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1、 集团档案信息化建设可行性研究报告 编号： 版本：集团档案信息化建设可行性研究报告目 录1编制依据和原则51.1项目意义51.1.1工程档案实时更新51.1.2档案管理网络化51.1.3有效保护档案原件51.1.4档案信息资源共享51.1.5文档管理一体化51.1.6提升档案业务流程61.1.7档案业务在线指导61.1.8规范化统一管理61.1.9投资效益62国内外现状及发展趋势72.1国外现状及发展趋势72.2国内现状及发展趋势73需求分析83.1业务现状和发展目标83.2现行系统的“瓶颈”及目标系统需求83.3改进后的业务流程和信息流程94建设目标和内容94.1实施范围94.2总体目标和建
2、设内容94.3阶段目标和建设内容94.4与其它系统的关联104.4.1其它格式的数据导入104.4.2与办公平台的数据对接105技术方案和技术路线115.1总体结构及主要功能115.2技术方案125.2.1总体技术架构125.2.2各子系统主要功能125.3系统集成方案165.3.1应用模型165.3.2服务器系统设计165.3.3存储系统设计165.4技术路线及关键技术175.4.1档案信息的复杂性175.4.2用户身份的规范性175.4.3操作流程的全面性175.4.4海量信息存储方式的有效性175.4.5平台操作的简易性175.4.6平台功能、界面和索引工具的可定制性185.4.7平台数
3、据的安全性185.4.8关键字段输入的继承性和有效性185.4.9检索方式的多途径性185.4.10平台响应的快速性185.4.11历史数据的可用性185.4.12信息资源的关联性195.4.13数字化处理的可靠性195.4.14系统平台195.5采用标准196系统配置及技术指标建议196.1系统配置原则196.1.1先进性206.1.2实用性206.1.3安全性216.1.4可扩展性216.2配置方案217投资估算217.1软件配置费217.2硬件配置费247.2.1服务器247.2.2存储设备257.2.3防火墙267.2.4机柜 IESTRON RI61042277.2.5台式计算机（H
4、P6000PRO）287.2.6打印机287.2.7条形码设备287.2.8网络建设费287.2.9技术服务费287.2.10培训费297.2.11项目配套费297.2.12其他费用298验收指标298.1主要验收阶段、内容及指标298.2总体验收内容及指标299项目实施计划309.1组织机构及人员安排309.1.1项目管理组织结构图309.1.2项目岗位职责319.1.3报告和决策机制329.2进度计划339.2.1调研及业务流程编写339.2.2应用系统的定制开发339.3培训计划339.3.1培训形式339.3.2教师、教材使用及授课语言349.3.3培训技术学员基本要求349.3.4培
5、训内容349.4资金拨付计划3510可行性分析3510.1技术可行性分析3510.1.1技术基础（已有技术、可用技术）3510.1.2技术攻关及可行性3610.2投入产出分析3710.2.1风险分析及规避3711结论381 编制依据和原则1.1 项目意义1.1.1 工程档案实时更新集团最为重要的档案在于工程档案，包括工程文本性、图纸性、数据性和照片性的各类档案资料，每个建设部门都会因工程的建设、改造等工作而变更原有工程档案，通过档案管理系统有效、及时地完成新形成的档案资料归档管理。1.1.2 档案管理网络化通过档案信息化建设，档案管理将有效改变归档立卷、整理编目、统计检索等传统模式，解决档案整
6、理耗时费力、利用检索效率低等问题，形成档案网上接收、适时监控、远程共享的工作体系。1.1.3 有效保护档案原件档案信息资源采用数字介质保存，便于管理和提供利用，从而减少了档案原件的反复调阅，减轻了档案原件的损坏，提高了档案管理的安全性。不仅有利于档案的永久保存，还能减少复制和备份成本。 1.1.4 档案信息资源共享通过企业网发布档案信息，将为档案的开发利用创造更加优越的条件，让利用者方便快捷，及时高效获得各类信息资源，使档案信息利用时效加快，办理时间缩短，车辆使用费和档案材料复印费减少。1.1.5 文档管理一体化通过档案管理平台的标准接口与办公系统规范化衔接。各部门形成的电子文件可以做到实时接
7、收、及时管理，从而减少档案管理过程中的重复录入和原件扫描过程。实现文档管理一体化，减少纸质文件发放数量，各部门间的信息发布和公务处理更加快捷，创建起一个高效、全面协同的工作环境。1.1.6 提升档案业务流程档案管理是一项全员参与的工作，而不只是档案员的任务，也不是一切档案业务都得在档案室完成的，档案管理的目的就是方便快捷地让每位领导和职员在自己的岗位能够查找到所需的档案资料并得以安全利用。1.1.7 档案业务在线指导在遵循国家相关企业档案管理标准要求的基础上，增加了档案业务在线指导、档案信息在线查阅、档案知识在线学习和档案活动在线组织等几个功能，将传统的上级档案员通过交通工具来往各级单位进行业
8、务指导和监督转变成网上实时指导和监管；将传统的去档案室查阅档案转变成网上足不出户打开档案网站查阅的模式。1.1.8 规范化统一管理实现了档案网络化实时归档、按照统一标准管理、集中安全存放并提供网上查阅利用。B/S结构的管理平台集中部署在档案室或信息中心，实现所有使用者零安装和零维护。1.1.9 投资效益在投资上节约了成本和工期，各级单位无需单独购买档案管理软件和电子档案存储设备，集团一次性采购一套区域性档案管理平台，及管理平台发布服务器、数据存储和备份设备，向各级单位提供使用。2 国内外现状及发展趋势2.1 国外现状及发展趋势20世纪90年代末以来，美国国家档案和文件管理局发现其收集的电子文件
9、种类日益丰富，除了数据文件、数据库之外，还有电子邮件、地理空间数据、数字影像等等结构复杂的数据，电子档案管理的难度和复杂程度今非昔比。此外公众迫切希望能够通过在线的方式获取国家档案馆中保存的电子文件。这些压力和挑战促使美国国家档案和文件管理局决定自2000年起建立一个自动化程度很高的集成系统，在实现数字资源提供利用的同时，管理、维护各种类型电子文件，保证其真实、完整和长期可读。该项目就是电子文件档案馆。美国国家档案与文件管理局希望能够设计一个接收、保管和提供利用的系统，它不只是软件系统，还包括政策、工作流程、标准和必需的技术等。与NDAD不同，电子文件档案馆立足于解决任何类型的电子文件(而不仅
10、限于结构数据)对特定硬件和软件的依赖问题，其职责就是不管多长时间，只要社会需要，就能够提供可读和有效的电子文件。2.2 国内现状及发展趋势馆藏档案数字化，是近年来随着信息技术的飞速发展，档案界为实现档案数字化管理和建立数字档案馆而提出，主要在馆藏档案数量具有一定规模，其档案利用具有较大发展空间，物质基础和技术条件又较好的省、市一级国家综合档案馆，以及一些大中型企业档案馆进行。这是一部分国家（大中型企业）综合性档案馆顺应社会（企业）信息化的发展趋势，在实行档案资源信息化过程中采取的一项有力措施，其意义十分深远，它不仅能使通过计算机终端查阅档案全文成为现实，也将使档案馆在不久的将来通过现代计算机网
11、络向不同层次的和利用者提供远程档案信息查阅服务成为可能，由此根本性地改变传统的档案查阅方式，为档案信息资源广泛方便地为社会所用开辟一个十分广阔的空间。3 需求分析3.1 业务现状和发展目标1、服务对象：集团公司所有部门。2、业务现状：档案室开始接收各部门形成的档案资料，原有档案资料是存放在各相关部门。3、发展目标：实现档案资料的统一存放、统一管理和集中利用等。将档案资料数字化，并通过综合档案管理系统管理和提供利用；将各部门在办公或业务中形成的电子文件与电子档案进行在线或离线数据接收、存储备份、灾难恢复服务；建设集团档案信息网站，实现公开档案网上发布。3、接收、存储备份数据类型：包括集团所有档案
12、资料数字化的数据、办公平台上形成的电子档案以及相关的元数据。4、接收、存储备份数据容量估算：数字化后数据量约10TB，集团每年平均总产生1TB的电子文件和电子档案（包括元数据），接收、备份数据容量将以此为设计基数。5、接收、存储、备份需求：确保数据在系统和脱机状态下的安全接收、存储和备份。3.2 现行系统的“瓶颈”及目标系统需求从档案资料存放要求分析，目前都是由各个部门自行存放，达不到档案资料存放的八防（防火、防盗、防潮湿、防高温、防鼠、防虫、防水、防污染）标准要求，不利于档案资料的长期保存；从档案资料利用要求分析，目前由各个形成部门自行提供利用，当相关管理人员不在或该部门其它工作繁忙时，利用
13、就变得相当困难，不能及时和全面提供所需，同时利用者需跑多个部门完成借阅目的；从档案资料管理要求分析，根据国家档案管理专业知识要求，档案需严格按照标准分类、统一整理、统一存放、集中提供利用，目前各自为政的现状不利于统一管理模式。3.3 改进后的业务流程和信息流程实现档案资料的收集、整理、归档、借阅、统计、编研、鉴定、销毁等全面业务流程管理。根据不同渠道、不同等级在线或离线收集、整理、归档、入库、划控后，通过企业网络对不同类型用户提供相应信息服务，实现档案资料的“收、管、存、用”一体化。主要管理的内容包括党群档案、行政档案、生产档案、经营档案、工程档案（生产档案）包含大幅图纸、基建档案、产品档案、
14、科研档案、设备档案、财务档案 （财务凭证）、人事档案、多媒体档案（照片、录音、录像、影片档案）。4 建设目标和内容4.1 实施范围包括集团所有部门的所有人员。4.2 总体目标和建设内容以实现集团内所有部门同时进行档案资料的整理录入、借阅利用为最终目的，以操作简捷、查阅快速、数据共享、存用安全和免安装维护为最终效果。在档案室信息化建设过程中实现纸质档案数字化和电子档案规范存储管理，通过各类网络实现档案的在线查询利用，在档案库房组建过程中实现各类档案的安全存放。4.3 阶段目标和建设内容应用系统提升工作计划工期第一月第二月第三月第四月第五月需求调研及业务流程编写项目启动软硬件平台采购搭建测试软件定制部分开发、调试部分人员培训、上线试运行系统整体培训、系统验收4.4 与其它系统
