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1、文檔管理 主講 李永忠2002 10 25 目錄 1 概論2 文檔的制作與發放3 檔案管理的方法 1 概論 一 文件 檔案的概念1 文件 法定機關或組織按照一定的形式經過一定的處理程序而形成的書面文字材料2 檔案 是一個單位在公務活動中形成的具有查考利用價值的歸檔集中保存起來的文件材料 包括技術圖形 影片 照片等 3 文檔的格式 文件格式 標題 部門代號 年號和順序號正式格式 除綜合性的報告 總結外 一文一事文尾格式 發文機關 落款或署名 對此文件負責的機關 人發文時間 最后發出時間上呈 抄報機關 使領導有所了解 對本部門有規範 管理的部門 二 檔案管理的意義 1 作為法令的依據檔案管理有利於
2、隨時查閱相關法令或本公司的規章制度 會議決定 為公司業務運行找到可靠的依據 2 處理業務的參考使業務人員在處理業務時準確 全面 客觀地了解企業情況 避免發生差錯3 保密企業檔案中 有些文件資料是秘密的 如果不專門加以管理 就很容易造成商業機密泄露 造成意想不到的損失 三 檔案管理的原則 1 集中管理原則 企業檔案為企業集體所有 任何人不得占為己有 因此應集中管理檔案2 共同分享原則 盡量減少檔案的復印份數及保管場所 提高檔案的保密系數和安全性 同時降低管理成本3 分類歸檔原則 及時分類 整理 編輯與傳遞 科學歸檔保管 提高管理質量與效率 四 檔案管理的任務 一言蔽之 使檔案管理標准化 系統化
3、資訊化1 收集 整理 保管和統計與本公司有關的各種檔案2 辦理檔案的借閱 做好檔案利用和研究3 進行檔案的鑒定 對超出保管期限的檔案提出存毀意見 要求1 維護檔案的完整性 安全性與便于使用相結合2 對電子檔 篩選 打印 摘要 送閱 存檔 同時保存電子檔 2 文檔的制作與發放 遵守公司及部門公文管理 保密相關制度負責對本部門發出文件的嚴肅性 規範性 嚴謹性進行監督 檢查有責任注意本部門發文內容與其他部門發文不發生沖突 矛盾 發現問題時 應告知主管並提供相關文件 資料等 文件編號應統一管理文種選用應統一管理應對所制作的文件做好磁盤處理 並在磁盤和計算機內建立文件目錄 便於修改或查詢應在保證時效性和
4、保密性前提下跟蹤完成文件的會簽和印刷 文件在簽發當日即應發放到指定單位或人員手中 發文前應保存文件底稿 附件及磁盤文件原稿 發文后應將文件原稿附發文簽收記錄收存入檔傳真發出前應檢查所發傳真是否有錯漏 發出后應向對方電話確認是否收到 密級傳真 應確認發至對方親收 傳真完畢須在傳真件上註明 並根據需要決定是否存檔 3 檔案管理的方法 一 管理的方法包括 收集 整理 鑒定 保管 提供利用 均需標准化 系統化 資訊化二 收集1 收集本單位在公務活動中不斷產生的文件 整理組合成案卷 2 注意事項A 歸檔範圍 哪些要歸檔 哪些不需歸檔 B 歸檔時間 既便於工作 又保證重件不丟失 C 歸檔要求 對歸檔文件提
5、供系統性 完整性 要保持文件材料之間的歷史聯系 區分保存價值 分類整理 3 立卷區分保存價值 分類整理 立卷歸檔A 立卷注意點 要符合文件形成的特點和規律 保持文件之間的歷史聯系 要考慮文件的不同價值 組成的案卷要便於管理和查找利用 B 立卷的方法 按主題立卷 按作者立卷 按時間立卷 按文件名稱立卷 按地區立卷 C 擬寫案卷標題 要求 准確 扼要 標准D 卷內文件的系統整理和案卷的技術加工 卷內文件材料的系統排列 編寫卷內文件頁號 按頁張編制順序號 編制卷內文件目錄 編制備考表 注明卷內文件缺損 修改 移轉 借閱及歸還 銷毀 案卷的裝訂 三 整理 將已歸檔的檔案進行分類組合 排列和編目 使之進
6、一步系統化 以便管理 利用1 區分全宗 必須按全宗整理 一個立檔單位形成的全部檔案構成一個全宗 2 檔案的分類 A 單式結構 年度分類法 組織結構分類法 問題分類法 B 復式結構 年度 組織機構分類法年度 問題分類法組織結構 年度分類法問題 年度分類法3 案卷的系統排列 按照一定的方法 把已經裝訂成冊的案卷加以排列 以保持案卷與案卷之間的聯系A 方法 一般以全宗為單位 按不同門類 載體和不同保管期限分別排列 B 按順序排列好后 即著手登記本單位 部門 案卷目錄表 附后 4 建立分類案卷目錄A 依各單位 部門 登記之目錄表 分類編成若干本案卷目錄案卷目錄 目錄表 封面 備考表 案卷目錄表 四 鑒定 1 依保管期限進行文檔的清存 銷毀2 保管期滿后的簽定和銷毀五 檔案的保管1 日常管理2 安全保護 六 檔案的利用 1 編制檢索工具2 建立借閱制度七 檔案的統計1 卷內文件目錄和案卷目錄2 總登記簿 結語Thankyou 再见
