Access2010基础入门精编版

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1、 最新资料推荐 1 Access 2010 入门 全部显示 Microsoft Access 2010 是一个数据库应用程序设计和部署工具 可用它来跟踪重要信息 您可以 将您的数据保留在计算机上 也可以将其发布到网站上 以便其他用户可以通过 Web 浏览器来使 用您的数据库 本文概述了 Access 2010 并提供了指向更深入介绍特定任务和功能的文章的链接 如果您已了解 Access 并且希望获得有关改进功能的信息 请尝试下表中的资源 您想做什么转至 只需了解改进功能 了解 Access 2010 和 Access 2007 中引 入的功能 Microsoft Access 中的新 增功能

2、寻找有助于进一步提 高工作效率的培训 获取新版本的培训 Microsoft Office 培训 找不到菜单 使用动画指南 利用该指南可以指向 Access 2003 中的命令以查看它们在 Access 2010 中的操作方法 也可以在该指 南的 Excel 工作簿版本中仅查看二者的区别 命令映射交互 式参考指南 本文内容 第一次使用 Access 最新资料推荐 2 从电子表格或其他程序导入数据 在若干 Access 版本中使用早期版本的数据库 第一次使用 Access 当用于跟踪信息的程序逐渐变得不再适应要求时 许多人都开始采用 Access 例如 假定您是一名 活动计划者 您希望跟踪需要处理

3、的所有细节以使活动取得成功 如果您使用文字处理程序或电子 表格程序来执行此任务 那么很容易遇到数据重复和不一致性问题 您可以使用日历软件 但在日 历中跟踪财务信息并非一种很好的选择 关系数据库 有时 您需要用关系数据库来跟踪此类信息 关系数据库是一个数据仓库 为避免冗余 该数据仓 库分成了多个较小的数据集合 称为表 而这些较小的数据集合又基于一些共同信息 称为字段 关联在了一起 例如 活动计划关系数据库可能包含一个含有客户信息的表 一个含有供应商信息 的表和一个含有活动信息的表 含有活动信息的表可能包含一个与客户表关联的字段和一个与供应 商表关联的字段 这样 如果某个供应商的电话号码发生了变化

4、 则只需在供应商表中更改一次此 信息即可 而不必在涉及此供应商的每一个活动中进行更改 ACCESS 用途 Access 工具可用于快速 方便地开发有助于您管理信息的关系数据库应用程序 您可以创建一个数 据库来帮助您跟踪任何类型的信息 例如 清单 专业联系人或业务流程 实际上 Access 提供了 多个可直接用于跟踪各种信息的模板 因此 即便是初学者也很容易上手 最新资料推荐 3 打开 ACCESS 时 启动 Access 2010 时 您将看到 Microsoft Office Backstage 视图 您可以从该视图获取有关当 前数据库的信息 创建新数据库 打开现有数据库或者查看来自 O 的

5、特色内容 Backstage 视图还包含许多其他命令 您可以使用这些命令来调整 维护或共享数据库 Backstage 视图中的命令通常适用于整个数据库 而不是数据库中的对象 注释 通过单击 文件 选项卡可以随时访问 Backstage 视图 本节内容 使用模板创建数据库 从头开始创建数据库 将数据从另一个源粘贴到 Access 表中 从其他源导入数据 最新资料推荐 4 打开现有的 Access 数据库 使用模板创建数据库 Access 提供了种类繁多的模板 使用它们可以加快数据库创建过程 模板是随即可用的数据库 其 中包含执行特定任务时所需的所有表 查询 窗体和报表 例如 有的模板可以用来跟踪

6、问题 管 理联系人或记录费用 有的模板则包含一些可以帮助演示其用法的示例记录 模板数据库可以原样 使用 也可以对它们进行自定义 以便更好地满足需要 最新资料推荐 5 使用 ACCESS 2010 附带的模板创建数据库 1 启动 Access 2010 2 在 Backstage 视图的 新建 选项卡上 单击 样本模板 3 在 可用模板 下 单击要使用的模板 最新资料推荐 6 4 在 文件名 框中 键入文件名 5 或者 单击 文件名 框旁边的文件夹图标 通过浏览找到要创建数据库的位置 如 果不指明特定位置 Access 将在 文件名 框下显示的默认位置创建数据库 6 单击 创建 Access 将

7、创建数据库 然后将其打开以备使用 使用 OFFICE COM 中的模板创建数据库 如果已连接到 Internet 则可以从 Microsoft Office Backstage 视图中浏览或搜索 O 中的模板 请使用下面的过程 1 启动 Access 2010 2 在 Backstage 视图的 新建 选项卡上 执行下列操作之一 浏览模板 在 O 模板 下 单击您感兴趣的模板类别 如 商 务 搜索模板 在 搜索 O 中的模板 框中 键入一个或多个搜索词 然后单击箭头按钮以进行搜索 3 找到要尝试的模板后 单击它以将其选中 4 在 文件名 框中 键入文件名 5 或者 单击 文件名 框旁边的文件夹

8、图标 通过浏览找到要创建数据库的位置 如 果不指明特定位置 Access 将在 文件名 框下显示的默认位置创建数据库 最新资料推荐 7 6 单击 下载 开始使用新数据库 根据使用的模板 您可能需要执行下列一项或多项操作来开始使用新数据库 如果 Access 显示带有空用户列表的 登录 对话框 请从下面的过程开始 1 单击 新建用户 2 填写 用户详细信息 窗体 3 单击 保存并关闭 4 选择刚刚输入的用户名 然后单击 登录 如果 Access 显示空白数据表 您可以在该数据表中直接开始键入数据 也可以单击 其他按钮和选项卡来浏览数据库 如果 Access 显示 开始使用 页面 您可以单击该页上

9、的链接以了解有关数据库的 详细信息 也可以单击其他按钮和选项卡来浏览数据库 如果 Access 在消息栏中显示 安全警告 消息 并且您信任模板来源 请单击 启 用内容 如果数据库要求登录 您将需要重新登录 小节目录 从头开始创建数据库 注释 如果您希望更深入地了解使用 Access 创建数据库背后的概念 请参阅数据库设计基础一 文 最新资料推荐 8 如果没有模板可满足您的需要 或者要在 Access 中使用另一个程序中的数据 那么您可能认为更 好的办法是从头开始创建数据库 在 Access 2010 中 您可以选择标准桌面数据库或 Web 数据 库 注释 有关 Web 数据库的详细信息 请参阅

10、生成可在 Web 上共享的数据库一文 对于以上两种类型的数据库 您通常需要从以下步骤之一开始 创建新表 然后将数据导入到这些表中 从其他源中导入数据 从而在该过程中创建新表 创建空数据库 1 启动 Access 2 在 Backstage 视图的 新建 选项卡上 单击 空白数据库 或 空白 Web 数据 库 要点 在此所做的选择将决定数据库中的可用功能 不能将桌面数据库发布到 Web 而 Web 数据库不支持某些桌面功能 例如 汇总查询 3 在右侧的 文件名 框中 输入数据库的名称 若要更改文件的创建位置 请单击 文件名 框旁边的 浏览 通过浏览查找并选 择新的位置 然后单击 确定 4 单击

11、创建 Access 将创建数据库 然后在数据表视图中打开一个空表 名为 Table1 最新资料推荐 9 5 Access 会将光标置于新表的 单击以添加 列中的第一个空单元格内 若要添加数据 请开始键入 也可以从另一个源粘贴数据 本文后面的将数据从另一个源 粘贴到 Access 表中一节对此进行了说明 注释 在数据表视图中输入数据与在 Excel 工作表中输入数据非常类似 主要的限制是 必 须从数据表的左上角开始 在连续的行和列中输入数据 不应当像在 Excel 工作表中那样 尝试通过包括空行或列来设置数据的格式 因为这样做将浪费表的空间 表只包含数据 数据的所有可视化表现形式都将在随后设计的

12、窗体和报表中完成 表的结构是在输入数据时创建的 在任何时候向数据表添加新列时 都会在该表中定 义新的字段 Access 基于所输入的数据的类型来设置字段的数据类型 例如 如果有一 个在其中仅输入了日期值的列 则 Access 会将该字段的数据类型设置为 日期 时间 如果随后试图在该字段中输入非日期值 例如 姓名或电话号码 那么 Access 将显示 一条消息 提醒您该值与此列的数据类型不匹配 如果可能 您应当制订表计划以使每个 列都包含相同类型的数据 这些类型可以是文本 日期 数字 也可以是某些其他类型 这会使您更容易生成只选择所需数据的查询 窗体和报表 如果不想此时输入数据 请单击 关闭 注

13、释 如果在不保存的情况下关闭 Access 将删除 Table1 添加表 使用 创建 选项卡上的 表 组中的工具 可以向现有数据库添加新表 最新资料推荐 10 注释 在 Web 数据库中 只能在 表 组中使用 表 命令 不管从哪个视图开始 始终可以使用 Access 窗口中状态栏上的视图按钮切换到其他视图 在数据表视图中创建空白表 在数据表视图中 可以立即输入数据 并让 Access 在后 台生成表结构 字段名称将按数字方式进行分配 Field1 Field2 等 并且 Access 将 基于所输入的数据的类型来设置字段数据类型 1 在 创建 选项卡上的 表 组中 单击 表 2 Access

14、将创建表 然后将光标放在 单击以添加 列中的第一个空单元格 中 3 若要添加数据 请在第一个空单元格中开始键入 也可以从另一个源粘贴 数据 本文后面对此进行了说明 若要重命名列 字段 请双击对应的列标题 然后键入新名 称 提示 为每个字段指定有意义的名称 以使您能够在不查看数据的情况下即可 知道它包含的内容 若要移动列 请单击它的列标题将它选中 然后将它拖到所需 位置 还可以选择若干连续列 并将它们全部一起拖到新位置 最新资料推荐 11 若要向表添加更多字段 可以在数据表视图的 单击以添加 列中开始键入 也可以 使用 字段 选项卡上的 添加和删除 组中的命令来添加新字段 在设计视图中开始创建表

15、 在设计视图中 首先创建新表的结构 然后切换到数据表视 图 既可以手动输入数据 也可以使用某些其他方法 例如 通过窗体 来输入数据 注释 设计 视图不可用于 Web 数据库中的表 1 在 创建 选项卡上的 表 组中 单击 表设计 2 对于表中的每个字段 请在 字段名称 列中键入名称 然后从 数据类 型 列表中选择数据类型 3 您可以在 说明 列中输入每个字段的附加信息 当插入点位于该字段中 时 所输入的说明将显示在状态栏中 对于通过将字段从 字段列表 窗格拖到窗体 或报表中所创建的任何控件 以及通过窗体向导或报表向导为该字段创建的任何控件 所输入的说明也将用作这些控件的状态栏文本 4 添加完所

16、有字段之后 保存该表 在 文件 选项卡上 单击 保存 5 以通过以下方式随时开始在表中输入数据 切换到数据表视图 单击第一 个空单元格 然后开始键入 也可以从另一个源粘贴数据 下一节将对此进行描述 根据 SharePoint 列表创建表 通过 SharePoint 列表 未安装 Access 的用户可以 使用您的数据 此外 列表数据存储在服务器中 与存储在台式计算机上的文件相比 这 往往可以更好地防止数据丢失 您可以从新的列表开始 也可以链接到现有列表 对于要 最新资料推荐 12 在其中创建列表的 SharePoint 网站 您必须拥有足够的权限 这些权限可能因网站而异 因此 请联系您的 SharePoint 管理员 以获取有关您所做选择的详细信息 注释 此功能在 Web 数据库中不可用 1 在 创建 选项卡上的 表 组中 单击 SharePoint 列表 2 您可以使用某个列表模板来创建标准 SharePoint 列表 例如 联系人 或 活动 也可以选择创建自定义列表 或者链接到或导入现有列表 单击所需选项 3 如果您选择了任何列表模板或选择了创建自定义列表 系统将打开 新建 列表