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1、便携式电子会务服务平台的建设及应用摘 要：随着科技的不断发展与创新，传统的会务服务模式已经不能满足人们的要求，基于移动终端的无纸化会议系统逐渐受到人们的亲睐。本文在介绍便携式电子会务服务平台组成、功能、特色优势的基础上，对现在会务服务的现状和需求进行了分析，提出了“绿色会议”的理念，并介绍了便携式电子会务服务平台的具体应用，使企业信息化整体水平会更上一个台阶，实现无纸化管理。 关键词：便携式会务服务平台；无纸化；信息安全一、会务服务现状分析众所周知，纸是高资源性耗费品，在生产过程中会消耗宝贵的森林、煤炭和水资源，还会排放大量的污水和有害气体。资料显示，制造一吨纸，需砍伐约20棵树龄在20年至4
2、0年的树木。目前，全球办公用纸正以每年4%-7%的速度增长。另外，在文件印制过程中除了电、墨资源的消耗外，复印机还要排放有毒气体，污染办公环境，危害工作人员。从这个意义上来说，开发和应用电子会务服务平台不仅是节约型社会的需要，更是生态的需要、环境的需要、生存的需要，归根结底还是构建和谐社会的需要。同时随着国家信息化进程的不断加快，信息安全问题也越来越突出，引起了社会各界的广泛关注。在传统的纸张会议文件的传送中，由于每次会议的召开需要会议主持人员将会议的议题和内容编辑好，在文件的打印、复印、装订等过程中由于中间环节多给保密会议带来了很多不可预见的风险。因此需要通过信息技术，改善会议管控手段，从根
3、本上杜绝传统方式下的带来的各种隐患。便携式电子会务服务平台建设的目的是通过网络办公带来的便利和快捷，实现“无纸化”，提升和转换绿色理念，转变旧的思想观念，牢固树立节约意识、环保意识以及安全意识。二、项目技术架构（一）技术架构（二）功能架构。无纸化会议系统主要有无纸化会议管理移动终端和无纸化会议管理服务端两大模块。1.无纸化会议管理移动端（1）资料分类查看。在前置机上能够选择查看会议的基本信息和议程信息及议程相应的资料文件列表。（2）会议资料浏览。在前端机上能够查看会议材料，可选择的文件内容，支持的格式包括doc、xls、ppt、pdf、tif、png、jpg、mov、mp4、html。支持大纲
4、、缩略图、页面跳转、自动播放功能。（3）重要章节定位。对重要会议内容和重要章节能做标记定位。（4）会议资料批注。对查看的会议资料进行批注和笔记记录，包括画笔粗细设置、画笔颜色设置、橡皮擦、邮箱设定、批注、笔记录入等功能。（5）屏幕共享。实现前置会议终端等移动终端设备共享会议现场服务器屏幕功能。（6）会议签到功能。参会人员点击签到按钮进行会议签到。签到信息在会务端可成文本修改、保存、打印。（7）其他前置终端支持。实现对手机及其它平板支持。2.无纸化会议管理服务端（1）会议信息维护。在服务器端对会议基本信息、议程信息、议程目录信息、会议资料文件、会议状态的管理及会议资料文件格式转换功能；可定义会议
5、资料顺序，标记重点文件；可定义保密议程，选定的设备分组才可查看此议程；上传资料权限控制，可选定部门来上传该议程的资料。（2）会议设备管理。按分组管理的方式管理移动终端设备，给设备编号及设定分组，同时登记MAC地址，系统将根据mac地址判断设备分组，从而查询设备可查看的会议议程。（3）批注笔记管理。对参会人员所做批注笔记的管理，支持笔记文件下载及发送到用户设定邮箱功能。（4）上传会议资料。在会议之前能按会议类别和需要，上传会议资料，做好会议准备。（5）一键导入。根据Excel模板文件及会议资料目录导入会议信息到系统中，包括会议基本信息、议程信息、议程权限信息及会议资料文件全部一键导入系统。三、项
6、目效益分析（一）管理效益分析。管理效益主要体现在以下几个方面：增强会议资料管理：解决了资料分散、资料更新造成对资料收集、版本控制的困难。提高会议召开效率：减少会议资料收集、准备、印刷时间，节约公务人员时间成本。（二）经济效益分析。便携式电子会务服务平台可以有效杜绝纸张浪费、减少办公费用支出。以一个部门项目评审会议为例，20位参会人，以一个项目4份材料进行估算，至少需要准备204=80份材料，以一份材料平均70页估算，至少要准备8070=5600页纸张。以印刷一张纸平均花费0.5元计算，需要花费人民币2800元，以一年一个部门项目评审会议约30次，需要花费人民币将近84000元，如果系统在企业会
7、议中全面应用，一年将节省大量办公费用。（三）社会效益分析。随着便携式电子会务服务平台的建设和应用，会议实现无纸化管理，企业信息化整体水平会更上一个台阶，实现“绿色会议”。四、结语便携式无纸化会议系统具有在任何场所都能应用的特点，将移动技术与web技术相结合，实现任何地点，任何时间都能进行会议，便携式会议终端系统基于Android移动设备和IPAD进行开发，方便携带与操作；便携式会议终端系统提供了对图片资料、文档资料、音频资料、视频资料等会议资料的支持，并支持屏幕共享，是的参会人员的设备自动与主持人的设备屏幕同步，实现屏幕的远程控制。便携式电子会务服务平台拥有技术先进、成本低、易于实现，便于维护等特点，使其能广泛应用与对信息交流要求比较高的企业和政府。便携式电子会务服务平台还为参会人员提供了绝佳的数字化办公体验，所有的操作通过一台终端完成，简化了纸质文件的使用，极大地推进了无纸化会议办公水平的发展和进步。参考文献：1刘波涛、王艳春。无纸化会议系统在局域网多媒体电子会议中的应用J，中国新技术新产品，2010（05）.2王琳。数字化会议系统J，工程与建设，2009（01）.3陈俊、王林。新型无纸化会议系统建设与应用J，软件应用，2014（11）.注： 本文系“贵州省留学人员科技活动项目择优资助经费”资助项目
