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1、浅议机关办公室推行“5S”管理的具体做法【摘 要】“5S”管理自从引入我国后在生产现场管理方面发挥了良好的作用。机关办公室与生产现场由于工作性质的不同“5S”的推行也有了新的准则和变化，本文从具体的“5S”在办公室质量管理中的定义、具体实施步骤、常用方法等进行讲解，为读者开展好办公室“5S”管理提供指导。 【关键词】办公室；5S；管理针对“5S”整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKEISU）、素养（SHITSUKE）具体在办公室的实施具体理解和实施如下。一、整理将工作场所的任何物品进行“要”与“不要”的区分，将不要的东西清除掉，保证工作场所只放置需要物品
2、。需要物品中，还要将现在需要的物品与现在不需要的物品区别开。现在需要的物品放置在近处；现在不需要的物品暂时放置别处保管。通用的办公室整理实施内容如下：墙面保持白色，不乱涂乱画，墙角无灰网。衣柜、文件柜上方应无任何杂物堆放，并保持清洁干净。办公桌面应该保持整洁干净，不应放置与办公无关的物品及杂物，暂时不用的文件、资料、书籍要及时清理。工作档案、文件资料应该用文件盒编号存放，不需要的及时清理。垃圾桶定时清理，拖把、抹布使用完毕后清洗干净。开展整理可以腾出宝贵空间、时间；防止误用；防止杂乱和积压；创造清洁的工作场所。二、整顿把有用的物品加以定位、分类放置，并保持在需要时能立即取出的状态。丢弃了无用的
3、纸张、文件之后，如果还是把文件堆成一摞，找东西的速度并不会提高多少。接下来要做的就是分类。把物品按照其特点进行区分、归类，日后工作只要知道要找的物品分类，就很容易找到。建议配备档案框，文件夹，有专门的整理袋、两页夹。保证有足够的辅助工具来帮我们归类文件。当有新的文件产生，不要随手放在桌子上，“暂时一放”的思想要不得，因为这样会有N多个“暂时”，桌子又会一团糟，而要将文件随手归类到相应的文件夹中，再将文件夹放到文件架上。这样几乎不会丢失文件，也不会耽误事情。上网主页应尽可能设置工作主页，保证办公的及时性。办公桌抽屉中的物品应保持摆放规矩，不乱堆乱放。办公文件按业务类型、年份等进行分类归档。公用通
4、道不要存放堆积物品，保持通道畅通。房间标牌标识清晰，外出应告知领导或科室同事，并保证联系方式畅通。 这过程中要注意两点，一是定位之后，要明确标示。二是用完之后，要物归原位。开展整顿可以减少重要文件查找时间；减少不必要的办公空间占用；防止误用、误送；塑造目视管理的工作场所。三、清扫经常打扫，将办公桌椅，办公设备、橱柜、门窗等始终保持清洁无尘的状态。具体做法是定期对办公室进行清扫，桌椅、窗台、地面、衣柜、微机、门、窗随时保持清洁，电线、网线、电话线包扎整齐，地面无垃圾杂物。 打扫卫生时，注意保持公共卫生。喝剩的茶叶及杂物到入卫生间垃圾筒，洗手后不要把水甩到墙壁、镜子或地面上。文件柜、衣柜、库房应及
5、时打扫，保持无尘、整洁。这过程中要注意两点，一是要勤于清扫、擦洗。 二是减少噪音，维护安静的办公环境。开展清扫可以减少灰尘积累，降低办公场所PM2.5值，保证安静的工作环境。利于办公设备（打印机、电话、烧壶）的维护。四、清洁维持前3S的成果，出现问题能一目了然，养成坚持的习惯，并辅以一定的监督检查措施，发现问题及时纠正。办公室清洁实施是下班前整理好当天的资料、文件、票据等，分类归档。下班前整理办公桌上的物品，放置整齐；科室负责人每天对科室房间和人员进行全面的督促检查，适时做好讲评，指出当天工作存在的问题，监督当天整改完毕。处室定期对各科“5S”执行情况进行集中检查，并通报情况。这里需要注意的是
6、“清洁”和“清扫”往往会弄混。区别方法是“清扫”是一个动作，表示我们要做，“清洁”是一个状态，要保持。保持3s效果的办法是随时整理、随时整顿、随时清扫。常用的质量工具是戴明环即PDCA循环，本文不再赘述。五、素养遵纪守规，养成良好的习惯。办公室素养实施内容如下：对待外来人员态度要和蔼，使用文明用语，解答问题主动热情。工作人员要谦虚谨慎，廉洁自律，努力提高办事效率，不推诿、不扯皮、不拖拉。严格遵守考勤和请休假制度，日常不迟到、不早退，临时外出需向领导和同事说明。 爱护室内外花草树木及公共设施，发现有损坏物品及时维护和保养，不能修复的及时上报。 在办公室、走廊中应注意保持肃静，不大声喧哗、嬉笑和喊
7、叫，在走廊中尽可能靠右侧通行，见到领导、同事主动问好打招呼。不在室内外乱丢纸屑、果皮等污物，禁止随地吐痰，在楼内提倡不吸烟。 开大会禁止吸烟，手机关闭或静音，不接听电话。使用公共通讯设备接打电话尽可能简短明了，不随意接打与工作无关的电话。注意节水节电，下班后关机、关灯、关门。素养养成的关键是改造人性 ，提升道德，使人的素质上升。通过素养的养成可以让人养成良好?惯 ，塑造守纪律的工作场所 。六、总结综上所述办公室“5S”管理非常简单朴素，整洁的环境为高效工作提供保障。机关办公室“5S”管理针对企业中每位员工的日常行为方面提出要求，倡导从小事做起，力求使每位员工都养成事事“讲究”的习惯，从而达到提高整体工作质量的目的。参考文献：1中国质量协会.全面质量管理（第三版）M.中国科学技术出版社，2010.
