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1、 电子表格软件Excel2010的使用 工作环境简介 1 工作界面 控制窗口按钮 工作簿控制按钮 移动按钮 对话框启动器 工作环境简介 2 常规操作 启动 新建 打开 关闭 退出 Excel2010的上述操作和Word2010相关的操作类似 大都是在 文件 选项页操作 这里就不再赘述了 相关操作可参照Word2010 工作环境简介 3 相关术语 工作簿与工作表 工作簿是Excel使用的文件架构 我们可以将它想象成是一个工作夹 在这个工作夹里面有许多工作纸 这些工作纸就是工作表 工作夹 簿 工作表 当第一次打开Excel时 默认工作簿文件名为工作簿1 由3个工作表组成 分别以Sheet1 She
2、et2 Sheet3命名 一个工作簿最多有255个工作表 文件扩展名为 xlsx 在Excel中 每张工作表最多可以有1048576行 16384列 工作环境简介 3 相关术语 单元格 工作表内的方格称为 单元格 我们所输入的资料便是排放在一个个的单元格中 在工作表的上面有每一栏的 列标题 A B C 左边则有各列的行标题1 2 3 将列标题和行标题组合起来 就是单元格的 位址 例如工作表最左上角的单元格位于第A列第1行 其位址便是A1 同理 E栏的第3行单元格 其位址是E3 当前正在使用的单元格称为活动单元格 A1单元格 E3单元格 这是1行 这是1列 列标题 行标题 工作环境简介 3 相关
3、术语 编辑栏 编辑栏是Excel与Office其他应用程序窗口的主要区别之一 主要用来输入 编辑单元格或图表的数据 也可以显示活动单元格中的数据或公式 编辑栏由名称框 插入函数按钮和数据编辑栏3部分组成 名称框用于显示当前活动单元格的地址或单元格区域名 插入函数按钮用来在公式中使用函数 数据编辑栏显示活动单元格的数据或公式 名称框 插入函数按钮 数据编辑栏 数据输入 1 认识数据种类 单元格的资料大致可分成两类 一种是可计算的数字资料 包括日期 时间 另一种则是不可计算的文字资料 可计算的数字资料 由数字0 9及一些符号 如小数点 所组成 例如15 36 99 350 75 等都是数字资料 日
4、期与时间也是属于数字资料 只不过会含有少量的文字或符号 例如 2012 06 10 08 30PM 3月14日 等 不可计算的文字资料 包括中文字样 英文字元 文数字的组合 如身份证号码 不过 数字资料有时亦会被当成文字输入 如 电话号码 邮递区号等 数据输入 2 选定操作 连续单元格选取 在单元格内按一个鼠标左键 可选取该单元格 若要一次选取多个相邻的单元格 将鼠标指在欲选取范围的的第一个单元格 然后按住鼠标左键拉曳到欲选取范围的最后一个单元格 最后再放开左键 先点选A2单元格 按住鼠标左键不放 拉曳至D5单元格 效果示例 选取A2到D5这个范围 选取的范围即表示A2 D5 数据输入 2 选
5、定操作 效果示例 选取多个不连续的单元格范围 如B2 D2 A3 A5 此时要结合CTRL键进行选择 先选取B2 D2范围 按住Ctrl键后 再接着选取A3 A5 不连续单元格选取 数据输入 2 选定操作 效果示例 选取B列 选取第4行 就是通过行号和列号进行选择多行多列的选择也可以借助拖动和CTRL键 整行和整列选取 在此按一下 选取整个B列 在此按一下 选取整个第4行 数据输入 2 选定操作 效果示例 整个工作表选取 按下 全选按钮 可选取整张工作表 数据输入 3 输入数据 效果示例 输入方法 输入完请按下Enter键或是资料编辑列的输入钮确认 数据输入 3 输入数据 效果示例 多行输入方
6、法 在一个单元格内输入多行资料 可在换行时按下Alt Enter键 如果要清除单元格的内容 先选取欲清除的单元格 然后按下Delete键或者按下鼠标右键 在弹出的对话框中选择 清除内容 单元格的行高会自动调整 数据输入 3 输入数据 效果示例 各种数据输入 1 文本数据可以是字母 数字 字符 包括大小写字母 数字和符号 的任意组合 默认单元格中左对齐 如果相邻单元格中无数据出现 则Excel允许长文本串覆盖在右边相邻单元格上 如果相邻单元格中有数据 则当前单元格中过长的文本将被截断显示 有些数字如电话号码 邮政编码由于一般不参加数学运算 因此常常将其当作字符处理 此时只需在输入数字前加上一个英
7、文的单引号 Excel就会把它当作字符处理 当右邻单元格有内容时 文字资料会被截断 当右邻单元格是空白时 文字资料会跨越到右边 数据输入 3 输入数据 各种数据输入 2 数值数据数值可以是整数 小数 分数或科学记数 如4 09E 13 可出现正号 负号 百分号 分数线 指数符号及货币符号等数学符号 数值太长单元格放不下 则自动采用科学记数的方式 编辑栏以完整的数据格式显示 数据超出单元格长度时 单元格中会以 形式出现 此时需要人工调整单元格的列宽 以便看到完整的数值 对任何单元格中的数值无论Excel如何显示 单元格都是按该数值实际键入值存储的 当一个单元格被选定后 其中的数值即按键入时的形式
8、显示在数据编辑栏中 默认情况下 数值型数据在单元格中右对齐 输入分数的时候 输入方法为0 空格 分数否则excel会自动转换为日期 数据输入 3 输入数据 各种数据输入 效果示例 单元格太窄 数字会显示成 字 虽然显示不同 但单元格都是按该数值实际键入值存储的 分数输入 调整单元格的宽度或在标题栏的右框线上双击鼠标左键就可以调整宽度 调整高度的方法和调整宽度的方法一样 只要拉曳行下方的框线就可以了 数据输入 3 输入数据 各种数据输入 效果示例 3 日期时间数据Excel中常见日期时间格式为 mm dd yy hh mm AM PM dd mm yy 等 数据输入 3 输入数据 数据快速输入
9、效果示例 1 利用 自动完成 输入相同的资料 在输入同一列的资料时 若内容有重复 就可以透过 自动完成 功能快速输入 例如在工作表3的B2到B4单元格输入内容 然后再B5单元格中输入 成 字 此时 成 之后自动填入与B3单元格相同的文字 并以反白额方式显示 数据输入 3 输入数据 数据快速输入 若自动填入的资料正好是想输入的文字 按下Enter键就可以将资料存入单元格中 若不是想要的内容 可以不予理会 继续完成输入文字的工作 自动完成 功能 只适用于文字资料 此外 当同栏中出现两个以上单元格数据雷同时 Excel在无从判定内容的情况下 将暂时无法使用自动完成功能 当你继续输入至Excel可判断
10、的内容 才会显示自动完成的文字内容 一直要输入到 风 字 才会发挥 自动完成 的功能 1 利用 自动完成 输入相同的资料 效果示例 数据输入 3 输入数据 数据快速输入 2 利用下拉清单输入相同的资料 从下拉式列表挑选功能与自动完成功能一样 都只适用于文字数据 执行此命令或ALT 下箭头 效果示例 数据输入 3 输入数据 数据快速输入 2 利用下拉清单输入相同的资料 哪些资料会列入下拉式清单中Excel会从选取的单元格往上 往下寻找 只要找到的单元格内有资料 就把它放到清单中 直到遇到空白单元格为止 以下图的例子而言 当选区A6单元格时 清单中会列出 财务部 人事部 行销部 与 业务部 这4个
11、项目 而不会出现 生产部 资讯部 空白单元格 空白单元格 不再往上找 不再往下找 选取的单元格 效果示例 数据输入 3 输入数据 数据快速输入 3 快速填满相同的资料 选取某个单元格或范围时 其周围会被粗框线围住 右下角的填充柄为填满控点 指标旁出现工具提示 显示单元格将填入的资料 自动填满选项钮 效果示例 数据输入 3 输入数据 数据快速输入 3 快速填满相同的资料 预设的填满方式 即填入单元格的内容与格式 如字型 颜色设定 若改选此项 只会填入单元格格式 选此项表示只填入单元格内容 但不要填入格式 效果示例 数据输入 3 输入数据 数据快速输入 4 日期数列的填充 效果示例 实例操作 1
12、新建excel工作表 在A5单元格输入你的身份证号码 2 在A3单元格输入今天的日期 提示 Ctrl 3 A5单元格输入今天的时间 提示 Ctrl Shift 4 从D1单元格开始 在D1 D5单元格中输入星期一到星期五 5 在E1单元格输入1 E2单元输入2 往下一直输入到100 6 在F5单元格输入3 5 小结 1 熟悉Excel2010窗口组成 2 选取单元格的 3 输入数据 4 保存退出工作簿 公式和函数 1 公式计算 公式输入 1 输入公式 输入公式必须以等号 起首 例如 Al A2 这样Excel才知道我们输入的是公式 而不是一般的文字数据 效果示例 最后按下数据编辑列上的输入钮或
13、按下键 公式计算的结果马上显示在E2单元格中 公式的计算结果会随着单元格内容的变动而自动更新 公式和函数 1 公式计算 公式输入 2 运算符 公式和函数 1 公式计算 函数输入 1 输入函数 函数是Excel根据各种需要 预先设计好的运算公式 可让你节省自行设计公式的时间 每个函数都包含三个部份 函数名称 自变量和小括号 我们以求和函数SUM来说明 例如SUM 1 3 5 SUM即是函数名称 小括号用来括住自变量 有些函数虽没有自变量 但小括号还是不可以省略 其中的1 3 5就是自变量 自变量的数据类型 函数的自变量不仅只有数字类型而已 也可以是文字或以下3项类别 位址 如SUM B1 C3
14、即是要计算B1单元格的值十C3单元格的值 范围 如SUM A1 A4 即是要加总Al A4范围的值 函数 如SQRT SUM B1 B4 即是先求出B1 B4的总和后 再开平方根的结果 公式和函数 1 公式计算 函数输入 1 输入函数 函数也是公式的一种 所以输入函数时 也必须以等号 起首 选取SUM函数 若按下此处 可取得函数的进阶说明 这里会描述此函数的功能 选取的范围会被虚线框围住 函数自变量交谈窗目前被折迭起来 公式和函数 1 公式计算 函数输入 1 输入函数 按 下自变量栏右侧的展开钮 再度将函数自变量交谈窗展开 选取B4 B6当作自变量 这里会显示计算的结果 刚才输入的函数及公式
15、插入函数按钮或公式选项页可以插入更多函数 公式和函数 1 公式计算 函数输入 2 常用函数 公式和函数 2 单元格引用 引用方式 公式中会运用到的地址有相对引用地址与绝对引用地址和混合引用地址3种类型 相对引用地址的表示法例如 Bl C4 而绝对引用地址的表示法 则须在单元格地址前面加上 符号 例如 B l C 4 而混合引用则是在需要变化的行或列前加 号 例如 B1 C 4 相对引用地址会随着公式的位置而改变 而绝对参照位址则不管公式在什么地方 它永远指向同一个单元格 公式和函数 2 单元格引用 引用方式 效果示例 先选取D2单元格 在其中输入公式 B2十C2 并计算出结果 根据前面的说明
16、这是相对引用地址 以下我们要在D3单元格输入绝对参照地址的公式 B 3 C 2 选取D3单元格 可以在数据编辑列中先输入 B3 再按下键 B3会切换成 B 3的绝对参照地址 你也可以直接在资料编辑列中输入 B 3 切换相对引用与绝对参照地址的快速键 公式和函数 2 单元格引用 引用方式 效果示例 接着输入 C3 再按下F4键将C3变成 C 3 最后按下键 公式就建立完成了 D3的公式內容 D2及D3的公式分别是由相对地址与绝对地址组成 但两者的计算结果却一样 到底它们差别在哪里呢 选定D2 D3单元格 拉曳填满控点到下一栏 将公式复制到E2 E3储存格 计算结果不同了 公式和函数 2 单元格引用 引用方式 效果示例 相对地址公式 D2的公式 B2 C2 使用了相对位址 表示要计算D2往左找两个储存格 B2 C2 的总和 因此当公式复制到E2单元格后 便改成从E2往左找两个储存格相加 结果就变成C2和D2相加的结果 公式和函数 2 单元格引用 引用方式 效果示例 绝对地址公式 D3的公式 B 3十 C 3 使用了绝对位址 因此不管公式复制到哪里 Excel都是找出B3和C3的值来相加 所
