工作说明书的撰写课程

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1、第五讲工作说明书的撰写 主要内容 一 工作说明书的结构二 工作说明书的撰写三 工作说明书的管理 一 工作说明书的结构 一 工作说明书的范例 二 工作说明书的构成 一 工作说明书的范例 工作说明书 也称为职位说明书 岗位说明书 是依工作分析的目的所获得的工作成果 绩效薪酬室经理 绩效专员 薪酬专员 5 一 工作说明书的范例 人力资源部绩效专员 6 工作说明书的范例 人力资源部绩效专员 7 工作说明书的范例 人力资源部绩效专员 8 工作说明书的范例 人力资源部绩效专员 工作说明书示例 工作说明书示例 二 工作说明书的构成 工作说明书主要包括两个组成部分 1 职位描述主要对职位的工作内容进行概括 包

2、括职位设置的目的 组织图 职位在组织中的位置 日常工作联系 基本职责 工作权限等内容 2 职位的任职资格要求主要对任职人员的标准和规范进行概括 包括胜任职位所需要的知识 技能 能力 个性特征以及对人员的培训需求等内容 工作说明书的这两个部分并非简单的罗列 而是通过客观的内在逻辑形成一个完整的系统 讨论 通过工作说明书 我们可以获得哪些信息 11 12 1 职位存在的价值是什么 2 在组织中 工作是如何有效地组合成为一个整体的 工作是否有重复 遗漏 工作负荷是否均衡 3 每一个工作岗位 工作评价的主要内容和标准是什么 4 每一个环节 职位的任职者应该如何规范地行动 5 适合于此项职位要求的人是什

3、么样的 通过职位说明书 能获得什么信息 二 工作说明书的撰写 一 职位描述部分的撰写1 基本信息的撰写2 岗位目的的撰写3 组织关系与工作联络的撰写4 如何填写 岗位职责 5 如何填写 岗位权限 6 如何填写 工作保密范围和要求 7 如何填写 安全要求 14 职位的基本信息 是一职位区别于其他职位的基本标志 动动手 你认为职位的基本信息应该涵盖哪些内容 请设计一个表格 1 基本信息的撰写 15 职位的基本信息 是一职位区别于其他职位的基本标志 1 基本信息的撰写 如何填写 职位编号 职位编号是指职位的代码 组织中的每个职位都应当能有一个代码 职位编号的目的是为了便于快速查找所有的职位 职位编码

4、的步骤 为整个集团所有机构进行编号 机构内部门编码 对部门内各处进行编码 对各处职位进行编码 例如 某一职位编码01010202 表示公司某区局综合部人力资源部副主任这一栏将在全公司职位说明书编制完成后由人力资源部为全公司所有职位说明书统一编号并填补上 18 岗位目的 又称工作概要 是指用非常简洁和明确的一句话来表述该职位存在的价值和理由 即职位为什么存在 可以涉及以下内容 机构整体目的的哪一部分由该职位完成 该职位对机构的独特贡献是什么 如果该职位不存在 会有什么工作完不成 我们究竟为什么需要这一职位 职位目的获取一般通过战略的分解得到 职位目的的书写要遵循其严格的规范 2 职位目的撰写 1

5、9 职位目的 一般只有一句话 在组织中仅有少数岗位的目的超过一句话 也就是那些有 多种角色 的岗位 职位目的的书写要遵循其严格的规范 撰写方法1 工作依据 工作行动 工作对象 工作目的 结果 根据公司经营目标和集团公司人力资源部的业务指引 负责督导 规划与执行工作各项人力资源管理政策 规章制度相关事务 建立和完善人力资源管理体系与人才培养体系 范例 某公司人力资源部经理 2 职位目的撰写 2 职位目的撰写 职位目的撰写方法2 为 职位目标 在 限制条件下 做 目标 工作对象 工作依据 工作行动 工作目的 销售部经理 为了促进公司经营目标和销售目标的实现 依据公司的销售战略 利用和调动销售资源

6、管理销售过程 销售组织 关系 开拓和维护市场 为最大限度的利用销售资源增加销售额 扩大市场产品形象 在制定的销售范围区域内和公司政策规定指导下 策划销售策略 观察 监督和领导销售代表完成销售目标和建立市场信息渠道 大区客户销售经理 行为动词 举例 撰写 职位目的 注意事项 职位设置的目的应当描述工作的总体性质 因此只列出其主要功能或活动即可 车间的编程员 其职位设置的目的可以描述为 指导所有的数据处理的操作 对数据进行控制以及满足数据准备方面的要求 物料科经理 可以描写为 组织购买 运输以及存储和分配生产线上所需要的所有材料 应力图避免 执行需要完成的其它任务 这样的笼统性描述 动动手 请描述

7、某一项工作岗位的岗位目的 3 组织关系与工作联络的撰写 组织关系和工作联络 主要描述该职位与周边职位的关系 表明本职位在整个组织中所处的层级和位置 例如 某公司招聘主管的职位位置 招聘专员 主管副总 人力资源部经理 劳资主管 培训主管 薪酬主管 考核主管 招聘主管 同一直接主管之下的 平级的其他职位名称 直接主管职位名称 二级主管职位名称 25 直接下属人数 指直接向该职位进行工作汇报的人员总数 重点写直接上级和直接下级 人数少时可以罗列职位 人数多时可以概括 每一项都要写明 1 联系单位或职位名称 2 联系的内容 3 组织关系与工作联络的撰写 动动手 请撰写某一项工作岗位的组织关系和对外联络

8、 4 如何填写 岗位职责 工作的责任与任务是编写说明书最为繁杂的部分 为了解和描述岗位的情况 至关重要的是要明确提供该岗位的职责范围和权限编写职责时 首先将本岗位职责的几个大块找出来 然后对每块事情进行具体描述 岗位 岗位使命和主要职责 岗位职责的分解 岗位的职责分解 4 如何填写 岗位职责 例如 某办公室主任岗位首先把此职位的职责大块找出来 经分析有 文秘管理 档案管理 日常行政管理 部门管理除这四大块以外 对于其他不好归类的内容列入 其他 这一栏 岗位职责撰写分模块化范例 岗位职责的分解方法一 流程分解 招聘计划 招聘计划制定 招聘预算 招聘实施 招聘审核 招聘计划报批 招聘计划审核 招聘

9、预算制定 招聘预算审核 招聘预算报批 招聘宣传 招聘资料初审 招聘面试和复审 招聘面试和复审和批准 资料审核体检招聘检查 蓝色 招聘专员工作职责 红色 人力资源经理工作职责 绿色 人力资源总监 副总 工作职责 招聘工作流程为 1 招聘计划的制定 审核和报批2 招聘费用的制定 审核和报批3 招聘工作实施 一般员工 人力资源部和主管部门负责人 关键员工的招聘 高层管理人员 人力资源部和主管部门负责人 4 招聘工作的反馈和检查 动动手 请按流程分解方法对某一项工作的工作流程进行分解 岗位职责的分解方法二 鱼骨图法 管理职位分析范例 某公司人力资源部经理 33 制定公司整体人力资源规划 组织实施员工的

10、招聘和培养计划 满足公司及各部门用人需求 负责本部门的日常管理工作 指导下属开展工作 评估其工作业绩 协助其制订合理的工作计划 定期开展培训 制订本部门的年度费用预算 并控制本部门的管理成本 收集 整理区相关的人事法律 法规和政策 向上级主管提供分析报告 协助处理公司的员工关系问题 完成上级交办的其它工作 岗位职责的分解方法二 鱼骨图法 管理的五大职能 计划 组织 指挥 指导与领导 协调 控制 动动手 请按鱼骨图法对某一项工作进行分解 岗位职责的分解过程中需要注意的事项 1 工作过程中没有不合理 不经济的行为与环节 2 工作过程中没有不合理 不经济的分工与协作 3 工作过程中人 事 物三者之间

11、没有不合理 不经济与不均匀的现象 4 工作过程中的人是否充分发挥了主动性与创造性 在哪些环节上没有发挥 岗位职责的分解过程中分析的重点 1 薄弱的环节 岗位和部门2 占用人力 物力多和成本高的环节 岗位和部门3 工作路线长 周期长 运作方式复杂的环节 岗位和部门4 质量不稳定或低劣的环节 岗位和部门5 体力消耗大 精神高度紧张的环节 岗位和部门6 易出事故 危害性大的环节 岗位和部门7 新增加 新投入运转的环节 岗位和部门8 其他有特殊要求的环节 岗位和部门 岗位职责的撰写方法 主要应付责任的撰写公式 填写岗位职责 有标准的公式 用动词表示反应或行动 行为对象 限制条件 要达到的结果 考核标准

12、 案例 人力资源部某经理的工作职责分为人力资源战略 招聘 招聘工作可以写成 1 招聘 辨别 选择 面试 推荐 聘请合格的人选 在时间 成本和素质上满足用人部门的要求 如何填写 衡量要点 衡量要点一般是用于绩效考核的工作说明书撰写 其他用途的工作说明书一般不需要 衡量要点一般是指关键绩效指标 绩效指标可以是工作的结果 成本 速度 质量 也可以是工作行为 对管理者来说 绩效指标是考核依据 对员工来说是却是行为导向 因此绩效指标的设定在兼顾工作性质的同时 应充分考虑公司的战略及价值观 职位说明书中的考核指标只需到考核方面即可 在考核制度中将会对考核指标进行标准分级的描述 主要应负责任 分析举例 人力

13、资源经理 岗位职责动词的选择 在职位职责的描述中 重要的是清楚的界定每一职责上的权限 应该用精心选择的动词恰当地描述权限范围 在职位说明书的编制过程中 经常会碰到下面这些情况 针对制度 方案 计划等文件可以用草拟 拟订 审核 审定 转呈 提交 下达 备案 存档 提出意见等动词 针对信息 资料可以用调查 收集 整理 分析 研究 总结 提供 汇报 反馈 转达 通知 发布 维护管理等动词 关于某项工作 上级 可以用主持 组织 指导 安排 协调 监督 管理 会同 审批 审定 签发 批准 评估等动词 思考行为可以用研究 分析 评估 建议 参与 推荐 计划等动词 直接行动可以用组织 执行 指导 控制 监管

14、 采用 参加 阐明 解释 提供 协助等动词 上级行为可以用批准 指导 确立 规划 监督等动词 管理行为可以用达到 评估 控制 协调 确保 鉴定 保持 监督等动词 专家行为可以用分析 协助 促使 联络 建议 推荐 支持 评估 评价等动词 下级行为可以用检查 核对 收集 获得 提交 办理等动词 例如 在编制某一文件的过程中 部门负责人组织拟订文件 一般文员可能只是按部门内主管的要求收集一些资料 然后主管草拟文件 主管副总审核文件并提出意见 总经理最终批准文件 这些动词清楚 准确的表明了相应职位在流程中的权限 岗位职责动词的选择 动动手 请写几条某一岗位的主要工作职责和衡量要点 工作职责 工作任务

15、工作的基础要素 准备 记录和保存月董事会记录 适合职位说明 董事会速记整理速记记录打印董事会会议记录复印会议记录 分发给董事会成员会议记录保管归档 在打字印机中插入打印纸确定打字机的边距 不适合职位说明 描述任务与工作 岗位职责 撰写的注意事项 注意工作说明不应受现任员工的影响 注意辨别判断信息的真伪 防止访谈者为个人利益而夸大描述所导致的偏差 注意技术说明对普通人来说可能会难理解 避免使用过份专业的术语 缩略语 注意不同岗位职责之间的界面要清晰 避免交叉 重复现象 注意每一说明都是没有时限的 如果工作没有改变 职责就不会改变 岗位职责的归类和排序 岗位职责应按逻辑性顺序排列 确保岗位职责的逻

16、辑顺序可以采用以下几种方式 2 按照职责的重要性程度来排列 越重要的职责放在越前面 体现主次顺序 3 按工作职责的性质来排列 即把具有 决策属性 的工作职责放在最前面 这类性质的岗位职责包括规划目标 制定战略 发布命令 草拟政策和规则 批准工作任务和文件等一些高层次的工作内容 把具有 管理属性 的工作职责 包括管理的一般职能 计划 组织 指挥 控制和协调工作 工作事项的统筹和沟通工作 培训教育工作等 排列在其次 将具有 执行属性 的工作任务 包括对一些物态的管理工作 和一些纯粹的事务性工作 排列在最后 1 按照岗位的工作流程顺序来排列 如培训专员的职责可以按照培训需求调查分析 培训计划制订 培训机构或讲师确定 培训组织实施 培训效果评估 培训资料归档这样一个工作流程来排列 岗位职责的审核 检查岗位职责是否正确地归纳了工作 阅读主要的职责 并问以下问题 问题 1 表达的清楚 简明吗 2 全面地概括了工作吗 3 职责有重叠吗 4 职责有遗漏吗 5 体现职位特点了吗 招聘专员的任务 职责 接收和记录辞职申请 确定空缺职位 每周更新空缺职位 查阅职务说明 起草招聘广告 请示上级批准 与广告代理