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1、论电算化会计信息系统重要性摘 要:当今,计算机的使用已经渗透到了社会管理全领域,特别是会计管理体系,给会计应用系统注入了新的生机和活力,开创了会计领域深刻的变革。而电算化会计信息系统对财务内部控制发挥了重要作用。从建立电算化会计内部控制系统地论述了其功能优点及重要性,并提出了电算化运行操作措施,提高了会计管理工作的及时性和准确性。 关键词:电算化;会计;信息;控制;重要性1 建立一套适应电算化会计信息系统的内部控制是财务系统正常运营的关键电算化会计信息系统是运用电子计算机技术对会计信息进行管理的人机结合的控制系统,简称会计电算化。会计电算化是融会计基础理论、电子计算机技术、信息技术等学科为一体
2、,以现代计算机为手段,取代了传统的手工操作,实现了会计工作方式的变革,极大地提高了会计数据处理的及时性和准确性。同时也给财务系统的传统内部控制带来了前所未有的新变革。内部控制就是为保护国家利益、财务系统的财产安全,保证经济业务的合理性、合法性、真实性、可靠性,以及查错防弊、加强管理、提高效益而采取的一切组织、制度的措施。内部控制是财务系统正常运营的关键,由此建立一套适应电算化会计信息系统的内部控制就显得格外的重要了。2 计算机的使用改变了财务系统会计核算的环境财务系统在建立了会计电算化信息系统后,会计核算和会计管理的环境随着计算机的应用发生了很大的变化。表现为财务系统的办公室不仅仅是增加了几台
3、计算机,更多的是办公室里无论是工作人员构成还是每个人做的事情都发生了变化。算盘加计算器的会计年代已经被计算机取代。财务系统的会计核算环境控制着大的变化,会计部门的组成人员从原来的由财务、会计专业人员组成,转变为由财务、会计专业人员和计算机数据处理系统的管理人员组成。会计部门不仅利用计算机完成基本的会计业务,还能利用计算机完成各种原先没有的或有其他部门完成的更为复杂的业务活动,如销售预测、人力资源管理等。随着远程控制技术的发展,会计信息的网上实时处理成为现实,业务事项可以在远离财务系统的某个终端机上瞬时完成;原先由几个部门按预定的步骤完成的业务事项,现在可能集中在一个部门甚至一个人或几个人操作完
4、成。因此,要保证财务系统的财产物资的安全准确完整、保证会计系统对财务系统经济活动反映的正确可靠、达到财务系统既定的管理目标,内部控制的建立和完善就显得更为重要,新的内部控制的范围和控制程序也将比原先的手工会计系统更加广泛,更加复杂。3 电算化会计信息系统改变了会计凭证的形式在手工会计环境下,会计凭证多为由财政部门统一印刷的纸质的凭证。在电算化会计系统中,会计和财务的业务处理方法和处理程序发生了很大的变化,各类会计凭证和报表的生成方式、会计信息的储存方式和储存媒介也发生了很大变化。原先反映会计和财务处理过程的各种原始凭证、记账凭证、汇总表、分配表、工作底稿等作为基本会计资料的书面形式减少了,有些
5、甚至消失了。由于电子商务、网上交易、无纸化交易等的推行,每一项交易发生时,有关该项交易的信息由业务人员直接输入计算机,并由计算机自动记录,原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分的取消了,原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作,有相当一部分变为由计算机自动完成了。原来书面形式的各类会计凭证转为以文件、记录形式储存在磁性介质上。因此,电算化会计信息系统的内部控制与手工会计系统下的内部控制有着很大的不同,控制的重点有对人的控制为主转变为对人、机控制为主,控制的程序也随着计算机处理程序的改变而有所不同。4 计算机的使用提高了控制舞弊、犯罪的难度随着计算机使用范围的扩大,利用计算机进行的
6、诈骗、偷漏、篡改数据等犯罪活动也有所增加。由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被改动,有时甚至能不留痕迹地篡改;数据库应用技术的提高使数据高度集中,未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件、复制、伪造、销毁财务系统重要的数据。因此计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性,发现计算机舞弊和犯罪的较之于手工会计系统难度更大,计算机舞弊和犯罪造成的危害和损失可能比手工会计系统大得多。因此,电算化会计系统的内部控制不仅难度大、复杂,而且还要有各种控制的技术措施手段。由此可见,电算化会计系统的内部控制与手工会计系统的内部控制相比较,计算机系统的内部控制是范围大、控制程序复杂的综合性控制,控制的重点为职能部门和计算机数据处理部门并重的全面控制,是人工控制和计算机控制相结合的多方位控制管理。只有在对计算机产生的各种数据、报表等会计信息的严格控制的前提下,才能保证其可靠性和准确性。同时也只有在严格的控制下,才能预防和减少犯罪的可能性,提高财务管理的职能。
