行政各类公文写作培训ppt课件

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1、 1 行政公文培训 一 内容概要 第一节 行政公文概述 第二节 行政公文的格式 2 第三节 行政公文种类一 请示 1 公文的概念1 1狭义的概念 国家行政机关文书处理办法 以下简称为 新办法 规定 行政机关的文书 包括电报 下同 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 1 2广义的概念行政公文是国家机关 社会团体及企事业单位在公务活动中 为行使法定职权而制作的文件 它能够跨越时间 空间的限制 有效地传递公务活动所需要的信息 因而行政公文虽然数量不多 但却是应用文中的一个主要门类 第一节行政公文概述 1 公文的概念1 1狭义的概念 国家行

2、政机关文书处理办法 规定 行政机关的文书 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 1 2广义的概念行政公文是国家机关 社会团体及企事业单位在公务活动中 为行使法定职权而制作的文件 它能够跨越时间 空间的限制 有效地传递公务活动所需要的信息 因而行政公文虽然数量不多 但却是应用文中的一个主要门类 3 2 行政公文的历史发展 年 月 日政务院 后来的国务院 首次颁发 公文处理暂行办法 规定了我国行政公文为7类12种 1957年国务院秘书厅又发布了 关于对公文名称和体式的几点意见 对部分文种作了调整 但仍是7类12种 1981年2月国务院又颁

3、布了 国家行政机关公文处理暂行办法 将行政公文的文种重新规定为9类15种 1987年2月18日 国务院又颁发了 国家行政机关公文处理办法 正式规定行政公文的种类为10类15种 4 2 行政公文的历史发展1993年11月 国务院对这一 办法 进行了修订 具体文种为12类13种 2000年8月 国务院对 办法 再次进行了修订 文种为13种 于2001年1月1日起施行 5 行文的针对性 体式的规范性 效力的权威性 语言的简朴性 3 2 3 4 3 3 3 5 3 行政公文的特点 3 1行文的法定性 法定的作者 行政机关 合法组织及其负责人 有法定的权威和效力 权威性 强制性和约束力 必须按照法律 法

4、规所规定的职权范围和程序进行制作和发布 3 6 读者的特定性 6 行政公文的分类 4 4 1按适用范围来分 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 决议 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 集团常用公文 决议 决定 通知 报告 会议纪要 函 意见 请示 批复 4 2按行文方向来分 上行文 下级机关向所属上级领导机关汇报工作 请示问题或请求指导的公文 如报告 请示 意见等 下行文 领导机关向所属下级机关公布政策 决定事项 指导工作 回答问题 批准事项的公文 如命令 决定 通知 通告 通报 批复等 平行文 平级机关或不相隶属机关之间商洽 联系工作 征询或答复问题 请求有关主管部门审批有关事项的公

5、文 如部分议案 通知 函 会议纪要 7 行政公文的分类 4 4 3按来源来分 可分收文 或称为外来文件 发文 或称为发出文件 内部文件 4 4按阅读范围来分 秘密文件 普通文件 公布文件 集团公文类别 公司级公文 部门级公文 对外公文 4 5按缓急程度来分特急 急件 一般文件 4 6按性质和作用来分 指挥性公文 体现领导机关的决策意图 领导和指导下级机关工作的公文 如命令 决定 批复等 8 行政公文的分类 4 4 7按性质和作用来分 报请性公文 下级机关向上级机关汇报工作 请示问题 以及各级人民政府按法律程序向同级人代会或人大常委会提请审议事项的公文 如 请示 报告 议案等 知照性公文 向有关

6、方面发布需周知 遵守或办理事项的公文 如 公告 通告 通报 通知等 9 第二节 行政公文的格式 10 行政公文的书面格式 主要是指国家行政机关通用文书的格式 它包括眉首 主体 版记三部分 置于文书首页红色反线以上的各要素统称眉首 置于红色反线 不含 以下到主题词 不含 之间的各要素统称为主体 置于主题词以下和各要素统称版记 行政公文的书面格式 12 13 2 1眉首 文头 部分A 文书份数序号 份号 绝密 机密公文必须标注份号B 秘密等级和保密期限 秘密公文的秘密等级有三级 绝密 机密 秘密 如无保密内容 不得标注此项 保密法规要求公文在密级后面表明时限 超过时限将自动解除秘密 C 紧急程度

7、行政公文的紧急程度有两级 特急 急件 紧急电报的分级以三级标示 特急 加急和平急 D 发文机关标识 版头 发文机关名称加 文件 或只写发文机关名称 发文机关名称要用全称或规范化的简称 几个机关联合发文 要把参与发文的机关名都排上 主办机关在前 其他机关依次排列 民族自治地方 发文机关名称可以并用自治民族和汉族两种文字 第二节行政公文的格式 14 E 发文字号 发文机关代字 年份 序号 发文顺序号 三部分构成 机关代字是发文机关名称的极度减缩 但还能识别出是哪一个机关 如 国发 是国务院 中发 是中共中央 国办发 是国务院办公厅 陕政字 是陕西省人民政府 川府 是四川省人民政府 年份是发文当年的

8、年度 用阿拉伯数字写全 不得缩写 年分加六角括号 如 1999 不得用别的括号 除了命令之外 其他的行政公文序号前不加 第 字 也不加 0 第二节行政公文的格式 15 F 签发人 标在发文字号的右边 标注 签发人及姓名 上行文由负责人或主持工作的负责人签发 下行文或平行文由负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发 联合发文 须经所有联署公文的领导人签发 G 红色反线 第二节行政公文的格式 16 37mm 0000001 机密 一年特急 225mm 156mm 文件 发 号 关于 工作的通知各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 17 2 2主体部分 A 文书标题 发文机关名称

9、主要内容与文种名构成 如 国务院办公厅关于调整中国人民银行货币政策委员会组成人员的通知 发文机关名称可以根据具体情况省略 如 人事部 教育部 国家语言文字工作委员会联合下发的 关于开展国家公务员普通话培训的通知 标题中就省略了发文机关名称 国务院办公厅的 办法 中指出 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容 这里的主要内容又被称为 事由 摘由 概括主要内容是公文标题拟定的关键 也是写作中技术性最强的一环 应避免以下三种情况 第二节行政公文的格式 18 2 2主体部分 不明确 如 关于尽快修复三号公路的请示 这一标题有三种理解 要求上级尽快修复三号公路 要求上级批准本单位修复三号公路的计划 要

10、求上级出面干涉三号公路的修复事宜不规范 如 呈报扩建校舍由 这一标题 是仿古的写法 按现在的格式应是 关于扩建校舍的请示 不简练 如 县人民政府在工业会议后为贯彻省政府关于开展增产节约运动的指示根据本县情况提出措施计划并增产指标向市政府的报告 说了许多话 极力想把内容说得更具体 更清楚 结果适得其反 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 每一篇公文的标题 均应准确标明公文种类 第二节行政公文的格式 19 2 2主体部分 B 主送机关 受理公文的机关 主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关的统称 顶格排列 公文标题下方 下行文的主送机关可以有若干个 排列时 同类型 相并列

11、的机关之间用顿号间隔 不同类型 非并列关系的机关之间用逗号间隔 最后用冒号 如 关于开展国家公务员普通话培训的通知 的主送机关 各省 自治区 直辖市人事厅 局 教委 教育厅 语委 语言文字工作机构 国务院各部委 各直属机构人事 干部 部门 新疆生产建设兵团人事局 C 文书正文 第二节行政公文的格式 20 2 2主体部分 D 附件 如有附件应在正文之后 注明附件的顺序和名称 E 成文日期 以领导人签发的时间为准 如联合行文 以最后签发机关的领导人签发日期为准 会议通过的重要公文 如决议 决定 以及条例 规定等法规性文体 成文日期以会议通过的时间为准 而且日期不在文后 而是加括号标注于标题下方居中

12、位置 成文日期写明年 月 日 不得简写 用汉字书写 位于正文或机关署名下方偏右F 文书生效标识 印章 除会议纪要和以电报的形式发出的公文以外 均应加盖公章 联合上报的公文 由主办机关加盖公章 联合下发的公文 联合发文机关都要加盖公章 G 附注 印发传达范围 加括号标注于成文日期下方左边 无需特别说明者 可以省略此项 第二节行政公文的格式 21 2 3版记 文书的版记由主题词 抄送单位 印发机关和印发日期等组成 A 主题词 为适应办公自动化需要 在实践中总结出来的能表达公文基本内容的规范化的单词和词组 所有的公文都要标注主题词 上报的公文要求更严格 要按上级机关的要求和公文主题词表标注 主题词要

13、能反映公文的主要内容和文种 主题词的数量一般三到五个 B 抄送单位 主送机关之外的其他需要阅知公文内容的上级 下级和不相隶属机关 标注于主题词下方 印制版记 印发机关和时间 份数 上方 C 印发机关 发文机关的办公机构D 印发日期 实际印制的日期 与成文日期的意义不同 第二节行政公文的格式 22 00001 机 密 一年 特 急 2001 1号 签发人 公文份数序号 秘密等级和期限 紧急程度 公文版头 发文字号 签发人以上为眉首部分 以下为正文部分 主送机关 正文 标题 23 附件 成文时间 公文生效标识 附注 主题词 以下是版记部分 抄送机关名称 印发机关 印发时间 24 3 行政公文基本结

14、构模式关于表彰田中同学和 附中等单位的决定各市 县人民政府 省府直属单位 田中同学在第XX届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌 为XX省争了光 依据 为表彰田中同学及XXX附中等单位的突出成绩 为促进我省的数学奥林匹克竞赛活动 培养青少年热爱科学 勇于进取的精神 目的 省人民政府决定 文种承启语 第二节行政公文的格式 给予田中同学颁发奖状和奖金一万元 一 给予XXX附中和XX市教委颁发奖状和奖金各五千元 事项 二 给予省数学学会和省数学奥林匹克业余学校颁发奖状和奖金各五千元 三 一 希望田中同学和受表彰的单位 戒骄戒躁 再接再厉 争取更大成绩 要求 第二节行政公文的格式 写公文的理由 根据 为公文

15、制作的出发点 依据 提示在特定的背景之下制作公文的考虑 表明动机 得以依据为前提 与依据紧邻 目的 需要办理的具体内容 事项 一 公文正文基本内容 第二节行政公文的格式 要求 需要进一步强调 提示 或为落实具体的做法而发出希望及号召等 27 公文正文基本结构模式依据 目的 承启语 事项 要求 第二节行政公文的格式 28 公文正文结构模式操作要求在现行公文中 公文正文基本结构模式是一种完全式模式 实际流通的公文 常常可省略部分结构模块 基本内容结构模块省略遵循四个原则 一是利于突出主旨的原则 二是适应文种特点的原则 三是服从内容表达需要的原则 四是简明精练的原则 在公文五个基本内容模块之中 惟一

16、不能省略的模块 事项 第二节行政公文的格式 29 正确认识公文基本结构模式的意义一 利于阅读 强化对公文内容结构的认识可将公文结构模块与所阅读的公文内容结构进行比照 找出对应处和相异处 使较被动和较混沌的阅读 变成较主动的学习性阅读二 利于规范撰稿思路 快速写作可以促使写作训练的两个改进 1 将整篇公文的写作训练 改进为 第一步进行各单项模块的写作训练 第二步进行组合式整体公文写作训练 2 将谋篇布局思路变成规范性较强的撰稿思路 甚至在写作每一篇公文之前 都对结构模式的五个模块先作全面考虑 然后 再省去某些模块 实践证明 这种做法能较快地写出较好的公文 第二节行政公文的格式 第三节 行政公文种类一 请示 10 31 4 请示 1 用途 用于下级机关向上级机关请求指示 批准的公文 上行文 适用于 遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理 遇到需要上级批准才能办理的事情 超出本部门职权之外 涉及多个部门和地区的事情 原则 一文一事 避免一文多事或越级 多头请示 2 分类 A 请求指示的请示 重点应放在情况的陈述和问题的强调上 只提问题 不提建议 B 请求批准的请示 重点放在意见 办法及其理由的说