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1、第三章工作分析和工作设计 明确工作分析的意义及其在整个组织管理中的关键基础作用掌握工作分析的流程与组织实施的基本步骤掌握工作分析的方法学会编写工作说明书这个工作分析的成果文件充分认识工作设计在激励员工方面的重要性并掌握工作设计的常用方法 学习目的 案例工作职责分歧 一个机床操作工把大量的液体洒在他机床周围的地板上 车间主任叫操作工把洒在地板上的液体打扫干净 操作工拒绝执行 理由是任职说明书里并没有包括清扫的条文 车间主任顾不上去查任职说明书上的原文 就找来一名服务工来做清扫工作 但服务工同样拒绝 他的理由同样也是任职说明书里没有包括这一类工作 这个工作应由勤杂工来完成 因为勤杂工的职责之一是作
2、好清扫工作 车间主任威胁服务工说要解雇他 因为这种服务工是分配到车间来做杂务的临时工 服务工勉强同意 但是干完以后就立即向公司投诉 有关领导看了投诉以后 审阅了这三类人员的任职说明书 机床操作工 服务工和勤杂工 机床操作工的任职说明书规定 操作工有责任保持机床的清洁 使之处于可操作的状态 但并未提及清扫地板 服务工的任职说明书规定 服务工有责任以各种方式协助操作工 如领取原料和工具 随叫随到 即时服务 但也没有包括清扫工作 勤杂工的任职说明书里确实包括了各种形式的清扫工作 但他的工作时间是从正常工人下班以后开始 引言 企业存在的管理问题及其解决思路 在以下几种情况下 需要进行工作分析 1 新的
3、组织建立的时候 2 工作分析被首次引入企业时 3 当新的工作产生时 4 当工作由于新技术 新方法 新工艺或新系统而发生重要变化时 5 岗位工作绩效普遍不佳 3 1工作分析概述 一 工作分析的概念工作分析 jobanalysis 又称职位分析或岗位分析 它是确定完成各项工作所需的技能 责任和知识的系统过程 它需要全面了解一项具体工作或具体职务的管理活动 对每项工作的内容进行清楚准确的描述 对完成该工作的职责 权力 隶属关系 工作条件提出具体的要求 并形成职务说明书 工作分析所解决的问题 该项工作包括哪些体力和脑力劳动 工作将在什么时间 什么节奏下完成 工作将在哪里完成 工作环境怎么样 为什么要完
4、成这项工作 人们如何完成这项工作 完成这项工作需要具备哪些条件 二 工作分析的意义 1 确保组织机构设计的科学和合理2 准确制定人力资源规划3 有效核定人力资源成本 正确做出相关的管理决策4 让组织及所有员工明确各自的工作职责和工作范围 5 组织有效招聘 选拔及合理配置人员6 制定合理的员工培训 发展规划7 制定考核标准及方案 科学开展绩效考核工作8 设计出公平合理的薪酬福利及奖励制度方案9 为员工提供科学的职业生涯发展咨询 二 工作分析的意义 工作分析 选择 工作分析与人力资源管理职能的关系 工作分析与人力资源管理职能的关系 三 工作分析的有关术语 1 行动 action 也称工作要素 指工
5、作活动中不便再继续分解的最小单位 2 任务 task 也称工作任务 指工作活动中为达到某一目的而由相关行动直接组成的集合 是对一个人从事的事情所作的具体描述 3 职责 responsibility 也称工作职责或工作责任 由某人在某一方面承担的一项或多项任务组成的相关任务集合 4 职位 position 也称岗位 由一个人完成的一项或多项相关职责组成的集合 5 职务 headship 工作 job 是指主要职责在重要性和数量上相当的一组职位的统称 6 职系 Series 是指一些工作性质相同 而责任轻重和困难程度不同的职位系列 简而言之 一个职系就是一种专门职业 如教师系列 7 职业 prof
6、ession 由不同组织中的相似工作组成的跨组织工作集合 8 职业生涯 career 指一个人在其工作生活中所经历的一系列职位 工作或职业 三 工作分析的有关术语 思考与讨论 企业内的职位与职系 3 2工作分析的基本过程 一 准备阶段 二 调查阶段 三 分析阶段 四 完成阶段 工作分析的目的与意义进行宣传 组成工作分析小组或委员会 选择将要被分析的工作中有代表性的职务 即确定进行工作分析的样本 一 准备阶段 对已有的相关资料进行收集 调查方法 1 把组织内各项工作分解成若干工作元素和环节 确定工作的基本难度 二 调查阶段 2 找出原来的工作说明和工作规范存在的问题 或对新设岗位的工作说明书提出
7、拟解决主要问题 3 编制各种调查问卷 面谈提纲 现场观察提纲 以及编制工作日志等 4 收集资料 二 调查阶段 工作分析中需收集的资料 1 工作活动 a 工作活动和过程b 活动记录 例如以卡片形式 c 所采用的程序d 个人责任 2 工人的活动 a 人的行动 如有关工作的身体动作和沟通b 基本动作的方法分析c 对身体的工作要求 如体力耗费 工作分析中需收集de资料 3 所采用的机器 工具 设备和辅助器材 4 与工作相关的有形和无形内容 a 所涉及或应用的知识b 加工的原材料c 制造的产品和提供的服务 工作分析中需收集de资料 5 工作业绩a 可能产生的错误分析b 业绩标准c 工作结果的衡量 如完成
8、任务的时间6 工作环境a 工作日程表b 物质和非物质奖励c 工作条件d 组织和社会的环境 工作分析中需收集de资料 7 工作对个人的要求a 个人因素 如个性和个人兴趣爱好b 所需要的学历和培训程度c 工作经验 工作分析中需收集de资料 1 认真审核 整理获得的各种信息 2 确定各种信息的用途 选择有用的信息 3 分析及发现有关工作和工作人员的关键成分 4 归纳 总结出工作分析必要材料 三 分析阶段 具体包括 岗位名称岗位上下级关系岗位主要职责和任务岗位工作环境和条件岗位任职资格条件等等 本阶段要形成职位说明书的基本要素 四 完成阶段 工作分析最后的任务就是要编写出工作说明书 工作分析的基本过程
9、 工作分析步骤总结 首先要明确工作分析目的和作用 其次要界定工作分析的范围 是所有的职位都做呢 还是关键岗位做 是技术岗位还是管理岗位 在此基础上 运用调查法 面谈法等 搜集工作分析的背景材料 比如企业的组织图 工作流程图 设计图 考核表 人事记录表 职务分类标准 岗薪等级 培训手册 然后 由受过工作分析训练的人事主管或专业人士对材料 信息进行整理 分析 研究编写工作描述与工作规范 形成职务说明书 最后 对职务说明书进行审核以供实践需要 3 3工作说明书的编写 一 工作说明书的结构基本资料工作描述任职资格工作环境 二 工作描述的内容 工作概况 工作目标任务 工作的责任范围 或工作活动和程序 工
10、作结果 工作关系 三 任职资格的内容 任职资格也叫工作规范 即对担任某项职务的人员必须具备的知识 能力 生理和心理要求 学历和专业工作经验工作技能个性和兴趣性别 年龄 体能 四 工作环境的内容 包括 工作设备工作场所工作时间要求环境危险性 舒适性 五 工作说明书编写和应用 步骤 1 根据工作分析规范和经过分析处理的信息草拟 工作说明 与 工作规范 2 将草拟的 工作说明 与 工作规范 与实际工作对比分析 3 根据对比的结果决定是否需要进行再次调查研究 4 修正 工作说明 与 工作规范 5 对特别重要的职务可重复2 4的工作 6 形成最终的 工作说明 与 工作规范 合并为工作说明书 五 工作说明
11、书编写和应用 7 将 工作说明 与 工作规范 应用于实际工作中 并注意收集应用的反馈信息 不断完善 工作说明 与 工作规范 8 对工作分析工作本身进行总结评估 注意将 工作说明 与 工作规范 归档保存 为今后的工作分析提供经验与信息基础 五 工作说明书编写和应用 工作说明书编写技巧及实例 在编写工作说明书时 一般都要按照一定的格式来进行 这里我们首先来看几种工作说明书的格式 副总裁的工作描述 职位名称 副总裁 海外系统 职位代号 1 02职责 根据董事会与总裁的战略规划 辅助总裁发展与实施海外销售计划目标 根据 年总公司目标计划 当年完成利润 亿 根据总公司 年规划 在今后 年中实现利润翻一番
12、 每年至少递增 海外业务点要在 年内增加 倍所需资格 有 年以上基层管理工作经验 大学文化程度职务等级 级 注 总裁为 级 视薪酬而定 直属领导 总裁主要下属 海外事务子公司总经理 驻外办事机构主任共 人主要任务 辅助总裁对总公司海外事务子公司与驻外机构的全面领导 制定短期 中期 5年 长期 10年 发展规划与战略 并提供分析报告 对下属两大系统的财务 人事全面负责 有权任免海外事务子公司与驻外机构的正 副职高层领导 制定下属两大系统的工作规范与主要考核条例 并根据子公司业绩决定分配方案与业务扩展方案 完成由总裁或董事长根据总公司发展需要而规定的其他任务 并向总裁直接负责 工作关系 协调横向关
13、系 主要是与国内销售系统 生产系统的副总裁之间的关系 要求互相配合 以总公司目标为重 共同对总裁负责 协调与各职能部门之间的关系 主要是与总公司财务部 发展战略部 市场开发部 人力资源部的部长协调关系 在各专业领域内要多与他们协商 听取他们的建议与意见 把他们视为参谋 以保证各专业领域内工作的顺利开展 不该直接指挥与本职务没有直接关系的 如生产子公司 海外机构的某销售部 某财务会计等 岗位 但可以通过正常途径听取他们的意见 并向直属下级提出行政处理办法 实验车间技术员工作说明书 职务 实验车间技术员职务编号 15038部门 技术开发部职务等级 8工作范围 从事实验工作 包括零部件的设计 加工
14、装配和改造 工作职责 1 根据图纸或工程师的口头指示 运用各种机械工具或安装设备 加工 改造产品 2 与工程师及车间主任一道 改进生产工艺 3 操作机床 使用焊枪并从事钳工的工作 4 阅读有关图纸及说明 5 指导本车间工人操作机器 仪器 设备及工具 普通车床 成型机 钻孔机 磨削机 电锯 冲压机 测量仪及其他手工工具 任职条件 高中毕业 或具有同等学力 具备了3 4年操作各种机械设备的经验 有较高的理解 判断能力 会看图纸 能熟练完成实验操作 且身体健康 例1 例2 一般来说 一个内容比较完整的工作说明书都要包括以下几个具体项目 1 职位标识 2 职位概要 3 履行职责 4 业绩标准 5 工作
15、关系 6 使用设备 7 工作 的环境和工作条件 8 任职资格 9 其他信息 其中 1 7 项都属于工作描述 第 8 项任职资格属于工作规范 下面将结合这些项目来具体解释一下应该如何编写工作说明书 1 职位标识 这就如同职位的一个标签 让人们能够对职位有一个直观的印象 一般要包括以下几项内容 职位编号 职位名称 所属部门 直接上级 下级和职位薪点 职位编号主要是为了方便职位的管理 企业可以根据自己的实际情况来决定应包含的信息 例如在某企业中 有一个职位编号为HR 03 06 其中HR表示人力资源部 03表示主管级 06表示人力资源部全体员工的顺序编号 再比如MS 04 TS 08 其中MS表示市
16、场销售部 market和sales的首字母缩写 04表示普通员工 TS表示职位属于技术支持类 08表示市场销售部全体员工的顺序编号 2 职位概要 就是要用一句或几句比较简练的话来说明这一职位的主要工作职责 要让一个对这一职位毫无了解的人一看职位概要就知道它大概要承担哪些职责 例如人力资源部经理的职位概要可以这样描述 制定 实施公司的人力资源战略和年度规划 主持制定完善人力资源管理制度以及相关政策 指导解决公司人力资源管理中存在的问题 努力提高员工的绩效水平和工作满意度 塑造一支敬业 团结协作的员工队伍 为实现公司的经营目标和战略意图提供人力资源支持 3 履行职责 就是职位概要的具体细化 要描述这一职位承担的职责以及每项职责的主要任务和活动 实践中 这一部分是相对较难的 要经过反复的实践才能准确地把握 首先 要将职位所有的工作活动划分为几项职责 然后再将每项职责进一步地细分 分解为不同的任务 将职位的活动分解完之后 就要针对每项任务来进行描述 描述时一般要注意下面几个问题 1 要按照动宾短语的格式来描述 即按照 动词 宾语 目的状语 的格式来进行描述 2 要准确使用动词 使用动宾短语进行
