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1、对高校二级学院办公室管理的探讨摘要： 随着我国教育体制的进一步深化改革，目前许多高校普遍实行了校、院两级管理的运行体制，随着学校职能重心的下移，二级学院作为学校的基层教学管理单位，在教育体制改革的新形势下应如何整改？笔者结合本单位的特点，对正确认识二级学院办公室的职能、充分发挥二级学院办公室的作用，更好地为学院的教学、科研、学科建设发展进行了探讨。 关键词：高校 二级学院 办公室 管理随着我国教育体制的进一步深化与改革，目前许多高校为了学科建设和发展的需要，普遍实行了校、院两级管理运行体系。二级学院办公室是联系学校各职能部门与基层的中枢机构，起着承上启下、横向沟通的重要作用；二级学院办公室不仅
2、是一个行政部门，同时也是一个确保学院教学、科研等正常运行的后勤服务保障部门；二级学院办公室的工作主要是面向教学、科研等管理工作和日常行政、安全等事务性工作，为学院的人才培养、学科建设、科学研究、国际化交流等创建良好的工作秩序，为在教学、科研一线的老师以及学生做好各项服务保障。因此，二级学院办公室在高校基层管理中起着举足轻重的作用，正确认识二级学院办公室工作的特点与工作中存在的不足，努力提高二级学院办公室工作的水平，更好地履行二级学院办公室的职能，对二级学院的各项建设和可持续性发展具有重要的意义。一、二级学院办公室的职能（一）管理职能高等学校实行校、院两级管理运行体制以后，管理范围拓宽。二级学院
3、办公室工作成了学校各职能部门工作的延伸，涵盖了学校整体工作的方方面面。同时管理方式也发生了变化，学院办公室改变了以往系建制办公室的单一功能，它不再是一个简单的上传下达、一个“二传手”的角色，而是要通过科学规范的严格管理，对学院的教学科研、学科建设、人才培养、党建等工作协助学院的党政领导实施指导监督、组织协调、检查落实。（二）协调职能二级学院办公室是一个基层综合协调部门，二级学院办公室的工作是一项系统工程。二级学院办公室的工作，既要为学院的改革和可持续发展创造良好的外部环境，又要为学院的和谐发展营造良好的工作氛围与学术氛围。学院办公室人员既要善于负责联系和协调组织自己份内工作的垂直关系，还要坚持
4、原则，客观公正地处理各种问题。（三）服务职能做好服务工作是二级学院办公室的主要职能，为更好地做好教学、科研等教辅工作，更好地为在教学、科研一线的老师和学生做好服务工作，转变工作作风、深化服务内涵、提升服务质量是学院办公室人员的工作宗旨。（四）安全职能二级学院是学校的基层单位，学院办公室不仅要做好学院教科研等正常的教辅工作，同时也要创建良好的教科研环境，为保证学院教科研、学生管理等各项工作的正常运行，做好学院的各项安全工作尤为重要。二、目前二级学院办公室工作现状（一）工作量及工作压力增加二级学院机关的工作涉及面很宽，工作的内容也非常具体。二级学院办公室不仅要做好学院领导的参谋和助手，协助领导搜集
5、、汇总、处理来自各方面的信息，更重要的是要做好上一级职能部门下达的一切工作，诸如学生管理工作、本科生教学工作、研究生培养工作、人事工作、科研管理工作、资产设备管理工作、工会工作、离退休工作等等。随着学校教育事业的发展，学校体量不断增大，二级学院机关工作量及工作要求也不断增加。作为学校职能部门下达工作任务的终端，所有的工作任务必须在规定的时间节点内完成，我们都知道，学院机关工作琐碎，有很多工作还需要多方面的协调沟通才能完成，所以在工作量增加的同时一定程度上也增加了学院机关工作的压力。（二）工作人员结构参差不齐二级学院办公室的工作，本身是一项专业性很强的工作。由于历史原因，很多二级学院办公室的工作
6、人员基本上没有受过正规的高等管理教育且年龄偏大，无论从思想素质、还是业务素质，都跟不上时代的要求，只能局限于常规的、科技含量很低的日常事务性工作。特别是高校实行数字化校园、网络化管理、无纸化办公，无疑对二级学院办公室的管理工作带来很大的影响。（三）工作条例及工作制度有待健全东南大学电子科学与工程学院于2006年撤系建院，建院以来，办公室管理沿袭了过去的工作方式，缺乏一套与新形势相适应且切实可行的条例及规章制度，工作中出现问题没有衔接性，有时甚至出现被动的局面。三、二级学院办公室建设的策略（一）完善制度建设，规范工作流程制度建设是管理之本，是加强科学管理、提高工作效率的重要手段。要使管理工作规范
7、、高效，必须制订一套完善的适应新时期要求的二级学院规章制度、工作职责，制定具有可操作性的工作流程，同时也是提升二级学院办公室管理的首要条件。所以，一个高效的学院办公室，必须建立起健全的管理制度，并能够与不断发展的学院办公体系相适应，才能使办公室各项工作有章可循。为创造学院良好的教学、科研环境，使得各项管理工作井然有序，必须科学合理的设置工作岗位，明确办公室人员的工作职责，在各自的职责范围内各司其职、各负其责、各施其能，同时也要树立发挥主人翁的思想和团结协作的精神，形成良好、有效的管理体系。（二）履行服务职能，明确工作职责学院机关工作的宗旨就是做好服务，牢固树立“以人为本、以师生员工为中心”的服
8、务理念。为此，我学院制定了一套东南大学电子科学与工程学院工作手册，涵盖了一系列的诸如党政联席会议事规则、学院机关工作条例、学院公章管理及使用的暂行规定、教师奖教金及学生奖学金评定办法、办公室主任、人事秘书、科研秘书、本科生、研究生教学教务秘书等职责，包括应急处置预案等二十几项内容，并组织大家学习，熟悉掌握自己应履行的工作职责，使每项工作任务落实到人，让大家知道做好本职工作的重要性，更好地推动学院机关办公室各项工作的开展。为了真正做到人性化服务，每一项工作职责对应相应的工作流程，让老师、学生很清晰地知道所要办的事情到职能部门找谁办、怎么办，让他们少走弯路，提高办事效率。 （三）提升人员素质，提高
9、服务质量提高服务质量的关键在于提升机关人员的综合素质。高校行政管理工作伴随着网络信息技术的发展，办公自动化（OA）系统已经实现了多元多载体信息的工作模式，这种日益发达的科学技术基本替代了传统的办公室工作方式。随着学科建设的不断发展（2013年我学院“电子科学与技术”一级学科经教育部学科评估排名全国第二），对机关教辅人员的业务素质提出了更高的要求。因此，为了适应新形势发展的需要，二级学院教辅人员应该及时更新知识结构、加强实践，强化能力，提高综合素质，并不断总结创新，促进二级学院学科建设的发展。近几年学院机关一些老同志逐步退休，通过学校招聘一批硕士学历、有专业背景及工作经验的年轻同志来工作。这批人
10、有学识、有激情，在上级职能部门的业务指导及学院分管领导的要求下，通过学院机关工作培训及实践业务学习，能够很快适应角色，无论从工作态度、工作理念、工作效率等方面，提升了教辅人员的整体素质，保证了各项教辅工作的正常运行。（四）创建和谐环境，提高服务效率和谐的工作环境是推动二级学院发展的重要基础，也是提高二级学院工作效率的前提。二级学院机关办公室是所有机关人员工作、学习的场所，在真诚、和谐团队合作的办公室氛围之中，办公室工作人员会心情舒畅，工作富有激情。只有在愉快和谐的工作环境中，工作人员之间才会相互理解、相互支持、密切配合，提高办公室的工作效率。反之，在冷漠、猜疑、疏远甚至冲突的办公室氛围之中，工
11、作人员则会处于精神紧张或心情压抑的状态，同时也抑制大家工作的积极性，严重影响到上下级之间、各业务部门之间的有效沟通，进而影响到学院办公室的整体工作。因此，创建和谐的办公环境，形成一种良好的团结协作的团队关系，才能充分发挥每一位办公室人员的主观能动性和创造性，提高办公室的服务效率。（五）坚持以人为本，推进安全工作学生是学校办学的主体，老师是学校办学的宝贵资源，两者都是学院安全保卫工作之本。认真做好学院各基地的安全保卫工作，保障师生员工生命及财产安全，维护师生员工的合法权益，为师生员工提供良好的治安环境，是学院安全保卫工的职责和应尽的义务，同时也是学院办公室工作的出发点和落脚点及配合学校创建“和谐
12、校园”的基础。学院办公室有义务经常在辖区内多跑、多看、多问，发现异常情况，及时发邮件告知师生员工，提醒他们离开办公室、实验室相互关照并保管好自己的贵重物品，以免给一些不法分子钻空子，造成不必要的财产损失。要认真落实配合学校组织的各项安全检查工作，始终把安全工作作为一项常态化工作常抓不懈。在工作过程中，结合学校保卫处、实验室与设备管理处下发的各类通知，及时分发给学院每一位员工，同时办公室针对通知要求，到各基地自查自纠，特别是化学危险品、实验气体、化学废液、易制毒、易制爆等，必须按照规范存放、操作，在检查过程中，不贪快、不贪多，发现问题，按要求及时整改。2015年我们国家发生了一系列与安全生产相关
13、的诸如天津港大爆炸、清华大学化学楼爆炸等触目惊心的生产事故，鉴于此，学校保卫处、实验室与设备管理处多次组织安全大检查，我们办公室全过程参与，虚心听取各职能部门的业务指导，把防火防盗、化学危险品的规范使用等安全工作摆在学院行政工作首位，重视和加强安全保卫工作，从大局出发，牢固树立“安全第一、人人有责”的思想，扎扎实实做好安全防范工作。总之，在新的教育发展形势下，随着我校管理重心的下移，只有充分深入地发挥二级学院办公室管理的职能，不断创建和完善二级学院办公室各项工作职责，凡事坚持规范化、科学化，才能不断提高办公室管理与服务的水平，才能把服务教科研的各项具体工作落到实处，确保学院可持续发展。参考文献：1 黄若燕.浅谈新时期高校二级学院办公室工作水平的提高J.科技信息，2007（8）2 李彦红.用科学发展观促进高校二级学院办公室管理工作J.管理观察，2009（6）3 曾才彬.浅议如何构建高校二级学院办公室和谐人际关系J.青年与社会，2014（7）
