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1、版本/修改码：A/0 文件控制程序 Q/YT.P01-2006无锡云天汽车配件有限公司文 件 控 制 程 序版本/修改码：A/0 Q/YT.P01-20061目的对质量有关的所有文件予以控制，确保在使用处都能得到适宜文件的有关版本，防止使用非预期使用作废的文件。2适用范围适用于与本公司质量有关的文件（不包括记录）的控制。3职责3.1管理者代表负责组织编制质量手册及程序文件。3.2技术部负责技术文件的编制和管理。3.3质管部负责管理性文件的编制和管理。3.4各部门负责相关文件的编制、使用和保管。4工作程序4.1文件的控制范围4.1.1需控制的文件包括：a) 质量手册和程序文件;b) 技术性文件（
2、技术规范、作业指导书和图样等）；c) 管理性文件（管理规定、程序等）；d) 与产品有关的外来文件。4.1.2外来文件包括：a) 工作中使用的国际标准、国家标准、行业标准和地方标准以及需执行的上级或业务主管部门的文件。b) 顾客提供的图样、技术要求等文件；c) 供方提交的文件。4.1.3需进行控制的文件形式包括：a) 以文字形式构成的文件；b) 以实物/样品、图样构成的文件。4.2文件的编写、审核及批准4.2.1管理者代表组织编写质量手册和程序文件，总经理批准并发布。4.2.2技术部负责编制技术性文件，技术副总经理审批。4.2.3各部门负责编制各自工作范围内的管理性文件和其他文件，总经理批准。4
3、.2.4文件批准人应确保文件的充分性和适宜性。4.3文件的发放4.3.1质量手册、程序文件和其他管理性文件由质管部负责编号。4.3.2管理性文件的编号按以下编号规定执行：a) 文件类别代号：M 表示质量手册；P 表示程序文件；G 表示其他管理性文件；JL-P 表示程序文件用记录表格，JL-G表示管理文件用记录表格。b) 编号用两位自然序号表示。c) 年号用4位数年号表示。d) 格式举例质量手册的编号：Q/YT. M 01-2006 说明： Q/YT为本公司文件代号 M表示质量手册 01表示质量手册的序号 2006表示文件发布年号e) 程序文件的编号： Q/YT. P 01-2006 说明： Q
4、/YT为本公司文件代号 P表示程序文件 01表示程序文件的序号 2006表示文件发布年号4.3.3技术文件的编号方法执行技术文件编号规定4.3.4文件管理员按文件发放范围清单发放文件，发放范围应确保每个使用场所都能得到适用文件的有关版本。4.3.5若文件为非受控文件，文件领用人在文件发放/回收记录上签字领取文件。4.3.6若文件为受控文件，文件领用人在文件发放/回收记录上签名，领取注有分发号和加盖“受控”红色印章的文件。每份文件都有不同的分发号，以便于追溯。4.3.7 当文件使用人的文件污损而需要更换新文件时，由文件发放部门文件管理员办理更换手续，收回旧文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原
5、文件的分发号，文件管理员将破损文件加盖“作废”文件印章。4.3.8当文件使用人将文件丢失时，应办理申请领用手续，并作出丢失说明，经文件发放部门领导批准后补发文件，补发文件时应给予新的分发号，并在原文件发放记录上注明丢失说明，必要时将作废文件的分发号通知各有关部门。4.4文件的管理4.4.1长期受控文件发放后，文件发放部门应将其列入受控文件清单（短期受控文件不必列入）。4.4.2必要时，接收文件的各部门在收到文件后，将文件登记在本部门的受控文件清单上；文件回收时，回收人应在文件发放/回收记录上签字。4.4.3需归档的文件交文件管理员应分类编目，加以标识归档保管。光盘或软盘贮存的文件也应进行标识。
6、4.4.4需借阅文件时，借阅者应填写文件管理表。原版文件一律不外借，防止文件 丢失或损坏。4.4.5文件管理员要在每年12月份和每次内部质量管理体系审核前，全面检查在用文件的有效性，检查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。4.5文件的更改4.5.1文件需要更改时，由申请人填写文件管理单（管理性文件）/技术文件更改通知单，经领导批准，必要时需经过评审。涉及职责和权限的文件更改，须经公司总经理批准后，由文件管理员实施更改内容（技术文件包括产品设计文件、工艺文件、检验文件、控制计划、FMEA等）。4.5.2文件更改后，文件管理员发放文件更改通知单到有关部门和人员，并告知更改内容。4.5.3需划改的
7、文件，由文件管理员在原文件上直接进行划改，并注明更改标记。4.5.4文件需换版/换页时，原版次文件作废，换发新版本。新文件版次为B/0，每换页一次升为B/1,依此类推。4.5.5当工程规范发生更改时，产品图纸及标准、控制计划、FMEA、作业指导书等相关文件都要进行更改。4.5.6 1工程规范若顾客要求本公司实施顾客所提供的工程标准/规范及其更改，则公司技术部应组织多方论证小组应在10日内完成对这些文件的评审，并及时分发和实施顾客工程标准/规范及其更改。顾客文件/更改评审后应加盖“确认”印章，签上确认负责人姓名和确认日期，并填写顾客文件评审表。公司应保存每项更改在生产中实施日期的记录，包括对所有
8、适当文件的更新(更改在生产中实施日期登记在技术文件更改通知单)。 注：若本公司的产品和（或）制造过程设计参考了这些标准/规范，或这些标准/规范影响生产件批准的相关文件（如FMEAS、控制计划）时，这些标准/规范的更改要求对顾客的生产件批准记录进行更改。4.6文件的作废与销毁4.6.1作废文件由文件管理员按文件发放/回收记录的发放范围在作废文件上加盖“作废”印章后，从现场收回作废文件以防止误用。4.6.2需销毁的文件，由文件管理员填写文件管理单，经文件管理部门负责人批准后统一销毁。销毁方式为焚毁或粉碎。4.6.3需长期保留的作废文件，应经文件管理部门负责人同意后，由文件管理员在作废文件上加盖“供
9、参考用”文件印章，方可留用。4.6.4每隔5年对文件进行一次清理核销，由文件管理员提出过期文件清单，由原文件编制部门审批后，按4.6.1或4.6.2处理。4.7外来文件4.7.1与产品有关的外来文件应列入受控文件清单。直接引用的外来文件，由文件对口管理部门按4.3要求发放。4.7.2需转化或摘编的外来文件，由相关部门转化为本公司的文件，并进行标识，以识别出是外来文件，并按4.3要求发放。4.7.3对外（指本公司以外）发放的文件，文件管理员亦应填写文件发放/回收记录。若为受控文件还需要加盖“受控”印章，经本部门领导批准后发放，同时，文件管理员还负责对外发文件的更改、换页、换版和作废控制，确保外发
10、文件的有效控制。4.8文件控制过程过程分析图和过程分析表。4.9记录是一种特殊类型的文件，应依据记录控制程序的要求进行控制。5引用文件5.1 Q/YT.P02-2006 记录控制程序5.2 Q/YT.G01-2006 技术文件编号规定5.3 Q/YT.G21-2006 过程分析表5.3 Q/YT.G02-2006过程分析图6记录6.1 JL-P01-01 受控文件清单6.2 JL-P01-02 文件发放范围清单 6.3 JL-P01-03 文件发放/回收记录6.4 JL-P01-04 文件管理单 6.5 JL-P01-05 技术文件更改通知单 6.6 JL-P01-06 顾客文件评审表 附加说明：本程序编制人：潘 洋本程序审核人：王秋雅本程序批准人：殷少云程序实施日期：2006-08-014
