视作“版记”性质，因为前引参与该格式标准制定的徐成华等在其所著的该格式标准应用指南一书中，也说到那样做“首先是为了叙述方便”。但是，叙述方便应以叙述恰当为前提。怎样算恰当？就抄送机关和印发机关及印发日期项目同处公文的末尾区域来说，怎样概括命名该区域，一般采用能概括包含三项目特征的词来解决，但其前提是三项目具有同类的性质。很显然，印发机关和印发日期同属印制版记或称版记，可用其概括命名。而抄送机关项目则不具版记性质，不能将其概括包含进去。再一种方法是根据该区域所有项目的重要程度差异来
11、指代命名，即以其代表性或相对重要的项目名称来指代命名该区域，如公共汽车站一般以该站区域最重要或相对重要、相对规模大的单位名称命名。就正式发布的公文文本来说，印发机关与印发日期这两个版记项目和抄送机关项目相比，后者比前者重要。笔者分别于办公室业务杂志2011年第6期发表现行公文格式的印制版记项目应该取消一文，和档案管理杂志2013年第1期发表格式中印发机关和印发日期项目应该取消一文，说明在公文正本上发文机关署名处已标注发文机关名称情况下，再在公文末尾，无论是标注发文机关办公室名字，还是发文机关的名字，作为印发机关，都没有实用价值。因为按惯例和常识，单位发文，本来就是单位或其办公室负责印发，在公文
12、上已明确显示所属发文机关名称的情况下，再标注按常识已知道并且几乎永远不变的印发机关名称，对收文机关毫无意义。公文印发日期在计算机普及应用，领导签发文稿为电子打印稿情况下，与大多以领导签发日期确定的成文日期相比，很少差别，所以在公文正本上标注印发日期也无多少意义。况且，公文的印制质量和效率是发文机关的内部管理问题，在单位留存的发文处理单上记载有承办者名称和时间，借此可满足内部管理需要，收文机关既不需要，也不关心这些信息。所以，除翻印公文，翻印机关扩大了原发文机关对该文的发送范围，且又产生了一个发文日期，在翻印公文末尾处必须注明翻印机关名称和翻印日期，且有实用价值外，其他一般公文在末尾处标注印发机
13、关和印发日期这两个版记项目，极少实用价值。抄送机关是除主送机关外需执行或知晓公文内容的有关机关，是当需要时必须标注的项目，否则将影响公文内容在有关机关工作中的落实或造成机关间工作的不协调，所以抄送机关项目是公文格式中有实质价值的重要项目。因此，将有重要价值的抄送机关项目和极少实用价值的版记项目共在的区域，用“版记”来指代命名不合适。并且，按党政机关公文格式规定，“如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记”。而按党政机关公文处理工作条例规定，“主送机关”是“公文的主要受理机关”，是公文内容的主要落实和公文信息的主要接收机关，是在公文格式中较抄送机关项目价值更大的项
14、目，当该项目移至公文末尾区域时，用“版记”来指代命名该区域就更不合适了。 也许有人认为，按党政机关公文格式规定，印发机关和印发日期项目为每个正式发布公文的必标项目，所以称其所在区域为版记。而抄送机关项目则是有的公文需标，有的公文不需标，不属于一直有的项目。因其不属于一直有的项目，所以当其出现存在时，简单归属于一直有的项目之列，使人明白其位置所在。这似乎挺有道理，然而实际是前文曾述，将公文文尾部分称作版记，是党政机关公文格式对国家行政机关公文格式的继承。而在国家行政机关公文格式中，位于其所称“版记”区域的，不仅有现党政机关公文格式规定中的抄送机关、印发机关和印发日期项目，而且还有“主题词”项目。
15、按照国务院2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法规定，“公文应当标注主题词”，亦即要求在该办法执行期间主题词是每个正式发布的公文中必有的项目。而条文释义解释，“主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作”。也就是说，当时认为，主题词项目是有实用价值的。常设的主题词项目实用价值和印发机关与印发日期两个版记项目相比较，也未必用版记来指代命名其共在的区域合适，更何况经常有更大实用价值的抄送机关项目出现存在呢？用版记命名公文文尾部分不仅不合适，而且会使人误认为印发机关和印发日期项目是正式发布公文的有价值的重要必备项目，而这显然是不
16、符合实际的。那么，到底用什么称谓公文文尾区域合适呢？虽然本文认为抄送机关项目比印发机关和印发日期两个版记项目实用价值大，但也不宜用“抄送区”来称谓该区域，因为并不是所有正式发布的公文都有抄送机关项目。比较起来，还是用方位命名法来解决这个问题相对合适，用“文尾”称谓该区域。这个称谓虽然简单，但也恰当、准确。而且该称谓早已使用，且影响很广。如武汉大学出版社1994年出版的王铭著文书学理论与文书工作一书中就有这样的话：“在文书学术语中，主题检索标识域、抄送机关标识域、印发说明（即指印发机关和印发日期。本文注）域三项又合称文尾。”3参与党政机关公文格式国家标准制定的徐成华等在其所著的该标准应用指南一书中说，“用一个形象的比喻，版头可称之为公文的头，主体称之为公文的身，版记称之为公文的脚。把公文格式各要素分为头、身、脚三部分，既便于从总体上掌握其联系，又便于对其进行
